文件资料标准化管理制度
办公室文件管理制度细则
办公室文件管理制度细则一、总则为了提高办公室工作效率,保证文件管理的规范化、科学化和标准化,特制定本制度细则。
本制度适用于办公室内各类文件的收发、归档、保管和利用等管理工作。
二、文件分类1、按照文件的性质,分为行政文件、业务文件、财务文件、人事文件等。
2、按照文件的来源,分为内部文件和外部文件。
3、按照文件的机密程度,分为绝密文件、机密文件、秘密文件和普通文件。
三、文件编号1、所有文件应进行统一编号,编号应具有唯一性和可识别性。
2、编号规则应明确,包括文件类型、部门代码、年份、流水号等要素。
四、文件收发1、设立专门的文件收发岗位,负责文件的接收、登记和分发。
2、接收文件时,应仔细核对文件的数量、文号、标题等信息,确保无误。
3、对收到的文件进行分类登记,记录文件的基本信息,如文件名、文号、来文单位、收文日期等。
4、根据文件的内容和性质,及时将文件分发给相关人员或部门,并要求签收。
五、文件归档1、明确归档范围,包括重要的文件、合同、报告、通知等。
2、归档文件应按照分类进行整理,保证文件的系统性和条理性。
3、每份归档文件应附上归档清单,注明文件的名称、编号、日期、页数等信息。
4、归档文件应存放在专门的档案柜中,按照分类和编号顺序存放,便于查找和利用。
六、文件保管1、档案柜应保持整洁、干燥、通风,具备防火、防潮、防虫等措施。
2、严格限制非档案管理人员进入档案存放区域。
3、定期对档案进行检查,如发现文件破损、缺失等情况,应及时采取补救措施。
七、文件利用1、内部人员因工作需要查阅文件时,应填写查阅申请单,注明查阅目的、文件名称等信息,经部门负责人批准后,方可查阅。
2、查阅文件时,应遵守档案管理规定,不得损坏、涂改、转借文件。
3、如需复制文件,应经档案管理人员同意,并在复制件上注明复制日期和份数。
4、外部单位查阅文件时,需经办公室负责人批准,并按照规定办理相关手续。
八、文件销毁1、对于超过保存期限的文件,应进行鉴定和销毁。
文件与资料控制管理制度(3篇)
文件与资料控制管理制度一、总则为了加强对公司文件与资料的控制与管理,规范文件与资料的收集、存储、使用和保护,提高管理效率和信息安全性,特制订本制度。
二、文件与资料的定义1. 文件是指公司内部产生或外部收到的书面、电子、影音等载体上记录的各类信息与数据,包括但不限于计划、报告、备忘录、通知、函件、合同、协议、会议纪要等。
2. 资料是指公司内外所有与业务活动有关的各类文字、图片、声音、视频等信息的载体,包括但不限于公司注册文件、商业秘密、经营报告、市场调研报告、竞争对手分析、员工信息等。
三、文件与资料的分类根据不同的内容和用途,文件与资料分为以下几类:1. 机密文件与资料:包括涉及公司商业秘密、竞争优势、员工隐私等敏感信息的文件与资料。
2. 重要文件与资料:包括公司经营计划、战略规划、财务报告等对公司发展具有重要意义的文件与资料。
3. 一般文件与资料:包括员工档案、会议纪要、工作报告等一般性的文件与资料。
四、文件与资料的管理流程1. 收集公司每个部门负责人按照业务需要收集所需的文件与资料,并加密、压缩或打包处理。
2. 转交部门负责人将收集到的文件与资料按照分类整理,并将重要和机密文件与资料转交给公司管理部门负责人。
3. 存储公司管理部门负责人将收到的文件与资料按照分类进行存储,并记录存储的位置和数量。
4. 使用公司内部员工需要使用文件与资料时,需向公司管理部门负责人提出申请,并经过审核后,方可领取使用。
使用完毕后,须及时归还。
5. 传递公司内部员工需要将文件与资料传递给他人时,须经过公司管理部门负责人的批准,并按照相关流程进行传递。
6. 销毁公司管理部门负责人定期对文件与资料进行清理和销毁,保证文件与资料的整洁和安全。
五、文件与资料的保密措施1. 机密文件与资料应采取加密措施,并限制访问权限。
2. 重要文件与资料应采取备份措施,确保数据安全。
3. 一般文件与资料应妥善保管,防止遗失和泄露。
4. 员工离职时,应归还所有文件与资料,并做好相关记录。
文件标准化管理制度
文件标准化管理制度一、前言。
文件标准化管理制度是企业管理工作的重要组成部分,它对于规范企业文件管理、提高工作效率、保障信息安全具有重要意义。
因此,建立和完善文件标准化管理制度,对于企业的日常管理工作至关重要。
二、文件管理的重要性。
1. 提高工作效率。
文件标准化管理制度可以规范文件的起草、审批、归档等流程,使得文件管理更加规范化和高效化,有助于提高工作效率。
2. 保障信息安全。
通过文件标准化管理制度,可以对文件的保密性、完整性和可用性进行有效管理,保障企业重要信息的安全。
3. 规范文件管理。
建立文件标准化管理制度可以规范文件的命名、存储、归档等方面的管理,使得文件管理更加规范化和标准化。
三、文件标准化管理制度的内容。
1. 文件管理的范围。
文件标准化管理制度应明确规定哪些文件属于管理范围,包括各类文件的管理要求和流程。
2. 文件的起草和审批。
文件标准化管理制度应规定文件的起草和审批流程,包括起草人、审批人、审批程序等内容。
3. 文件的归档和保管。
文件标准化管理制度应规定文件的归档和保管要求,包括文件的存储位置、保管期限、销毁程序等内容。
4. 文件的查询和利用。
文件标准化管理制度应规定文件的查询和利用程序,包括文件的查询权限、利用范围、利用方式等内容。
四、文件标准化管理制度的执行。
1. 文件管理责任。
文件标准化管理制度应明确文件管理的责任部门和责任人,确保文件管理工作的落实。
2. 文件管理培训。
文件标准化管理制度应规定文件管理培训的内容和方式,提高文件管理人员的管理水平和能力。
3. 文件管理的监督和检查。
文件标准化管理制度应规定文件管理的监督和检查程序,确保文件管理工作的规范执行。
五、文件标准化管理制度的完善。
文件标准化管理制度应根据实际情况进行不断完善,及时调整和修订,以适应企业管理工作的需要。
六、总结。
文件标准化管理制度对于企业管理工作具有重要意义,建立和完善文件标准化管理制度,是企业管理工作的重要内容。
文件资料管理规章制度文案
文件资料管理规章制度文案第一章总则第一条为了规范、统一和加强文件资料的管理工作,保障文件资料的安全及完整性,提高文件资料的利用效率,制定本规章制度。
第二条本规章制度适用于本单位的所有工作人员,包括领导、职工等,具体执行单位为本单位的办公室。
第三条文件资料管理是指对本单位涉及各方面工作和活动所产生的文件资料进行规范、统一、科学和系统的管理。
第四条文件资料是指记录本单位各项工作和活动的文字、图片、影像、声音、数据等形式的信息载体。
包括但不限于公文、合同、协议、报表、档案等。
第五条文件资料管理涉及保密工作,本规章制度按照国家有关法律、规定、标准和相关要求制定,所有工作人员均应严格遵守。
第六条文件资料管理属于本单位的基本管理职责,各级领导干部要高度重视,加强对文件资料管理工作的组织领导。
第二章文件资料的归档管理第七条文件资料的归档管理是指根据文件资料的保管价值、用途、保密级别等不同特点,将文件资料进行分类、整理、编号、标识、存储等工作。
第八条文件资料的归档管理包括文件材料的鉴定、分类、整理、编号、归档、盘点、借阅等环节,必须严格按照规定进行。
