设备档案整理方法讲义 PPT
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档案的整理与保管PPT参考课件
❖ 档案在库房外未被使用时，不得长时间摊放在桌 子上，应及时放入专用的柜子中锁好，不得擅自带 离规定的使用场所（办公室、阅览室等）；
❖ 各不同的利用者未经允许不准私自交换阅览各自 所利用的档案；
❖ 未经允许不准使用者擅自拍照、抄录、复印； ❖ 每次使用的档案数量、每批档案的使用时间长短
也应有一定的限度。
6
二、档案保管工作
❖ （五）档案保管物质条件 ❖ 1.档案库房 ❖ 2.资料库 ❖ 3.装具 ❖ 4.包装材料（档案盒） ❖ 5.技术设备 ❖ 6.消耗品
2021/3/10
授课：XXX
7
二、档案保管工作
❖ （六）档案库房管理 ❖ 1.进出库制度和八防措施 ❖ 2.库房的温湿度控制 ❖ 3.库房编号与装具的排列 ❖ 4.档案在装具中的存放方式 ❖ 5.档案存放位置索引和档案代卷卡
2021/3/10
授课：XXX
5
二、档案保管工作
❖ （三）具体任务 ❖ 1.防治档案的损坏 ❖ 2.延长档案的寿命 ❖ 3.维护档案的安全 ❖ （四）基本要求 ❖ 1.以防为主，防治结合 ❖ 2.加强重点，照顾一般 ❖ 3.自力更生，勤俭节约 ❖ 4.立足长远，保证当前
2021/3/10
授课：XXX
❖ 现场阅览、集中式的大阅览室；经允许的 拍照或复印工作原则上应由档案工作人员承 担。
❖ （4）对重要档案的保护性措施
❖ 严格限制利用；一般不提供原件（可以是 缩微品或复印件），格外注意监护问题，必 要时可责成专人始终陪伴进行利用。
2021/3/10
授课：XXX
13
二、档案保管工作
❖ （八）案例分析
❖ 档案出库、入库登记；将档案交给使用者 时的登记及交接清点、签收手续
❖ 各不同的利用者未经允许不准私自交换阅览各自 所利用的档案；
❖ 未经允许不准使用者擅自拍照、抄录、复印； ❖ 每次使用的档案数量、每批档案的使用时间长短
也应有一定的限度。
6
二、档案保管工作
❖ （五）档案保管物质条件 ❖ 1.档案库房 ❖ 2.资料库 ❖ 3.装具 ❖ 4.包装材料（档案盒） ❖ 5.技术设备 ❖ 6.消耗品
2021/3/10
授课：XXX
7
二、档案保管工作
❖ （六）档案库房管理 ❖ 1.进出库制度和八防措施 ❖ 2.库房的温湿度控制 ❖ 3.库房编号与装具的排列 ❖ 4.档案在装具中的存放方式 ❖ 5.档案存放位置索引和档案代卷卡
2021/3/10
授课：XXX
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二、档案保管工作
❖ （三）具体任务 ❖ 1.防治档案的损坏 ❖ 2.延长档案的寿命 ❖ 3.维护档案的安全 ❖ （四）基本要求 ❖ 1.以防为主，防治结合 ❖ 2.加强重点，照顾一般 ❖ 3.自力更生，勤俭节约 ❖ 4.立足长远，保证当前
2021/3/10
授课：XXX
❖ 现场阅览、集中式的大阅览室；经允许的 拍照或复印工作原则上应由档案工作人员承 担。
❖ （4）对重要档案的保护性措施
❖ 严格限制利用；一般不提供原件（可以是 缩微品或复印件），格外注意监护问题，必 要时可责成专人始终陪伴进行利用。
2021/3/10
授课：XXX
13
二、档案保管工作
❖ （八）案例分析
❖ 档案出库、入库登记；将档案交给使用者 时的登记及交接清点、签收手续
档案的整理与保管基本培训PPT课件
f)所在页号：卷内每份文件起始之页的编号 。
g)备注：备注项用于填写归档文件需要补充和 说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、 移出、销毁等。
卷内备考表
备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档 文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目 包括盒内文件情况说明、立卷人、检查人和日期。
盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补 充、移出、销毁等情况。 立卷人：负责整理归档文件的人员姓名。 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 日 期：归档文件整理完毕的日期。
2.必须进行一定整理的档案，要注意研究原有的 整理基础，弄清哪些是合理的，哪些是不合理 的，对合理的部分应当吸收，对不合理的部分， 要经过仔细分析，摸清情况后再进行调整和改 动，避免人为破坏文件之间的历史联系。
❖ （三）必须便于档案的保管和利用
档案整理工作的基本出发点和最终要求是便于 档案的保管和利用。
❖ 二、档案整理工作的内容
（一）档案整理工作的内容 1.档案室对正常接收的归档案卷的进一步整理 2.档案馆对正常接收进馆的档案的进一步整理 3.档案室、档案馆对零散文件进行全过程的整理
工作程序（环节、内容）
❖ （1）区分全宗 ❖ （2）全宗内档案的分类 ❖ （3）立卷（组卷） ❖ （4）卷内文件整理 ❖ （5）案卷封面编目 ❖ （6）案卷装订 ❖ （7）案卷的排列 ❖ （8）编制案卷目录 ❖ （9）档案盒的排架
第一节 档案整理
一、（1）概述
❖
档案整理工作是将档案基础工作中的关键环节，
它是将处于零乱状态的档案进行基本的分类、组合、
排列和编目，组成一个有序体系的工作。
❖ 档案整理工作质量直接关系到档案的检索、利 用，它为档案发挥作用创造了有利条件，是开发档 案信息资源的重要基础。
