时间管理ppt

时间管理法则1：目标管理与计划管理
设定目标的SMART原则
Specific：必须具体、明确的 Measurable：可以衡量、要量化 Achievable：可以达到、挑战性 Relevant：相关性 Time bound：时间、期限
时间管理法则1：目标管理与计划管理 做计划要学会列清单
工作方法三段论
6 阅读内部刊物 2 接听电话留言
Ⅲ
授权做
用零散的时间做
Ⅳ
时间管理法则4：并行串行 统筹兼顾 并行工作模式
A
去珠海分公司做业务支持
B 替行政部带办公设备给珠海分公司
C
把新聘的大学生带去珠海报到
多头事务 一次搞掂
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时间管理法则4：并行串行 统筹兼顾 串行工作模式
A
主要领 导不到 场会议 不能开
更成功 更从容 更快 乐
今天 必须做的事
普通人的时间安排
25-30%
15%
50-60%
2-3%
成功人士
20-25%15%
65-80%
15%
<1%
案例分析：
重 要
紧急
销售部王经理的一天： 1 与华清公司商谈产品定价 2 接听电话留言 3 与重要客户共进午餐 4 突然接到通知：天际公司的货未到，怎么办？ 5 开庭在即，与客服经理商讨索赔案的处理 6 阅读内部刊物 7 突然接到一个客户的投诉 8 与实达公司的合作意向书明天就要拿出来 9 准备周五的业绩汇报会 10 人事部要求提交新员工的转正评价表 11 对文件进行归档
B2
C3
今日事项 要事第一
（根据事项的重要级别按A、B、C分别标选）
周绩效评估会议 天津代理商来参观公司 新产品新闻发布会 知名记者专访 杭州大客户到访 核心员工离职 与总经理开会 电话沟通华南工作
完成日目标（百分比%）：100%
2007年6月4日
完成 完成 时限 情况
时间管理工具5：办公室5S（推荐）
时间管理金科玉律
1. 设立有挑战但可实现的目标 2. 设定所有工作的完成期限 3. 建立固定的日常工作模式 4. 在精力最充沛时做最用脑力的工作 5. 不要推迟你不喜欢但重要的事情 6. 不重要的事迟一点做 7. 分析你在时间管理方面的障碍 8. 确立你不希望被打扰的时间 9. 一次只做一件事 10. 如果你开始做一件事，尽可能做完它
1．我在每个工作日之前．都能为计划中的工作做些准备。 2．凡是可交派下属（别人）去做的，我都交派下去。 3．我利用工作进度来书面规定工作任务与目标。 4．我尽量一次性处理完毕每份文件。 5．我每天列出一个应办事项清单，按重要顺序排列，依次办理这些事情。 6．我尽量回避干扰性电话、不速之客的来访，以及突然的约会。 7．我试着按照生理节奏变动规律曲张图来安排我的工作。 8．我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件。 9．当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要事情时，我会说“不”。
日工作时间 （小时）
每天价值 （元）
每小时价值（元） 每分钟价值（元）
现在
261
8
目标
261
8
进行时间管理的必要性－－时间就是 金钱
你的时间管理水平
你的时间价值
• 不能管理时间的人，就不能管理一切。
——彼得·杜拉克
第三部份 内容提纲
2 时间管理的六大法则
① SMART法则 ② 20/80法则 ③ 四象限法则 ④ 并行串行法则 ⑤ 蕃茄工作法则 ⑥ 适当授权法则
正确认识时间：时间的特质
1. 供给毫无弹性 2. 不能储存 3. 不会停止 4. 不能增加 5. 无法转让 6. 无法失而复得 7. 客观公平 …………
正确认识时间：时间的定义
时间是什么？韦氏大辞典中的定义是这样的： 时间是由过去、现在及未来构成的。 时间就是过去、现在及未来的连续不断的连续线。
