内部审核流程

审核的目的和范围 审核依据的文件 审核组成员 审核详细的日程安排
1) 首次会议/末次会议时间 2) 审核组人员的分配 3) 受审核部门及具体时间 4) 主要的审核要点
拟制/批准人的签字 通知(发放)的相关部门
检查表的编写
检查表的作用 编制的准备 检查表的基本内容 检查表的要求
检查表的作用
指导审核整个过程的路线图 明确审核要点和方法 确保审核的覆盖面 减少组员之间不必要的重复 保持审核的方向和节奏 体现审核的正规化和专业性 作为审核的记录档案
编制的准备
了解审核的范围
确定审核的重点
确定审核的策略
文件收集和审查
检查表案例
审核的范围
审核涉及的活动或区域包括：
能源管理体系的范围和边界
明确审核的重点
公司的管理重点 已出现的能源管理问题 标准要求的重点 上次审核的信息
审核的策略
审核的方法
a 按部门 -- 考虑涉及的主要活动及涉及 的相关条款 b 按条款 -- 考虑涉及的部门
审核范围
审核涉及的活动或区域包括： 组织机构 管理、运作和体系的程序 人员、设备和材料资源 工作区域和过程 能源使用和主要能源使用的记录 能源绩效参数、目标和指标的记录 文件、报告和记录的保管
审核的程序
审核准备 审核实施 审核报告 审核的跟踪
年度内审进度安排
确定年度审核的频次和形式 集中式审核的进度安排 分散式审核的进度安排
审核人员
接受正式的专业培训 具备参加审核的经历 与被审核的工作无直接责任 经过能力和经验的确认
审核的系统性
全部审核 部分审核 后续审核
全部审核
必须对所有相关部门进行定期审核 至少每年一次 包括标准所有适用的要求
部分审核
例行审核之外，下列因素也可能导致进行内 部审核： 组织机构变化 能源结构变化
首次会议
审核签到 介绍审核组成员 介绍审核目的和范围 审核计划安排的确认 介绍审核的方法和程序 问题澄清 确认末次会议时间
现场审核
组长控制审核的全过程 审核路线的展开 检查表的使用 审核技术与诀窍 审核的抽样 审核的验证 做好检查笔记 不确定问题的处理 不合格的处理
审核过程的控制
执行计划 保持进度 协调气氛 保持客观 审定结果
看什么 (LOOK AT) -- 要点
合格能源采购要求
找什么(LOOK FOR) -- 验证内容
是否包括规定的记录 （能源采购的质量要求、数量等）
审核前沟通
提前通知受审核部门 审核组内部会议（必要时）
a）审核准备情况 b）讨论疑难问题 c）提出注意事项
审核的实施
首次会议 现场审核 不合格报告 审核组会议 末次会议
年度审核的频次和形式
每年至少一次，覆盖标准所有要求
集中某一段时间完成对所有相关部门的 审核 分部门在不同时间进行审核
集中式审核进度的安排
在程序文件中明确大致时间 具体时间用通知或审核实施计划形式通 知相关部门 可不必编制年度内部审核进度计划
分散式审核的进度安排
编制年度内部审核进度计划 对计划进行滚动修改
审核的路线
a 自上而下 b 自下而上 c 随机
审核路线（1）
某一部门审核路线
自
前台预订
自
上
接待服务
下
而
下
入住服务
而
退房
上
审核路线（2）
某一活动的审核路线
自
接收预订信息
自
上
评审
下
而
记录
而
下
抽查
上
更改
审核路线 （3）
运作体系审核的路线
签订合同
采购
自
制造
上
检验
自
而百度文库
入库
下
下
交付
而
服务
上
审核路线 （4）
管理者代表任命审核组长及成员 审核组长的选定
A) 资格 B) 业务范围 C) 工作经验 D) 组织能力
审核员的选定
A) 资格 B) 业务范围 C) 专业知识 D) 工作中的协调 E) 为受审核部门所接受
审核实施计划
确定审核的目的和范围 确定审核的方法 确定审核的时间安排 确定审核组人员的安排
审核的方法
某个活动的审核路线
供应商分级
自
按级评审
上
供应商批准
自
而
供应商清单
下
下
供应商监控
定期评估、沟通、纠正
而
供应商取消
上
清单更新
文件的收集与审查
与被审核范围相关的文件 审核要点中涉及的记录和文件
检查表的要求
明确部门与条款的关系 依据标准及体系文件要求 选择主要的工作内容 考虑薄弱环节及部门接口 抽样具有代表性 注意可操作性
内部审核
内部管理体系审核概论
审核的定义 审核的类型 审核的目的 审核的特点 审核的基本程序 年度审核进度的安排
审核类型
外部审核
第二方审核 第三方审核
内部审核
第一方审核
第一方审核
使管理体系满足标准和/或其它约定的文件 作为一种重要的管理手段 在第二、三方审核前纠正不足 维持、改进和完成管理体系的需要 审核流程
审核路线的展开
部
相
门
关
职
活
责
动
相
实
记
关
文 件
施
录
检查表的使用
依据检查表并考虑灵活性
标准要求 文件要求
现场审核(面谈\提问\ 观察\抽样\验证)
按部门 -- 考虑涉及的主要活动及涉及的 相关条款 按条款 -- 考虑涉及的部门
审核的目的和范围
审核目的
-- 体系结果的评价 -- 调查重大不合格的原因 -- 外部的检查 -- 定期的审核
审核范围
-- 全公司范围 -- 某一个或几个部门 -- 标准的部分条款要求 -- 公司部分体系文件的要求
审核实施计划的内容
审核的特点
正规性 系统性 独立性 审核是一个抽样的过程
审核的正规性
审核依据正式特定的要求进行 审核只能由有资格的人员进行 审核必须按正式程序进行 审核必须依据客观证据作出判断 审核结果必须有正式报告和记录
审核的依据
合同要求 管理体系文件和规定 GB/T 23331 GB/T29456 法律、法规
年度内审进度计划
受审核部门 预计的审核月份 滚动修改的状态
年度内部审核进度计划
月份 部门 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 管理层 设计部 制造部 品管部 市场部 供应部
已计划
已审核
已制定措施
措施已实施
已验证
审核准备
确定审核组 编制审核实施计划 制订检查表 审核前沟通
审核组的确定
检查表的基本内容
依据的标准条款 依据的体系文件 审核区域/部门 检查要点 验证方法 抽样数 验证结果(记录)
检查表的四要素
去哪里 找谁 查什么 如何检查
地点 被审核人 检查要点 验证方法
检查表案例
看什么 (LOOK AT) -- 要点
合格能源采购清单
找什么(LOOK FOR) -- 验证内容
是否存在， 是否批准，