g)备注：备注项用于填写归档文件需要补充和 说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、 移出、销毁等。
卷内备考表
备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档 文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目 包括盒内文件情况说明、立卷人、检查人和日期。
盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补 充、移出、销毁等情况。 立卷人：负责整理归档文件的人员姓名。 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 日 期：归档文件整理完毕的日期。
2.必须进行一定整理的档案，要注意研究原有的 整理基础，弄清哪些是合理的，哪些是不合理 的，对合理的部分应当吸收，对不合理的部分， 要经过仔细分析，摸清情况后再进行调整和改 动，避免人为破坏文件之间的历史联系。
❖ （三）必须便于档案的保管和利用
档案整理工作的基本出发点和最终要求是便于 档案的保管和利用。
❖ 二、档案整理工作的内容
（一）档案整理工作的内容 1.档案室对正常接收的归档案卷的进一步整理 2.档案馆对正常接收进馆的档案的进一步整理 3.档案室、档案馆对零散文件进行全过程的整理
工作程序（环节、内容）
❖ （1）区分全宗 ❖ （2）全宗内档案的分类 ❖ （3）立卷（组卷） ❖ （4）卷内文件整理 ❖ （5）案卷封面编目 ❖ （6）案卷装订 ❖ （7）案卷的排列 ❖ （8）编制案卷目录 ❖ （9）档案盒的排架
第一节 档案整理
一、（1）概述
❖
档案整理工作是将档案基础工作中的关键环节，
它是将处于零乱状态的档案进行基本的分类、组合、
排列和编目，组成一个有序体系的工作。
❖ 档案整理工作质量直接关系到档案的检索、利 用，它为档案发挥作用创造了有利条件，是开发档 案信息资源的重要基础。
设备管理之设备档案管理ppt
六.当前的主要问题 和现阶段具体目标
六.当前的主要问题和现阶段具体目标
[ 主要问题 ]
信息滞后严重。 ◆ 信息滞后严重。 信息共享差，信息不能互联互通—— ——这就是我们的 ◆ 信息共享差，信息不能互联互通——这就是我们的 “木桶短板”。 木桶短板”
[ 主要任务 ]
◆ 建立统一信息基础平台是当务之急。 建立统一信息基础平台是当务之急。
实施
设备技术 资料收集
Байду номын сангаас
整理 (1~2月) 1~2月
录入 (3~5 月 )
统一规范
技术档案
完善
核实、 核实、添加
调整 ( 6 月)
(12月) 12月
(9~11月 (9~11月)
(7~8月) 7~8月
八.实施效果预期
九.发展展望
九.发展展望
以平台建设为契机，以制度建设为突破口， ◆ 以平台建设为契机，以制度建设为突破口，夯实企业 管理基础 突出“三大核心系统” ◆ 突出“三大核心系统”建设主线
七 . 管理信息统一平台建设方案
七.管理信息统一平台建设方案
项目组织
项目小组负责制，下设办公室和各专业组，平行推进。 项目小组负责制，下设办公室和各专业组，平行推进。
项目组
信息组 系统支持组 软件组 设备配置组 培训组
信息管理员
网络管理员
系统分析员
设备管理员
培训负责人
七.管理信息统一平台建设方案
指导思想和原则
设备管理的“四项” 设备管理的“四项”主要任务 设备管理“三个” 设备管理“三个”方针
设备管理“五个” 设备管理“五个”基本原则
二. 总厂设备综合管理现代化建设的指导思 想
设备档案管理环节-PPT课件
二、设备档案管理的工作环节 设备档案管理的工作环节包括：收集、整理、 鉴定、保管、统计、检索、编研、提供利用 八个环节。 （一）收集：就是科技档案人员按照国家和 有关专业主管部门的规定，通过接收、征集 等方式，把分散在单位（机构）和个人手中 的科技文件材料或科技档案集中到科技档案 部门。
7)互见号应填写反映同一内容而形式不同且 另行保管的档案保管单位的档号。档号后应 注明档案载体形式，并用括号括起来。 8)卷内备考表排列在卷内文件材料之后。 （4）案卷封面的编制 1)案卷封面印制在卷盒的正表面，也可采 用内封面形式。 2)案卷题名应简明、准确地揭示卷内设备 文件材料的内容，一般由三部分组成。一是 项目名称或代字、代号，是指卷内设备文件 材料所属设备等的名称或其代号；
1、收集时需要执行的制度： （1）三纳入制度： 科技文件材料工作阶段的三纳入，各企业、 科技单位（或部门）应当将科技文件材料的 形成、积累、整理、归档工作纳入科技工作 程序，纳入生产、科研、基本建设等工作计 划，纳入有关部门和有关人员的职责范围。 科技档案管理工作阶段的三纳入，各科技单 位（或部门）应当将科技档案工作纳入生产 技术管理、科学研究管理、基本建设管理中。
5）设备更换零部件时，保留新形成的科技 文件材料并单独组卷排列在原设备案卷之后。 6） 设备维修中形成的科技文件材料单 独组卷。外购设备中的随机文件材料可以单 独组卷。 4、排列（组卷之后） （1）图纸按图号、隶属关系（总图 组件图 部件图 零件图）排列。 （2）文字材料按重要程度（成果材料 原始 材料 中间材料）、时间、地区、逻辑关系 排列。
科技档案管理要诀： 一法二条： 《中华人民共和国档案法》是我们检查包括 设备档案在内的科技档案工作的法律性依据。 《黑龙江省档案管理条例》《科学技术档案 工作条例》是我们管理、利用和保护包括设 备档案在内的科技档案的专业性法规。
档案管理课件 七档案整理(第2、3节)