第九条文件资料归档应按照保密级别、文件种类、时间顺序等原则进行分类,确保文件资料的整齐有序。
第十条文件资料归档时,应制定归档计划和归档方案,明确归档的范围、标准、程序等,确保归档质量。
第十一条文件资料的编号应采用统一的编码规则,标识清晰,易于识别和查找。
第十二条文件资料的存储应按照保密级别和保存期限进行规范管理,设立专门的文件室进行存储。
第十三条文件资料的盘点应定期进行,以确保文件资料的正确、完整和安全。
第十四条文件资料的借阅应按照相关规定进行,借阅人员应签订借阅登记表,并按规定时间归还。
第十五条文件资料的销毁应经过审批程序,进行记录登记,并按规定程序和方法进行销毁。
第三章文件资料的电子化管理第十六条文件资料的电子化管理是指将文件资料数字化、网络化、信息化,实现文件资料的电子化存储、检索、传输等工作。
技术部技术文件标准化管理制度
技术部技术文件标准化管理制度目录一、目的 (3)二、适用范围 (3)三、职权和职责 (3)四、管理标准和管理要求 (3)1.技术文件是公司的核心机密, (3)2.技术文件的定义 (3)3.技术文件包括: (3)4.技术文件管理包括: (3)5.技术文件的分类 (4)6.文件登记 (4)7. 程序 (4)五、管理规定 (14)六、附则 (14)一、目的为保持已有技术工艺文件的完整性,统一技术文件的管理标准,确保所编制和管理的技术文件是正确、有效和一致的;有效控制技术文件,使之能完全指导生产,以保证质量和生产正常进行,避免混乱,为使公司的技术文件得到有效的控制,确保生产现场所用的技术文件为最新有效版本。
根据公司的实际情况,特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所涉及到的所有技术文件,包括:设计文件、产品图样、工艺图样和工艺文件等技术文件,也包括一定范围的外来标准和客户提供的图样等。
三、职权和职责1.技术部是技术文件的归口管理部门,负责技术文件的编制、审核,并负责所有技术文件编号、发放、回收、归档,以及文件更改、作废的处理。
2.技术文件的编制和管理;技术部项目负责人负责编制,技术部审核,由技术副总经理批准。
3.生产用工艺文件,如工艺路线单、工序卡、过程卡、工艺图纸、作业指导书,由制造中心各生产部专人编制,完成后送技术副总经理审核,由技术总监批准。
4.外来图样、标准由负责人识别、核对,经技术部总监审核报总经理批准。
四、管理标准和管理要求1.技术文件是公司的核心机密,是公司进行生产和管理工作共同的依据,是公司在同行中保持一定竞争力的有力保障。
公司的技术文件属于公司所有,每一位员工都有义务和责任保证技术文件的完整性、一致性以及保密性。
2.技术文件的定义技术文件是指公司的产品设计图纸、工艺文件,操作规范、客户提供的图纸图样、各种技术标准、技术通知以及技术培训资料等。
3.技术文件包括:设计文件、结构:或生产;图纸、产品图样、工艺文件、技术标准、外来标准和图样,生产设备操作规程等。
文件标准化管理规定
文件标准化管理规定Ting Bao was revised on January 6, 20021文件资料标准化管理制度1 目的为进一步加强文件管理,规范文件流程,提高工作效率和办文效率,充分发挥文件上传下达的作用,确保公司政令畅通,特制定本制度。
2 适用范围本制度适用于公司文件资料的管理.本制度指的文件资料包括公文、管理制度、计划、外来文件和资料等。
3 职责权限行政办负责以公司名义上报、下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、归档和销毁。
其它各部门负责以部门名义上报、下发的各类文件资料的管理,行政办负责文件资料审查、打印、校对工作。
各部门的对外文件,经行政部文字格式的审核,上报主管副总经理审批。
4 术语定义公文——指总公司在处理各种公务时使用的应用型文书,包括:决定、决议、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。
管理制度——指要求公司成员共同遵守,按一定程序工作、达到一定标准,并进行考核的文件。
计划——指总公司为完成一定时期内的工作任务,而事先做出安排的文件。
5 工作内容及程序文件资料的编写格式5.1.1 文件资料的用纸标准型纸张。
图样表格等不宜减小时,该页必须按以上尺寸折叠装订。
一般用型A45.1.2 文件和资料章、条、款的编排规则5.1.2.1 根据文件内容的编排划分,章就是一个章节,包括条和款,条是章的一个部分,款就是章或条的一个层次。
5.1.2.2 章用阿拉伯数字表示,第一章就用“1”表示,以下按顺序依次类推。
“章”应左起空两格书写,右侧空一格写该章的标题,该标题一行书写不够,可另起一行,但这一行的第一个字与该标题的第一个字平排书写。
章与章之间应空一行编排。
5.1.2.3 “条”用阿拉伯数字表示,分开章的标题另起一行,先左起空两格,书写该条所处章的编号,后加一个小圆点再写该条在该章所处的顺序,如第“4”章第一条,就用“4.1”表示,右侧空一格书写该条的标题内容。
一章的各条根据需要再分为若干下一层次的小条,其编号表示方法同上,如第4章第2条,再分3小条,则分另表示为“4.2.1”、“4.2.2”、“4.2.3”,如果“4.2.1”再分为2个小条,则分别表示为“、.1.2”;条一般只划到第三层次,即只以4位数字表示为限,下一层次的内容用“款”的形式进行叙述。
文件标准化管理制度
文件标准化管理制度第一部分:总则第一条为了规范文件的处理流程,提高文件管理的效率和质量,根据国家相关政策法规,结合公司实际情况,制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有部门和员工,在文件的起草、审核、发布、归档等全过程中必须严格遵守。
第三条本制度的解释权归公司文件管理部门,对于制度内容的调整和变更,需经公司文件管理部门审批后实施。
第四条本制度的宣传和执行,由公司文件管理部门负责组织和监督。
第二部分:文件的起草第五条任何部门在起草文件时,应当认真负责,确保内容准确、清晰、合乎逻辑。
必须遵守国家相关政策法规,并严禁抄袭他人作品。
如需引用其他文件内容,必须注明出处。
第六条文件的起草人员必须具备一定的专业知识和文书写作能力,并且应当结合公司实际情况,确定文件的具体内容和格式。
第七条在起草文件前,应当充分调研,了解相关信息,确保文件的真实可靠。
第八条文件的起草人员必须分析文件的可能影响和后果,确保文件内容的合理性和可操作性。
第九条文件的起草人员在起草文件时,必须对重要内容进行多次审查和修改,避免纰漏和错误。
第十条文件的起草人员必须严格按照公司规定的格式和标准进行起草。
第三部分:文件的审核第十一条文件的审核工作由公司文件管理部门负责组织和协调。
第十二条文件的审核工作必须严格按照公司文件审核流程进行,遵循审批权限的原则。
第十三条文件的审核人员必须认真仔细地对文件内容进行逐项审查,确保文件的内容完整、准确、合规。
第十四条文件的审核人员对于发现的问题和疑点,必须及时提出意见和建议,不得随意批准通过。