结论：
0-12分：你自己没有时间规划，总是让别人牵着鼻子走。 13-17分：你试图掌握自己的时间，却不能持之以恒。 18-22分：你的时间管理状况良好。 23-27分：你是值得学习的时间管理的典范。
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你的时间价值
年收入 （万元）
2 4 6 8 10
年工作时间 （天） 261 261 261 261 261
立即做 Do it now
不速之客的接待 某些骚扰电话 某些邮件与报告 某些会议
授权 Delegate
准备／开拓事项 预防/改善／创新工作 计划 建立关系
“超越今天”有计划的做 Do it later
搞笑邮件 与人八卦 自己并不感兴趣的活动 可去可不去的应酬
用空闲时间做／不做 Don’t do
时间管理矩阵图：
A
重要而且紧急
重要度
Ｂ
重要但不紧急
紧急性
Ｃ
紧急但不重要
D
不重要不紧急
注：重要度取决于任务本身对战略的影响力 紧迫性取决于任务本身时间性的强弱
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鹅卵石的故事
时间管理矩阵图
必要的
碎石型事务
干扰的
细沙型事务
战略的
石块型事务
浪费的
水型事务
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时间管理矩阵图：4D原则
有限期的任务 危机 急迫的问题 马上召开的会议
时间管理金科玉律（续）
11. 做好电话沟通的计划 12. 在工作效率低时做几次小休的安排 13. 用固定的时间/会议与下属讨论日常事宜 14. 有选择，要学会拒绝 15. 在同一地方收集你所有的想法 16. 定时检讨时间的运用，永远寻找更大发挥时间价值的方法 17. 如不能确定你会做什么就避免带作业回家 18. 弄清问题才去做 19. 把事情做得足够好，避免过份的完美主义 20. 养成记笔记组织思路的习惯
真的那么忙吗?
目录
1 正确认识时间 2 时间管理的必要性 3 时间管理法则 4 时间管理工具 5 回顾总结
第一部份 内容提纲
1 正确认识时间
① 游戏：小组讨论-怎么花钱 ② 时间的特质 ③ 时间的定义 ④ 什么是时间管理 ⑤ 你的时间价值
游戏－－分组讨论
规则： 为你提供86400元人民币，请在1天之内把它 全部花完，但这笔“奇怪”的钱，不可以积 蓄、不可以转让。你将如何花掉这笔钱呢？
B
会议没 结束形 不成工 作决议
C
决议没 有下达 工作无 法开展
D
工作尚 未结束 无法进 行考核
充分考虑工作的连续性
时间管理法则4：并行串行 统筹兼顾 并行串行统筹兼顾
A
去珠海分公司做业务支持
B
了解当地情况，召开座谈会
C
把新聘的大学生带去珠海报到
D
和珠海的同学聚会
E
陪同珠海业务同事外出拓展
公私兼顾 高效有序
时间的基本元素是事件，是过去的事，现在的事和 未来的事。时间是由每一个时间的事件构成的。
什么是时间管理？
时间管理者
对 过去 - 现在 - 未来 每一个时间的事件 的控制
你的时间管理水平如何？
• 下面的每个问题，请你根据自己的实际情况，如实地给自己评分。 • 计分方式为：选择“从不”记0分，选择“有时”记1分， 选择“经常”记2分，选择“总是”记3分。
适当授权 适当借力 学会拒绝 流程优化
现代社会是个高度分工的社会，专业的人做专业的事。你不可能把所有事都自己 挑在肩膀上，必须交给你的下级、同级甚至上级去做。
特别要说明的是，授权并不一定发生在工作上，生活学习中处处存在授权。
第四部份 内容提纲
4 时间管理工具
① 行事日历 ② 闹钟、蕃茄钟 ③ 任务甘特图 ④ 行动日志清单 ⑤ 勤做5S运动
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时间管理法则5：蕃茄工作时间法则
