档案信息管理系统建设方案111026

芜湖市信息化项目建设方案

（一类）

项目名称：芜湖市档案信息管理系统申报单位（盖章）：芜湖市档案局

项目起止日期：2012年1月至2012年12月

芜湖市档案局（馆）编制

年月日

第一章项目概述

1、项目名称

芜湖市档案局档案信息管理系统

2、项目建设单位和负责人、项目责任人

芜湖市档案局（馆）

3、项目建设方案编制依据

主要依据：

1)《中华人民共和国档案法》要求各级各类档案馆应采

用先进技术，实现档案管理的现代化。安徽省档案局、

芜湖市档案局“十二五规划”明确提出要加强档案档

案工作信息化建设。《全国档案信息化实施纲要》对档

案信息化工作有明确要求。

2)贯彻落实科学发展观，践行“以人为本，执政为民”

理念，充分发挥档案局现有信息系统作用，提高工作

效率和工作水平，更好地为群众服务，需要建设档案

信息管理系统。

3)充分挖掘档案资源的潜在价值。通过采用先进技术手

段对档案资料进行收集、整理和管理，实现档案资料

价值的增值，为经济社会发展提供全方位的服务。

综上所述，根据芜湖市财政局财行《关于申报2012年度信息化建设项目的通知》（〔2011〕258号）要求，特编制本方案。

4、项目概况

档案信息管理系统作为数字档案馆系统的核心部分，在对现有的目录系统进行升级改的基础上，使之与全文数字化系统、多媒体档案管理系统、电子文件中心系统对接，实现对各类档案资源的全面统一的管理与利用。

第二章项目建设单位概况

1、项目建设单位和机构职能

芜湖市档案局（馆）是市委、市政府直属事业单位，行使档案行政管理和保管利用两个职能，既主管全市的档案事业，对辖区内机关、团体、企事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导，又负责接收、收集、整理、保管和提供利用全市范围内的档案。内设办公室、指导科、法宣科、管理科、编研科五个职能科室，公务员编制20人，其中信息化专职人员1人，兼职1人。

2、项目实施机构与职责

项目实施机构由芜湖市档案局自行组织实施，主要职责为：制定项目建设计划，组织相关采购，负责项目建设期间的沟通协调、项目完成后验收和完善、最终系统的使用和日常维护等。

第三章项目建设的必要性

1、项目提出的背景和依据

运用现代信息技术改造传统工作模式，是提高工作效率、提升工作水平的必由之路，也是满足人民群众日益增长

的对档案利用服务需求的紧迫任务。数字档案馆建设势在必行。我局（馆）在2010年就向市政府提交了《芜湖市数字档案馆和爱国主义教育基地建设项目的报告》（芜市档发[2010]36号），并得到市领导的批示（详见后附）。安徽省档案局在《安徽省“十二五”档案事业发展规划》（后附）中进一步对加强数字档案馆建设提出要求。

档案信息管理系统是数字档案馆的核心子系统，实现数字档案馆的管理利用功能。国家档案局2010年发布的《数字档案馆建设指南》中指出数字档案馆系统包括收集、管理、保存、利用4个功能子系统。我局（馆）已建成的档案全文数字化加工、电子文件中心、多媒体档案数据库、档案目录数据库等信息化系统基本涵盖了数字档案馆的收集和保存功能，目前急需一个档案信息管理系统，对各个系统档案信息资源的进行统一的整合管理，并对外提供利用。

2、现有信息系统装备和信息化应用状况

芜湖市档案局1998年使用津科档案管理软件单机版，用于档案资料管理。2002年软件升级为津科JI-110档案管理网络版，实现局机关档案管理网络化。同时通过该软件对局机关内部档案资料目录信息进行入库，目前建立了过百万条的目录数据库。2011年档案局建成档案全文数字化加工系统和多媒体档案管理系统，今年全文数字化加工将完成档案数字化处理5万页。目前电子文件中心系统正在建设中。

3、信息系统装备和应用目前存在的主要问题

目前我局已建成多个档案信息系统，各自独立，档案信

息资源不能共享，形成信息孤岛，难以实现档案信息资源的利用。尤其是档案目录数据库为2002年建设使用，建设年代较早，功能单一、操作复杂、效率低下。

第四章需求分析

1、档案工作实际情况分析

随着芜湖社会经济发展，社会对档案资源的利用需求逐渐增加，芜湖市档案局馆藏档案的数量也日益庞大，这就要求我们采用信息化的手段对档案进行管理、对群众进行服务。一方面如下放知青档案、招工进厂档案等关乎群众利益的民生档案利用率很高，而该类档案由于年代久远，限于当时物质条件，档案纸质较差，经常对原件查询利用，既不方便，也对档案原件保护带来很大困难。另一方面目前档案局馆藏档案数量已经达到15万余卷，如此数量庞大的档案，日常管理工作量很大。

鉴于以上情况，为更好地履行档案局（馆）职能，更好地满足社会需求，我局计划通过实施本项目实现以下目标：1、实现对现有馆藏档案的简便灵活管理；2、对电子文件中心、全文数字化加工系统、多媒体档案数据库进行资源整合，统一管理。3、方便快捷地提供档案信息资源利用。

2、业务功能需求分析

主要业务功能：1、档案馆管理信息化；2、档案信息资源整合管理； 3、档案信息资源统一开放利用。

4、系统功能和性能需求分析

档案管理软件需要具备以下几部分功能：

A.档案目录库管理，报表管理，自动立卷，卷内文件调整，

鉴定销毁；档案盒管理，自动归档，归档文件管理，盒内件号调整；

B.档案借阅利用管理，借阅利用情况统计，自动生成报表管

理；档案编研：参考资料、史料汇编；档案年报最新模版以及年报自动生成；

C.档案室人员、设备、温湿度、用房信息、全宗信息、馆藏

信息管理；

D.库房图形化管理；

E.与数字化加工平台、电子文件中心、多媒体档案管理系统

对接，统一管理档案信息资源；

F.网上录入档案，整理档案；在线档案开放管理；

G.网上档案查询、借阅，申请利用、审批管理;

H.原件全文检索; 专业级全文检索；

I.档案元数据接收与发布；

J.数字水印；光盘发布；批量挂接工具；

K.系统维护，数据维护，个性化页面设置，分级管理，组权限管理，日志管理；

性能要求满足当前档案局工作需求，并具有一定前瞻性，保证3-5年不落后。