2第二讲 秘书的素质与职业道德

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第五、 第五、操作能力
• 秘书的操作能力主要包括对下列办公设备的运用： • 1．文字处理机具，如文字处理机、誊印机、激光 电子打印机ຫໍສະໝຸດ Baidu复印机等。 • 2．声像信息机具，如收录机、录像机、照相机、 缩微机、电视会议系统等。 • 3．通讯机具，如电报电传、传真机、多功能电话 等。 • 4．计算机具，如办公室计算机、个人用计算机等。
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第一节 秘书的素质
• 素质通常指一个人的气质、性格、毅力、爱好、意 志、气度等；修养通常指一个人在政治、思想、作 风、知识、技能等方面长期的学习与实践所达到的 水平。素质与修养关系密切，素质是修养的基础， 一个人具有良好的素质，就容易形成高水平的修养； 修养则可以弥补素质的不足，就如同先天羸弱的人， 经过长期刻苦的锻炼，也会体魄健壮一样。 • 秘书的素质修养是指秘书人员在政治、思想、作风、 道德品质、知识、能力、心理诸方面的综合素质。
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2．严守机密 ．
• 秘书人员接触机密文件多，参加重要会议多，在领 导身边的机会多， 总而言之，接触机密多。秘书人 员要严守党和国家机密，也不得泄露或出卖本单位 的政治、军事、经济、科技情报。秘书人员还应做 到不泄露领导尚未决定的关系群众利益的事，也不 得议论别人的隐私，以免制造矛盾、破坏团结。
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第三、 第三、管理能力
• 秘书的管理能力主要体现在以下方面： • 1．辅助计划能力。计划能力是指选择和确定目标以及制定 实现目标的规范的能力。计划是领导者的职能，但称职的秘 书也应该具有计划的意识和辅助计划的能力，为领导者提供 超前性和全局性的智力服务。 • 2．组织实施能力。这是指能够亲自组织人力、物力、财力 等，按预定的计划和规范去实现既定目标的能力。秘书有时 要在领导者的指示下去直接组织完成某项工作，如果不具备 良好的组织实施能力，是无法胜任管理工作的。 • 3．沟通协调能力。沟通协调是秘书机构的重要职责之一， 秘书要具备沟通协调的能力，在参与管理的过程中，熟悉政 策，把握全局，发现问题，灵活运用各种沟通和协调的方法 与艺术，达到沟通协调对象的和谐统一，以实现管理的目标。
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3．恪守信用 ．
• 秘书工作严谨缜密，而又责任重大。秘书人员为忠 于职守必须在工作中、人际交往中恪守信用。包括 约定会晤、安排会议、组织会议、收发函件、传递 文件都要准时；接受任务如不能按期完成，必须及 时汇报，不能拖延或擅自改变。恪守信用还包括决 不轻易答允别人所托而自己又力所不能及的事情， 一旦答允就应该尽一切力量去办到。
第一、 第一、表达能力
• 文字表达和口头表达是秘书的两种基本表达能力： • 1．文字表达能力。这是秘书运用书面语言进行写作的能力，它被看做 是秘书的“看家本领”和基本功。秘书写作的范围很广，主要包括撰写 各种体式的公文和其他常用应用文。 • 2．口头表达能力。这是秘书运用口头语言表述思维内容的能力。秘书 人员对上汇报工作、请示问题、提出建议；对下传达指令、沟通情况、 组织协调；对外开展公关、公务交往、社会应酬，都对其口头表达能力 提出了很高的要求。 • 秘书的表达要做到：(1)准确。在表达中不论是选字用词、判断推理、 分析综合，还是阐释观点、表述意见、引用材料，以至语气的把握，标 点的使用，格式的设计，都必须准确无误、无懈可击。(2)简洁。无论 是口头表达还是书面表达，都要力求用最精练的语言，表达出最必要的 内容，做到“文约而意丰”、“言简而理周”。啰唆冗长．是秘书表达 的大忌。(3)迅速。秘书活动的时效性强，要练就“出口成章”、“出 手一遍稿”的快速写作能力。(4)适用。秘书要充分了解表达对象的特 征，准确把握对方的意图和需求，充分认识语言表达的环境，讲究表达 的时机和方式。这样才能有的放矢，易为对方所接受，取得事半功倍的 良好表达效果。
