如何制作一个漂亮的WORD文档

如何制作一个漂亮美观的WORD文档

摘要：

现金社会越来越多社会工作者对于计算机的运用仅限于浏览网页、微信或者QQ等即时通讯，要么就是观看视频，除了一些需要使用的公文写作的少数工作外，如被问到是否懂得如何制作Word文档时，大多数人都会尴尬的说：会一点点，那么这个一点点到底是个什么程度呢？估计也就是在新建个Word文档，然后在空白的页面上开始敲打键盘，直到打完要打完的字，然后关闭文档，但您是否考虑过收到这个文档的您的领导或同事看这个文档的时候是如何的心情，是一目了然、赏心悦目的看完，还是一头雾水、无从适应，今天我们就来谈谈如何让Word文档制作不再枯燥乏味！

关键词:页面设计、页面规划、段落样式

如果用Word写长文时，你是不是习惯直接打开一份空白页面，然后开始敲打键盘，等到写完调整格式时，发现调整的时间比写文章耗时还多？

如果要将某级标题统一换成其他字体和字号时，你是不是通过用手工操作的方式在Word里去调整每一个标题的的格式？

如果需要修改论文的末尾时，你是不是在Word里用鼠标左键按住，往下拉了好长一段距离才聚焦到想要的位置吗?

如果你没有在上面这些情境中不会感到郁闷和抓狂，我深深地佩服你。

但是，有没有想过，在Word里处理长文时，你很可能用的是一种原始、粗放的做法，所以，那些重复性的工作才特别恼人。

而实际上，我们可以让Word跑得再快一点，减少海量枯燥无谓的重复操作。尤其是你需要经常写论文、公文以及各式各样、杂七杂八的长文时。

我给出的方法是：给Word写长文（特别是结构化长文）前“打个底妆”——做好段落样式的规划。

这种方法的理念是以长远的目光来看待Word长文的未来。

先体验一下打底妆后的“惊艳度”

下面以幸福成长沙龙的“拆书战队”战果为例，说一下Word的打底妆这回事儿。

话说2015年7月份时，我倒腾了一个拆书战队的线上活动，每周战队群里按时交上作业的小伙伴，可以留在队里，并获得一份本周由群里小伙伴的拆书笔记共同构成的“战果”。

这份“战果”是在Word里制作的。因为有五六十号人，每人600字以上的内容，合在一起的内容少说都有几十页的数量级。

如果没有任何的底妆，这些拆书笔记的内容堆在一起是这样的

这样是见不得人的。然后打完底妆，是这样的：

并且，这种美不是纯粹表面的美，而是由内而外散发出来的（等下你可以慢慢感受）。

这种内在美体现在以下四大方面：

一、批量式操作

可以瞬间改掉同级内容（标题或正文）的段落样式。即使老板要求哪一级标题的颜色、字体、行距必须统统换掉，你再也不必一个一个去调整了。

二、灵活式跳转

配合“文档结构图”，实现轻松跳转。即使结构化的文章再长，也能瞬间跳转，到达某一章节。

当你给Word“打底妆”以后，可以点击Word菜单中的“视图”，打开“文档结构图”。在左方文档结构图的项目点击后，右方的文本就会迅速切换对应的板块，类似超链接的作用。

另外，完工之后，还能自动生成目录。

三、快捷式移动

利用“大纲视图”，实现轻松调整段落次序。不需用鼠标长长按住选中大段文字才能移动，方便快捷。

四、永久式克隆

可以转为模板，无限次使用。以同样的格式为基础撰写其它文章，能够形成统一的风格，为将来把一系列长文集结成书做好准备。

实例说明打底妆这回事儿

总共四步曲：

第一步：想好值得否

第二步：规划做啥样

第三步：变出快捷法

第四步：转成模板来

第一步：想好值得否

在开始前，作为战队队长的我琢磨着，得给这个拆书笔记战果的Word先打个底妆，也就是做好设置好段落样式的模板。

这样做的目的是，让不同战队“驾驶员”拿到这个模板后，在汇总整理每周大家的拆书笔记战果时，能够在耗时少的前提下，实现风格统一。

拆书战队活动是会持续一段时间的，所以这个模板像杠杆一样，花点时间做这个模板，对于后期效率的提高有撬动的效果，值！

对于给WORD打底妆这件事，可以先想好这个模板是有什么应用价值，如果未来有长时间的使用可能，那这个模板非常值得去做。

第二步：规划做啥样

接着，对Word的内容层次和段落样式进行一个整体的设想。

对于拆书战队的战果模板，我主要是从内容的结构，以及各层次标题和正文的样式上进行规划。

每个人的拆书笔记内容上的结构为：

基本信息：编号+姓名+阅读书目+书目作者

Step1.精彩摘录

Step2.我的思考

Step3.我的行动

我将上面第一行（基本信息）作为第1级标题，第二至四行（拆书的三步骤名称）作为第2级标题。

想要做出来的效果是：

“第1级标题”的段落样式三号字黑体蓝色

“第2级标题”的段落样式三号字华文中宋蓝色

另外，还有“正文”的段落样式五号字宋体黑色

想好了什么类别的段落用什么样式，能够大大提高第三步的效率。当然，如果

你对字体、字号的模样敏感度不高，需要一边操作一边选择效果，也可以将第二步与第三步合并起来进行。

第三步：变出快捷法

在空白的文档上，输入三行（其实内容可以随便，这样写是为了方便你理解哪一级内容对应使用什么样的段落样式）：

第1级标题

第2级标题

正文

这三行内容按照第二步预想的字号、字体和颜色，先设置好。

现在要将它们分别设为段落样式了。

以第一级标题为例，将“第一级标题”选中，右击，在菜单选择最下方的“样式”-“将所选内容保存为新快速样式”(下图)。

在出现的对话框里，将“名称”改为“第1级标题”，改名称是为了方便识别，因为Word本身存有其他样式（下图）。

再选中对话框下方的“修改”，进入“根据格式设置创建新样式”对话框（上图）。

将该界面中的“后续段落样式”选为“正文缩进”。

“后续段落样式”指这个样式之后的段落的格式，比如说这一段是“标题”的样式，第二段接着的是什么样式。像“标题”类的样式，全面往往跟着的是“正文”，暂时把这一项选为“正文缩进”（缩进是指前面有空2格）。

此外，“后续段落样式”上面还有“样式基准”，是指将要创建的样式与哪一个相近，这样你在创建的时候就可以尽量少地修改就行了，一般系统默认为“正文”，就让它为“正文”吧。