25分钟
以25分钟为一个番茄时间； 在这段时间内只允许做一种事情；
5分钟紧急事情 5分钟休息
提前确定好比这件事情更重要的紧急事情； 紧急事情的处理时间不超过5分钟，如果超
过，则这个番茄作废，从新计时；
25分钟之后一定要休息5分钟。
时间管理法则5：适当授权法则
计划
计划是从目标 到方法的桥梁
目标 方法 行动
目标 方法 行动
时间管理法则2：二八定律
遵循20：80定律
用你80%的时间来做20%最重要的事情
你知道去掉圆的面 积正方形面积还剩 下多少吗？
你知道圆的面积 占正方形面积的 多少吗？
20%-symptom
80%Hidden causes
时间管理法则3：四象限坐标法
时间管理
2019年5月9日星期四
时间管理
学习目标
正确认识时间管理的重要性 了解时间管理失控的问题 掌握时间管理的六大法则 帮助大家学会时间管理的基本技巧 掌握常见的时间管理工具
营销经理小王的困扰——我的时间完全不够用
客户的电话响个不停，光接一个电话就得一二十分钟； 常用的工作表格，工具，要用的时候经常找不着； 电脑里很多邮件来不及看，导致很多信息／通知／公司制度都不了解； 三天两头开会，基本上没时间做准备； 招来的新人不熟悉业务，经常要指导、培训； 精心培养的业务精英要辞职，据说是被竞争对手猎走了； 除了做业务，上级还分配了一些行政上的管理事务要做； 忙得昏天黑地的时候，竟然连女朋友的生日都给忘了……
时间管理工具1：行事日历（推荐）
项目会议
组织面试
外出培训
时间管理工具2：闹钟、蕃茄钟（推荐）
时钟
适用“蕃茄工作法”
时间管理工具3：任务甘特图（推荐）
常用于第2象限任务“重要不紧急”
时间管理工具4：行动日志清单（推荐）
周一
重要 级别
时间
B1 17-18
C1
A1
9-12
B3
A2 14-16
A3 16-17
且工作时间 （小时）
8 8 8 8 8
每天价值 （元） 76.63 153.26 229.89 306.51 383.14
每小时价值 （元） 9.58 19.16 28.74 38.31 47.89
每分钟价值 （元） 0.16 0.32 0.48 0.64 0.80
年收入 （万元）
年工作时间 （天）
百度文库划你的一天
设置“定计划的时间”（早上或晚上） 给你的时间一定的弹性 给你的任务时间10-20%的缓冲 每天从做一项主要工作开始 每天至少完成一项主要工作 每个时间段里做一件事情并把它做好 每天结束时选择明天的主要任务并计划具体的时间段 每个时间段以2小时或更少为宜
游戏：－互动
准备一张长条纸用笔将它划成10份（中间部分刚好每两列一 份代表生命中的10年，分别写上10、20等，最左边的空余部分 写上“生”字，最右边的空余部分写上“死”字）。
第一个问题：请问你现在几岁？ 第二个问题：请问你想活到几岁？ 第三个问题：请问你想几岁退休？ 第四个问题：请问一天24小时你会如何分配？ 第五个问题：比比看。 第六个问题：想一想。 第七个问题：请问你现在有何感想？ 第八个问题：请问你会如何看待你的未来？
职场人员的办公5S管理
工作计划表 常用文件及工具书 柜子及办公室桌清理 相关人员通讯录
第五部份 内容提纲
5 回顾总结
① 学到了什么？ ② 该做些什么？ ③ 总结评语
我们学习到了什么？
正确认识时间管理的重要性 了解时间管理失控的问题 掌握时间管理的六大法则 学会时间管理的基本技巧 掌握常见的时间管理工具
重 要
Ⅰ
Ⅱ
4 突然接到通知：天际公司的货未到，怎么办？ 5 开庭在即，与客服经理商讨索赔案的处理 8 与实达公司的合作意向书明天就要拿出来
立刻做
紧急
1 与华清公司商谈产品定价 3 与重要客户共进午餐 9 准备周五的业绩汇报会 11 对文件进行归档处理
有计划的做，“超越今天”
10 人事部要求提交新员工的转正评价表 7 突然接到一位客户投诉