名片管理制度

名片管理制度

为统一公司对外形象，规范名片管理，特制定本制度。

一、印制范围

公司正式员工且因工作所需，涉外业务人员，经部门负责人审批后可申请印制名片。

二、印制规范

1、因公司名称和地址不同，可根据实际情况选择名片版式（《名片版式》附件一）统一规格，由行政部负责，在公司指定印刷厂印制。

2、确保名片上印制的相关内容的准确性。包括公司全称、所属部门、职务、办公地址、电话、传真、电子邮件等，如发生变化及时修改。

3、名片的制作印刷需由行政负责实施，各部门不得擅自印制名片。

4、印刷完毕后由行政负责保管样张。

三、使用规范

1、名片的使用涉及公司对外形象，使用人要注意名片的整洁和完整，交往中，掌握名片递送礼仪和交换规则，维护公司形象，不使用污损或过时的名片。

2、不得擅自使用他人名片进行对外交往。

3、不允许个人私自印制名片，或擅自扩大使用范围，损害公司形象。

四、印制流程（流程图见附件二）

1、行政部为名片印制、审核、及样张保管的责任人，负责名片的版样审核、印制及样张保管，确保名片印制符合集团统一要求。

2、印制名片、增印名片需由申请人本人填写《名片印制申请单》（附件三），写清楚名片基本信息，由部门助理报部门负责人批准后，方可印制。

3、经人事确认名片基本信息中英文无误后，由行政部收集《名片申请表》，电子版统一交厂商制版，纸质版《名片申请表》存档备案。

4、名片样板（PDF格式）完成后，行政部与申请部门助理核对样板信息，信息无误，在五个工作日内安排印制。加急名片需以邮件形式发送部门负责人审批并抄送行政。

5、名片印好后，由行政部负责通知部门助理领取，并填写《名片领用登记表》（附件四），登记签字。

五、废弃收回

1、名片使用者离职后，部门助理负责将该员工未使用完的名片全部收回。

2、由于名片内容信息发生变更需要重新印制名片时，行政部负责将所有未使用完的旧名片全部收回。

3、回收的名片需由行政部彻底损毁后丢弃，不可挪作他用。

附件：1、《名片版式》

2、《名片印制流程图》

3、《名片印制申请单》

4、《名片领用登记表》

附件一：

附件二：

姓名申请部门

『名片正面』

姓名：部门：职位：『名片背面』

Name: Dept.: Title: 附件四：

名 片 领 用 登 记 表

领用部门名片实际使用人代领人数量领取日期/时间备注