行政办公室工作制度及工作流程

行政办公室工作制度及工作流程

行政办公室是单位对内对外的窗口，它的工作和服务质量直接展示单位的精神面貌。办公室工作繁杂，涉及工作范围广，工作性质要求行政办公室工作人员要有责任心、综合能力强、工作要主动、认真、服务态度好，还应全面了解单位的各种信息和情况，了解国家的新闻媒体相关法律法规和科普惠农政策以及单位的各种规定，这样才能更好的工作，以防失误，避免给工作造成不良影响，结合单位实际，制定本单位行政办公室规章制度及工作流程。

第一部分办公室管理职能和岗位职能

第二部分办公室工作流程

第三部分办公室管理制度

一、收文、发文管理制度

1、收文

（1）登记。收文后，根据来文单位（上级来文、平级来文、下级来文）及时录入来文登记薄）；

（2）办理。来文登记后，视缓、急情况，及时填写文件处理标签报送相关领导批阅；

（3）归档。文件办理完毕，定期或按单位规定将文件分类整理，及时归档。

2、发文

（1）文件审核。各部门草拟文件必须交行政办，由总经办统一审核；

（2）领导审批。所有公司发文必须由公司领导审批后，方可印刷；

（3）文件发布、公司文件领导审批后，由行政办统一校对、用印、然后正式发布；

（4）文稿文档。所有公司发文文稿由行政办整理归档。

二、会议筹备制度

1、会议组织

（1）每年召开一次总结表彰大会；

（2）每月召开一次全单位安全例会；

（3）每周各部门召开一次周例会；

（4）根据需要择时召开各种大型会议。

2、会前安排：（根据会议的规模大小、重要程度安排）（1）安排会议议题；

（2）确定会议筹备方案；

（3）办理会议报批手续；

（4）印发会议通知；

（5）准备会议文件材料；

（6）会场的卫生、照明、音响、安保、桌椅排列；（7）安排座次编组和邀请嘉宾；

（8）重要会议的新闻发布；

3、会中、会后安排：

（1）会议签到；

（2）导入会场；

（3）安排发言；

（4）会议记录（录音）；

（5）会场秩序和后勤服务；

（6）参会人员离会；

（7）清理会场；

（8）会议文件的整理；

（9）会议新闻的报道；

（10）会议纪要的印发；

（11）会议精神的贯彻；

三、办公用品管理制度

1、采购、印制

（1）各部门所需物品，须提前三天书面申请，由各部门内勤报行政办批准，并应设计好规格、件数，交由办公室统一采购或印刷。（特殊情况可委托办理）。

（2）各部门在申报时，需认真填写计划单，计算好月使用量，一般采购或印制数量以半年使用数为上限。

（3）货物验收时，需先查明物品规格、件数、价格是否相符，确认后在交货单上签字。

（4）办公室在审核发票时，认真查对交货单，确认无误后在签字，报单位相关领导批准后付款。

（5）低值易耗办公用品，各部门应本着不铺张、不浪费的原则，从严从细控制使用。

（6）高值办公耗材（如电脑、传真机）在使用中，应注意日常的维护与保养：确需维修时，报请单位主要领导同意后，办公室通知办理。

2、文印、传真

（1）文印、传真用纸一律由办公室统一采购使用，各部门到行政办登记使用。

（2）除有特殊要求外，各种文字材料用纸统一使用A4纸，标

题用华文中宋体，小二号字，正文用仿宋体，小三号字，纸张尽量双面使用。

（3）要求能够手工书写的材料尽量手工书写。

（4）工作之外，需打印、复印的，一律收费（总经办代收）；不允许私自打、复印或发传真，一经查实，将给与当事人10元------50元/次罚款。

收费标准：打印：A4纸0.50元/张B5纸1.00元/张

复印：A4纸0.50元/张B5纸1.00元/张A3纸1.00/张

传真：2.00元/次（发） 1.00元/次（收）

四、档案管理制度

1、文件材料的归档范围，包括上级机关印发打有关文件，批件及各部门产生的各种文件材料，主要在以下几个方面：①经营管理；

②产品研发；③科学技术；④基本建设；⑤会计核算。

2、档案要求：

（1）办公室为公司临时档案室，集中统一管理公司形成的全部档案；

（2）归档的文件材料应完整；

（3）文件书写和书写材料应耐久保存，文件不能以铅笔，圆珠笔写，传真件、复印件不得长期存档；

（4）归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存；

（5）各类文件一般归档一份，比较中和利用频繁的文件归档

2-3份；

（6）各部门负责归档文件的收集和整理并定期或按单位规定交行政办公室集中管理，办公室定期或按规定将各部门已归档文件再次分类整理，交由单位档案室集中管理。

3、归档时间

（1）党群工作、行政管理、生产技术管理类的文件一般随时归档；

（2）会计类的文件由财会计门整理立类，保管一年后应向单位行政档案室移交；

（3）企业合同工的个人档案要随时归档，如有特殊情况，也可以分阶段归档。

（4）其他规定：部门或个人借阅档案，应到办公室登记，及时归还：对不按规定归档而造成的文件材料损失，或对档案进行涂改、抽换、仿造、遭窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接负责者，给予相应的处分，后果严重的，将依法进行处理。

五、办公室管理制度

1、保持办公室地面、墙面、窗帘、窗户干净、清洁，各种办公设施完好无损，禁止乱涂乱贴乱画，禁止在档案柜顶层堆放物品。

2、保持文件资料摆放整齐有序，办公室若配置盆景，要保持盆景鲜艳，水瓶、盆景、报纸架、办公桌椅、工艺品、办公用品等放在办公室固定位置，禁止随意挪动。

3、上班时间严禁串岗、嬉戏、溜号、大声喧闹；禁止在办公室吃早餐、零食、抽烟等。