立档单位非根本性变化是指立档单位名称的 变更、职权范围的扩大或缩小、隶属关系的 改变、内部组织机构的调整、组织规模的扩 大或缩小、工作地点的迁移等，这些变化均 未引起立档单位实体独立性的改变，因此不 会导致全宗的变化。
四、全宗
（3）临时机构和派出机构档案的全宗归属 具有社会独立性的临时机构，其档案是否构 成独立全宗，应作具体分析。如临时机构存 在时间短，职能性质不重要，档案数量不多， 则可以不构成独立全宗而作为上级主管单位 全宗的一部分；如临时机构存在时间较长， 职责较重要，档案数量较多，则可以构成独 立全宗。
三、档案整理应注意的问题
（一）全面认识文件材料之间的有机联系。文件材料之间的
有机联系是相互交叉的，要分清主次。应根据单位的特点 和档案的数量、成分，协调好档案来源、时间、内容、形
式之间的主次关系和取舍关系。
（二）处理好档案整理工作与档案管理其他工作环节之间的 关系。便于保管和利用是档案整理工作，也是整个档案管 理工作的目的。必须加强档案整理工作与档案管理其他工 作的联系与配合，才能全面实现便于保管和利用的最终目 标。
分不同价值，便于保管和利用。
二、档案整理工作的原则
（一）整理档案必须遵循文件的形成规律 根据形成文件的内容特点和规律整理，才能 对档案进行恰当的分类与合理的组织；依据 形成文件的形式特点与规律整理，才能正确 的处理档案材料的特殊问题，在整理工作中 将文件材料内容和形式上的特点与规律有机 结合，才能使档案的分类、组合工作有效地 进行。
4.形式联系。指文件在载体、记录表达方式、文种等方 面的异同关系。 保持文件形式方面的联系 ，能把相同 载体、记录表达方式、文种的文件集中，便于按形式 上的特征管理和利用档案。
二、档案整理工作的原则
四、全宗
（3）临时机构和派出机构档案的全宗归属 具有社会独立性的临时机构，其档案是否构 成独立全宗，应作具体分析。如临时机构存 在时间短，职能性质不重要，档案数量不多， 则可以不构成独立全宗而作为上级主管单位 全宗的一部分；如临时机构存在时间较长， 职责较重要，档案数量较多，则可以构成独 立全宗。
三、档案整理应注意的问题
（一）全面认识文件材料之间的有机联系。文件材料之间的
有机联系是相互交叉的，要分清主次。应根据单位的特点 和档案的数量、成分，协调好档案来源、时间、内容、形
式之间的主次关系和取舍关系。
（二）处理好档案整理工作与档案管理其他工作环节之间的 关系。便于保管和利用是档案整理工作，也是整个档案管 理工作的目的。必须加强档案整理工作与档案管理其他工 作的联系与配合，才能全面实现便于保管和利用的最终目 标。
分不同价值，便于保管和利用。
二、档案整理工作的原则
（一）整理档案必须遵循文件的形成规律 根据形成文件的内容特点和规律整理，才能 对档案进行恰当的分类与合理的组织；依据 形成文件的形式特点与规律整理，才能正确 的处理档案材料的特殊问题，在整理工作中 将文件材料内容和形式上的特点与规律有机 结合，才能使档案的分类、组合工作有效地 进行。
4.形式联系。指文件在载体、记录表达方式、文种等方 面的异同关系。 保持文件形式方面的联系 ，能把相同 载体、记录表达方式、文种的文件集中，便于按形式 上的特征管理和利用档案。
二、档案整理工作的原则
设备仪器档案的整理
❖ 拟写案卷题名及填写卷内备考表中的各项内容，案卷题名 必须写明设备名称内容、材料的名称，题名必须简明扼要， 控制在50汉字的范围内。科技档案分类目录必须在档案管 理专用软件上进行著录管理，并且打印出目录，与相应的 卷内文件目录装订成检索目录册。（用浅绿色的科技档案 目录夹装订）
设备仪器档案的整理
设备仪器档案的整理
❖ 1、 组卷与保管期限的设置 ❖ 按设备仪器的台（套）为单位进行组卷。一台（套）设备可
组成一卷或若干卷。将设备仪器概况的文件材料排放在前面， 其它技术性文件材料按设备的工作程序及重要程度依次系统排 列，一个案卷中文字材料在前，图表在后。机关单位的设备档 案一般放短期，比较贵重的、使用寿命较长的设备档案可放长 期。企业生产设备一般放长期。 ❖ 2、 编码 ❖ 设备仪器类档案的卷内文件页码的编制有如下三种情况： ❖ ① 卷内材料多数是单页或几页组合成案卷的，没有统一顺序号， 不连贯或编号出现错误时，用号码机将页码打在文件材料正面 的右下角、反面的左下角。 ❖ ② 几本为一卷，每本有统一页号的，可以不另外打页号，将每 一份材料起止页号填在卷内文件目录各份材料的页号栏。 ❖ ③ 单份的独立材料为一卷（如说明书、图册等），每本有统一 页号的可以不另外打页号。
设备仪器档案的整理
❖ 一、 归档范围 ❖ 1、 机关单位：贵重的办公设备、电梯、车辆、大
型的通讯设备等的 ❖ 说明书、图册、合格证、装箱单、安装规程、发票
复印件等随机文件。 ❖ 2、 企业：自制设备的归档材料包括设备的设计、
研制、试验和制造 ❖ 过程中形成的文件材料，以及该项设备在安装、使
用、维护、检修、改造过程中形成的文件材料。购 置设备的归档材料包括购置申请报告、批复、技术 经济计算材料，订购协议、合同等购置文件，随机 文件（与机关的相同），线路安装、保养、维修及 使用后形成的文件材料。
设备仪器档案的整理
设备仪器档案的整理
❖ 1、 组卷与保管期限的设置 ❖ 按设备仪器的台（套）为单位进行组卷。一台（套）设备可
