地方志信息化观念与实践

地方志信息化：观念与实践宁波市方志办主任杨明祥全省方志界的同行，我今天向各位汇报一下我们地方志信息化工作的一些具体做法，跟大家一起交流，借此机会向全省同仁学习地方志工作信息化的经验，特别是刚才省政府办公厅陈处长给我们全方位地、高屋建瓴地介绍了电子政务发展的趋势，已经给我们上了非常好的、非常精彩的一堂课。

结合我们地方志工作实际，我向大家汇报三部分内容。

一、信息化时代地方志编纂面临和思考的几个问题这主要是我们在考虑的几点想法。

第一，首先就是目前我们编纂的一本地方志书，应该是怎么样的一本地方志书。

国务院《地方志工作条例》清楚地指出地方志是一个全面反映当地历史和现状的一个资料性的文献，这就是我们修志的一个基本要求，就是要修一个全面反映历史和现状的资料性的文献。

随着信息化技术的普及，在我们地方志领域里面，信息技术不仅改变了我们的生活，改变了我们的生产方式，也必将改变我们地方志的编纂、研究以及它的开发利用、传播交流方式。

所以我的思考就是，编纂地方志书工作当中，怎么运用信息技术这么一个问题。

讲一个简单的例子，比如我们的地方志修志过程当中，就是要记述各地的方言，我们用纸质的地方志来介绍的话，肯定要用拼音来注释，但如果是用现代的信息技术去记述，能不能够利用它的录音呢？把方言录音录下来，是不是使地方志更加形象生动而且很现实，这个方言你用录音记下来，再把它放到地方志电子的志书里面去，那是不是可以？我们在思考。

如地方志在研究征集史料时，我们过去的方式是靠行政命令来解决的，发一个文或者是各部门自己来收集资料，然后汇总到我们地方志办公室统一来做。

由于信息技术的普及，以及我们所在地人们的经济活动的国际化，我们人的活动不仅仅是局限在这个修志段限里面，不仅仅局限在所在地活动，基本上在国外工作的人很多。

举个例子，温州人几十万人都在国外，像欧洲的意大利、法国，这些地方都有我们的温州人。

我们宁波人也一样，也在世界各地发展。

那么怎么把这些人的活动资料，能够征集起来，记述起来，我们宁波人在外面有很多著名的商人商帮，那么他们的史料怎么征集起来，是不是还依靠原来纸质的方式他给你提供资料寄过来，能不能够采用电子邮件的方式，或者是用网上在线征集的方式，能够把史料征集起来，这是我们修编地方志当中要考虑的。

所以编一部怎么样的志书，仍然是纸质的地方志书还是电子志书，就是数字化的志书，这是我们一直在思考的问题。

所以你说要反映一部地方志的数字化的方志，那就必须要引入信息技术，必须采用信息化手段，这是我的第一个思考。

第二，我们现在编纂的地方志书，过去有另外一个志书旧志，能不能把旧志纸质的变成电子的，一定要采用信息技术把它数字化，把它完整地传承下来。

这是我们想思考的第二个问题。

另一个，我们志书编纂过程当中，它的来源、出处，资料的来源出处能不能追溯到原始的原创人，那就要有注释，就要有记述。

那么在我们纸质稿里面，在有限的文字量内是很难能够完成这项任务的，那么能够有信息技术的手段、电子志书的手段，能够容量更大的进行注释。

所以这是我们思考的第二个问题。

那么要解决这个问题，必须应用信息技术。

第三，就是我们说现在编纂地方志书，能不能够传承久远，地方志书是我们中华民族的一个非常有突出亮点的瑰宝。

那么如何把这个志书今后要传承下来，一代一代地传承下去，如何由纸质的变成电子的，而且电子的志书能不能是标准化的，大家使用统一规范的格式。

另一个，它还是可以相互交流，形成这样的一个载体。

所以有了这几个方面，我们的编纂工作中想到这些，就想怎么来利用信息技术改变我们的编纂方式，改变我们修志的生活生产的方式、工作的方式。

所以在这个基础上，我们先来回顾一下我们地方志信息化建设的历程。

首先我想谈谈我们对地方志信息化发展的背景和认识。

国务院《地方志工作条例》第16条规定，地方志工作应当为地方经济社会的全面发展服务，县级以上的人民政府要扶持地方志工作的机构，应当积极地开拓社会的用志途径，所以通过建设资料库、网站等形式来加强地方志工作的信息化进程，公民和法人以及其他组织，可以利用上述的资料和网站来查阅地方志，这是我们开展地方志信息化的法规所规定，给我们指出了一个方向和要求。