第十五条文件的审核人员必须依法依规进行审核,确保文件符合国家相关政策法规的要求。
第十六条文件的审核人员对于审核不通过的文件,必须说明理由,并提出修改意见,通知起草人员进行修改。
第十七条文件的审核人员在审核过程中,必须保护文件的机密性和安全性,不得泄露文件内容。
第四部分:文件的发布第十八条文件的发布工作由公司文件管理部门负责组织和协调。
文件标准化管理制度
文件标准化管理制度1. 引言文件标准化管理制度是指为了提高文件管理的效率和规范化,制定的一系列文件管理规定和标准。
这些规定和标准适用于各个部门和岗位,在文件的创建、保存、归档、检索等方面进行统一管理,以确保文件的安全、可靠和便捷的使用。
2. 目的本制度的主要目的是:•确保文件管理的高效性和规范性;•提高文件的可靠性和安全性;•保证文件的合规性和完整性;•提升文件的检索和利用效率。
3. 适用范围本制度适用于公司内部所有部门和岗位,包括但不限于行政部门、人力资源部门、财务部门等。
4. 文件的分类和编号规范4.1 文件分类根据文件的性质和用途,文件可以分为以下几类:•行政文件:包括会议纪要、通知公告等;•人事文件:包括招聘文件、员工档案等;•财务文件:包括财务报表、费用报销单等;•项目文件:包括项目计划、进度报告等;•合同文件:包括合同文本、变更申请等。
4.2 文件编号规范为了方便文件的管理和检索,每个文件都应该有唯一的编号,编号规范如下:•行政文件编号规范:ADM/年份-月份/序号;•人事文件编号规范:HR/年份-月份/序号;•财务文件编号规范:FIN/年份-月份/序号;•项目文件编号规范:PRO/年份-月份/序号;•合同文件编号规范:CON/年份-月份/序号。
5. 文件的创建和修改规范5.1 文件的创建在创建文件时,应该按照公司规定的模板进行,确保文件的格式一致性。
同时,应该填写文件名称、编号、日期,以及编制人和审核人的姓名等信息。
5.2 文件的修改对于需要修改的文件,应该采取版本管理的方式进行。
每次修改都应该记录修改的内容、修改人和修改日期,并保存为新版本,并及时归档原版本。
6. 文件的保存和归档规范6.1 文件的保存文件应该保存在公司指定的网络硬盘或服务器上,保证文件的存储安全和可靠性。
同时,不同部门的文件应该分别保存,避免混淆和丢失。
6.2 文件的归档根据文件的重要性和保密级别,文件可以分为不同的归档等级,如:一级归档、二级归档等。
文件标准化管理办法
文件标准化管理办法(试行版)修改记录发送部门:1、目的:通过对公司文件资料的有效控制,确保工作现场使用唯一有效的文件资料,并形成统一规的编写格式及处理程序;2、围:本管理办法适用于公司所有公务文书、文件和资料的管理;3、定义:3.1公文:是指公司在处理各种公务时使用的应用文书包括:决定、决议、通知、通报、报告、请示、批复、函(电报)、会议纪要;3.2制度(程序):是指要求公司所有员工共同遵守的按一定程序办事的规程性文件;3.3办法:是指公司针对某项工作依照其所需标准制定的管理的文件;3.4标准:是指公司对某项工作应达到的要求进行规和约定的文件;3.5规章制度:公司各种制度、规定、办法的泛称;3.6记录(表单):指公司对某项工作的各工作环节、结果进行记录可供事后追溯该项工作完成质量的证据性文件,主要为表格形式;4、权责:4.1总经理负责公司办法、制度、标准、计划、表单和以公司名义下发的公文的批准;4.2常务副总负责办法、制度、标准、计划、表单的审核;4.3各部门负责本部门相关文件资料的编写、审核、校对工作;4.4办公室负责以公司名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销毁和归档,负责对各部门文件资料管理情况进行监督检查;4.5各部门负责以本部门名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销毁和归档;5、容5.1文件资料的编写格式5.1.1文件资料的用纸标准:公司各类文件资料的正式编印一般用A4(210mm×297mm)型纸;图纸表格等不宜减小时该页应按以上纸型尺寸折叠装订;贴的公文用纸大小根据实际需要确定;5.1.2文件和资料章、条、款的编排规则:5.1.2.1 根据文件容的编排划分“章”就是一个章节包括条和款,“条”是章的一个部分,“款”是章或条的一个层次;章、条、款均用阿拉伯数字编号;5.1.2.2 “章”应左起顶格书写如第1章用“1、”标注,写该章的标题标题一行书写不够时可另起一行这一行的第一个字与标题的第一个字平排书写,章与章之间应空一行编排;5.1.2.3 “条”在“章”的编号右下空一格加一个小圆点再写该条在该章所处的顺序,如第4章第1条用“4.1”表示后空一格书写该条的标题;如果一章的各条根据需要再分为若干下一层次的小条其编号表示方法同上,如第4章第2条再分3小条则分另表示为“4.2.1”、“4.2.2”、“4.2.3”如果“4.2.1”再分为2个小条则分别表示为“4.2.1.1、4.2.1.2”;条一般只划分到第三层次即只以4位数字表示为限下一层次的容用“款”的形式进行叙述可用特殊符号“1)”编号;5.1.3文件资料的字体、排版、装订标准5.1.3.1公文类文件资料的字体、排版、装订标准:1)标题应采用二号宋体加黑,正文采用三号宋体字,行距为1.5倍;2)纵向行文排版时A4型纸页设置分别为: 上下边距为2厘米、左右边距为2.5厘米,上下行距为1.5倍行距;3)横向行文排版时A4型纸页边距分别为: 上下边距为2.5厘米、左右边距为2厘米,上下行距为1.5倍行距;4)非红头公文排版按印刷的标准纸使用字体、行距应符合以上要求;文件资料标题一般采用小二号黑体、正文采用小四号宋体字;章的标题采用小四号宋体字加粗;记录编号应在右上角用四号黑体字;5.1.3.2一般文件资料(包括制度/程序、办法、标准)的字体、排版、装订标准:1)封面:公司名称采用二号黑体加粗书写,标题采用小初宋体加黑书写,文件编号采用三号宋体加黑书写;2)正文标题应采用小二宋体加黑,正文应采用小四号宋体字,页眉页脚采用五号黑体加黑书写;4)纵向行文排版时A4型纸页页页设置分别为: 上下边距为2厘米、左右边距为2.5厘米,上下行距为1.5倍行距;页眉为1.7厘米,页脚为1.5厘米;5)横向行文排版时A4型纸页边距分别为: 上下边距为2.5厘米、左右边距为2厘米,上下行距为1.5倍行距;6)章的标题采用小四号宋体加粗;7)页码从修改页算起;8)记录(表单)编号应在右上角,用五号黑体加粗;5.1.3.3文件资料一般左侧页装订,纵向装订线左则为0.8厘米,横向装订线左则为1.8厘米,一些处于需持续改进或修订的文件资料可采用活页装订,但应确保文件资料的完整性;5.2文件资料的撰写格式及容5.2.1文格式及容:5.2.1.1红头公文格式及容:1)红头公文一般由秘密等级和期限、紧急程度、发文部门标识、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送部门,印发部门和印发日期等部分组成;2)发文部门应当写全称或者规化简称,如果是联合行文,主办部门应当排列在前;3)公司的红头文件一律统一式样,文件头与正文用红线隔开,红色反线下空2行,用2号小标宋体字,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词义完整,排列对称,间距恰当:正文采用3号宋字体;4)发文字号,包括公司(部门)代号年号发文序号,年号一律用全称,并用方括号[ ];联合行文,须标明主办部门;5)上报的公文,汉文应当在首页红线上方发文字号右侧注明签发人;6)红头文件标题应当准确扼要地概括公文的主要容,一般应当标明发文部门(红头文件标题中,发文部门可省去),并准确标明公文种类,标题中除引用法规、规章名称时需加书名号外,一般不用标点符号;7)主送部门,一般写在公文标题下、正文之前,顶格书写,后加冒号,主送部门的全称、简称,均应使用统一的表达形式;公文不得多头主送;8)红头公文如有附件,应当在正文之后、签发部门和时间之前注明附件顺序和名称;9)成文日期,以领导签发日期为准;联合行文,其成文时间以最后签发领导人的签发日期为准;10)公文除会议纪要外,应当加盖印章,加盖印章的位置应与印发部门和成文时间相叠,联合上报的非法规性文件,由主办部门加盖印章;联合下发的公文,联合发文部门均应加盖公章,主办部门的印章应排列在前;5.2.2.2一般公文格式及容:1)一般公文一般由标题、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、签发部门和签发日期等部分组成;2)发文部门应当写全称或者规化简称,如果是联合行文,主办部门应当排列在前;3)一般公文如有附件,应当在正文之后、签发部门和时间之前注明附件顺序和名称;4)成文日期,以领导签发日期为准,联合行文,其成文时间以最后签发部门领导人的签发日期为准;5)应当加盖印章,加盖印章的位置应与签发部门和成文时间相叠;5.2.3管理办法、规章制度格式及容:管理办法、规章制度根据具体需要一般应包括标题、目的、适用围、权责容、执行标准、颁布者和生效时间等组成容;5.2.4表单格式5.2.4.1公司各部门相关的表单的设计、编制,要注明版本号并以适用性为原则;5.2.4.2表单一经确定,应具有一定稳定性,并能形成公司表格管理标准,由总经办负责表单样本的备案;5.3文件资料的办理程序5.3.1公文办理程序公文办理分为收文和发文:收文办理一般包括签收、登记、拟办、传递、批办、承办、催办、分发、立卷、归档、销毁等;发文办理一般包括拟稿、校对、审核、签发、印刷、分发、立卷、归档、销毁等;5.3.2公文行文规则5.3.2.1公司部各部门需向其他相关部门请求协调解决问题的,应直接向相关部门行文;5.3.2.2 明确发文权限:属于全局性的、重要的、方针政策性的文件,以公司名义行文,属于公司部管理围,各部门职权围的日常业务性文件,可以本部门名义直接行文;5.3.2.3向下级部门的重要行文,应当同时抄送直接上级领导(部门)。
标准化管理制度(5篇)
标准化管理制度第一章总则第一条为促进公司技术进步,稳定和改进产品质量,提高公司效益,根据《标准化法》结合公司实际情况,特制定本制度。
第二条本制度规定了标准化管理工作的目标和任务、标准内容、标准化实施等规定和办法。
第三条公司标准化管理的任务是:在近期内建立起公司的技术标准体系,在此基础上逐步建立健全公司的管理标准和工作标准体系。
技术标准体系是企业标准体系的主体,是企业组织生产、技术和营销活动的技术基础。
第二章机构与职责第四条公司标准化管理工作在技术总监的领导下,由标准化计量管理室(以下简称标准化管理室)归口管理。
各有关部门设立兼职标准化员,其业务工作受标准化管理室领导,兼职标准化员经培训合格后方可上岗。
第五条标准化管理室职责:(详见标准化计量管理室部门职能)(一)贯彻执行国家有关标准化的法律、法规,制定公司标准化管理制度及其实施细则,并进行监督检查。
(二)组建公司标准化管理组织系统。
(三)承担或指导企业标准文件的拟订和报批工作。
(四)管理公司标准化技术文件。
(五)协助培训部对专(兼)职标准化员进行培训。
(六)承担标准化事宜的对外联络工作。
第六条专(兼)职标准化员的职责是:(一)在标准化管理室指导下,协助所在部门领导做好本部门标准化管理工作。
(二)在本部门内贯彻执行公司标准化管理制度及有关规定。
(三)承担或协助本部门负责的标准文件的拟订、报送初审工作。
(四)监督本部门实施有关标准的情况,及时向本部门领导或标准化管理室汇报。
(五)收集本部门对标准化管理工作的建议和要求,负责提出本部门修改、增定标准文件的报告。
(六)积极接受标准化培训,努力钻研业务工作。
第七条公司标准化管理机构(岗位)图示:第三章技术标准内容第八条技术标准建立的途径与目标:收集国内外有关标准信息,采用或制定出具有国内先进水平的标准。
有关部门提供必要的技术资料,由有关部门分别拟订标准文本草案,最终由标准化管理室规范文本,经批准后组织实施和监督检查。
公司标准文件管理制度范本
第一章总则第一条为加强公司标准化管理工作,确保公司各项标准文件的制定、执行、修订和归档工作规范化、系统化,提高公司管理水平和工作效率,特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有标准文件的制定、执行、修订和归档工作。
第三条公司标准文件是指在公司内部使用的、具有普遍约束力的规范性文件,包括但不限于以下几类:1. 管理制度;2. 技术规范;3. 操作规程;4. 质量标准;5. 安全规范;6. 财务制度;7. 人力资源管理制度;8. 其他需要统一规定的文件。
第二章标准文件的制定第四条公司标准文件的制定应当遵循以下原则:1. 符合国家法律法规和行业标准;2. 体现公司发展战略和经营目标;3. 简明扼要,易于理解;4. 具有可操作性和实用性;5. 与公司现有制度协调一致。
第五条标准文件的制定程序:1. 提出需求:各部门根据工作需要提出标准文件制定需求;2. 制定初稿:由相关部门或专人负责制定标准文件初稿;3. 审核修改:初稿经相关部门负责人审核后,进行修改完善;4. 审批发布:经公司总经理或授权的领导审批后,正式发布。
第三章标准文件的执行第六条公司标准文件发布后,各部门应立即组织学习和培训,确保全体员工了解和掌握文件内容。
第七条各部门在执行标准文件时,应严格按照文件规定执行,不得擅自变更或降低标准。
第八条公司设立标准文件执行监督小组,负责监督各部门标准文件的执行情况,并对违反规定的行为进行纠正。
第四章标准文件的修订第九条标准文件如需修订,应按照以下程序进行:1. 提出修订申请:相关部门或专人提出修订申请,并说明修订原因;2. 制定修订稿:由相关部门或专人负责制定修订稿;3. 审核修改:修订稿经相关部门负责人审核后,进行修改完善;4. 审批发布:经公司总经理或授权的领导审批后,正式发布修订后的标准文件。
第五章标准文件的归档第十条公司设立标准文件档案室,负责标准文件的归档和管理。
第十一条标准文件的归档应当遵循以下原则:1. 分类存放:按照文件类型、部门、年度等进行分类存放;2. 完整性:归档文件应当齐全、完整,不得缺失;3. 保密性:涉及保密内容的文件,应采取保密措施;4. 可追溯性:归档文件应便于查阅和追溯。
监理文件资料管理标准化指南(房屋建筑工程)
