办公室文件柜整理方案

山东科技大学学生社团联合会文件柜整理方案（试行）

办公室

二○一○年十月八日

策划方案

——办公室文件柜整理

文件柜整理说明：

办公室文件柜整理共涉及9个文件柜，其中档案柜8个，杂物柜一个。分别编号为01至09号文件柜。为方便称呼和查询，已用黑色记号笔在文件柜的左上方标注了文件柜编号。

文件柜整理原则：

1、按年度和活动内容排列顺序和保管期限，同一活动事件的文

件相对集中，并以文件形成时间先后，并兼顾文件的重要程度等因素进行排列。

2、文件柜内的文件夹及文件盒的装订应遵循：原件在前，复件

在后；正文在前，复件在后；定稿（最终修订稿）在前，历次修改稿在后；社联下发文件在前，社团上交文件在后。

3、关于文件盒进行必要的编号，按一个年度一个流水号原则写。

采用中文4位数编号，如0102，前两位01代表文件柜的编号，后两位是文件的实际编号，若01号文件柜有8个文件，从0101到0108进行编号，02号文件柜继续上次的编号，如0209即代表02号文件柜的第一个文件盒。

4、装盒可根据需要选择档盒的厚度，并在盒脊设置项目中填写

年度、盒号，分属大类等必备项。有必要的话可制作一个简单的文件说明表或文档形式的小纸片，放在盒内文件的最后，既不妨

碍查询，又有助于了解文件盒的具体内容，如无必要，则略去这一步骤。

5、原则上，文件柜内部的物品文件取出应由当日办公室值班人

员操作，使用完毕放回原处。如有变动，在工作交接本上做好记录，方便次日值班人员了解情况。办公室成员务必尽量熟悉文件柜内的物品放置。禁止私人性质带出或毁坏文件柜内相关资料。具体整理方案：

1、按大类区分文件柜的使用性质：

01号文件柜为社联内部文件及其历史资料等与社团联合会相关的文件档案；

02号文件柜主要是有关学生社团的注册、注销、活动计划、申请、总结等社团相关方面的资料；

03号文件柜内容明确，主要放置学生社团财务状况、社团年度工作总结以及下学期工作计划。03号文件柜资料的特征是比较大型的年度的计划总结等，文件一般都比较集中，重叠成一定的厚度进行归档；

04号文件柜为督导部专用，主要放置社团评优、A类活动申请，社团调研以及督导部内部的相关资料；

05号文件柜分为两部分，主要内容是各种表格性质的文件以及经常使用的备份文件。左半部分放置已经填写或使用的表格和文件，大部分是有一定历史的，几乎不再使用的资料，只作为参考备份；右半部分放置的是空白的表格和已经使用的办公室日常的公章使用簿，

值班记录表，物品借出本等（即办公室办公桌上以及悬挂的经常使用的表格）；

06号文件柜放置各种活动、会议可能使用的工具以及其他物品;

07号文件柜放置各社团的成立资料（文件夹形式），从A-G，

H-N(已按字母顺寻排列好)；

08号文件夹承接07号文件夹的材料，是从0-T，U-Z的社团成立资料，这两个文件柜的内容不予变动。

09号文件柜是杂物柜，主要放置各种使用价值较小的、基本上不会使用的物品。分上下两格，上格放置纸质或塑料的陈旧文件或文件夹，下格放置一些已经损坏或基本不再使用的陈旧物品，以及闲散书籍读物。

2、文件柜整理分布图：

3、各文件柜具体内容：

01号文件柜（社联内部文件及历史资料等与社团联合会相关的文件档案）放置物品：

A、明星社团经验交流会（文件盒，内部的内容是社团活动月红头文件通知）,需更改文件盒名称；红头文件（通知类，简单的纸质文件形式）{以上物品目前在01号文件柜}

B、2009年纳新须知；社团联合会最新纳新须知；《校社联纳新啦》；《我们的社联、我们的精彩》、09年社联报名表（空白）（此类通知取一定数量备份，余下部分予以销毁或放入杂物柜中）；05-08年社联成员名录{以上物品目前在02号文件柜}

C、社联干部培训班材料、2004年社联同事留言录（同学录形式）；社联干部联系方式（某年）；06-07，07-08社联社团工作总结。{以上物品目前在03号文件柜}。

D、社联纳新报名表（已经被录取的社联干事，办公室干事报名表在中间抽屉内，其他部门询问其干部）以后有类似的与社联相关的材料或须备份的文件档案可放在在此文件柜内。

E、07号文件柜内各院理事、校联，校学生会联系方式（往届）02号文件柜（有关学生社团的注册、注销、活动计划、申请、总结等社团相关方面的资料）：

A、07-08年社团情况统计表；关于社团先进集体、先进个人的评比工作、计划{以上物品目前在01号文件柜}

B、社团登记注册证；社团纳新统计表（往届）；2009-2010年学生社团注册工作通知；05-08年社团情况总结表；08年各社团举行活动总结（厚）；空白聘书外壳7本；空白奖状7份{以上物品目前在02号文件柜}

C、注销社团注册证；社团纳新资料（往届）；社团干部培训学

后感（往届）；注销社团资料{以上物品目前在03号文件柜}

D、14个学院各类活动申请总结表（文件夹形式）10年社团纳新

统计表、收据等（8个文件盒，部分学院社团纳新统计表交由老师审

批，未归还）；剩余纳新收据{以上文件目前在04号文件柜}

03号文件柜（学社团财务状况、社团评优、以及社团成果展示、社

团年度工作总结以及下学期的计划书）：

A、14个学院各社团的工作总结和下半年计划书（放置在社团年

度工作总结、财务报表等三个文件盒内，更改文件盒名为：社团

总结和下半年计划书（一）（二）（三），并标明年份：{以上

物品在01号文件柜}

B、成果展示会资料；社团评优材料；各社团财务状况；社团文

化月;社团活动计划书

04号文件柜（督导部内部使用：社团评优、A类活动申请，社团调研

以及督导部内部的相关资料）

08号文件柜社团评优等相关资料

05号文件柜

左半部分：（表格性质的文件，左半部分放置已经填写或使用的

表格和文件，有一定历史的）：历届社联纳新报名表（未被录取，在

03和07号文件柜）;各种陈旧文件表格等;

右半部分：（空白的表格和已经使用的办公室日常的公章使用簿，

值班记录表，物品借出本等）02号文件柜的各种登记表、申请表、