维修资金综合操作手册.doc

物业维修基金管理系统
操
作
手
册
序言
《物业维修基金管理系统》围绕着建设部关于维修资金管理办法，并融合了各城市的不同管理模式，满足维修资金管理办法的要求，包括维修资金从个人缴存、单位缴存到续缴、计息、审批使用、分摊、下账等在内的以房屋（业主）和楼栋（单位）为基本管理单位的软件，对所有房屋提供了到栋、到户的有效管理手段。

软件功能设置合理，操作简单方便。

《物业维修基金管理系统》经过与客户积极沟通，不断完善下的产品。

无论在技术还是售后服务上都有着周全的解决方案。

《物业维修基金管理系统》系统非常容易扩充，对于客户需要的任何业务，只要能说明要求，我们总是能快速满足您的需求。

目录
序言 (2)
1、系统特点 (4)
2、模块清单 (4)
3、操作流程 (5)
4、界面风格 (6)
5、主要模块简介 (11)
5-1、地址代码（区域代码、乡镇街办代码、路村代码） (11)
5-2、单位代码（物业公司、开发商或售房单位、业委员会） (12)
5-3、小区管理（小区详情、楼栋详情、业主详情） (15)
(1)小区资料 (15)
(2)楼栋资料 (18)
(3)房屋资料 (20)
6、资金缴存 (22)
1、个人缴存 (22)
2、物业收益 (22)
3、缴存查询 (27)
4、缴存入账 (29)
5、入账凭证 (30)
(1)小区账面 (31)
(2)楼栋账面 (32)
(3)房屋账面 (33)
(4)退伙记录 (34)
(5)过户记录 (35)
7、资金管理 (35)
(1)个人使用申报 (35)
(2)资金分摊（主要用于房改房） ............................................................... 错误!未定义书签。

(3)利息结转 (43)
(4)资金退伙 (43)
(5)资金纠错 (48)
8、系统设置 (50)
(1)用户管理 (50)
(2)群组管理 (51)
(3)利率设置 (53)
(4会计科目 (53)
(5)系统设置 (54)
(6)综合设置 (55)
9、审批流程业务.......................................................................................... 错误!未定义书签。

1、系统特点
1、代码跟踪服务，减少手工输入，提高办事效率。

2、各模块功能划分明确,操作简单明了。

3、操作权限化，不同的操作员使用不同的模块，软件操作日志全程记录操作。

4、审核式入账，确保账目精确。

5、强大的查询、统计功能可以随时打印出客户需求的报表。

2、模块清单
主要模块详细模块
1．缴存资金◆个人缴存◆单位缴存◆缴存入账◆入账凭证◆凭证列表◆缴交导
入◆墙改基金◆应急基金
2．管理资金◆使用申报◆利息结转◆退伙申报◆基金纠错◆银行对账◆基金催
缴◆基金退款
3．综合查询◆小区账面（缴交记录、使用记录、计息记录）◆楼栋账面（缴交记
录、使用记录、计息记录）◆个人账面（缴交记录、使用记录、计息
记录）◆退伙记录◆过户记录◆纠错记录◆统计报表◆每日对账
4．房屋资料
◆小区资料◆楼栋资料◆房屋资料◆过户申请◆楼 盘 图 5．基础资料 ◆开发单位◆售房单位◆业 委 会◆物业单位◆区域路村◆路街设
置◆银行设置
6．系统设置 ◆用户管理◆群组管理◆利率设置◆会计科目◆系统设置◆维修项
目
7．流程审批 ◆缴存审批◆墙改审批◆使用审批◆应急审批◆退伙审批◆纠错审
批◆过户审批◆退款审批
3、操作流程
第一步：系统设置
利率设置、会计科目、系统设置、维修项目
第二步：基础资料
开发单位、售房单位、业委会、物管单位
第三步：房屋资料
选择小区再加楼栋
第四步：缴存资金
群组设置 用户管理
区域路村乡、镇（街办）
楼栋资料（位置、开发商、类型） 小区资料
房屋（业主的建立） 选择楼栋（房屋） 个人缴存（导入） 入账（打印回单） 选择楼栋再增加房屋（业主）信息
第五步：资金使用
第六步：资金退伙
第七步：计息
平常支取、分摊自动结息
4、界面风格
系统主界面分为六个区域：系统工具条、业务功能导航区域、模块区和信息交换区及状态栏。

