PowerPoint演示文稿的制作方法

PowerPoint97演示文稿的制作方法

PowerPoint是专门制作演示文稿的软件，特别适合学术演讲、产品推介和工作汇报等场合。它以幻灯片方式展示文稿的内容。它不仅能以生动的动态方式展现文字资料和图片资料，也可以加入声音、动画、视频等多种媒体，使文稿更加生动，更具说服力。

一、教学多媒体演示文稿制作的前期准备

1. 拟定幻灯片大纲内容包括分析演示的每个要点, 确定每个要点需要使用多少张幻灯片来配合, 但幻灯片的总数量将受到提供给演示的总时间的限制, 经验表明, 为保证播放效果, 每张幻灯片的播放时间不能少于一分钟。所以, 一旦提供给演示的时间确定后, 需要制作的幻灯片的总数目也就大致定下来了。

2. 确定幻灯片上的内容和形式一般地说, 需要根据教学的具体内容, 来确定每张幻灯片上放置什么信息和采取什么形式。通常, 放置到幻灯片上的信息可被区分为“重点信息”和“直观信息”两种类型。重点信息是指需要加深印象的那些信息。主要包括章节标题, 重要的概念、定义和结论, 特别需要强调的内容等。直观信息包含两种情形, 一种是难以用语言来表示的信息, 如病理、组织图象等; 另一种是可以比语言更加清楚生动地表达含义的信息, 如统计图表、结构框图、示意图等。

3. 确定幻灯片上的对象的统一格式及主色调这里的对象是指幻灯片上具有相对独立性的那些内容或形式。一般可把对象粗线条地分为“文本类”,“图形类”,“图像类”,“视频类”与“音频类”等。所谓主色调, 是指为加强演示效果而设置于幻灯片上的背景颜色, 以及对各个对象的着色。各类对象按需要还可加以进一步的细分。例如, 可把文本类对象细分为标题、项目文本(或子标题)、普通文本、艺术字等。再如, 图形类对象可细分为图表、表格、剪贴画、结构框图、自选图形等。每一类对象还可定义自己的格式, 如对文本类对象, 可以定义文字的字体、字号、字型、颜色等, 此外还有文本框的填充效果和框线的样式。因此, 在这一环节里,一项基本的工作就是统计全部幻灯片上所拟采用的对象形式, 在此基础上将它们合并归纳成为主要的几类, 并分别确定每种对象的格式。这样一来, 除了极个别的对象外, 幻灯片上所采用的对象形式大体一致。这样做, 一是可使演示具有整体感, 避免了分散受众注意力, 二是易于采用复制的办法采制作演示文稿, 简化了制作过程。

二、教学多媒体演示文稿的设计和制作原则

1. 整体性原则幻灯片的整体效果的好坏, 取决于幻灯片制作的系统性, 幻灯片文字的艺术效果处理, 以及幻灯片色彩的配置等等。幻灯片文件一般是以提纲的形式出现, 最忌讳的做法是将所有内容全部写在几张幻灯片上。制作幻灯片时要将文字做提炼处理, 起到将要点强化文字简炼, 重点突出的效果。

2. 主题性原则在设计幻灯片时, 要注意突出主题, 通过合理的布局有效地表现教学内容。在每张幻灯片内都应注意构图的合理性, 可使用黄金分割及九宫法构图, 使幻灯画面尽量地做到均衡与对称。从可视性方面考虑, 还应当做到视点明确(视点即是每张幻灯片的主题所在)。利用多种对比方法来为主题服务。例如黑白色对比, 互补色对比(红和青、绿和品、蓝和黄) , 色彩的深浅对比, 文字的大小对比等等, 以及各种对比方法的综合使用。总之, 尽量使幻灯片画面具有感染力和鲜明的主题。用色多则乱, 用色繁则花,“用色不过三”就是一条常用的法则。如果用色太多和过繁极易造成喧宾夺主干扰画面主题, 导致幻灯片的主题不突出和整体效果不佳。因此, 切记用色不要滥。