监理文件资料管理标准化指南(房屋建筑工程)监理文件资料管理标准化指南(房屋建筑工程)在房屋建筑工程监理过程中,监理文件资料的管理是至关重要的环节。
良好的监理文件资料管理能够保证工程质量、安全和进度的有效控制,同时也为工程的后续运营和维护提供了重要的依据。
本指南将从深度和广度的角度对监理文件资料管理进行全面评估,并探讨如何进行标准化管理,以确保监理工作的高效进行。
一、监理文件资料的重要性监理文件资料包括了工程施工、质量、安全、设计变更、施工变更、验收、竣工等所有相关资料。
这些资料记录了工程的全过程,是监理工作的重要依据。
在工程施工过程中,监理文件资料的及时、准确、完整性能够帮助监理工程师及时发现问题、追踪处理进度、保障工程质量。
而在工程竣工后,监理文件资料也成为了工程质量评估、法律诉讼的依据,因此对其管理的重视和标准化至关重要。
二、监理文件资料管理的标准化要求1.建立完善的文件资料管理制度监理单位需要建立完善的文件资料管理制度,明确各类文件资料的分类、编号、存档方式等管理规定。
明确监理文件资料的备份和传递流程,确保文件的安全性和流转的透明性。
2.规范文件管理流程规范化文件管理流程是标准化管理的前提。
监理文件资料的录入、整理、存档、查阅等流程应该严格按照制度要求进行,避免出现错漏、混乱的情况。
还需要在文件管理过程中加强对文件的质量把控,确保文件的准确性和真实性。
3.采用现代化管理手段为了提高监理文件资料管理的效率和便捷性,监理单位应该采用现代化的管理手段,如信息化管理系统、电子文件管理系统等,实现文件的数字化存储和快速检索。
这样不仅能够节约空间和人力成本,还能够提高文件管理的效率和准确性。
三、个人观点和理解在我看来,监理文件资料管理标准化不仅是一项管理要求,更是一项质量保障和风险控制工作。
标准化的管理能够让监理工程师更好地开展监理工作,及时、准确地掌握工程的动态,保障工程的质量和安全。
我认为,在未来的工程监理工作中,标准化的文件资料管理将会成为一项必备的基本能力。
安全生产标准化文件管理制度
一、目的为加强我公司安全生产标准化管理,确保安全生产工作的规范化、系统化和科学化,预防安全事故的发生,特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司全体员工及承包商、供应商等相关方。
三、管理职责1. 安全生产管理部门负责本制度的制定、修订、实施和监督。
2. 各部门负责人对本部门安全生产标准化管理工作负总责。
3. 员工应遵守本制度,积极参与安全生产标准化管理工作。
四、制度内容1. 安全生产方针与目标(1)公司应制定安全生产方针,明确安全生产目标。
(2)各部门应根据公司安全生产方针,制定本部门的安全生产目标。
2. 安全生产法律法规与其他要求(1)公司应识别、提升、跟踪安全生产相关法律法规。
(2)各部门应将安全生产法律法规与其他要求融入、评审、更新。
3. 安全生产组织保障(1)公司应建立健全安全生产责任制管理制度。
(2)公司应设置安全管理机构,明确人员任命。
(3)公司应建立文件与资料识别控制制度。
4. 风险管理(1)公司应制定风险评价计划。
(2)公司应识别、观察关键任务,识别强制性授权工作流程。
(3)公司应建立危险源辨识和风险评价管理制度。
5. 安全教育与培训(1)公司应识别安全教育培训需求。
(2)公司应制定安全教育培训制度。
(3)公司应提升员工安全意识。
6. 生产工艺系统安全管理(1)公司应制定变化管理制度。
(2)公司应制定防灭火管理制度。
(3)公司应制定供配电系统管理制度。
7. 设备设施安全管理(1)公司应制定设备的使用和维护保养制度。
(2)公司应制定设备的维修制度。
(3)公司应建立设备事故管理制度。
8. 作业现场安全管理(1)公司应制定安全警示标志管理制度。
五、实施与监督1. 公司应定期组织安全生产标准化管理培训,提高员工安全生产意识。
2. 安全生产管理部门应定期检查各部门安全生产标准化管理工作,发现问题及时整改。
3. 公司应建立健全安全生产考核评价制度,对安全生产标准化管理工作进行考核。
六、附则1. 本制度由公司安全生产管理部门负责解释。
文件及资料管理制度
文件及资料管理制度第一章总则第一条为了规范文件及资料管理工作,保障机构和个人信息安全,提高信息利用效率,根据国家有关法律法规,制定本制度。
第二条文件及资料管理制度适用于我单位所有部门及人员。
第三条文件及资料管理要严格遵守国家相关法律法规,严格保守机密,确保信息安全。
第四条文件及资料管理工作按照便利、规范、安全、完整的原则开展。
第五条文件及资料管理工作责任落实到每个管理者和工作人员,任何人员不得私自改动文件或篡改资料。
第二章文件及资料的管理范围第六条文件及资料的管理范围包括纸质文件、电子文档、磁盘、光盘、录音带、录像带等所有形式的文档和资料。
第七条文件及资料的管理涉及机构业务活动和管理运作中产生的所有资料和数据。
第三章文件及资料的管理流程第八条文件及资料的管理流程主要包括文件的产生、传递、利用、保管和销毁等环节。
第九条文件及资料的管理流程要求清晰、规范,确保信息的传递和使用顺畅。
第十条文件及资料的管理流程需要严格按照相关规定执行,不得擅自改变或违反相关规定。
第四章文件的产生和传递第十一条文件的产生应当符合机构规定的文件格式和内容标准,确保文件的真实性和合法性。
第十二条文件的传递要按照规定的传递路径和程序进行,确保文件及相关信息的安全。
第五章文件及资料的利用第十三条文件及资料的利用要按照规定的权限和程序进行,不得超越权限和私自使用。
第十四条文件及资料的利用需要保障信息的安全和完整性,防止信息泄露和损坏。
第六章文件及资料的保管第十五条文件及资料的保管应当分类管理,按照相关规定归档和储存,确保信息的完整和安全性。
第十六条文件及资料的保管单位应当定期检查和维护文件和资料,防止信息遗失和破坏。
第七章文件及资料的销毁第十七条文件及资料的销毁应当按照相关规定和程序进行,不得私自销毁或外传。
第十八条文件及资料的销毁要求进行记录和备份,确保信息不丢失和泄露。
第八章文件及资料的安全保密第十九条文件及资料管理要强化安全保密管理,确保机构和个人信息的安全。
安全质量标准化档案资料管理制度(三篇)
安全质量标准化档案资料管理制度一、总则为规范和加强企业的安全质量标准化档案资料管理工作,保证档案资料的安全、完整和有效性,制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本企业所有的安全质量标准化档案资料管理工作。
三、管理机构本企业设立安全质量标准化档案管理委员会,负责统筹和协调档案管理工作,由企业领导亲自领导,相关部门负责人、专业人员组成。
四、档案资料的分类及管理1. 档案资料的分类根据安全质量标准化的不同方面和内容,将档案资料分为以下几类:(1)标准化管理文件:包括标准、规范、作业指导书等;(2)检测记录:包括产品检测报告、质量抽检记录等;(3)安全事故报告及处理记录;(4)安全质量培训记录;(5)企业安全质量评估报告;(6)其他相关资料。