组成一卷或若干卷。将设备仪器概况的文件材料排放在前面， 其它技术性文件材料按设备的工作程序及重要程度依次系统排 列，一个案卷中文字材料在前，图表在后。机关单位的设备档 案一般放短期，比较贵重的、使用寿命较长的设备档案可放长 期。企业生产设备一般放长期。 ❖ 2、 编码 ❖ 设备仪器类档案的卷内文件页码的编制有如下三种情况： ❖ ① 卷内材料多数是单页或几页组合成案卷的，没有统一顺序号， 不连贯或编号出现错误时，用号码机将页码打在文件材料正面 的右下角、反面的左下角。 ❖ ② 几本为一卷，每本有统一页号的，可以不另外打页号，将每 一份材料起止页号填在卷内文件目录各份材料的页号栏。 ❖ ③ 单份的独立材料为一卷（如说明书、图册等），每本有统一 页号的可以不另外打页号。
设备仪器档案的整理
❖ 一、 归档范围 ❖ 1、 机关单位：贵重的办公设备、电梯、车辆、大
型的通讯设备等的 ❖ 说明书、图册、合格证、装箱单、安装规程、发票
复印件等随机文件。 ❖ 2、 企业：自制设备的归档材料包括设备的设计、
研制、试验和制造 ❖ 过程中形成的文件材料，以及该项设备在安装、使
用、维护、检修、改造过程中形成的文件材料。购 置设备的归档材料包括购置申请报告、批复、技术 经济计算材料，订购协议、合同等购置文件，随机 文件（与机关的相同），线路安装、保养、维修及 使用后形成的文件材料。
设备档案管理课件
对于涉及企业机密的设备档案 ，应采取相应的保密措施，确
保档案的安全和保密性。
02 设备档案的收集与整理
设备档案的收集范围与方式
收集范围
应涵盖设备的采购、安装、使用 、维修、改造、报废等全过程， 包括设备的基本信息、技术参数 、使用记录、维修记录等。
收集方式
通过纸质文档、电子文档、图片 等形式，进行全面、准确、及时 的收集，确保设备档案的完整性 和准确性。
设备档案的安全与维护
公共机构需确保设备档案的安全与保密，防止信息泄露和 不当使用。同时，加强对档案的维护和保养，确保档案的 完整性和长期保存。
高校实验室设备档案管理实践
设备档案的科研价值
高校实验室的设备档案具有重要的科 研价值，对于学科建设和科研成果的 产出具有积极意义。应加强对设备档 案的收集、整理和保存工作，为科研 人员提供完整的设备信息和数据支持 。
应用场景
拓展设备档案的应用场景，如设备维护、故障诊断、采购决策等。
设备档案的数字化与共享
数字化技术
采用先进的数字化技术，将传统纸质档案转化为数字档案，便于存储、检索和管理。
共享平台
建立设备档案共享平台，实现档案资源的跨部门、跨地区共享与利用。
05 设备档案管理的实践与案 例
企业设备档案管理实践
设备档案管理课件
目录
CONTENTS
• 设备档案管理的概述 • 设备档案的收集与整理 • 设备档案的信息化管理 • 设备档案的利用与开发 • 设备档案管理的实践与案例 • 设备档案管理的未来发展与挑战
01 设备档案管理的概述
设备档案的定义与分类
设备档案的定义
设备档案是指对各类设备从规划、设计、制造、安装、调试、使用、维修、改 造、直到报废等全过程的相关资料进行收集整理，形成的一套完整的文件体系 。
保档案的安全和保密性。
02 设备档案的收集与整理
设备档案的收集范围与方式
收集范围
应涵盖设备的采购、安装、使用 、维修、改造、报废等全过程， 包括设备的基本信息、技术参数 、使用记录、维修记录等。
收集方式
通过纸质文档、电子文档、图片 等形式，进行全面、准确、及时 的收集，确保设备档案的完整性 和准确性。
设备档案的安全与维护
公共机构需确保设备档案的安全与保密，防止信息泄露和 不当使用。同时，加强对档案的维护和保养，确保档案的 完整性和长期保存。
高校实验室设备档案管理实践
设备档案的科研价值
高校实验室的设备档案具有重要的科 研价值，对于学科建设和科研成果的 产出具有积极意义。应加强对设备档 案的收集、整理和保存工作，为科研 人员提供完整的设备信息和数据支持 。
应用场景
拓展设备档案的应用场景，如设备维护、故障诊断、采购决策等。
设备档案的数字化与共享
数字化技术
采用先进的数字化技术，将传统纸质档案转化为数字档案，便于存储、检索和管理。
共享平台
建立设备档案共享平台，实现档案资源的跨部门、跨地区共享与利用。
05 设备档案管理的实践与案 例
企业设备档案管理实践
设备档案管理课件
目录
CONTENTS
• 设备档案管理的概述 • 设备档案的收集与整理 • 设备档案的信息化管理 • 设备档案的利用与开发 • 设备档案管理的实践与案例 • 设备档案管理的未来发展与挑战
01 设备档案管理的概述
设备档案的定义与分类
设备档案的定义
设备档案是指对各类设备从规划、设计、制造、安装、调试、使用、维修、改 造、直到报废等全过程的相关资料进行收集整理，形成的一套完整的文件体系 。
地铁工程设备档案整理要求培训资料(PPT)
日期填写文件形成日期。 如，2013年2月2日写作20130202。
页号填写每份文件的页数 备注 填写需要说明的特殊情况，如 标明“互见号”、“复印件”等
盒内目录置于盒内文件之前
编目
1 填写盒内目录
2 填写盒内备考表 3 填写案卷封面
4 填写盒脊
（1）盒内备考表式样见附件4。
（2）标明盒内共有文件件数、 页数，以及在组盒和使用过程中 需要说明的问题。
1 复制件在前。
图样文件一般以一套为一件，数量多时， 可按结构、专业、阶段、工序等特征分别
2 组件。
分类（划 分）、排列
组件
装订
以“件”为单位，采用不锈
1 钢针装订方式进行装订。
分类（划 分）、排列
组件
装订
编号
以件为单位，在有书写内容的每页文件
正面的右下角、背面的左下角从“1”
起依次标注页号。两张以上小幅面文件
13.其他
9.设备检查记 录、设备仪器 履历表
1.归档文件材料应完整、准确、 签署完备，其制成材料应有利于 长久保存，图文字迹应符合形成 文件设备（打印机、复印机、扫 描仪等）标称的质量要求。
工程文件中文字材料幅面尺寸规格为 A4幅（297*210），图纸采用国家标 准图幅。