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第六、学习能力。 第六、学习能力。
• 学习能力就是要求个人不仅要学习宽泛博学的知识， 还要学会学习的方法，树立终身学习的理念，与时 俱进。一个人的学习能力往往决定了一个人竞争力 的高低，也正因为如此，无论对于个人还是对于组 织，未来唯一持久的优势就是有能力比你的竞争对 手学习的更多更快。 • 包括阅读力、鉴赏力、记忆力、分析力、综合概括 力等。
第二讲 秘书的素质与职业道德
【教学目的】 通过阐释秘书的职业道德和素质的正确理念，了解秘书职业 的特殊性和秘书组织训练的重要性，掌握和理解秘书人员应具备的素质和 职业道德。 【教学方法】该课程属于“专业岗位为中心、问题为中心”的课程范型， 宜采用启发式教学、讨论式教学和分组协作教学的方法组织教学。 【教学重点】 秘书素质修养与道德修养的概念； 秘书职业道德的具体要求。 技能训练。 【教学难点】 如何理解秘书应具备的素质和职业道德； 案例分析与理解。 技能训练 。 【教学时数】理论教学2课时； 实训教学2课时。
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三、秘书的心理修养
• 1、 秘书的心理修养 、 • （1）秘书的心理健康是指秘书个体能以良好的心理状态适应职业活动 的环境，它包括以下几个方面的基本品质： ①忠诚 ②机敏 （思维机敏、 动作机敏） ③稳重 （处世稳重、办事稳当、应急稳妥） ④坚毅 ⑤ 随 和 ⑥ 幽默 ⑦ 自制在成功面前要自制。 • 在挫折面前要自制。 在屈辱面前要自制。在权力和欲望面前要自制。 • （2） 秘书的心理调适 • ①、秘书的心理障碍常有：压抑心理、 焦虑心理、 厌烦心理、 依赖心 理 、羞怯心理 、自负和自卑心理 。 • ②秘书心理调适的方法 • 博览群书，开阔胸襟。 培养广泛兴趣，丰富业余生活。 善于反省，自 我调适。 倾诉、宣泄、调节情趣。 增强自信心，科学安排工作。 培养 自己的交往能力，充分发挥自己的主观能动性。 • 2 . 女性秘书的自我保护 • 自尊自重自爱。 有正确的认识和心态。把握交往的尺寸。采取有力有 效的方法。
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第二、 第二、调研能力
• 调研即调查研究，它是领导工作的基础，也是秘书的一项经 常性工作。秘书调研能力的高低，对其能否有效获取和沟通 信息、辅助领导决策、办好各种事务、发挥参谋助手作用具 有直接影响。 • 秘书的调研能力包括： • 1．调查能力，即全面、准确、迅速获取有关材料的能力， 如制定调查计划的能力、调查中的洞察能力、运用各种调查 方法的能力、搜集和整理第一手材料的能力。 • 2．研究能力。经调查得来的材料，往往繁乱芜杂，真与伪、 正与误、有用与无用搀在一起。秘书只有具备分析研究的能 力，才能围绕调查目的，做好“去伪存真、去粗取精、由点 到面、由表及里”的工作，得出正确的调研结论。
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1．忠于职守 ．
• 秘书应忠于职守,大而言之是忠于国家的利益，人民 的利益；小而言之，要忠于本机关、本单位的政治 利益和经济利益。忠于职守的另一个含义是对工作 认真负责、一丝不苟’。忠于职守还意味着恪守本 分，甘当助手、配角，甘当无名英雄。不僭权、不 越权，不以二首长自居，不狐假虎威。
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（四）能力要求
• 秘书的能力要求秘书工作的复杂性、多样性和秘书 活动的丰富性、广泛性，需要秘书人员具有多种能 力。主要是： • 第一、表达能力 • 第二、调研能力 • 第三、管理能力 • 第四、办事能力 • 第五、学习能力。
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二、秘书性格要求
• 1、掌握职务范围、谦虚 • 2、拥有团队精神，可以和任何人构筑良好的合作 关系 • 3、待人接物温和有礼 • 4、沉稳，镇定 • 5、责任感强、能够忠实执行指示 • 6、能够灵活应对各种不同情况 • 7、诚实、活泼、幽默、自制 • 8、始终保有上进心
