会务工作会后工作要点

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会务工作会后工作要点

会后工作根据不同的会议类型和组织结构有着不同的要求，有些会议还要进行会议评估，其大致流程如图A所示：

1送别与会人员和离会服务

1.1致谢

1)感谢各方对会议的帮助和支持：感谢与会者的参会，在会议闭幕时，就要集中对与会者表示感谢；在与会者离去后，还应通过一定的方式（打电话、发E-mail、寄信、赠送礼品、纪念品）再次对他们表示感谢，欢迎他们参加以后的会议（如果是系列会议的话）；感谢会议嘉宾、主持人、发言人、演讲者的与会；感谢政府有关部门的支持；感谢协办单位、赞助单位的支持；感谢其他单位或其他个人的支持。

2)感谢会议工作人员的辛勤工作

在会议结束的时候，应该对会议工作人员进行慰劳和感谢。感谢的方式有：召开庆功宴会；发放会议补贴（会议预算应该有会议补贴这一项，在会议结束时，根据工作量的大小和工作质量的高低以及责任以及责任的轻重，给每位工作人员发放一定的现金作办为对大家为会议辛劳工作的补贴，使大家的辛劳能够得到物质上的安慰）；赠送会礼品。

1.2引导与会人员安全退场

1)引导与会者退场：打开会议厅所有出口；先引导与会领导退场；若会场有多余通道，与会领导与其余人员应各行其道。

2)引导车辆驶离：会前应该做好泊车安排；尽量划区停车；领导车辆先行驶离；其他车辆按顺序依次驶离。

1.3离会服务

离会服务工作主要包括以下几个方面的内容：

1)同与会人员清理结算账目

会议一结束，会议的主办方就要安排同与会者结算会务费用，同时向缴费者提供相关发票。结算的费用种类基本一致为：交通费用、住宿费用、会议费用，等。一般来说会议费用的承担方式有以下3种：

①由主办方承担全部费用的会议。结算程序相对复杂，在发会议邀请函的时候就要做好准备，会议回执项目要设置齐全，并要求与会者准确填写个人信息，以免非参会人员参会，增加会议负担。之后，会议主办方就可以按参会人数准备资金。

②主办方负担会务费，其他费用参会人员自理。其他费用一般包括住宿费、交通费、餐饮费、旅游观光费。有的会议旅游参观费也是主办方承担，一般来说与会单位之报销交通费和住宿费，其他不予报销。一般会议组织者将餐饮费和住宿费一起计算，开具一张发票。会务组要在与会者离会前开好发票，或嘱咐与会者离会前去酒店前台结清账目开好发票。

③所有费用由与会者担负的会议。这种会议一般由会议公司承办，会议组织者要为与会者开具以下发票：会务费，可报道时开具，也可先开收据；住宿费，一般先开收据，与会者离会时去酒店换取正式发票。

2)提醒与会者归还自己参会所借用物品，并确保自己不遗失物品。

3)发放回城票，安排送站人员

一般与会代表报到时，请他们登记回程日期和回程车票；根据登

记日期会务人员应提前联系订票机构订票；发放回程票的时间应该根据与会代表所定回程票的时间而定。

送站是会务组织方为与会人员所做的最后一环，也是展现会务组织方美好形象的重要一环。会务组根据与会人员的职位、身份、年龄和身体状况及车辆承载能力，安排合适的人员和车辆送站。如果是身份高的与会贵宾，则应由主办方领导亲自送站。

4)了解自带车辆、人员的返回日程，路线和油耗情况

提前选定路线，给车辆加好油，并处理好特殊情况；要有危机预防意识，提醒安全驾驶，做好电话回访，确保安全回程。万一出现突发事故，请示领导帮助解决问题。

5)做好暂留与会者的住宿和膳食安排

暂留人员中有一部分可能是外地人员，有购物和旅游的需求，会务组织方，应尽力协助其满足需求；对于一些特殊要求请示领导后，尽量满足。

2会场清理与会费结算

2.1会场清理

2.1.1会场用具清理

1)若是在本单位会议室开会，会务人员只需将会标、桌牌等针对本次会议的相关标志撤走，并恢复会议室原貌即可。

2)若是租赁会议室，那么清理工作就会更为复杂。还清借用、租用的设备，如因特殊情况不能归还，应入库并交由专人保管；撤走会场的临时性布置，包括会标、彩旗、绿植等；清点会议用品、用具，能再次使用的归库管理；一次性用具和用品进行销毁；将会场中搬动过的桌椅恢复原样，并将地面、门窗清扫或擦洗干净；撤走会场外的会议标志如通知牌、方向标等；通知配电人员切断会场不再使用的电源，并通知服务人员关闭会场。

2.1.2会议文件清理

会议文件的清理主要涉及文件的收集、整理、归档和销毁，这点将在下面的章节详细介绍。

2.2会费结算

在会议的组织过程中，有多项费用需要等到会议结束才能进行结算和支付，如场地租赁费、设备租赁费和劳务费等。会费结算时应当做到账款两清，准确无误；将相关票据、合同和账目妥善保管，防止

混乱和丢失。

1)住宿费、会场租赁费等费用结算

会议结束后，秘书应当及时同会场出租方结清会议的各项费用，主要包括会议室租赁费、设备使用费和会议期间的其他费用。

如果会议组织方承担所有费用，那么会议秘书要及时同酒店结清住宿费，并开具好发票，以便回单位进行财务决算。需要注意的是，住宿费不包括使用房间的长途电话、客房酒吧、在酒店签单等费用。会议主办方所收取的费用一般也不包括这些费用。会务人员可以事先同与会人员交代清楚或让酒店撤掉这些服务。

2)和单位财务部门的决算

预算经过领导审批过后，会务人员就可以到财务部门预支会务经费；会议结束后会务工作人员应该用财务人员，按会议预算计划，进行会议开支的财务决算；如果超出预算计划，需要说明充分的理由，才能够进行报销。

3会议纪要撰写

会议纪要撰写的一般流程如图4-1所示：

3.1会议纪要的概念和特点

3.1.1概念

会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文，是会议议定事项和重要精神，并要求有关单位执行的一种文体。有的需要下发执行的会议纪要，可以“通知”形式发出。

3.1.2特点

1)内容的纪实性。会议纪要如实地反映会议内容，它不能离开会议实际搞再创作，不能搞人为的拔高、深化和填平补齐。否则，就会