2.归档文件材料应为原件。因故 无原件的可将具有凭证作用的复 制件归档。
（4）检查人 有关部门、项目负 责人或档案管理人员签名。
（5）日期 填写盒内文件整理完 成时间和检查时间。
（3）整理人 盒内文件整理人员 签名。
（6）盒内备考表置于卷内文件 之后。
编目
1 填写盒内目录
2 填写盒内备考表 3 填写案卷封面
4 填写盒脊
编目
档案整理规则及方法85课件
档案标识方法
1 2 3
标签标识 为档案制作标签，标明档案的编号、名称等信息。
电子标识 利用电子化手段，如RFID技术，对档案进行标识 和管理。
条形码或二维码标识 为档案制作条形码或二维码，方便快速识别和检 索。
档案索引的建立
目录索引
根据档案分类和编号，建 立详细的目录索引，方便 查找。
电子索引
利用数据库技术，建立电 子索引，方便快速检索和 查询。
电子文件管理系统
对电子文件进行集中管理，确保电子文件的真实 性和完整性。
档案信息检索系统
提供快速、准确的档案信息检索服务，提高档案 利用效率。
电子档案管理
电子档案元数据管理
01
确保电子档案的真实性、完整性和可靠性。
电子档案备份与恢复
02
防止数据丢失，保证电子档案的安全性。
电子档案长期保存策略
03
制定合理的长期保存策略，确保电子档案的长久保存。
鉴定
对档案的价值进行评估，确定 其保管期限。
归档
将整理好的档案放入指定的档 案库或档案盒中，并做好相关
记录。
档案归档注意事项
确保档案的真实性和完整性
在归档过程中，要确保档案的真实性和完整性，不得随意更改或 丢失。
合理利用现代化手段
可以合理利用计算机等现代化手段进行档案管理，提高管理效率和 利用效果。
档案整理规则及方 法85课件
目 录
• 档案整理概述 • 档案分类与归档 • 档案编号与标识 • 档案存储与保管 • 档案数字化与信息化 • 档案利用与开发 • 档案鉴定与销毁
01
档案整理概述
档案整理的定 义
档案整理
是指将无序的档案按照一定的方 法和规则进行分类、排序、编目， 使其有序化的过程。
设备档案整理课件
系统建设
搭建数字化档案管理系统，实 现档案的存储、管理、查询和 利用等功能。
调研与规划
明确数字化管理的目标、范围 和需求，制定详细的实施计划 。
数字化转换
将纸质、图片等传统介质档案 转换为数字格式，如扫描、拍 照等。
培训与推广
对相关人员进行数字化档案管 理系统的培训和操作指导，确 保系统的顺利运行。
设备档案查询的方法与流程
确定查询需求
明确所需档案的名称、年代、存放位置 等信息。
VS
检索档案目录
根据需求在档案目录中查找相关档案。
设备档案查询的方法与流程
01
02
03
查阅档案内容
根据找到的档案信息，到 实体库房中查找档案原件 或复印件。
借阅管理
建立借阅制度，规定借阅 期限、借阅权限、借阅手 续等，确保档案安全。
全面性、规范性
详细描述
该企业设备档案整理工作涉及设备的采购、安装、使用、维修、改造和报废等全过程， 档案内容全面完整。同时，制定了一系列规范性文件，确保档案整理工作的标准化和规
范化。
案例二：数字化设备档案管理系统的应用
总结词
高效性、便捷性
详细描述
数字化设备档案管理系统通过电子化方式存 储和管理设备档案，实现了档案信息的快速 检索、实时更新和高效管理。同时，通过系 统平台，各部门可以便捷地共享和利用设备
收集方式
采用定期收集、随时收集和专项收集相结合的方式，确保档案的及时性和准确性 。
设备档案的分类整理
分类标准
根据设备类型、用途、使用部门等不同标准进行分类，便于 管理和查询。
整理方法
对档案进行编号、装订、编目和装盒等处理，确保档案的有 序性和规范性。
档案的整理方法概述课件
详细描述
分类法是档案整理的基础，它有助于将混乱无序的档案文件组织成一个有序的体系。通 过分类，可以更好地了解档案的内容和特点，以便于后续的检索、利用和保管。分类法 有多种方式，如年度分类、组织机构分类、问题分类等，可根据档案的具体情况进行选
择。
组织法
总结词
组织法是对档案进行有序排列的方法，以确保档案的完整性和系统性。
提高档案的利用效率
建立索引目录
为档案建立详细的索引目录，方 便用户快速查找所需信息。
数字化存储
将档案进行数字化存储，提高档 案的检索速度和利用效率。
优化借阅流程
简化借阅流程，提高档案的流通 效率，满足用户对档案的多样化
需求。
05
档案整理的未来发展
数字化档案整理
数字化档案整理是指将传统纸质 档案通过扫描、拍照等技术转化 为数字格式，便于存储、检索和
及时归档
对于新产生的档案，应及时进行整理和归档，避免积压和混乱。
确保档案的安全性
防潮防霉
对于纸质档案，应采取适当的防 潮防霉措施，以保护档案的长期
保存。
防火防盗
确保档案库房的消防设施完备，并 采取必要的防盗措施，以确保档案 的安全。
定期检查
定期对档案进行检查，及时发现和 修复损坏的档案，以延长其使用寿 命。
档案的整理方法概述
目录
• 档案整理的基本原则 • 档案整理的方法 • 档案整理的步骤 • 档案整理的注意事项 • 档案整理的未来发展
01
档案整理的基本原则
档案分类的原则
01
02
03
科学性
分类应基于档案的内容、 特征和属性，采用科学的 方法和标准，确保分类合 理、准确。
系统性
分类法是档案整理的基础，它有助于将混乱无序的档案文件组织成一个有序的体系。通 过分类，可以更好地了解档案的内容和特点，以便于后续的检索、利用和保管。分类法 有多种方式，如年度分类、组织机构分类、问题分类等，可根据档案的具体情况进行选
择。
组织法
总结词
组织法是对档案进行有序排列的方法，以确保档案的完整性和系统性。
提高档案的利用效率
建立索引目录
