信件收发管理规定

文件、信函收发及传递管理制度

文件、信函的收发、传递是公司行政办公事务管理工作的一个重要组成部分，其任务是负责文件、信件、报刊等的收发运转工作正常、及时。为保证文件/信函收发及公司内部文件、资料传递及时和运行的安全可靠，请各部门按以下要求做好文件信函的收发工作

1、公司公私报刊外来文件、邮件、外发邮件等的收发工作由公司行政科负责收发。

对该岗位的文件收发要求是：

1.1只承担接收、发送信件的任务，不担负拆封或处理信件的任务。

1.2无论何种情况下，都必须把信件及时送达收信人。

1.3做好信件、文件的移交签收工作，保证文件运行的安全可靠。

2外发邮件要求

2.1各部门因公需外发邮件时，经办人员最迟应于每天下午4：30以前将函件送到

综合部行政科，另填写《信件外发登记表》。

2.2每天下午5：00以前行政科应将当日外发邮件清点，通知快件公司或送交邮局

寄发。

3外来邮件管理

3.1外来邮件（快件、挂号、纸包、包裹、单货运单、员工私人信件等）包括一律

由行政科对外签收、对内及时分发，送达收件人或其代理人并办理签收手续，行政科负责人员应在《信件签收登记表》上做好签收登记，以明确责任。

3.2不论公私邮件前台应随到随清及时分发不得丢失、损坏、搁置、延误。

3.3对外来函件应检查封口，如发现被拆封或邮票被撕应酌情处理并向快递公司或

邮局反映。

3.4专业报纸及杂志统一由行政科保管，采取借阅的形式，并需登记且限时归还（报

纸借阅时间为当天归还；杂志借阅时间为3天），行政科负责人员应在《文件借阅登记表》上做好借阅登记

3.5遇到收件人出差时，行政科应事先电话或短信通知并妥善保管，收件人出差回

来时前台应及时分发到手或及时通知领取，办好签收手续。

4、应用表单

4.1《信件外发登记表》

4.2《信件签收登记表》

4.3《文件借阅登记表》

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