第12章 应付账款管理系统

第十二章应付账款管理系统

第一节应付款管理系统概述

应付款管理系统主要实现企业与供应商业务往来账款进行核算与管理，在应付款管理系统中，以采购发票、其它应付单等原始单据为依据，记录采购业务及其它业务所形成的应付款项，处理应付款项的支付、冲销等情况；提供票据处理功能，实现对应付票据的管理。

一、应付款管理系统与其它子系统的关系见教材第277页。

二、应付款管理系统的数据处理流程见教材第278页。

应付账款数据流是指有关原始会计单据在采购管理系统、总账等系统之间的传递。其中采购发票、运费单等在采购管理系统中录入，有关账簿在总账系统中存放。

三、应付款管理系统的操作流程见教材第278页。

四、应付款管理系统的应用方案

根据对供应商往来款项核算和管理要求程度不同，系统提供了“详细核算”和“简单核算”。不同的应用方案，其系统功能、产品接口，操作流程等均不相同。具体选择哪一种方案，可以在应付款管理系统中通过“应付账款核算模型”来设置。

1.详细核算

如果采购业务中应付账款核算和管理比较复杂，对每一笔应付款要追踪到产品级时可以选择此功能。系统的功能主要包括如下：根据输入的单据记录应付款项的形成；包括由于商品交易和非商品交易所形成的所有应付项目；处理应付项目的付款及转账情况；对应付票据进行记录和管理；对应付项目的处理过程生成凭证,并向总账系统进行传递；对外币业务及汇兑损益进行处理；提供各种查询及分析。

2.简单核算

如果采购业务以及应付账款业务并十分复杂，或者现购业务很多，则可以选择此方案。该方案着重于对供应商的往来款项进行查询和分析。简单核算主要在总账系统核算应付账款，主要与总账有接口。

第二节应付款管理系统初始化

系统初始化是指手工记账和计算机记账系统的交接过程。在启动应付款管理系统后，进行正常应付业务前，根据核算和实际的业务情况进行的有关设置。其中主要内容包括：选项设置、初始设置、基础档案、单据设计、期初余额。

一、系统启用

1.启用与注册

2.期初数据的准备

为便于应收系统初始化，应该准备的数据和资料包括设置供应商的分类方式、设置存货的分类方式、准备与本单位有业务往来的所有供应商的详细资料和所采购的存货详细资料、准备其它相关信息（如会计科目、企业结算方式、部门档案、职员档案），整理系统启用前所有供应商的应付账款、预付账款、应付票据等数据。

二、设置账套参数

选择“设置”中的“选项”，打开“账套参数设置”对话框，其中包括三个面签：常规、凭证、权限与预警。

其中包括三个面签：常规、凭证、权限与预警。

1.“常规”页签各选项设置

“常规”页签的主要内容包括应付款核销方式、单据审核日期依据、汇兑损益方式、应付款核算模型、是否自动计算现金折扣、是否进行远程应用、是否登记支票。

2.“凭证”页签各选项设置

主要包括受控科目制单方式、非控科目制单方式、控制科目依据、采购科目依据、月未结账前是否全部制单、方向相反的分类是否合并、核销是否生成凭证、预付冲应付是否生成凭证、红票对冲是否生成凭证。

3.“权限与预警”页签各选项设置

主要包括是否启用供应商权限、是否启用部门权限、是否根据单据自动报警、是否根据信用额度自动报警。

三、初始设置

1.设置科目

该内容主要有基本科目设置、控制科目设置、采购科目设置、结算方式科目设置。

2.其他设置

账龄区间设置、报警级别设置、单据类型设置操作同上，单据类型主要有发票和应付单两类。

四、单据设计

通过“设置”中的“单据设计”功能能够设计出符合需要的单据格式。

五、单据编号设置

这种编号规则与基础设置中的相同。

六、期初余额录入

1.期初采购发票、期初应付单、期初预付款的录入

2.期初对账

当完成全部应付款期初余额录入后，应通过对账功能将应付系统与总账系统期初余额进行核对。在期初余额明细表主界面中单击“对账”按钮即可。

第三节日常业务处理

日常业务主要完成企业日常的应付款入账、付款业务录入、付款业务核销、应付并账、汇总损益计算，通过及时记录应付业务、付款业务的发生，为查询和分析往来业务，提供完整、准确的资料，加强对往来款项的监督管理，提高工作效率。

一、应付单处理

采购发票与应付单是应付款管理系统日常核算的原始单据。如果应付款管理系统与采购管理系统集成使用，采购发票在采购管理系统中录入，在应付系统中可对这些单据进行审核查询、核销、制单等操作。此时应付系统需要录入的只限于应付单。若没有使用采购系统，

则所有发票和应付单均需在应付系统中录入。

应付单据录入、修改、删除、审核。其中：系统在“应付单据审核”中提供了手工审核，自动批审的功能。

二、付款单据处理

付款单据处理主要是对结算单据（在应付系统中结算单包括付款单、收款单即红字付款单）进行管理，包括付款单、收款单的录入与审核以及单张结算单的核销。应付系统的付款单用来记录企业支付给供应商的款项，款项性质包括应付款、预付款、其它费用等。其中应付款、预付款性质的付款单将与发票、应付单进行核销勾对，其它费用性质的付款则直接计入费用，不能冲销应付账款。应付系统收款单用来记录发生采购退货时，供应商给企业的退付款项。该收款单可与应付、预付性质的付款单、红字应付单、红字发票进行核销。

1.付款单录入：付款单的录入、修改、审核、制单等处理，具体操作同应付单据录入。

2.代付款的处理：在应付款管理系统中有两种处理方式：一是将代付的款项单独录

一张付款单，将付款单位直接记录为另外一个供应商；二是将付款对象仍然记录为实际收款的单位，但通过在表体输入代付供应商的功能处理代付款业务。

3.录入收款单：实际是退货时的退付款项。该收款单可与应付、预付性质的付款单、红字应付单、红字发票进行核销。利用付款单录入界面的“切换”可在付款单与收款单之间进行切换。

4.核销处理“可在单据录入后直接核销，或在“核销处理”中核销。

三、核销处理

单据核销的作用是处理付款核销应付款，建立付款与应付款的核销记录，监督应付款及时支付，加强往来款项的管理。

1.核销方式

系统提供单张核销、自动核销和手工核销三种核销方式。

2.核销规则

对应付单据和付款单据进行核销时，分为几种情况，每种情况都分为同币种核销和异币种核销。

1)付款单与原有单据完全核销

2)在核销时使用预付款

3)付款单的数额小于原有单据的数额，单据仅得到部分核销

4)预付款大于实际结算数，余额退回。

四、选择付款

主要提供对多个供应商、多笔款项的集中支付业务处理，以简化日常付款操作。

五、付款单导出

主要完成付款单与网上银行的导出处理。通过“日常处理”中的“付单导出”实现导出功能

六、票据管理