档案检索工具
档案管理理论与实务试题
档案管理理论与实务试题1.文件的根本属性是信息记录。
2.文件工作的综合性要求文件管理必须实行集中统一管理。
3.保证档案质量最基本的要求是应归档的文件材料必须齐全、完整。
4.我国最基本的组卷法是“六个特征”立卷法。
5.在六个立卷特征中，除了通讯者特征外，其他五个特征可以根据文件的实际情况结合选用。
6.根据《机关档案工作条例》的规定，机关文书部门或业务部门一般在第二年上半年向档案部门移交档案的时间。
7.机关、人民团体、事业单位的档案机构一般设在办公室（秘书处）。
8.《机关文件材料归档围和文书档案保管期限规定》规定，编制机关文件材料归档围和文书档案保管期限表，须经同级档案行政管理部门审查同意后执行。
9.判断归档材料重要性的原则中“以我为主”的“我”是指以本机关、本单位重要职能和主要活动中形成的文件材料为主。
10.文件整理中或档案管理中发现的卷文件的缺失、破损、移出等情况都应一一记录和补充在备考表，便于今后档案管理者和利用者了解有关情况。
11.以“件”为保管单位进行整理时，永久保管的归档文件宜采取线装法装订。
12.文件材料整理完毕后，档案人员应对拟归档案卷文件的系统性进行检查，系统性检查主要看卷（件）文件排列是否正确。
13.XXX收集围的档案，自形成之日起满20年，向市综合档案馆移交。
14.档案室通常负责全宗档案的分类、案卷排列和编号等工作。
15.经过全宗整理后，立档单位与全宗历史考证存入全宗卷中，并在档案移交时一同进馆。
16.适用于全国各机关、团体、企事业单位鉴定档案使用的保管期限表是标准档案保管期限类。
17.一个机关中人员的任免、奖惩材料的保管期限一般为永久。
18.档号“J4-WS·2015-D10-办公室-56”中的“WS”指档案门类代码。
19.记录和反映科技活动的文字、图表、声像等技术文件的是科技文件。
20.某制造业企业的工艺设备档案按照工艺设备台套管理，这体现了科技档案构成的成套性这一特征。
档案检索作用及方法
档案检索作用及方法档案检索的作用是为了方便使用者提高档案、资料的查准、查全率，档案检索工作采取手工检索与计算机检索两种方式，为使用者提供档案借阅服务。
编辑本段计算机检索计算机检索方面一般采用软件管理，可对馆藏档案进行案卷级、文件级条目检索和全文查阅。
编辑本段手工检索手工检索工具大体上分三种类型：编辑本段一、以馆藏全部档案为对象的检索工具有《档案馆指南》、《全宗名册》、《档案存放地点索引》、《分类目录》等。
1、《档案馆指南》《档案馆指南》，是一种叙述式的报导性工具书，是档案馆必备的检索工具。
它全面介绍和报导档案馆的基本情况，馆藏档案和资料内容，指导利用者查阅利用档案、资料。
包括“前言”、“目录”、“档案馆概况”、“馆藏档案介绍”、“附录”等部分。
前言：包括编著指南的目的和作用，指南的框架、结构、使用方法、编著指南的简要过程，参加编著工作的人员及其它需要说明的问题。
目录：是由指南各章节的题目及其所在的页号组成，供利用者检索。
档案馆概况：包括档案馆历史沿革，馆藏档案综述、馆藏资料综述、检索工具情况、汇编出版档案资料情况以及利用工作综述等部分。
馆藏档案介绍：馆藏档案依其实际整理、保管的体系为单位，立档单位整理保管的档案，以全宗为单位；按类别、项目等整理、保管的档案，以相应的类项为单位，分别进行介绍。
馆藏资料介绍：对馆藏档案有重要补充和辅助作用的资料逐类予以介绍，一般性资料不作具体介绍。
附录：是指附于正文之后与正文内容有关的文字、图表等材料。
2、《全宗名册》《全宗名册》，是一种总揽全局，脉络清楚，书本式的具有查找性兼报导性的检索工具。
它揭示馆藏全部全宗，按单位依次赋予全宗代号，标明目录单位，目录号以及该单位进馆档案的成份和总卷数，并按年代标明进馆档案的起止卷号和卷数，是档案馆的一本总帐，通过它可以了解一个档案馆内全部全宗的基本情况。
3、《分类目录》《分类目录》，是一种简明扼要卡片式的查找性检索工具。