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第二节 秘书的职业道德
• • • • • 一、秘书的职业道德规范 1、文明礼貌； 2、爱岗敬业 3；诚实守信； 4、办事公道。 5、勤劳节俭； 6、遵纪守法； 7、 团结互助； 8、开拓创新；
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二、秘书的职业守则
• 谦虚谨慎，文明礼貌； 办事公道，热情服务；实事 求是，讲究实效；兢兢业业，甘当无名英雄；忠于 职守，自觉履行各项职责；钻研业务，掌握秘书工 作各项技能； 奉公守法，不假借上司名义以权谋私。
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（三）心理素质
• • • • • • • • • 1、树立正确的人生观； 2、确定适度的抱负水平； 3、学会调节心理压力； 4、克服不良心理影响； 5、培养健康的兴趣和爱好； 6、养成良好的生活习惯； 7、 积极参加体育锻炼； 8、做事有百折不悔、坚持到底的勇气和毅力； 9、具有自信、热忱、乐观、沉着、饱满的情绪及 幽默感。
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第四、 第四、办事能力
• 秘书每天都要面对大量的事务性工作，如文书事务、接待事务、电话事务、会 议事务、领导者交办的事项等，办事成了秘书的一项基本职能。秘书的办事能 力，是提鬲秘书工作效率的重要途径，也是秘书发挥参谋作用的前提条件和保 障因素。一名秘书纵使多思善谋，但如果反应迟钝，办事拖拉，效率低下，也 不会成为现代社会所需要的秘书人才。 秘书办事的范围广、内容多、头绪杂，这要求秘书人员做到： 1．熟悉办事渠道。秘书人员必须了解有关部门的职权范围，知晓办理某项事务 的渠道和途径，才能及时、准确、妥善地处理各种事务。 2．掌握办事程序。秘书事务的办理，大都具有程序化特点，如公文的管理、介 绍信的开具、会议的组织、来宾的接待等。遵循既定程序办事，可以少走弯路， 提高效率。 3．提高交往能力。办理事务的过程，其实也是与人交往的过程，秘书要了解人 事关系，长于待人接物，注重礼节、礼仪，善用交谈艺术，跟不同年龄、文化 程度、个性、爱好的人交往，以有效地建立和处理各种复杂的人际关系，能妥 善处理交际中的矛盾冲突，能控制自己的情绪，从而提高办事效能。 4．善于应变和变通。秘书要具备较强的应变能力，能适应不同环境，岗位和工 作条件的变化，能根据事务的不同情形和特点及时准确地予以办理，尤其是对 于突发事件，更要机敏应对。秘书还要具备较强的变通能力，不墨守成规，不 死套框框，能在坚持正确原则的前提下，审时度势，灵活机动地处理事务。
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（二）知识素养
• 1．基础知识 • 秘书应具有的基础知识分为两个方面：一方面是社会科学基础知识， 即相当于高中水平的语文、政治、历史、地理、外语知识；另一方面是 自然 科学知识，即物理、化学、数学、生物等知识。 • 2．专业知识 • 专业知识是指所有秘书人员都应具有的秘书业务知识，包括：公文和应 用文写作知识，文书制作和文书处理知识，档案保管知识，办公室管理 知识， 调查研究知识，会议组织知识，信访工作知识，信息科学知识， 行为科学知识和公共关系知识等等。 • 3．行业知识 • 行业知识是秘书人员所在行业、系统的专业知识，如在政府机关工作的 必须具有行政管理知识，在工商企业工作的必须具有企业管理知识、市 场营 销知识。 • 4.相关知识 • 这一部分是秘书人员为适应时代需要，做好工作，应加以进修提高的知 识，是秘书人员知识结构中的较高层次，有经济学、法学、社会学、心 理学、传播学、领导科学、统计学等。
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一、秘书的素质要求
• • • • （一）政治素质 （二）知识素养 （三）心理素质 （四）能力要求
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（一）政治素质
• • • • • • 1、良好的政治素养； 2、强烈的事业心； 3、较高的理论政策水平； 4、实事求是的思想作风； 5、淡泊明志，乐于奉献； 6、踏实细致，一丝不苟。