2. 档案资料的管理(1)档案管理负责人应制定详细的档案管理办法,明确档案资料的收集、整理、存储、借阅和销毁等各个环节的具体要求;(2)档案管理负责人应指定专人负责档案资料的收集与整理工作,并负责建立档案库房,保证档案资料的安全、完整与清晰可读;(3)档案资料采用电子化管理,要求实行权限分级管理,确保档案资料的机密性和安全性;(4)档案库房应设立专门的防火、防潮、防尘等设施,定期进行环境检测和维护;(5)档案资料的借阅应有明确的程序和控制措施,借阅者必须签订借阅协议,并履行相应的借阅手续;(6)档案资料的销毁应按照相关法律法规和本制度的要求进行,销毁过程应有相关人员进行监督和记录。
五、档案资料的保管期限根据不同的档案资料种类和要求,制定相应的档案保管期限:(1)标准化管理文件:永久保管;(2)检测记录、安全事故报告及处理记录:保管期限为5年;(3)安全质量培训记录、企业安全质量评估报告:保管期限为3年;(4)其他相关资料:根据具体情况确定保管期限。
六、档案资料的移交和接收当出现以下情况时,档案管理负责人应及时组织档案资料的移交和接收工作:(1)相关责任人变动;(2)企业重大项目结束;(3)企业清算或关闭。
文件标准化管理制度
文件标准化管理制度在一个组织中,文件是信息的重要形式之一,管理好文件对组织的正常运转至关重要。
为了确保文件的有效管理和使用,文件标准化管理制度应运而生。
本文将从不同角度讨论文件标准化管理制度的重要性、内容和具体实施方法。
一、重要性1. 提升工作效率文件标准化管理制度规范了文件的命名、分类和存储方式,使得文件的查找和使用更加便捷。
工作人员在需要文件时,不再需要费时费力地搜索和整理,提高了工作效率。
2. 降低错误率文件标准化管理制度规定了文件的格式和内容要求,减少了错误的发生。
标准的文件格式和清晰的内容,有助于避免误解和混淆,提高了文件的准确性。
3. 提升信息共享能力文件标准化管理制度确保了文件的一致性和规范性,使得信息共享更加顺畅。
各个部门或个体可以更加容易地找到相关文件,并且可以准确理解文件内容,促进了团队协作和知识共享。
二、内容1. 文件命名规范文件命名规范是文件标准化管理制度的基础。
文件命名应该简明扼要,能够准确表达文件的内容和分类。
例如,根据文件类型、日期和主题进行命名,确保文件易于查找和管理。
2. 文件分类与归档文件分类与归档规定了文件的组织结构和存储位置。
根据文件的性质和用途,将文件进行分类,并将其存储在指定的位置。
例如,可以按照部门、项目或时间进行分类,确保文件在正确的位置,并方便查阅和使用。
3. 文件格式要求文件格式要求规定了文件的书写规范和必要的格式要素。
例如,规定字体、字号、行间距等方面,提高文件的美观度和易读性。
同时,还需要规定必要的标点符号和段落结构,确保文件的逻辑清晰和信息准确。
4. 文件审批与流转文件审批与流转规定了文件的审批流程和文件传递的方式。
在文件需要经过多个人或部门审批的情况下,需要规定明确的审批顺序和流程,以及相应的文件传递方式,确保文件在合适的人员手中进行审批和流转。
5. 文件保密与备份文件保密与备份规定了文件的保密程度和备份措施。
根据文件的敏感性和重要性,对文件进行相应的保密措施,确保文件不会被非授权人员访问。
文件管理制度
文件管理制度文件管理制度(范本5篇)文件管理制度(一):第一章:总则一、为了增强办公室办理,明确公司内部管理职责,使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化,结合实际景象,特制订本制度。
二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。
三、切合公司现实,根据不一样的制度资料编写相应的规范化要求,力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依,保证公司的办公事件有用开展。
四、办公室人员应明白各项工作职责,简化管理流程,做到每周有计划、每月有总结的工作目的。
第二章:职责范围一、办公室管理人员直理解行政人事主管向导,在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。
二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息网络编撰等笔墨工作。
三、负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生办理等工作,保证各项事件有序开展。
四、协调各部分之间的行政干系,为各部门工作开展供应相应的办事。
五、负责公司对内、对外公共干系的维护和改进,做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。
六、收集各部门反馈信息和外部资讯,上传下达种种指令,实时做出整理,当好向导顾问。
七、帮忙其他部分工作,完成上级交接的其他工作,如:名片印制、收发传真等。
第三章:工作规范一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范,相关规定按照员工守则细则实行。
二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求范例开展工作。
第四章:办公室事务管理一、文书管理制度文件是文书的关键组成部分,文件是各部门根据自我的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。
本制度中,文件特指公司内外部发文文件;而文书特指内部一般性传阅资料。
档案是文书底子上组成的,档案是文书的连续。
现把文件、文书、档案统归于文书办理,并对文书管理制度做以下划定。
(一)文件管理制度第一条:管理要点1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化,提高办文速率和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
标准化档案管理制度_标准化档案管理制度范文
标准化档案管理制度_标准化档案管理制度范文标准化档案管理制度篇1第一条为加强企业档案工作,促进档案工作为企业各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)和有关法律、法规,制定本规定。
第二条本规定所称的企业档案,是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。
第三条企业应遵守《档案法》,依法管理本企业档案,明确管理档案的部门或人员,提高职工档案意识,确保档案完整、准确和安全。
第四条企业档案工作接受档案行政管理部门的监督和指导。
中央管理的企业制定本企业档案管理制度和办法须报国家档案局备案。
第五条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责:(一) 贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策,制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度;(二) 统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作;(三) 指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作;(四) 监督、指导本企业所属机构(含境外机构)的档案工作。