编辑本段二、以一个全宗档案为对象的检索工具有《全宗卷》、《案卷目录》、《案卷文件目录》、《全宗介绍》等。
档案馆室工作基础测试答案档案馆工作基础 (1)
1、题型：判断题分值：3全宗是指一个立档单位形成的，内部有机构成的全部档案，是档案的一个保管单位。
正确错误答案错误2、题型：判断题分值：3档案馆档案的划控主要有两种类型，即对原有密级的档案的解密和划控和对其它没有密级的档案进行划控。
正确错误答案正确3、题型：判断题分值：3全宗指南是一种馆级档案检索工具。
正确错误答案正确4、题型：判断题分值：3集中统一地管理党和国家的档案及有关资料是档案馆工作的根本目的。
正确错误答案正确5、题型：判断题分值：3原来是一个独立的单位，撤销后在其基础上建立了两个新的独立单位，新成立的单位构成新的全宗。
正确错误答案错误6、题型：判断题分值：3档案馆档案提供利用的一般程序是利用者登记提出利用档案需求、接待人员分析检索档案目录、有关领导审核审批、库房管理人员调档、利用者取档、利用者归还档案。
正确错误答案错误7、题型：判断题分值：3档案馆档案提供利用登记的种类有调阅单、借阅档案登记、借出档案登记、档案利用效果登记等。
正确错误答案正确8、题型：判断题分值：3档案馆档案利用的方式主要包括提供利用和编研利用两个方面。
正确错误答案正确9、题型：判断题分值：3提供利用是指档案馆根据利用者提出的查档需求，向利用者提供档案原件利用的服务方式。
主要方式有：调阅、提供档案复制件、借阅、提供档案摘录证明、函调、档案网络查询服务、电话查询等。
正确错误答案正确10、题型：判断题分值：3档号的结构一般包括全宗群代号、全宗号、案卷目录号（简称目录号）、案卷顺序号（简称案卷号或卷号）、卷内文件的页号（或件号）。
正确错误答案正确11、题型：多选题分值：4档案馆档案排架和存放的原则主要是。
选项1: 一个全宗内的档案原则上可以分开排列选项2: 一个全宗内的档案原则上集中排列选项3: 一个全宗内的档案原则上相对集中排列选项4: 不同的保管期限分开存放选项5: 按一定的时期和数量分开存放答案正确12、题型：多选题分值：4台、港、澳同胞和华侨查取本人及其亲属历史证明，可持本人回乡证或身份证等有效证件，直接到有关档案馆查阅；利用其它档案，须经介绍，提前30天向国家档案局或有关档案馆提出申请，说明自己的身份和利用档案的目的与范围，以及其它有关情况。
谈常用档案检索工具的编制方法
谈常用档案检索工具的编制方法摘要，即用简洁、准确的文字揭示档案内容，这是最核心的著录项目；第三部分是指引部分，写明材料所在的档号，以便使用索取。
2 书本目录式档案检索工具书本目录式检索工具，一般有案卷目录、案卷文件目录（又称全引目录）、分类目录、全宗文件目录、专题目录、主题目录、全宗目录、联合目录、文号目录。
其中，分类目录、全宗文件目录、专题目录和主题目录是相应的卡片目录的转换形式，这里不再赘述。
2.1案卷文件目录案卷文件目录的格式比较常见的有3种：第一种形式是先列出每一案卷的主要项目，如案卷号、案卷题名、起止日期、案卷内文件页数、保管期限、备注等，再在每一案卷下面详细列出卷内文件目录。
第二种形式是仅指出每一个案卷的卷号和题名，下面列出该卷的卷内文件目录。
第三种形式是分为两部分，第一部分为案卷目录表，第二部分为卷内文件目录表，在卷内文件目录的备注中注明该份文件所属的案卷号。
2.2文号目录文号目录是按文号、作者、年度编排并指明出处的一种检索工具，是一种特殊形式的目录。
机关日常工作中习惯以文号查档案。
文号目录编制简便，检索效果好，主要适用于机关档案室和基层档案馆。
文号目录（索引）的编制方法是：先设计印制好《文号目录表》，再找出要编文号目录的案卷，按文件字号的顺序把文号、文件形成时间、文件题名、档号填在表内，装订成册即可。
编制联合目录可以采用三种方式：一馆为主先编，其他馆校对补充；各馆分编，一馆为主汇总；各馆分编，组织专门班子汇总。
3 文章叙述式档案检索工具文字叙述式档案检索工具主要有全宗指南、专题指南、档案馆指南。