4-1、工具条：主要放置常用的模块按钮。

如图：
4-2、业务功能导航区：归类放置大模块。

如图：
使用申报表 审批 基金分摊到户 房屋账面下账
退伙申请 审批 个人退款
利率设置 规定时间计息结转
基础资料模块系统基础设置模块
房屋资料模块综合查询模块
管理资金模块缴存资金模块
流程审批模块
系统中心模块
：
4-3、数据筛选区:软件所有的操作都是在数据筛选区通过一定的条件筛选出相应的数据后再选择数据后进行操作，如图：
通过首拼音字母检索检索出小区或楼栋如果无法记清名称请输入“@”
4-4、信息交换区：最新待办业务。

如图：
5、主要模块简介
5-1、地址代码（区域代码、乡镇街办代码、路村代码）
由于整个软件都是以楼栋和房屋为资金管理单位，所以为了便于输入和查询，把区域名称和乡、镇（街办）名称及路村的名称预先输入软件，在办理业务和整理资料时直接选择即可，节省了输入时间。

如图:
当预先设置了路村代码后选择此路村。

点击了路村后的右边就会出现如下图，修改处则为修改名称，添加处为在此路村下面新增一个子路村，删除处直接删除此路村及以下所有路村。

5-2、单位代码（物业公司、开发商或售房单位、业委员会）
单位代码也和地址代码一样是为楼栋和房屋的相关信息服务，为了统一单位的叫法（避免出现简化名称和全名同时存在）和减少手工输入而设置。

开发单位是为商品房开发单位，售房单位是为房改房的开发单位。

新增单位：
点击保存即可增加一个单位编辑单位：
点击查看气泡图标
点击编辑按钮切换的编辑界面
编辑完成佳偶点保存即可
删除单位：
点删除按钮如果确定点确定即可删除此单位
开发单位，售房单位，业委会，物业单位都一样
5-3、小区管理（小区资料、楼栋资料、业主资料）小区管理是管理所有楼栋和房屋基本资料的重要模块，所有的业务都是围绕楼栋和
房屋为基础的，所以楼栋和房屋资料的完整性非常重要，比如资金分摊时就是按房屋面积为基数的。

楼栋的楼层数也决定了单位在缴存维修资金的比例。

(1)小区资料
小区是整个资料中的最大单位，它是房屋最集中的群体，比根据街道更直观和快捷显示所有楼栋和房屋的基本资料。

通过小区管理能更快的找到楼栋和房屋。

首先在主界面下选择“房屋资料→小区资料”启动如下图所示窗口。

点击工具栏中的按钮即可对小区进行编辑。

增加小区：
点击：按钮
填入相应的信息后点保存即可添加一个小区编辑小区：
点按钮
点编辑按钮切换到编辑界面
编辑后直接点保存即可
删除小区：
点删除按钮即可删除此小区
注意：小区是维修资金中的重要环节。

