办公软件基础培训

•· 更改文字颜色 • 首先选取要更改的文字，比如要将文字“总经理”的颜色改成红 的。在“文本工具”工具栏上，单击“字体颜色”旁的箭头。 选 择红色，就可以了。如果要将文字颜色更改回其默认值，请单击 “自动”。 若要更改为另一种颜色，请单击“自动”下的一种颜 色。· 更改形状的填充颜色 ，单击“组织结构图”工具栏上的“更 改颜色”按钮就可以选择喜欢的颜色，也可以在“文本工具”工 具栏上，单击“填充”和“轮廓”旁的箭头选择喜欢的颜色和边 框
• 根据表格数据制作图表。用表格制作图表是比较方便的，因为所 有的数据只要是你已经提前填写在表格上的话都可以直接应用。 方法：在表格内填写好需要制作成图表的数据，然后选中所有需 要制作成图表的数据，点击图表工具，然后根据自己的需求选择 柱形图、饼图等等。图表对话框出来后选择确定，图表制作好后 可以选中旁边的小工具进行美化，同时如果需要拖动图表的话可 以在鼠标变成雪花光标时进行推动，为了美观你也可以先将一些 空白单元格进行合并，然后将图表放进合并后的单元格内就美观 多了。
数据求和计算
• 数据自动求和。表格本身就是一个主要用于数据统计的工具，所 以表格的求和工具是自动生成的。方法：选中表格所有你需要进 行求和的区域，然后查看表格的下方即可看见表格所选区域纵向 的求和以及平均值等基本数据了。 • 数字基础计算。表格其他的计算不像求和一样自动生成，需要通 过一定的选择计算才能生成。一些比较复杂的公式在网上一般都 会有整理的。但是简单的加减乘除却不需要借助公式，只需手动 书写变可以完成。方法：选中横向数字后面的空白单元格作为求 和单元格，在表格上写有fx的区域里写上‘=’然后选中其中一个 需要计算的数字，选中变成蓝色边框即为成功选中，然后添加 ‘加减乘除’符号后再添加一个需要计算的数字，依次类推，最 后在整个计算公式书写好后，在求和单元格内按动回车键，计算 结果便完成了。
• 接下来执行下列一项或多项操作： • (1) 若要向一个形状中添加文字，请用鼠标单击该形状，并键 入文字， 如图所示。要2) 若要添加形状，请选择要在其下方或旁边添加 新形状的形状，单击“组织结构图”工具栏上“添加形状”按钮 上的箭头，再单击下列一个或多个选项，
数字自动排列
• 制作一个表格时有些序号是次序连续的，如果一个单元格一个单 元格的填写数字实在是太麻烦了。这个时候你就可以利用表格自 带的数字自动排序工具进行数字自动排列。这样就省去了大把时 间了。方法：首先选中起始数字，将光标向右下角轻轻滑动，看 见出现+号图标时，按动鼠标左键进行选中虚线区域向下滑动， 直到出现你需要的数字松开鼠标左键即可。
• 2，熟悉表格初始工具。不管是excel还是WPS表格认识和熟悉开 始新建工具、保存以及另存为、打开等最基础工具是必不可少的。 由于excel和WPS表格的结构稍有区别。不管是哪个版本。最基本 的工具一般都在‘文件’工具里。只是软件版本不同位置有些微 小区别，但通常都很明显，注意观察一下。 • 3，熟悉表格‘插入’工具。插入工具也是一个很重要的工具， 下面的小工具可以说对美化和丰富表格的作用极大。其中包含了 最常用的各种表格插入、图表插入、图片插入以及艺术字插入等 等。 • 4，熟悉快捷键。不管是应用文档软件还是表格软件，我觉得首 先要了解的就是了解在表格应用中的各种快捷键。这些快捷键通 常在你选择表格工具的时候在旁边文字中进行提示。在这里我简 单说几个比较常用的快捷键：Ctrl + C 复制、Ctrl + X 剪切、Ctrl + V 粘贴、Ctrl + Z 撤消、Ctrl +S保存、Ctrl +N新建 以及DELETE 删除。
四：制作组织结构图
• 那如何使用这一绘图工具让组织结构图绘制的非常有特点而且美 观呢？ 首先，当然是点击“插入”菜单里的“组织结构图”。当 点击确定后，就会在页面上看到一个组织结构图，在组织结构图 的周围将出现绘图空间，其周边是非打印边界和尺寸控点。您可 通过使用尺寸调整命令扩大绘图区域以拥有更大的工作空间，或 者也可通过使边界更适合图示来消除多余的空间。
三：WPS表格常用操作
• 格式刷。格式刷是一个很巧妙的小工具。无论是你在填写表格或 是复制粘贴表格时遇到了不统一都可以利用格式刷快速统一格式。 无论是一个单元格或是多个单元格。只要是你需要变更的地方都 可以选中进行统一。方法：先选中已经修改好的单元格，然后点 击格式刷，接着根据需求选中你需要变更的区域进行格式统一操 作即可。
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一：WPS文档的建立和修改
• 在WPS中，双击“WPS文字”程序创建文档，第一排是9个主菜单 键，我们主要用到的是开始˴插入˴页面布局这几个。其中在左上 角文字小倒三角处有些常用功能键。
• “WPS文字”中为页面布局创建了独立板块，我们只需要在菜单栏选择 “页面布局”功能模块即可对页面进行布局设置，这里我们可以看到 “WPS文字”默认以快捷图标和文字形式显示，在“文字方向”上， “WPS文字”中为文字方向提供了更加丰富的选择，除了水平和垂直方 向，还提供了文字方向旋转功能：背景，为文档更换背景，从而丰富和 标准化文档，让文档更具吸引力和亲和力：背景设置包括纯颜色背景、 渐变、纹理、图案及图片来丰富文档视觉。页面边框，这里的页面边框 除了设置页面边距外还提供了边框线性，默认为无边框状态。稿纸设置， 为我们提供了类似于稿件模式：勾选使用稿件方式即可，网格模式及规 格自行调整。文字环绕，当文档中插入图片时该功能为可编辑状态，不 然为灰色不可编辑状态了。
• 文本、数字排序。无论是文本还是数字，有的时候输入在表格内 的时候都是没有规律的。但这个时候又需要统计每个文本或是数 字的展示情况，那么这个时候排序工具就派上用场了。方法：选 中所有你需要进行统一排序的区域，点击鼠标右键，选中其中的 排序选项，根据需求选择升序或是降序等，经过这样排序后一切 数据就很直观了。
二：WPS表格的建立和使用
• 在WPS中，双击“WPS表格”程序创建表格，点选文件-新建表格。 1，熟悉表格‘开始’工具。打开一个表格，如果没有特别调整 过的话，首先展示在大家面前的就是开始工具。你不用特意寻找， 但必须要熟悉，因为很多常用的工具，例如：格式刷、合并、字 体、格式、颜色等工具都在这里可以找到。