3. 规范性原则幻灯片的制作要规范, 特别是在文字的处理上, 力求使字数、字体、字号的搭配做到合理、美观。主要应注意以下几点:

(1) 字体的选择: 各种字体具有其各自的风格色彩, 根据文稿的不同需求选择不同风格的字体。正文用字多以庄重为宜, 通常多选用宋体, 如果选用仿宋体、楷体或其它一些美术字体为正文用字,易给人以轻散之感觉。

(2) 字号的选择与行距的关系: 字号的选择也影响着画面的效果。过小, 视觉困难; 过大, 则造成松驰感。同样, 行距过宽或过窄也会使阅读的内在节奏受到阻碍。对于文字, 按照经验, 在一般小教室里进行的演示, 正文必须要大于18 号才能使受众毫不费劲地看清楚, 标题则要大于44 号才能比较醒目。实践表明, 如果演示过程中受众看不清楚视屏上的字内容, 那么他们不仅会放弃观看视屏,甚至还会放弃听讲兴趣退场而去。对于图表和图形, 应当力求轮廓线粗一些, 而细节部分则尽可能地越少越好。

(3) 画面的稳定与留白的关系: 留白不但有助于阅读, 而且还利于稳定视线。画面与留白的关系如同呼吸, 画面大小就如同呼吸深浅, 过大过小都会有窒息感。在标题、文、图和四周应留有适当的空白, 便于主题的突出, 使版面清爽, 疏密相间, 让听众阅读时有透气的地方。

4. 少胜多原则大多数演示视屏所犯的通病和最大问题是在一张幻灯片上放置太多的信息。比较合理的作法是, 视屏上应大致留出三分之一左右的空白, 特别是在视屏的底部应该留有较多的空白。这样安排的原因有两个: 一是比较符合受众观看演示的心态和习惯。当一张幻灯片出现时, 受众直接和自然的反应是首先观看其上内容, 随后才听取演示者的讲解。如果一张幻灯片刚一显示, 演示者应立即开口讲解, 那么前面的几句话往往是没有效果的。有经验的演示者此时常常会稍等片刻, 并且把这个片刻控制得恰到好处, 恰似一个自然的过渡, 而不像是一个中断, 一般这个时间大约以 5 秒钟左右为宜。如果幻灯片上信息太多, 满篇文字, 那么受众在 5 秒钟内就会看不完。二是有利于建立演示者和受众间的交流气氛。幻灯片上满篇文字的另一个缺点是, 会使演示者的“念”比受众的“看”慢得多, 容易造成受众的长时间的等待, 同时还使演示者长时间背对观众, 破坏了演示者和受众之间的交流气氛。

减少视屏信息量的措施有“浓缩”、“细分”和“渐进”三种。

(1) 浓缩: 对于文字, 尽量使用简短和精练的句子, 结构简单, 使受众一看就懂。一张幻灯片上的文字, 行数不多于六至七行, 每行不多于20 个字。对于图表和表格, 也要精简, 通过合并一些相关行列来使图形和表格的行列数为四至五个, 否则就会显得过于繁杂。

(2) 细分: 对于文字, 把原先置于一张幻灯片上的较多内容加以分解, 分别放到几张幻灯片上,每张幻灯片上的内容具有相对的独立性。对于图表和表格, 基本原则是一张幻灯片只放一幅图表或一个表格, 但那些必须放在一起需要进行比较的例外。

(3) 渐进: 做法是将一个视屏的信息分为几次按先后顺序进行显示, 并且把演示着的演讲与相应显示的视屏信息相匹配, 使受众每次所需要注视的信息量大为减少。在演示应用软件Pow erPoint 中包含了这种功能, 如利用自定义对象的动画来安排视屏上的信息对象出现的先后次序, 还可以决定先出现的信息在视屏上是否可以改变颜色或者消失等。

5. 易读性原则易读性的含义是指要使坐在最后一排的受众都能看清楚视屏上的信息。通常, 计算机屏幕上可以看得很清楚的文字和图表, 一旦放映到演示屏幕上常常会不清楚, 在制作演示文稿时对这一点