没有楼栋就不能增加房号及业主。

小区、楼栋及业主是干、枝、叶的关系。

(2)楼栋资料
在任何业务前先要检索小区，再通过小区确立楼栋资料是否建立了。

系统要求所有楼栋都有唯一编号，楼栋中业主一次缴交维修资金要跟物业公司提供的一摸一样，否则计算出的应缴金额将跟物业提供的不一样。

注意：如以系统管理员身份登陆，在删除楼栋时会将楼栋下的所有房屋、业主及业主缴款、入账等信息一并删除，必谨慎删除楼栋操作。

而在“小区资料”中删除小区时，则必须先将该小区内的所有楼栋全部删除才可使用。

新增楼栋：
通过小区字母检索出相应的小区点按钮
新增、编辑、删除按照小区的操作即可
楼栋预售和办大证的应缴金额直接通过“实测金额”，“基准地价”，“容积率”，“建造成本”，“电梯费用”5项参数算出
(3)房屋资料
业主（即：房屋）维修资金的个人账面，也是维修资金中的最小单位。

房屋面积和业主姓名及缴交类型尤为重要，系统可根据缴交类型（一次，按月）判断业主应缴金额。

新增房屋：
点
新增、编辑、删除按照小区的操作即可
注意：业主情况中填入完整信息是非常必要的。

其中建筑面积、业主姓名及缴交类型尤其重要。

维修资金的缴存分摊时都有按建筑面积进行操作。

进行快速、精确查询时则需用业主姓名进行操作。

6、资金缴存
1、个人缴存
主要指业主单独在缴款大厅进行缴交维修资金
通过小区、楼栋或者业主代码找到需要缴交的房屋
点击使之为红色
查看缴交记录则点击最下面显示的缴交记录后面的气泡按钮
缴交则按
上传快照附件，通过系统提示的实缴金额，收钱即可
如果此资金收缴金额错误或者其他错误可以直接删除
如果想批量导入资金可以使用以下模块
一、
初始建档的一种方式，可以通过物业公司提供的小区、楼栋、房屋的初始资料，以及房屋业主的缴交、使用、余额、应缴记录、缴交方式（一次缴交、按月缴交）按照小区进行直接导入，导入后可以全面检查错误，如有错误将无法导入，对数据导入有安全性的保护
点
选择即将导入的正确的新房屋数据点上传按钮
如果导入的数据是错误的则无法提交
如果全部正确则点即可
如果导入的数据是错误的则无法提交
如果全部正确则点即可
3、缴存查询
对个人缴存或开发单位楼栋缴交进行查询。

一、个人缴存查询：
在个人缴存模块中通过条件查找出需要查询业主的信息点击使之变为红色
最下面会显示相应的缴存记录点即可查看缴交详情
二、开发单位楼栋缴交查询
最下面会显示相应的缴存记录点即可查看缴交详情
4、缴存入账
所有的缴交业务（个人缴存、历史导入、月缴导入、缴交导入、账号导入）发生后，进行确认下账，下账后所有缴交业主金额才可发生变化
通过缴交类型和缴交日期来检索出将要入账的缴交信息
通过全选或勾选的方式选中需要入账的缴交信息
然后点按钮
选择入账日期，点入账即可完成缴存入账，业主的金额将随之发生变化5、入账凭证
会计对已入账的缴交单制作凭证存档
通过条件筛选出已入账信息
通过全选或勾选的方式选中需要入账制作凭证的缴交信息
然后点按钮
填入相应的内容“保存凭证”即可
如需打印点击“打印凭证”按钮
6、资金查询
(1)小区账面
根据小区统计各楼栋已缴存、未缴存、欠款业主及零散楼栋业主的基本情况及打印统计报表，并可导出到EXCEL表格。

可分为首字母检索小区的方式或者点查看所检索出的小区的基础统计信息，最下面为检索出的小区的统计汇总。

如想查看小区内详细的信息
点
弹出窗口
通过卡片按钮的切换可以查看小区，业主账面和物业服务单位收益缴交，冲抵，退款，计息的信息(2)楼栋账面
通过小区首字母检索或者楼栋首字母检索或楼栋输入“@”检索找出相应的楼栋上个人账面的统计
如想查看小区楼栋内详细的信息
点
弹出窗口
(3)房屋账面
通过小区、楼栋、业主代码、身份证号码、业主姓名等条件检索出业主的信息
如想查看房屋详细的信息
点
弹出窗口
通过卡片按钮切换可以查询出此房屋的综合账面、缴交记录、使用记录、结息记录
(4)退伙记录
通过申报状态来检索出退伙楼栋的记录。