为档案建立详细的索引目录，方 便用户快速查找所需信息。
数字化存储
将档案进行数字化存储，提高档 案的检索速度和利用效率。
优化借阅流程
简化借阅流程，提高档案的流通 效率，满足用户对档案的多样化
需求。
05
档案整理的未来发展
数字化档案整理
数字化档案整理是指将传统纸质 档案通过扫描、拍照等技术转化 为数字格式，便于存储、检索和
及时归档
对于新产生的档案，应及时进行整理和归档，避免积压和混乱。
确保档案的安全性
防潮防霉
对于纸质档案，应采取适当的防 潮防霉措施，以保护档案的长期
保存。
防火防盗
确保档案库房的消防设施完备，并 采取必要的防盗措施，以确保档案 的安全。
定期检查
定期对档案进行检查，及时发现和 修复损坏的档案，以延长其使用寿 命。
档案的整理方法概述
目录
• 档案整理的基本原则 • 档案整理的方法 • 档案整理的步骤 • 档案整理的注意事项 • 档案整理的未来发展
01
档案整理的基本原则
档案分类的原则
01
02
03
科学性
分类应基于档案的内容、 特征和属性，采用科学的 方法和标准，确保分类合 理、准确。
系统性
档案整理培训课件(PPT 82页)
行系统分类、排列、编号后，将每一份文件的
内容、形式特征及其编号登记下来，以备查找
利用和管理统计之需。
编目工作是档案人员按文件分类、排列的
结果逐类、逐件登录，也是对归档文件内容进
行标引、著录的过程，应做到准确、全面、详
细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检
索的需要。归档文件目录有统一的格式，使用
文档一体化管理软件的单位，在软件中逐件输
8
文
书
﹡未装订的式样同一的表格，要求一份为一件整理。
档
案
的
整
理
9
文
第二步 文件的修整
书
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应
档 案
符合档案保护要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪
的
变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要 在保持原貌的前提下进行。
——需保管30年以上的文件要进行修整，保管10年以下
理
或不用就可以）。
⑥页数：填写每一件
归档文件中有图文页面的
总数（归档章上的总页 数）。
⑦ 备注：注释文件
需说明的情况包括密级、
破损、修改、补充、移出、 销毁等（一般情况下空
着）。计算机文档一体化 管理系统中，备注项内可
录入其他内容，如机构或
问题名称、事由、二级目 录。
25
文
常见的错误
书
档
案
的
整
理
26
书 档
且能反映文件内容的（正 案
题名） ，填写时照实抄
的
录；文件有正副题名的， 整
正题名能反映文件内容的， 理
副题名无须抄录；文件有
并列题名的，并列题名与
设备档案整理
4、按卷内目录，设备的归档材料，备 考表的顺序装入科技档案盒。
立卷人 检查人
5、盒封面的填写：
档 号: S•1—1 案卷题名: 设备型号+说明书、保修 单、使用手册（写出几个重要的即可 ）
编制单位: 厂家 编制日期: 出厂日期或购买日期 保管期限: 长期
盒脊的填写
用红色口取纸填写档号：
S•1(分类号)
档号 题名
编制单位 编制日期 保管 期限
序号
密，设 备仪器档案，科学技术研究材 料，地质档案，测绘档案和医学 科技档案等。
设备仪器档案是指各种机器 设备、车辆、船舶和仪器、仪表的 档案材料。
设备仪器档案的特点是型号成 套。在实际工作中，一般单位，特 别是企业的设备仪器档案，主要有 外购设备档案、自制设备档案等。
设备档案整理方法
❖ 一、设备档案的归档范围 ❖ 二、设备仪器文件的归档时间 ❖ 三、设备仪器文件的归档份数 ❖ 四、设备仪器文件的归档要求 ❖ 五、设备仪器文件的归档手续 ❖ 六、设备仪器档案的整理方法
❖, .
下下
整面
理 工 作 的 细 节
让 我 们 来 关 注
一
三、设备仪器文件的归档份数
六、设备仪器档案的整理方法
❖ 设备档案的代字S，案卷的排列以购 买时间的先后顺序来排列。如果单位的 设备仪器较多，例如医院、厂矿等，可 以按用途、性质等分类归档。
1、排列好归档文件的顺序后，要在每一份 文件的右上角加盖档号章（原则上不压字）。
档号 件号 S●1--1 1
卷内文件流水编
设备档案代字 设备档案分类号(序号） 案卷顺序号 分隔符
科技档案的概念及种类设备档案整理方法一设备档案的归档范围二设备仪器文件的归档时间三设备仪器文件的归档份数四设备仪器文件的归档要求五设备仪器文件的归档手续六设备仪器档案的整理方法1排列好归档文件的顺序后要在每一份文件的右上角加盖档号章原则上不压字
立卷人 检查人
5、盒封面的填写：
档 号: S•1—1 案卷题名: 设备型号+说明书、保修 单、使用手册（写出几个重要的即可 ）
编制单位: 厂家 编制日期: 出厂日期或购买日期 保管期限: 长期
盒脊的填写
用红色口取纸填写档号：
S•1(分类号)
档号 题名
编制单位 编制日期 保管 期限
序号
密，设 备仪器档案，科学技术研究材 料，地质档案，测绘档案和医学 科技档案等。
设备仪器档案是指各种机器 设备、车辆、船舶和仪器、仪表的 档案材料。
设备仪器档案的特点是型号成 套。在实际工作中，一般单位，特 别是企业的设备仪器档案，主要有 外购设备档案、自制设备档案等。
设备档案整理方法
❖ 一、设备档案的归档范围 ❖ 二、设备仪器文件的归档时间 ❖ 三、设备仪器文件的归档份数 ❖ 四、设备仪器文件的归档要求 ❖ 五、设备仪器文件的归档手续 ❖ 六、设备仪器档案的整理方法
❖, .