第二个，全国政协副主席、中国社科院院长、中国地方志指导小组的组长陈奎元曾经在第四次全国地方志工作会议上讲话当中指出，我们方志机构要把收藏的各种有价值的信息资料转化为电子网络版为社会所喜闻乐见的载体所应用，通过放置在网站等平台广泛提供给社会，给予共享，这是中指组的领导给我们提出了这么一个要求。

第三个，我们浙江省地方志编纂委员会张曦副主任高度重视地方志信息化工作，在全省信息化工作会议上，而且又在多次专题会议上，一再地强调信息化建设的重要性。

信息化建设是我们地方志事业进入可持续发展的一个重要支撑，是我们地方志事业实现跨越式发展的一个突破口，他说要把我们信息化建设作为省方志办的一个重点工作之一，按照中指组的要求实现“一网两库”的建设，以在线修志和目标管理为抓手，加快信息化建设的步伐，这是我们浙江地方志网站里面摘抄了他的讲话。

另外我们中国地方志指导小组办公室，连续两次召开了全国地方志信息化工作的专题会议，一次是在2008年，一次是在2011年，都对地方志信息化工作提出专题要求。

我们省方志办也专门在去年年底召开了地方志信息化专题会议，对全省的地方志信息化做了专门的部署，这是一个背景和要求。

其次，地方志信息化发展的过程当中，我们给它分了几个阶段的特点，归纳得不一定很准确。

第一个特点，我们回顾历程，就是地方志信息化由纸质的文本转化为电子文本的一个阶段。

那也就是我们过去的地方志书或者年鉴把它转化为光盘版的一个阶段。

第二是建设网站和形成网站群的阶段。

那么我们浙江省地方志系统已经有8个市建了网站，20几个县（市）区建了自己的网站，我们宁波市市本级建立了地方志网站，11个县（市）区也都建了，因此我们形成了宁波市的地方志网站群，我们全省也形成了以浙江在线地方志网站为龙头的网站群。

这是第二个阶段。

第三个阶段，我想是进入到地方志的智慧方志建设时期，刚才我们省政府陈处长也介绍到了，今后的电子政务阶段，也是一个智慧政务阶段。

那么我们方志信息化，也必将进入一个智慧方志的阶段。

那么代表性的有这么几个化，第一个是方志的数字化；第二个是方志的规范化和标准化，或者是称为标准化，标准化必然是规范化，所有的文本、技术、格式都是标准化；第三个是地方志的智能化，就是可以相互互动，通过物联网，应用在线的功能。

第四个是法制化，就是地方志的信息它必须有一个立法，我们立法的前提和依据就是国务院的条例，另外还有知识产权的保证，这些通过法制化来保证我们地方志信息化的全面实施。

最后，我们看到要实现地方志信息化发展，当前我们还碰到了一些发展过程当中的制约因素。

一个就是外部环境来看，国际互联网的信息技术已经进入了一个新的阶段，新的信息交互方式层出不穷，那么现在各个地方查阅行政区域的地方信息，大多数是通过国际互联网来查的。

信息内容的提供，它可以通过网站来提供，我们可以在一个网站上，如有一个百度百科网站里面可以提供，词库里面可以去找。

地方志的条目也可以通过这个编辑方式来提供，你打入一个名词可以有专门的词条会跳出来查阅，而且还可以对这个词条进行修改，我们地方志的许多专门的专有名词、条码都可以在网站里面、词库里面找到，而且流量也很大。