这类检索工具不记录档案文件的检索标识，不建立排检项目，而采用文章叙述的形式记录档案信息，因此借助它不能直接获得档案文件。
从这个意义上来说，可将其视为间接性检索工具。
它的主要功能是：全面概括地介绍档案的情况，客观评述档案价值，发挥宣传报道作用，向利用者提供一定的档案线索。
3.1专题指南专题指南的结构一般包括序言、档案材料内容简介和辅助性工具。
谈档案检索工具的功能作用及种类
谈档案检索工具的功能作用及种类摘要：档案检索工具是记录、报道、查找档案材料的手段，是开发档案信息资源的工具。
记录是指登录档案的外形和内容特征。
报道是指介绍本馆（室）保存有什么样的档案材料能供利用者选择和使用。
查找是指根据著录项目提供的检索途径，把利用者所需的档案材料迅速、准确地提供出来。
记录是基础，报道、查找是手段，目的是识别档案和检索档案，更好地为社会主义现代化建设服务。
关键词：档案；检索；工具；功能；作用；种类档案检索工具是记录、报道、查找档案材料的手段，是开发档案信息资源的工具。
记录是指登录档案的外形和内容特征。
报道是指介绍本馆（室）保存有什么样的档案材料能供利用者选择和使用。
查找是指根据著录项目提供的检索途径，把利用者所需的档案材料迅速、准确地提供出来。
记录是基础，报道、查找是手段，目的是识别档案和检索档案，更好地为社会主义现代化建设服务。
1 档案检索工具的基本功能档案检索工具的基本功能有两个方面：1.1存贮存贮是指将文件和案卷的外形和内容特征著录下来，按照一定顺序和方法加以排列，使档案信息集中起来的过程。
1.2查找查找是指向利用者提供一定的查找线索和手段，在存贮的档案信息中找出利用者所需要的档案材料的过程。
存贮的目的是为了查找，查找必须以存贮为基础。
两者是互相协调、互相制约的统一体。
2 档案检索工具的作用档案检索工具的具体作用主要表现在以下方面：2.1桥梁作用庞大、丰富的档案馆藏与日益增长的社会利用需要之间的矛盾变得越来越突出。
这就要借助档案检索工具这一纽带将“藏”与“用”连接起来，在档案和利用者之间架起一座“桥梁”，沟通档案材料同利用者和管理者之间的关系。
2.2查找作用要在浩瀚的档案海洋中迅速、准确地查到利用者各种特殊需要的档案材料决非易事，这就要借助检索工具这把钥匙帮助利用者和管理人员来打开档案宝藏的大门，将利用者需要妁档案查找出来。
2.3交流作用档案检索工具是报道馆藏和进行馆际交流的重要工具。
档案管理学(7.2.1)--编制档案检索工具的要求和排检方法
（五）按地序排检法 按照文件形成的地区排列。此法在历史档 案、农业档案等。
（六）主题法 按主题排检一般是编有主题词的检索工具 采用的。严格来说，此法与第（四）种方法是 一致的，是按主题词的字序进行排检。对于外 文档案，一般是按外文字母进行排检。
优点：同一个问题或同一个专业的档案线索汇集在 一起，便于查找利用。
（二）按作者排检法： 作者现一般称责任者 把同一个作者形成的文件线索集中在一起。 此法一般在机关档案室用得较多。
（三）按文号排检法： 即按照文号的先后顺序进行排列，一般有文号目录 、文号对照表。在机关档案室此法也较受欢迎，而在档 案馆却用得不多。但对一此历史文件或文号不全的文件 档案进行文号排检则有困难。
思考与练习
1 、编制检索工具的排检方法有哪些？
（四）按字序排检法
编制人名、地名之类的检索工具，一般采用部首 偏旁、四角号码、笔数、笔形与笔数结合使用这几种方 法。
1 、部首偏旁法：采用不多，因为它在排列上有相 当难度，很多偏旁难以掌握。
2 、笔数、笔形法：其困难在于繁、简字的问题。
3 、四角号码法：全国的人名、地名卡片采用 此法较多。但此法的普及面不广。
第七章 档案检索工作
第二节 编制检索工具的 要求和排检方法
一、编制档案检索工具的基本要求 1 、全，指信息存储丰富。 2 、准，指检索准确。 3 、快，指迅速。 4 、便，指检索要方便。
二、排检方法
（一）分类法：以科学的分类为基础，结合档案的 内容和特点，运用概念划分的方法，把性质相同的档案 线索汇集在一起，分门别类地组成一个检索体系。