第六条企业档案工作人员应当忠于职守,遵纪守法,具有相应的档案专业知识和业务能力。
第七条企业各部门负责归档文件材料的收集和整理,并定期交本企业档案部门集中管理。
任何人不得拒绝归档。
第八条归档的文件材料应完整、准确、系统。
文件书写和载体材料应能耐久保存。
文件材料整理符合规范。
归档的电子文件,应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
第九条企业根据有关规定,确定档案保管期限,划定档案密级。
第十条企业采取有效措施对档案进行安全保管,并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。
第十一条企业对保管期限已满的档案进行鉴定。
对确无保存价值的档案登记造册,按有关规定经企业法定代表人批准后进行监销。
第十二条企业做好档案统计工作。
国有大中型企业应按档案行政管理部门的要求填写有关报表。
企业认真做好对国家和社会有保存价值的档案的登记工作。
工作文档标准化管理制度
第一章总则第一条为加强公司工作文档的管理,提高工作效率,确保工作文档的准确性和完整性,特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有工作文档的编制、收集、整理、归档、借阅、销毁等环节。
第三条工作文档的管理应遵循以下原则:1. 真实性原则:工作文档必须真实、准确、完整地反映工作情况。
2. 完整性原则:工作文档应包含所有必要的文件和资料,确保工作过程的完整性。
3. 及时性原则:工作文档的编制、整理和归档应及时,以便于查阅和使用。
4. 保密性原则:工作文档涉及公司秘密的,应严格保密,防止泄露。
第二章文件分类与编码第四条工作文档分为以下类别:1. 行政文件:包括公司规章制度、会议纪要、通知等。
2. 人事文件:包括员工招聘、培训、考核、晋升等文件。
3. 财务文件:包括财务报表、审计报告、发票等。
4. 技术文件:包括产品设计、工艺流程、设备操作手册等。
5. 合同文件:包括与公司业务相关的各类合同、协议等。
第五条文件编码采用统一编码体系,编码格式为“类别代码+年份+流水号”。
第三章文件编制与整理第六条文件编制应遵循以下要求:1. 格式规范:文件格式应符合国家或行业规定,使用规范的公文格式。
2. 内容准确:文件内容应准确无误,避免出现错别字、语法错误等。
3. 及时完成:文件编制应在规定时间内完成,确保工作进度。
第七条文件整理应遵循以下要求:1. 分类存放:根据文件类别进行分类存放,便于查阅和管理。
2. 标识清晰:文件应标注文件名称、编号、编制人、编制日期等信息。
3. 归档及时:文件整理后应及时归档,确保档案的完整性。
第四章文件归档与保管第八条文件归档应遵循以下要求:1. 归档范围:所有公司内部产生的文件,除法律规定不需要归档的外,均应归档。
2. 归档时间:文件归档应在文件形成后一个月内完成。
3. 归档质量:归档文件应完整、准确、规范。
第九条文件保管应遵循以下要求:1. 安全保管:文件应存放在安全、干燥、通风的地方,防止损坏和丢失。
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文件资料标准化管理制度1 目的为进一步加强文件管理,规范文件流程,提高工作效率和办文效率,充分发挥文件上传下达的作用,确保公司政令畅通,特制定本制度。
2 适用范围2.1 本制度适用于公司文件资料的管理.2.2 本制度指的文件资料包括公文、管理制度、计划、外来文件和资料等。
3职责权限3.1行政办负责以公司名义上报、下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、归档和销毁。
3.2 其它各部门负责以部门名义上报、下发的各类文件资料的管理,行政办负责文件资料审查、打印、校对工作。
3.4各部门的对外文件,经行政部文字格式的审核,上报主管副总经理审批。
4 术语定义4.1 公文——指总公司在处理各种公务时使用的应用型文书,包括:决定、决议、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。
4.2 管理制度——指要求公司成员共同遵守,按一定程序工作、达到一定标准,并进行考核的文件。
4.3 计划——指总公司为完成一定时期内的工作任务,而事先做出安排的文件。
5 工作内容及程序5.1 文件资料的编写格式5.1.1 文件资料的用纸标准型纸张。
图样表格等不宜减小时,该页必须按以上尺寸折叠装订。
一般用型A45.1.2 文件和资料章、条、款的编排规则5.1.2.1 根据文件内容的编排划分,章就是一个章节,包括条和款,条是章的一个部分,款就是章或条的一个层次。
5.1.2.2 章用阿拉伯数字表示,第一章就用“1”表示,以下按顺序依次类推。
“章”应左起空两格书写,右侧空一格写该章的标题,该标题一行书写不够,可另起一行,但这一行的第一个字与该标题的第一个字平排书写。
章与章之间应空一行编排。
5.1.2.3 “条”用阿拉伯数字表示,分开章的标题另起一行,先左起空两格,书写该条所处章的编号,后加一个小圆点再写该条在该章所处的顺序,如第“4”章第一条,就用“4.1”表示,右侧空一格书写该条的标题内容。
一章的各条根据需要再分为若干下一层次的小条,其编号表示方法同上,如第4章第2条,再分3小条,则分另表示为“4.2.1”、“4.2.2”、“4.2.3”,如果“4.2.1”再分为2个小条,则分别表示为“4.2.1.1、4.2.1.2”;条一般只划到第三层次,即只以4位数字表示为限,下一层次的内容用“款”的形式进行叙述。
一章的各条和下一层次再分的条有无标题,原则上应一致,条一般要求都有标题,“款”没有编号。
5.1.2.4 “章条”编号最尾阿拉伯数字右下角不加小圆点,“章条”具体内容的第一行应从左起空两格书写,第二行起均应顶格书写。
5.1.2.5 公文的编排格式可不执行以上条款。
5.1.3 文件资料的字体、排版、装订标准5.1.3.1 文件资料正文为三号仿宋字体、标题为二号宋体加粗;A4型纸左右页边距为上页边距为26mm、下页边距为26mm、左页边距为26mm、右页边距为26mm,普通文件上下行距为26磅,红头、黑头文件上下行距为单倍行距;公文排版按印刷的标准纸张使用。
5.1.3.2 文件资料印刷的文头文头字一律套红印刷、文头文字与正文用红线隔开,一般占文头纸三分之一,函件文头一般占文件首页,文头纸的五分之一或四分之一。
5.1.3.3 文件资料的页面、页眉、页脚编排格式见公司VI形象设计中相关规定。
5.1.3.4 文件资料一般左侧死页装订成册,一些处于需持续改进或修订的文件资料可采用活页装订,但应确保文件资料的完整。
5.2 文件资料的编写格式及内容5.2.1 公文格式及内容公文一般由发文机关、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附件、抄送机关,印发机关和时间等部分组成,格式要求参照5.1.3规定。