下下
整面
理 工 作 的 细 节
让 我 们 来 关 注
一
三、设备仪器文件的归档份数
六、设备仪器档案的整理方法
❖ 设备档案的代字S，案卷的排列以购 买时间的先后顺序来排列。如果单位的 设备仪器较多，例如医院、厂矿等，可 以按用途、性质等分类归档。
1、排列好归档文件的顺序后，要在每一份 文件的右上角加盖档号章（原则上不压字）。
档号 件号 S●1--1 1
卷内文件流水编
设备档案代字 设备档案分类号(序号） 案卷顺序号 分隔符
科技档案的概念及种类设备档案整理方法一设备档案的归档范围二设备仪器文件的归档时间三设备仪器文件的归档份数四设备仪器文件的归档要求五设备仪器文件的归档手续六设备仪器档案的整理方法1排列好归档文件的顺序后要在每一份文件的右上角加盖档号章原则上不压字
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★企业设备档案代号：“1”
档号的编制：相对来讲，企业的设备档案
复杂一些，需要按照设备的“性质”分一级
属类，每个一级属类再按照设备型号分二级
属类，二级属类下按阶段材料组卷，如 ：
1.1专用设备 1.1.1 CXXXX车床 1.1.2 XXXXXXXX …… 1.2通用设备 1.2.1 XXXXXXXX1 1.2.2 XXXXXXXX2 ……
短期
短期 长期 短期 短期 短期
技术改造和开发过程形成的技术文件材料。
长期
国有企业保管期限
序号
1 2
保管期限 自制设备、仪器的申请报告、计划、批 长期
复和任务书；设计方案、设计说明书、 设计图、设计中的计算数据等。 引进设备的申请报告及批复、合同、协 议等谈判资料、来往信函、图纸或招标 材料等： ①重要的
件材料一同装订组卷，一份与科技档案分类
目录一起装订成检索目录。
四、整理方法
③分类与编号 ★机关设备档案代号：“C” 档号的编制：机关设备档案可不设二级类目， 直接在一级类目下每台设备编号归档，如： C——1～n 案卷顺序号 设备档案代号
每台设备案卷号按时间顺序编一个流水号, 满三位数断号。
四、整理方法
四、整理方法
②卷内目录和编制 将归档的案卷内文件材料填写卷内目录。 卷内目录 档号：C—1
序 科技文件材料题名 责任者 文件 文件 页 备 号 日期 编号 次 注 1 2
SAMSUNG20用户指 南 三星电子 2003. 07.23 公司
001
四、整理方法
卷内文件目录必须用森蓝文档管理软件进行
著录管理，并打印一式二份，一份随卷内文
张三
四、整理方法
3、装订入盒
设备文件材料可分为装订和不装订两种: ①凡是几份文件材料组合成案卷的一般都要装 订，采用“三孔一线”办法装订，装订前要除 掉材料上的金属物，按A4规格装订。如是小册 子、卡片形式的材料可自制纸袋装好，并在材 料右上角盖上档号章。 模式: 全宗号 档 号
55 C-1
四、整理方法
②购置设备的归档材料（包括购置申请报告、批复、 订购协议、合同等购置文件、开箱随机文件、线路 安装、保养、维修及使用后形成的文件材料）。
一、归档范围及保管期限
3、保管期限：
以办公设备和交通设备为主的单位
（如机关、团体、街道、管理性的企业和
事业单位等），这些设备档案的保管期限 一般以“短期”为主；
机关保管期限
设备档案整理 方法讲义
一、归档范围及保管期限
1、机关、事业单位：办公设备、电梯、车
辆等采购申请与批复、协议书、合同来往函
电（或招标、中标方面的材料）；开箱的随
机文件材料（包括说明书、图册、合格证、
装箱单、安装规程、发票复印件等）。
一、归档范围及保管期限
2、企业：
①自制设备的归档材料（包括设备的设计、研制、 试验和制造过程中形成的文件材料，以及该项设备 在安装、使用、维护检修、改造过程中形成的文件 材料）。
二、归档时间
1、外购设备在投入使用之后，将开箱随机
文件材料交给本单位档案员归档立卷。
2、自制设备在设备鉴定验收并交付使用后
一个月内由主管部门系统整理后归档； 3、维修方面的文件材料，维修结束后一个 月须完整，系统地反
映设备从设计制造或申购到改造的全过程，
类目名称
②一般的
长期 短期
国有企业保管期限
序号
3
类目名称
保管期限
4 5 6 7
引进设备的随机资料清单、装箱单、 长期 出厂合格证、验收单；地基安装图、 原理图、附件图；磁盘和光盘（另 存）；使用维护说明书等。 安装调试运行记录和检测报告 长期 设备操作规程和履历表 大、中修记录，故障分析处理文件 报废申请、鉴定材料、批复（或处 理结果） 长期 长期 短期
序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 类目名称
申请报告、计划、请示与复。
上级或主管领导批复和准购批示。 进口设备过程中有关的技术商务文件。 开箱记录及装箱单。
保管期限
短期
短期 长期 短期
安装、调试记录和双方签字移交文件保单。
验收、报告及材料。 索赔来往函件及结果文件。 设备说明书及全套随机文件材料。 使用、检修、故障事故记录（设备履书） 重大事故的调查分析及处理意见。
四、整理方法
④案卷封面、卷内备考表的编制 案卷封面的编制 ★案卷题名 要求简明、准确揭示卷内科技文件材料的内容。 结构：案卷题名 = 项目名称 + 内容特征 + 文件 名称 例：SAMSUNG牌06ST笔记本电脑的用户指南、 修证书 ★立卷单位 填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部 门。
四、整理方法
文字及图样的表述与设备实体一致。相同型
号的设备，只归档一套即可。
四、整理方法
1、组卷及卷内文件排列 ①按设备的台（套）为单位进行组卷。一台（套） 设备可组成一卷或若干卷。每一个案卷均由案 卷封面、卷内文件目录、卷内文件材料、卷内 备考表组成。 ②文字材料按问题、时间或重要程度来排列。批 复在前、请示在后；正文在前、底稿在后。有 译文的外文资料译文在前，原文在后。 图纸与文字材料组成一卷的，文字在前，图样在 后。
四、整理方法
2、编目
①编页码：设备档案的卷内文件页码的编制有三种情况： ▲卷内材料多数是单页或几页组成案卷的，用号码机将页 码打在文件材料正面的右下角、背面的左下角，页号 从“1”开始。 ▲几本为一卷，每本有统一页号的案卷，可以不用打页码， 将每一份材料起止页号填在卷内文件目录各份材料的 页号栏。 ▲单份独立材料为一卷（说明书、图册等），每份有统一 页号的可以不用另外打页码。 ▲页号更改时“划改”或“盖改”，不要用涂改液。