第八章档案的检索
实施意见全无
国家教委报告分析了毕业生分配制度上存在的问题及进行改革的意见。国务院通知要求
各地区部门制定改革措施。北京市有关单位提出实施意见。
毕业生分配 高等院校 教育改革 制度 通知
12.5cm
2、案卷级条目著录：
I108042
D00112
12-6-345
76-2
江口市各县干部教育情况报告.—永久.—19821205—19830201
▪ 8.3.3.3 密级与保管期限项 ▪ 1、密级* ▪ 根据“GB 7156-1987文献保密等级代码”：
对已升、已降、解密文件，应著录新密级，公开级、国 内级可不著录。密级前加“. －”
▪ 2、保管期限*
▪ 分永久、定期（30年、10年）。其前加 “：”，若已改，应著录新的保管期限。
▪ 8.3.3.4 时间项
案之间的百分比。与之相对应的是漏检率。其 公式：
检索出的相关档案
▪
查全率=
x100%
检索出的相关档案
▪ 2、查准率：检索出的相关档案与检出的全部 档案之间的百分比。其公式：
检索出的相关档案
▪
查准率= 检索出的相关档案 x100%
例
▪ 在一次检索中，共检出档案100篇，经过专家判定， 其中与提问相关的为60篇，其余的40篇为误检档案，那 么；另外，后来发现，检索系统中还有90篇相关文献由 于各种原因而未被检出（漏检）。请计算这次检索的查 全率和查准率。
▪
重于泰山，轻于鸿毛。01:45:2001:45:2001:45Thursday, November 19, 2020
▪
不可麻痹大意，要防微杜渐。20.11.1920.11.1901:45:2001:45:20November 19, 2020
档案检索基础知识培训
档案检索基础知识培训一、什么是档案检索档案检索是指根据一定的规则和流程，在档案馆、图书馆或其他档案管理机构的档案库中，通过相关的检索工具和方法，找到用户所需要的档案信息的过程。
档案检索是档案管理中非常重要的一个环节，它可以帮助用户快速地找到所需的信息，提高工作效率。
二、档案检索的基本原理档案检索的基本原理包括索引化和检索化两个方面：1.索引化：在进行档案管理过程中，需要对档案进行索引化处理，即建立相应的索引表或数据库，包括档案的题名、责任者、关键词等信息。
索引化是档案检索的基础，它直接影响到检索的效率和准确性。
2.检索化：通过制定检索策略、选择检索工具和方法，将用户提出的检索需求转化为可操作的检索命令，从而找到符合要求的档案信息。
检索化是档案检索的核心环节，需要根据用户的检索需求调整检索策略和方法。
三、档案检索的工具和方法档案检索可以利用多种工具和方法，常见的包括：1.检索工具：档案管理系统、数据库系统、检索软件等。
2.检索方法：主题检索、著者检索、标题检索、关键词检索等。
3.检索策略：根据检索需求制定合理的检索策略，包括选择检索字段、确定检索词、组合检索词等。
四、档案检索的步骤进行档案检索时，一般可以按照以下步骤进行：1.确定检索需求：明确用户对档案信息的需求，包括检索对象、检索范围、检索条件等。
2.选择检索工具：根据检索需求选择合适的检索工具和方法。
3.制定检索策略：根据检索需求制定合理的检索策略，包括选择检索字段、确定检索词等。
4.执行检索命令：按照制定的检索策略在相应的检索工具中执行检索命令。
5.检索结果评价：对检索结果进行评价，判断检索的效果是否符合用户的需求。
五、档案检索的注意事项在进行档案检索时，需要注意以下几点：1.准确性：检索时应确保检索词语准确无误，避免输入错误的检索词。
2.完整性：检索时应确保检索范围完整，避免漏检或误检。
3.及时性：检索应及时进行，避免信息的过时性影响检索结果。
第九章 档案的检索
（五）著录项目细则
1. 题名与责任说明项
（1）正题名。
（2）文件编号。文件编号包括发文字号、科研实 验报告流水号、标准规范类文件的编号、图号等，著
录时按原文照录，前面加“：”号。
（3）责任者。
责任者著录的四种情况