如想查看退伙详细的信息
点
(5)过户记录
通过过户时间、过户状态、业主姓名来检索出已经过户的记录。

如想查看房屋过户详细的信息
点
7、资金管理
(1)使用申报
使用申报是资金管理的重要环节。

它可以用来查询和申报资金的使用。

在维修资金使用时，先填写申报表。

开始申报时直接点开始申报按钮
1、通过小区和楼栋检索，系统会自动提取相关信息，其他信息，直接按照纸质申报表填写即可。

2、选择维修项目
如果准确无误则，检查无误点提交保存提交给下一环节的审批人。

如果您拥有下一个环节的审批权限会弹出上面的确认框
点确定进去第二步
此环节查账只需点弹出本楼栋业主的账面
进行审批的第一步需要进行“预分摊”
预分摊是为检查楼栋内业主分摊金额和小区公用账号分摊金额是否满足要求打印出来，公示给小区内业主，如果业主有欠款可以催缴欠款。

本环节为使用申报流程的最后一个环节
然后按进行最终的分摊
此分摊领导审批过以后将直接从业主或小区公用账号上扣取资金。

计算出楼栋业主每户分摊的金额，如某业主资金不够，系统可直接算出补交金额
然后公用账户直接将业主补交的钱直接补给个人分摊总账上。

检查确认无误点
注：如果划拨金额少于决算金额即有补交金额。

分为两种形式：
1、补交金额由维修单位向业主直接收取维修款，补交金额不计入个人维修基金
2、补交金额由楼栋上的开发单位缴交的垫付，等业主补齐后，直接从业主头上扣除补交部分，并
返还给楼栋上的开发单位缴交。

此时申报人员需要手工备案此业务
如果操作人误申报，则按删除此申报表单即可
如果材料没有提供完全单需要保存，则按
如果准确无误，并且材料完全审批通过后则，检查无误点提交保存提交给下一环节的审批人。

(3)利息结转
到系统正常结息日时，可进行整体正常结息。

（注：对于导入缴存可以直接进行‘缴存入账’操作即可结算利息。

）一般只需要银行按照银行的结息日进行整体结息即可
点正常结息即可结息。

如果查看结息的记录点结息记录即可
(4)资金退伙（退伙申报、退伙审批）
因房屋拆迁或其它原因要退伙的楼栋和房屋在填写申请表后可退款。

第一步：填写申请表点开始申报
通过小区、楼栋检索出相应的楼栋
系统可直接提取相关信息
点查看账面按钮查看楼栋业主账面
点关闭
如果准确无误则，检查无误点提交保存提交给下一环节的审批人。

第二步：计息退还个人维修资金。

点
如果上步操作人填写有误、则按打回上一个审批人即可如果上步操作人误申报，则按删除此申报表单即可
切换初审卡片按钮
如果准确无误则，检查无误点提交保存提交
业主退款：
点
选中左边的业主变红即可右边显示业主信息
点系统即删除此业主和所有缴交记录，当删除最后一个业主后，此楼栋将从系统中删除，删除的业主会转移到已退伙列表备案，楼栋退伙结束。

(5)资金纠错
指入账后的资金，如果系统入账资金比实际入账资金大的话，可直接填入实际入账资金进行系统扣款，如果系统入账资金比实际入账资金小的话，可直接进行个人缴存续缴
通过入账日期或业主代码找到需要纠错的业主缴交单
点
在应缴处填入真实缴交金额。

确认无误点申请纠错
8、系统设置(1)用户管理
设置系统登陆用户
1、新增：
点新增按钮
确认无误点保存即可
2、编辑
点
确认无误点保存即可
3、删除。