④案卷封面、卷内备考表的编制 案卷封面的编制 ★起止日期 可只填写起止年月 如：2000年3月至2000年8月或 2000.3~2000.8 ★保管期限、密级 ★卷内备考表编制
案卷封面模式
C-1
SAMSUNG牌06ST笔记 本电脑用户指南、修证书
荔湾区档案局 2004.3.31 长期
卷内备考表模式
②凡单本材料为一卷，材料本身有页码的可 以不用装订，只在材料右上角上盖上档号章。 ③将装订好的案卷以档号排列顺序入盒，盒 面不需要填写。只填写脊背的内容。
档号的编制：相对来讲，企业的设备档案
复杂一些，需要按照设备的“性质”分一级
属类，每个一级属类再按照设备型号分二级
属类，二级属类下按阶段材料组卷，如 ：
1.1专用设备 1.1.1 CXXXX车床 1.1.2 XXXXXXXX …… 1.2通用设备 1.2.1 XXXXXXXX1 1.2.2 XXXXXXXX2 ……
短期
短期 长期 短期 短期 短期
技术改造和开发过程形成的技术文件材料。
长期
国有企业保管期限
序号
1 2
保管期限 自制设备、仪器的申请报告、计划、批 长期
复和任务书；设计方案、设计说明书、 设计图、设计中的计算数据等。 引进设备的申请报告及批复、合同、协 议等谈判资料、来往信函、图纸或招标 材料等： ①重要的
件材料一同装订组卷，一份与科技档案分类
目录一起装订成检索目录。
四、整理方法
③分类与编号 ★机关设备档案代号：“C” 档号的编制：机关设备档案可不设二级类目， 直接在一级类目下每台设备编号归档，如： C——1～n 案卷顺序号 设备档案代号
每台设备案卷号按时间顺序编一个流水号, 满三位数断号。
四、整理方法
四、整理方法
②卷内目录和编制 将归档的案卷内文件材料填写卷内目录。 卷内目录 档号：C—1
序 科技文件材料题名 责任者 文件 文件 页 备 号 日期 编号 次 注 1 2
SAMSUNG20用户指 南 三星电子 2003. 07.23 公司
001
四、整理方法
卷内文件目录必须用森蓝文档管理软件进行
著录管理，并打印一式二份，一份随卷内文
张三
四、整理方法
3、装订入盒
设备文件材料可分为装订和不装订两种: ①凡是几份文件材料组合成案卷的一般都要装 订，采用“三孔一线”办法装订，装订前要除 掉材料上的金属物，按A4规格装订。如是小册 子、卡片形式的材料可自制纸袋装好，并在材 料右上角盖上档号章。 模式: 全宗号 档 号
55 C-1
四、整理方法
②购置设备的归档材料（包括购置申请报告、批复、 订购协议、合同等购置文件、开箱随机文件、线路 安装、保养、维修及使用后形成的文件材料）。
一、归档范围及保管期限
3、保管期限：
以办公设备和交通设备为主的单位
（如机关、团体、街道、管理性的企业和
事业单位等），这些设备档案的保管期限 一般以“短期”为主；
机关保管期限
设备档案整理 方法讲义
一、归档范围及保管期限
1、机关、事业单位：办公设备、电梯、车
辆等采购申请与批复、协议书、合同来往函
电（或招标、中标方面的材料）；开箱的随
机文件材料（包括说明书、图册、合格证、
装箱单、安装规程、发票复印件等）。
一、归档范围及保管期限
2、企业：
①自制设备的归档材料（包括设备的设计、研制、 试验和制造过程中形成的文件材料，以及该项设备 在安装、使用、维护检修、改造过程中形成的文件 材料）。
二、归档时间
1、外购设备在投入使用之后，将开箱随机
文件材料交给本单位档案员归档立卷。
2、自制设备在设备鉴定验收并交付使用后
一个月内由主管部门系统整理后归档； 3、维修方面的文件材料，维修结束后一个 月须完整，系统地反
映设备从设计制造或申购到改造的全过程，
类目名称
②一般的
长期 短期
国有企业保管期限
序号
3
类目名称
保管期限
4 5 6 7
引进设备的随机资料清单、装箱单、 长期 出厂合格证、验收单；地基安装图、 原理图、附件图；磁盘和光盘（另 存）；使用维护说明书等。 安装调试运行记录和检测报告 长期 设备操作规程和履历表 大、中修记录，故障分析处理文件 报废申请、鉴定材料、批复（或处 理结果） 长期 长期 短期
序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 类目名称
申请报告、计划、请示与复。
上级或主管领导批复和准购批示。 进口设备过程中有关的技术商务文件。 开箱记录及装箱单。
保管期限
短期
短期 长期 短期
安装、调试记录和双方签字移交文件保单。
验收、报告及材料。 索赔来往函件及结果文件。 设备说明书及全套随机文件材料。 使用、检修、故障事故记录（设备履书） 重大事故的调查分析及处理意见。
四、整理方法
④案卷封面、卷内备考表的编制 案卷封面的编制 ★案卷题名 要求简明、准确揭示卷内科技文件材料的内容。 结构：案卷题名 = 项目名称 + 内容特征 + 文件 名称 例：SAMSUNG牌06ST笔记本电脑的用户指南、 修证书 ★立卷单位 填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部 门。
四、整理方法
文字及图样的表述与设备实体一致。相同型
号的设备，只归档一套即可。
四、整理方法
1、组卷及卷内文件排列 ①按设备的台（套）为单位进行组卷。一台（套） 设备可组成一卷或若干卷。每一个案卷均由案 卷封面、卷内文件目录、卷内文件材料、卷内 备考表组成。 ②文字材料按问题、时间或重要程度来排列。批 复在前、请示在后；正文在前、底稿在后。有 译文的外文资料译文在前，原文在后。 图纸与文字材料组成一卷的，文字在前，图样在 后。
四、整理方法
2、编目
①编页码：设备档案的卷内文件页码的编制有三种情况： ▲卷内材料多数是单页或几页组成案卷的，用号码机将页 码打在文件材料正面的右下角、背面的左下角，页号 从“1”开始。 ▲几本为一卷，每本有统一页号的案卷，可以不用打页码， 将每一份材料起止页号填在卷内文件目录各份材料的 页号栏。 ▲单份独立材料为一卷（说明书、图册等），每份有统一 页号的可以不用另外打页码。 ▲页号更改时“划改”或“盖改”，不要用涂改液。
④案卷封面、卷内备考表的编制 案卷封面的编制 ★起止日期 可只填写起止年月 如：2000年3月至2000年8月或 2000.3~2000.8 ★保管期限、密级 ★卷内备考表编制
案卷封面模式
C-1
SAMSUNG牌06ST笔记 本电脑用户指南、修证书
荔湾区档案局 2004.3.31 长期
卷内备考表模式
②凡单本材料为一卷，材料本身有页码的可 以不用装订，只在材料右上角上盖上档号章。 ③将装订好的案卷以档号排列顺序入盒，盒 面不需要填写。只填写脊背的内容。