（4）附件。附件是正文后的附加材料，著录时
只著录题名，其前加“＋”号。若正文后有多个附
关于表彰全国民政系统先进工作者和劳动模范的决定： 国人部发„2006‟116号/人事部，民政部+全国民政系统 先进工作者名单+全国民政系统劳动模范名单.—决定.— 永久.—20061031 提要（略） 民政系统 表彰 决定
二、档案标引工作
档案标引是指在档案著录过程中，对档案的内容 进行分析和选择，并赋予其规范化的检索标识的过程。
馆（室）业务注记
项。
请根据档案著录规则，对下面这份文件进行著录。
人事部 民政部关于表彰 全国民政系统先进工作者和劳动模范的决定》 （国人部发„2006‟116号）
附件：1.全国民政系统先进工作者名单 2.全国民政系统劳动模范名单 二○○六年十月三十一日
分类号 档号 电子文档号
档案馆（ 室）代号 缩微号
，
用于相同职责、身份省略时的责任者之间或同一责任者的不
同职责、身份之间。
＋ 置于每一个附件之前。 [ ] 置于下列著录内容的两端：
自拟著录内容、文件编号中的年度、责任者省略时的“等”
(
)
置于下列著录内容的两端：
责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职责或身
份、外国责任者国别及姓名原文、中国责任者时代、历史档案中的朝
《档案管理实务》试题及答案
《档案管理实务》《档案管理实务》是高等院校非档案学专业的专业课，由武汉大学信息管理学院档案系主任、博士生导师刘家真教授主编，中国广播电视大学出版社出版，现将复习要点、重点简要提示如下：第一章绪论一、档案的起源关于档案的起源，主要有以下四种观点：第一种观点认为：在国家诞生以后，产生了文字，用文字记录国家的各种事务，就形成了档案。
第二种观点认为：在原始社会末期产生了原始的文字，国家产生后，用文字记录国家的各种事务，形成了档案。
第三种观点认为：在原始社会末期产生了原始的文字，原始部落用这种文字记录各项事务，就形成了比较原始的档案。
国家形成后，形成了比较有条理的档案。
第四种观点认为：原始社会的结绳、刻契，就是原始的档案，文字、国家形成后，形成了比较有条理的档案。
1、2条又称为阶级社会产物论，又称为文字、国家条件说。
3、4条又称为原始社会产物说。
二、档案的定义列宁:“定义可能有许多，因为对象有许多方面。
”下定义最常用的方法是：“属”加“种差”。
采用这种方法，可以给档案下一个定义：档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。
也可简便表述为：档案是人们在社会活动中形成的保存起来以备查考的文件。
除了这种表述外，还可以表述为：国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。
为了简便起见，也可表述为：原始的历史记录。
三、档案价值的二元性。
四、档案管理的要求。
五、全宗理论的发展与要求。
六、组织立档单位的构成要件。
七、认识和了解档案管理系统的功能。
案例分析1.3.1（8页）第二章文件的立卷与归档一、立卷。
二、归档。
三、、文件转化为档案的关口。
四、怎样确定文件的归档范围和把握文件的归档时间。
五、立卷应把握的几个要点。
六、案卷标题及其拟制。
七、案例分析----案卷组织。
第三章档案的整理与鉴定一整理的内容和步骤（一）内容包括：区分全宗、分类、组卷、卷内文件整理、编目、装订（或“装盒”）、排列案卷目录的编制。
检索工具和检索方法
检索工具用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。
检索工具的特点：1.详细描述文献的内容特征，外表特征；2.每条文献记录必须有检索标识；3.文献条目按一定顺序形成一个有机整体；能够提供多种检索途径。
检索工具的类型：1.目录型检索工具（如馆藏目录，联合目录，国家数目，出版社与书店目录）；2.题录型检索工具；3.文摘型检索工具。
（如知识型文摘，报导型文摘）。
