电子邮件的规范使用

电子邮件伴随着互联网的诞生就一直存在，在“互联网+”时代，其 重要性也丝毫未减。但实际使用中还存在很多不规范现象，正因为电子 邮件的普遍、重要且基础，那么通过此次专题培训，希望对公司员工规 范邮件书写，提升职业素养、提升品牌形象起到较好的效果。
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一、电子邮件的重要性
什么情况 下，需要发邮 件？？？
抄送人
• 而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义 务对邮件予以回应，当然如果CC的人有建议，当 然可以回mail。
• 而BCC是密送，即加密抄送人，收件人并不知道你 把该邮件发送给了其他人。这个可用在非常规场 合。
密送人
将CC人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，
以免造成不必要的困扰和“垃圾”。
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三、电子邮件撰写规则
（二）称呼问候要得当
（1）恰当地称呼收件者，拿捏好尺度 （2）Email开头结尾最好要有问候语
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三、电子邮件撰写规则
（三）正文完整简洁
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三、电子邮件撰写规则
（三）正文完整简洁
（1）Email正文要简明扼要，行文通顺；
（2）注意Email的论述语气；史上最牛女秘书“邮件门”.docx
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四、电子邮件使用注意事项
3.TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则
比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于 提升你的形象。
4.转发邮件要突出信息

通常情况，当邮件内容未到达应收者或者邮件内容值得共享时，可以使用转发； 如果FW:过多，请删除重复的，避免邮件标题过长； 在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机 密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收。
⑦多用"抄 送",少用" 暗送"
③不要转 发有不良 影响的 Email
⑥Email的 收发要及 时 ④保留好 发送Email 的证据 ⑧不要因 为Email而 忽视电话 和当面沟 通
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Thanks!
只发有必要的邮件，认真发邮件！
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工作效能提升计划
—— 电子邮件的规范使用
2016年9月
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一 电子邮件的重要性
目 录
二 电子邮件的书写格式
三 电子邮件撰写规则
四 电子邮件使用注意事项
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一、电子邮件的重要性
为什么电子邮件很重要？
（一）电子邮件是一种正式、便捷的职场沟通方式；
（二）电子邮件是最好的工作记录；
（三）电子邮件是最好的证据； （四）电子邮件是展示企业形象的窗口。
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四、电子邮件使用注意事项
5.切记收信对象是一个“人”，而不是一台机器
态度友好，措辞得当。避免情绪激动的时候回邮件，如果对方的内容中带
有情绪，最好面对面回应或电话沟通。
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附：职场Email八大习惯
①不要越 级发邮件
②不要在 Email里谈 论跟工作 无关的事
百度文库
⑤Email联 络工作,树 立 企业形 象
1、正式工作报告 2、工作相关各方需要留下书面资料的往来 信息 3、公告、通知 4、知识推荐和信息传递 5、没有见面交流条件的其他交流内容 6、复杂事项，难以简单说明的事项 ……
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一 电子邮件的重要性 二 电子邮件的书写格式 三 电子邮件撰写规则 四 电子邮件使用注意事项
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二、电子邮件的书写格式
（一）主题要明确 主题是接收者了解邮件的第一信息 ，因此要提纲挈领，使用有意义的主 题行，这样可以让收件人迅速了解邮 件内容并判断其重要性。
这些主题恰当吗？
1、无主题 空白邮件标题是失礼的 2、陕西MIC**关于您*年*月*日提 出的**问题的回复 标题要简明扼要，不宜冗长 3、车先生收 标题要体现邮件内容和重要性，含 糊不清是不可取的 4、关于**和**等相关问题的回复 一封邮件尽可能针对一个主题，便 于整理 5、RE…… 应根据需要拟定回复邮件的标题， 简单的“RE……” 有欠妥当
祝颂语是表示致敬或祝贺一类 的话，如“此致”、“祝”等 可以紧接着正文写，也可独占 一行，空两格写
发件日期可写在署名的后 边，也可以另起一行
•
因电子邮件的即时性，可
省略
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常见书写格式问题列举
1.附件名称不规范、不明晰； 2.称呼标点符号使用错误，应 为逗号； 3.正文首行未空两格； 4.邮件无签名。
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三、电子邮件撰写规则
（五）结尾署名不能忘
（1）签名信息不宜过多； （2）不要只用一个签名档； （4）签名档文字应选择与正
公司签名格式如何设置: 邮件签名档设置.docx
文文字匹配，简体、繁体或
英文，以免成出现乱码。字 号一般应选择比正文字体小 一些。
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一 电子邮件的重要性 二 电子邮件的书写格式 三 电子邮件撰写规则 四 电子邮件使用注意事项
（3）Email的正文应多用1234之类的列表，将事情说明清楚； （4）邮件正文不可缺少的三个部分：

需要对方提供哪些信息； 希望对方采取哪些行动措施； 需要对方什么时候给予回复。
（5）尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查；
（6）合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。
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三、电子邮件撰写规则
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四、电子邮件使用注意事项
1.回复的技巧
（1）分优先级处理邮件 （2）及时响应邮件 （3）进行针对性回复 （4）回复不得少于10个字 （5）主动控制邮件的来往 （6）回信时注意保持线索
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四、电子邮件使用注意事项
2.正确使用主送、抄送与密送 收件人
• To 主送，事件负责人，主要阅读该邮件的人，收 件人，理应对邮件予以回应
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常见书写格式问题列举
1.主题不清晰； 2.无称呼、落款， 正文未注明附件。 总体是一封超级无 礼的电子邮件。
正文提及有附件， 但邮件漏发附件
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标准格式例举
邮件虽短 礼仪俱全！
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一 电子邮件的重要性 二 电子邮件的书写格式 三 电子邮件撰写规则 四 电子邮件使用注意事项
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三、电子邮件撰写规则
（四）附件处理要科学 （1）若邮件带有附件，应在正文内提示收件人查看附件； （2）附件文件应按有意义的名字命名； （3）正文应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时，附件数目不宜超过4 个，数目较多时应打包压缩成一个文件；
（4）如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用；
（5）如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送，或用QQ邮 箱发送超大附件。
电子邮件格式与书信格式相同 内容构成如下：
• • 称呼顶格写在第一行 加上冒号，表示下面有 话要说 • • 正文一般分为连接语、主体 文、总括语三个部分 每个部分开头都应另起一行， 空两格落笔 • 写完邮件之后，在邮件的 右下角写上发件人的姓名
称 呼
问 候
正 文
祝 颂 语
•
署 名
日 期
• •
问候语写在称呼的下一行 • 空两格，它可以独立段 •