文件管理制度

文件管理制度

第一章总则

第一条为规范文档事业部文件收发、管理制度的编制管理工作，特制定本管理制度。

第二条本制度适用于文档事业部的红头文件收发、管理制度编制等管理活动。

第二章管理职责

第三条总经理办公会职责：

（一）负责批办红头文件收文；

（二）审批文档事业部红头文件发文；

（三）负责审批文档事业部管理制度。

第四条文档事业部职责：

（一）负责红头文件的收发管理；

（二）负责红头文件的拟订及审核；

（三）负责组织编制管理制度；

（四）负责管理制度的归口管理。

第五条各职能部门职责：

（一）负责编制并维护本部门职能范围的管理制度。

第三章管理流程

第六条文件管理活动应遵循以下基本流程：

（一）红头文件收发文管理

（二）管理制度编制及维护管理

第七条文档事业部为文件管理活动的牵头部门，各职能部门为文件管理活动的配合部门。

第四章红头文件收发文管理

第八条文档事业部接收到红头文件时，将接受到的红头文件名称、接受时间、接受人及文件来源等信息登记在《文书卷内目录—收发》上，并将红头文件附在《文件批办单》上交至文档事业部负责人进行批办意见。

第九条文档事业部负责人在收到红头文件及《文件批办单》时，对红头文件的处理做出处理意见，并转交至总经理进行批办。

第十条文档事业部将总经理批示意见及红头文件进行传阅，各相关部门按照批示意见进行红头文件的阅办。

第十一条文档事业部因需要进行红头文件发文时，由文档事业部组织拟订红头文件稿件。

第十二条红头文件拟订完成后，由相关部门负责人会签红头文件稿件，总经理进行审批。

第十三条经过审批确定的红头文件，由文档事业部正式发文，进

行发文登记，并报备至上级单位综合管理部门。

第五章管理制度编制及维护管理

第十四条文档事业部组织各部门根据业务特点编制管理制度初稿，并按照《附件一文件编码规则》对管理制度进行文件编码。

第十五条各相关部门负责人及分管领导对编制的管理制度初稿进

行审阅，提出修订意见，文档事业部组织各相关部门根据审阅意见进行管理制度的修订。

第十六条文档事业部组织各部门负责人、分管领导及总经理办公会成员召开管理制度评审会议，并做好会议纪要。

第十七条文档事业部组织根据评审会议意见对管理制度进行修订，并上报至上级单位综合管理部门进行审阅，请上级单位给出书面评审意见。

第十八条文档事业部组织各部门根据上级单位意见对管理制度进

行修订，将修订后管理制度通过OA系统提出审批，并将评审会议及上级单位评审意见作为附件。

第十九条经过审批确定的管理制度，由文档事业部进行正式发文，做好发文登记。

第二十条管理制度运行中，各部门有修订需求时，应提出管理制

度修订申请，由部门负责人及分管领导进行审批后，进行管理制度的修订，并按照管理制度发布流程进行修订后管理制度的评审、审批及发布执行。

第六章附则

第二十一条与本制度相关的输出主要有：附件一：文件编码规则

附件二：文书卷内目录-收发（模板）

附件三：文件批办单（模板）

第二十二条本制度由文档事业部负责解释。第二十三条本制度自印发之日起实施。

附件一文件编码规则

1 目的

明确企业管理制度编号的编写要求。

2 适用范围

适用于企业管理制度及其工作规范、模板表单的编码工作。

3 企业管理制度编码规则

3.0 总则

3.0.1所有文件的编号前均应加上“QYGL”字眼，表示是企业管理制度。

3.1 企业管理制度编码规则

3.1.1 对最高层次的业务过程，将按照以下的代码方式进行识别：

0)组织架构与职责管理（ZZ）

1)定位策划管理（DW）

2)运营管理（YY）

3)成本管理（CB）

4)设计规划（SJ）

5)招标采购（CG）

6)工程建设管理（GC）

7)竣工交付管理（JG）

8)营销管理（YX）

9)客户服务（KF）

10)开发评估（PG）

11)合同管理（HT）

12)报批报建管理（BP）

13)综合管理（ZH）

14)人力资源管理（RL）

15)财务管理（CW）

3.1.2 管理制度编码方法

XX – P XX

管理制度流水号

管理制度文件标识

制度模块代码

例：1）ZH-P07 代表综合管理模块的第七个管理制度

2）ZH-P08 代表综合管理模块的第八个管理制度

3.2.1 工作规范文件编码方式

XX – P XX –G XX

工作规范流水号

工作规范文件标识

管理制度流水号

管理制度文件标识

制度模块代码

例：1）ZH-P07-G01 代表综合管理模块的第七个管理制度的第一个工作规范；

2）ZH-P08-G02 代表综合管理模块的第八个管理制度的第二个工作规范。

3.3.1模板表单文件编码方式

XX – P XX –F XX

模板表单流水号

模板表单文件标识

管理制度流水号

管理制度文件标识

制度模块代码

例：1）ZH-P07-F01 代表综合管理模块的第七个管理制度的第一个模板表单；

2) ZH-P08-F03 代表综合管理模块的第八个管理制度的第三个模板表单。