补充: 检索工具按照不同的标准可以划分为不同的种类。
按照信息加工的手段或设备划分：（1）手工检索工具；（2）机械检索工具；（3）计算机检索工具。
按照信息载体形态划分：（1）书本式检索工具，包括期刊式、单卷式和附录式；（2）卡片式检索工具；（3）缩微式检索工具；（4）磁性材料式检索工具。
按收录范围划分：（1）综合性检索工具；（2）专科性检索工具；（3）专题性检索工具；（4）全面性检索工具；（5）单一性检索工具。
按时间范围划分：（1）预告性检索工具；（2）现期通报性检索工具；（3）回溯性检索工具。
按编制方法划分：目录、文摘和索引等。
检索方法检索方法是为实现检索方案中的检索目标所采用的具体操作方法和手段的总称。
检索方法很多，在检索过程中应根据检索系统的功能和检索者的实际需求，灵活运用各种检索方法，以达到满意的检索效果。
常用的检索方法是：1、顺查法：按从远到近的时间顺序查找文献信息的方法。
一般用于重大课题和各学科发展史以及新兴学科等方面的研究课题的全满检索。
2、倒查法：是一种逆时间顺序由近及远地回溯性查找文献地方法，目的是获取近期发表地最新文献信息。
是一般科研人员最常用地方法。
在确认某项成果是否由创新时，也适合用倒查法。
3、抽查法：是针对某一学科内的课题，重点对某一时间段进行检索，这种方法多用于写专题调查报告。
4、追溯法：是利用已掌握文献後面的参考文献或引用文献追踪查找相关文献的方法，也叫追踪法或引文追溯法，具体检查法有2种：一种是利用原始文献新附的参考文献追溯检索；另一种是利用专门编制的引文索引进行追溯查找。
档案管理规定的档案检索与查询方法
档案管理规定的档案检索与查询方法档案管理规定的档案检索与查询方法是确保档案能够被快速、准确地找到和利用的重要环节。
有效的检索与查询方法能够提高档案管理的效率和质量，确保相关信息的及时共享和利用。
本文将介绍几种常见的档案检索与查询方法。
一、手工检索方法手工检索方法是传统的档案检索方式，它依赖于人工的辅助工具和参考指南。
下面是几种常见的手工检索方法：1. 目录检索法：目录是一种系统化的将档案按照一定规则组织、分类和排序的清单。
通过目录，用户可以快速地找到所需的档案。
目录检索法对于档案目录的编制和维护要求较高，但在有限的资源下仍然是一种有效的检索方法。
2. 索引检索法：索引是根据档案的内容、特点和属性编制的索引表，通过关键词或主题的索引，可以迅速定位到具体的档案。
索引检索法对于索引的编制和查询的标准化要求较高，但能够提供更精确的检索结果。
3. 卡片检索法：卡片是档案管理中常用的辅助工具，通过将档案信息整理成卡片的形式，可以方便地进行检索和查询。
卡片检索法对于卡片的编制和整理有一定的技巧和规范，但能够提供较高的查询效率。
手工检索方法虽然需要较多的人力和时间成本，但在某些特定场景下仍然具有一定的实用性和必要性。
二、电子检索方法随着信息技术的发展和应用，电子检索方法在档案管理中得到了广泛的应用。
电子检索方法通过计算机和相关软件来实现对档案的检索和查询。
下面是几种常见的电子检索方法：1. 关键词检索：在电子档案系统中，用户可以通过关键词来检索和查询相关档案。
关键词检索方法通常能够提供快速和准确的检索结果，但需要对档案进行合理的关键词标注和索引。
2. 全文检索：全文检索是一种基于文本内容的检索方法，通过对档案全文进行索引和查询，用户可以在档案系统中搜索到含有特定关键词或短语的档案。
全文检索方法能够更全面地查询相关档案，但需要对大量数据进行索引和存储。
3. 数据库检索：数据库是一种专门用于存储和管理档案信息的电子化工具。
物业档案管理常用的检索工具
物业档案管理常用的检索工具1.引言1.1 概述概述部分是文章的引言，需要对物业档案管理常用的检索工具进行一个简要的介绍和概括。
下面是概述部分的内容：概述：随着社会的发展和进步，物业管理工作越来越复杂，物业档案的管理变得尤为重要。
物业档案管理涉及到大量的信息和数据，如房产信息、租赁合同、维修记录等等，因此如何高效地检索和管理这些档案成为了物业管理人员亟需解决的问题。
