公文写作管理规范范本

公文写作管理规范

一、目的

为使公司的公文处理工作制度化、规范化、科学化，建立规范、严谨、高效的公文处理程序，提高公文处理的效率和公文质量，特制定本规范。

二、适用范围

全体员工。

三、职责权限

1.总经办负责公司公文处理和指导各部门公文处理工作。

2.公文起草部门需按照此办法进行相关行文和呈报。

3.行政部负责公司公文的最终归档、管理及销毁工作。

四、内容

1.公文种类及适用范围

公司公文（包括传真、电子邮件）是公司在公务来往中形成的具有约束力、体式规范的文书，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题、指导或商洽工作、维持本公司正常运转不可缺少的重要工具。公司公文一经发出，对公司而言即具有相应的法律效力。这种效力表现为要受到公文内容的约束。种类主要包括：通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。

1.1通知

1.1.1定义

是发布规章制度，批转所属部门的公文；转发上级和不相隶属部门的公文；传达要求所属部门办理和需要有关部门周知或者执行的事项，任免和聘用人员使用的公文。各部门提交的通知按公司统一制定的模版详见《通知模版》。

1.1.2种类

可细分为发布性通知、知照性通知、告知性通知、颁发性通知、转发性通知、指示性通知、批示性通知、批转性通知、事项性通知、任免性通知、紧急性通知等。

1.1.3适用范围

通知一般属于下行文。只有需要同级单位元或不相隶属单位知道或参与的事项时使用的通知才属平行文。

1.2通报

1.2.1定义

是用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况所使用的公文。

1.2.2种类

包括事故通报、情况通报、表彰性通报、批评通报等。

1.2.3适用范围

通报一般属于下行文。但是有时也用来向同级部门和不相隶属的部门，甚至上级部门传达某一重要事项或信息，也可属于平行文或上行文。

1.3报告

1.3.1定义

是用于向上级部门或其它行业管理部门汇报工作，反映情况，答复上级部门询问的公文。

1.3.2种类

包括综合报告、会议报告、工作报告、情况报告、建议报告、答复报告、呈送报告、述职报告等。

1.3.3适用范围

报告属于上行文，应用十分广泛，主要是起联系的作用。制发报告能使上级随时了解下级情况，掌握下情，又能接受上级及时的指导和督促，为上级提供决策依据。

1.4请示

1.4.1定义

是用于向上级部门请求指示、批准的公文。各部门提交的请示按公司统一制定的模版详见《请示模版》。

1.4.2种类

其种类有请求批准的请示、请求指示的请示、请求解决问题的请示、请求解答的请示和请求批转的请示。

1.4.3适用范围

属于请求性的上行文。行文目的主要是对有关事项、问题等，请求上级部门给予明确的及时的指示和批准，以便于办理、解决、开展工作。

一般须向上级请示的问题主要有以下情况：

a.属于上级明确规定必须请示批准才能办理的事项；

b.对现行方针、政策、法令、规章、制度不甚了解，有待上级明确答复才能办理的事项；

c.工作中发生了新情况、新问题，而又无章可循，有待上级明确指示才能办理的情况；

d.因情况特殊难以执行现行规定，有待上级重新指示才能办理的事项；

e.因意见分歧，无法统一，难于工作，有待上级裁决才能办理的事项；

f.有章可循，可以开展工作，但因事关重大，为防止工作中失误，需请示上级审核的事项；

g.超出本级权限，需要上级部门明确指示的事项；

h.业务主管部门就带有普遍意义的问题提出看法，希望领导部门批转有关单位时，也可使用请示。

另，凡属本部门职权范围之内并已有明确的规章制度作参照的一般问题，都应当自行处理，而不必向上级部门请示。

1.5批复

1.5.1定义

是用于批准所属部门请示重要事项的公文。如不同意则使用“复函”。

1.5.2种类

批复包括指示性批复、决定性批复、解答性批复、表态性批复、规定性批复、资助性批复、法律性批复、转发性批复等。

1.5.3适用范围

属于下行文，是专门用来答复下级部门的请示。批复的主送、行文对象就是发出请示的下级部门。有时也抄送给少数有关部门。以批复的形式答复的请示事项，一般是比较重要但涉及面不是很广的事项。如事项意义重大，涉及面广，可采用通知等其它文种形式进行。

1.6意见

1.6.1定义

适用于对重要问题提出见解和处理方法。

1.6.2种类

意见可分为直发性意见、请批性意见、指导性意见、建设性意见、计划性意见等。

1.6.3适用范围

可用于上行文、下行文和平行文，既有报请性又有指挥性。其作为上行文，类似于请示，可向上级汇报提出对某个重要问题的见解和处理意见，但其适用范围没请示广泛，只限于对重要问题提出见解和处理办法。意见作为下行文，类似于指示，可对下级部门布置工作，明确处理问题的办法。指示只提出原则和要求，具有方向性，而意见提出具体的处理办法，具有可操作性。

意见的适用主要有三种情况：

a.对重要事项提出指导性的见解；

b.对一个阶段的工作提出原则性要求；

c.对带有全局性的问题提出处理办法和政策性措施。

1.7函

1.7.1定义

是不相隶属部门之间商洽工作，询问和答复问题；向无隶属关系的有关主管部门请求批准事项时使用的文种。答复所属部门一般审批事项的请示可以用“复函”。

1.7.2种类

a.按性质分，分为公函和便函；

b.按发文的目的分，分为发函和复函；

c.按内容分，分为申请函、审批函、答复函、询问函、告知函、商洽函、催办函等。

1.7.3适用范围