而且这个词库还可以进行修改，修改以后认为你修改得很有道理，它认为还可以给你打分，写一个贡献值，这些都是作为我们地方志发展可借鉴的一种信息。

但是也给我们地方志信息化发展提供了一种挑战，对我们能不能够提供更加权威的信息在互联网上。

另外一个是内部，我们地方志工作机构现在已经间接应用了数字化、网络化的手段，通过电子文本或者建立数字库的形式提供到网上来进行查询，或者是利用电子文件的形式进行交互，采用电子化的工具来进行联络，来修志。

但是我们还缺乏一个标准化的解决方式，这样影响了我们地方志的一个规范化方式。

二、对地方志编纂过程中运用信息化手段的认识和实践首先我想地方志信息化发展，为我们提供了一个新的探索方式，建立地方志的数字时代，地方志采用电子出版物的形式，这个时机已经成熟。

在我们内部来看，地方志信息化与地方志编纂，它是相互存在一个非常密切的关系。

首先地方志信息化你编的东西，我们不再是依靠纸质的手段，而是采用信息化的手段来为我们提供一个交互编辑的，通过数字化来编辑的手段，网上在线修志是必将可以实现的一种途径。

第二个是与用的关系，不仅仅是地方志纸质的，你印一本地方志的书，印5000册是5000册，放在图书馆或者是方志馆里面去交流，看的受众是有限的。

但是如果我们把它变成电子化，电子文本变成网络的，受众理论上可以是无限的，所以传播交流必将更加广泛。

第三对地方志事业的发展，将是一个前瞻性的、技术性的、支撑性的关系，所以我们有这么几点认识。

信息化参与我们地方志的资料征集、志书的编纂，编纂以后的传播交流开发利用，有五个优势。

一是地方志信息化的开放性，它不再局限于我们参编单位几个，而整个社会全世界都可以参与到我们地方志书的编纂过程中来。

二是提供方式的有效性。

三是便捷性。

四是可持续性。

五是可靠性。

所以这五个优势，必将改变我们地方志的研究和撰修方式。

在地方志编纂过程当中，我们想怎么应用信息化到工作实践中去，我们抓了三个着力点。

第一个是最基础的工作，利用地方志信息化的手段来广泛地收集资料。

第二个最关键的工作，在修志过程当中怎么利用地方志信息化的手段来推进我们编纂篇目、编纂方案的顺利实施，能够在线地看出每个编纂单位的在线修志的工作进展怎么样，以及工作的质量怎么样，都通过在线的信息化手段来应用。

第三个最重要的工作是实现为民修志、为民服务。

三个着力点需要通过修志实践去实现各项功能。

我们在实现第一个着力点过程中，第一是改变了旧的征集方式，以前征集方式是用人民政府公告的形式来登报，来征集资料，我们内部去查找资料、档案里面去挖掘资料，这是过去传统的方式，那么这种方式局限在收集资料的范围小、载体少，而且形式比较单一。

现在我们用信息化手段就可以实现开放性，全方位地来进行收集。

因此，我们在网站里面建了这么一个征集平台，内部建了一个征集资料的规范文本，向全社会公告，我们向社会征集资料要通过实现几个要素，这样子来进行收集资料。

第一个是征集文献的基本要素、篇目设计的要素、条目的要素、资料长篇的要素，征集文献综合要素、数据资料提供的基本要素、图照资料提供的基本要素、表格实现形式的基本要素、注释的要素以及各式文本的要素，还有一系列的人物资料提供的要素，大事记资料提供的要素，我们都提供了一个质量的规范。

我们中国宁波史志网设置新编《宁波市志》资料网上征集平台，通过这个实现网上发布，全球宁波人都可以在网上为我们提供资料，这个资料我们有几种下载方式，提供人物资料提供要素、图片资料提供要素，我们在这里点击一下就有几个要素规范都写在那里，图照资料提供要素也写在那里，这样就是提供资料的是什么人，他的通信地址是怎样，他的电子邮件是什么，联系电话是什么，然后他提供给我们的资料是哪种资料的类型，是文本资料、文字资料还是实物资料还是引用资料，是人物资料还是其他资料，他可以选择。