本文将从概述、具体工具和结论三个方面，对物业档案管理常用的检索工具进行探讨和总结。
在文章的正文部分，我们将首先介绍物业档案管理的概述，包括物业档案管理的定义和重要性，以及管理物业档案所面临的挑战。
随后，我们将详细介绍常用的物业档案管理检索工具，包括电子档案管理系统、数据库和检索软件等，分析它们的优缺点和适用范围。
最后，我们将在结论中对整个文章进行总结，并对未来物业档案管理的发展进行展望。
通过本文的阅读，读者将能够清楚地了解到物业档案管理常用的检索工具，为物业管理工作提供更好的参考和指导。
随着科技的不断进步和创新，我们相信物业档案管理的效率和质量将会得到进一步提升。
同时，我们也期待更多的新技术和工具能够应用到物业档案管理中，更好地满足不断变化的需求和挑战。
1.2 文章结构文章结构主要分为引言、正文和结论三个部分。
引言部分包括概述、文章结构和目的三个小节。
在概述部分，介绍了物业档案管理常用的检索工具是文章的主题。
在文章结构部分，说明了文章的组织结构和各个部分的内容。
目的部分阐述了撰写该文章的目的和意义。
正文部分主要包括物业档案管理概述和常用的物业档案管理检索工具两个大节。
物业档案管理概述部分主要介绍了物业档案管理的定义、重要性以及所面临的挑战。
常用的物业档案管理检索工具部分包括电子档案管理系统和数据库与检索软件两个小节，具体介绍了这些工具在物业档案管理中的应用和作用。
结论部分分为总结和展望两个小节。
总结部分对整篇文章的内容进行了概括和总结，强调了物业档案管理常用的检索工具的重要性和作用。
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档案检索工具
一、档案检索工具的划分
档案检索工具就是以一定的形式揭示与介绍馆(室)藏,积累档案线索与查询档案材料的手段,进行档案管理与提供利用的工具。
(1)按检索手段
手工检索工具与机读检索工具。
手工检索工具:以人工查检的各种目录、指南、索引等。
有卡片式与书本式。
机读检索工具:就是借助计算机等手段形成与使用的检索工具,如机读目录、缩微目录等。
(2)按功能
查检性检索工具、介绍性检索工具与馆(室)藏性检索工具。
查找性检索工具:为查找检索档案而编制的。
有分类目录、专题目录、主题目录等。
介绍性检索工具:亦称工具书。
有全宗指南、档案馆指南等。
馆(室)藏性检索工具:反映馆(室)藏档案分类整理、排列体系,为管理馆(室)藏档案而编制的检索工具。
有全宗目录、案卷目录等。
(3)按使用对象
公务检索工具与开放检索工具。
公务检索工具:为满足内部工作人员因档案管理与开展利用的需要而编制的各种目录与索引。
有案卷目录、文件目录等。
开放检索工具:为配合档案开放的需要而编制的检索工具。
有开放档案目录、档案馆指南、全宗指南等。
二、常用档案检索工具
(1)全宗目录
又称全宗名册,就是介绍档案馆(室)所藏全部全宗简明情况的一种检索工具。
目录项目内容:全宗号、全宗名称、全宗内案卷数量、起止年度等。
(2)案卷目录
就是以案卷为单位,依据档案整理顺序排列组织起来,揭
示与介绍一个全宗或某一部分档案内容与成分的一种检索
工具。
目录项目内容:案卷号(分档案室编、档案馆编)、案卷题名、年度、页数、保管期限、备注。
(3)卷内文件目录
就是把某一案卷卷内文件依整理顺序排列组织起来,揭示与介绍一个案卷内文件内容与成分的一种检索工具。
目录项目内容:顺序号、文号、责任者、文件题名、文件日期、页号、备注。
把案卷目录与卷内文件目录结合起来,称为全引目录。
(4)归档文件目录
就是依据归档文件分类方案与室编件号顺序排列组织起来,揭示一个分类方案内文件内容与成分的一种检索工具。
目录项目内容:件号、责任者、文号、文件题名、日期、页数、备注。
(5)专题目录
专题目录就是集中、系统地揭示某一专题档案的内容与成分的检索工具。
其她检索工具还有分类目录、主题目录、人名目录、文号目录等。