5.2.2 管理制度格式及内容管理制度一般由标题、目的、适用范围、职责权限、术语定义、工作内容及程序、考核标准及办法、引用文件、相关记录等部分组成。
5.2.3 计划格式及内容5.2.3.1 年度工作总结由工作回顾、工作重点、实施对策、指标分解等内容组成。
5.2.3.2 工作计划主要应以表格为主,包括序号、工作内容、工作标准、完成期限、责任人等内容,如需以文字表述,内容应包括前言、工作内容、完成期限、责任人等部分。
5.3 文件资料的处理程序文件资料的处理分为发文和收文。
发文一般包括拟稿、打字、校对、审核、签发、印刷、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等。
收文一般包括登记、传递、批办、承办、催办、分发、立卷、归档、销毁等。
5.3.1 文件和资料的拟写要求5.3.1.1 文件资料编写要符合本制度的相应格式。
5.3.1.2 文件资料送领导批准之前,应当由职能部门进行审核,审核的重点是否需要行文或以制度行式下发,内容是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。
5.3.2 文件资料的审批程序5.3.2.1 公文的审批公司各部门根据职责权限起草相关公文,经部门领导审核,主管领导批准实施,各部门进行发放。
需用“党发、工发”的公文,由相关部门起草,报请党委书记、工会主席签发。
审批公文时,主批人应当明确签署意见,并写上姓名和审批时间。
5.3.2.2 管理制度的审批公司级的管理文件由相关部门组织起草,主管领导审核,总经理批准实施。
部门级管理文件由相关部门组织起草,经部门领导审核,主管领导批准实施。
5.3.2.3 计划类文件的审批公司年度计划由各部门共同编制,经总经理办公会讨论,总经理批准实施。
部门工作计划由各部门制定,主管领导批准实施。
5.3.3 文件资料的用印文件资料的用印见公司《印章管理制度》。
5.3.4 文件资料的分发5.3.4.1 文件和资料发放前的标识a) 公司各部门在发放文件和资料前,若属受控文件、应加盖红色受控章,并填写持有者,属部门使用的文件应填写部门名称,以示是唯一有效使用的文件。
属存档的文件应加盖红色“存档”印章,未加标识或盖有“作废章”的文件不得在现场出现。
b) 属于可利用网络分发的文件资料应对其使用权限和修改权限进行设置,并考虑公司文件的保密要求。
5.3.4.2 文件和资料的发放手续发放给部门或其他公司的文件由收件公司或部门业务人员在《文件资料发放、回收登记表》上签名,以传真形式或邮件形式发文的,应注明发文日期或储存邮件发送记录,以示收文。
发放给公司领导的文件,由各部门填写《文件传阅批办记录表》交领导传阅。
5.3.5 文件和资料的修改文件和资料发放使用后,属于个别文件更改时,原文件起草部门应填写《文件和资料修改通知单》,报原审批人审核批准,原发文部门将《文件和资料修改通知单》和修改的文件按原发文手续进行处理。
属于大量文件更改时,文件资料修改通知单内容可汇总表格统一说明并下发。
5.3.5.1 对文件个别内容进行修改或增补文件内容时,应采取换页的方式,应在在《文件修改记录》上登记。
由原发部门将作废页收回,填写《文件和资料发放、收回登记表》。
5.3.5.2 修改内容超过原文件三分之一时,则适用换版方式。
应由原编写部门负责修订换版,并在《文件修改记录》上登记,重新加盖受控章和持有者,原发文部门所持旧版文件和资料收回,按文件资料做废销毁程序执行,并填写《文件和资料发放、收回登记表》。
5.3.6 文件资料的管理及归档5.3.6.1 文件和资料在使用过程中不得随意涂改,外借和复制。
若受控文件使用人调离本公司,则由原发文部门负责收回受控文件,收回的文件重新下发,其他人员使用时,其持有者标识更改为现持有者。
5.3.6.2 文件资料的保密范围按公司体系文件中要求处理。
5.3.6.3 文件和资料的存档见公司《档案管理制度》。
5.3.7 文件资料的借阅5.3.7.1 文件资料的借阅见公司《档案管理制度》。
5.3.8 文件和资料的作废销毁5.3.8.1公司各部门对收回的文件和资料,应填写《文件和资料销毁清单》,经部门主管领导批准后三个月内实施销毁。
5.3.8.2 存档的作废文件加盖“作废”章予以留存。
5.3.9 外来文件资料处理5.3.9.1 对国家、地区、政府部门及其它外界公司来文由行政部在《收文登记表》中做好收文登记,并填写《文件传阅批办记录》,经行政部填写拟办意见后,报相关领导阅批。
行政部按批办意见交相应部门或人员承办,承办完毕后,承办部门或人员填写注办说明,并将文件交回行政部,行政部对文件进行归档整理,需要时承办部门可以留存复印件。
5.3.9.2 对于子公司上报公司职能部门的文件,以及公司部门之间的文件传递,公司各部门负责收文,并填写《收文登记表》。
5.3.9.3 对国家、行业等标准或其它文件资料的购买,见填写《购买申请表》,总经理批准后,由各部门负责购买,并在行政部办理入库手续,填写《入库单》,财务部门见《入库单》后方可办理有关报销手续,使用时由各部门办理借阅手续。
5.3.9.4 外来文件资料的归档见总公司《档案管理制度》。
6 考核标准及办法上报文件资料考核标准,另行下发,参照执行7 相关支持文件及流程图7.1《印章管理制度》7.2《档案管理制度》7.3《外购文件资料控制流程》7.4《外来文件资料控制流程》7.5《文件资料发放控制流程》7.6《文件资料修改销毁控制流程》7.7《异动人员文件资料控制流程》8 相关记录8.1《入库单》8.2《文件和资料发放、收回登记表》8.3《收文登记表》8.4《文书处理传阅单》8.5《传真、函电登记表》8.6《文件和资料修改通知单》8.7《文件和资料销毁清单》8.8《购买申请表》外来文件资料控制流程管理目标通过对外来文件资料的有效传递,及时准确贯彻国家及行业的方针政策、工作意图,反映相关的工作情况和问题,从而确保公司政令畅通。
关键控制点1.文件资料的登记2.文件资料处理的及时性3.文件资料的归档4.文件发文注明承办部门。
注释1.收文登记要保证全面,内容包括收文序号、收文日期、来文单位、文件标题、文号、承办人。
2.文书管理人员要督促文件的处理,确保不积压文件。
3.文书处理人员要掌握文件的去向,确保办理后的文件资料完整归档。
文件资料发放控制流程3管理目标1.使公司各类文件资料得到相应的审核,以保证文件资料的适宜性。
2.确保文件资料使各公司、各部门沟通意图、统一行动的作用。
3.保证公司文件资料完整存档。
关键控制点1.文件资料在下发前得到有效的批准。
2.各类文件资料应符合《文件资料标准化管理制度》的相应格式。
3.文件资料的及时发放及存档。
注释1.核稿把关的主要内容指是否需要行文、是否符合国家法律、法规和方针、政策及有关规定,用何文种,行文格式是否符合有关规定以及文件资料的编写格式等事项。
2.公文要得到相应领导签发,制度办法类文件资料必须经相应的讨论修改后下发。
3.在发文前,若属受控文件,应加盖红色受控章;属部门使用的文件应填写部门名称;属存档文件应加盖红色”存档“印章。