公司费用报销管理规定

公司费用报销管理规定

1.目的

为规范公司日常运营费用开支及报销程序，提高费用报销效率，特制订本规定。

2.适用范围

本规定适用于公司除地办（不含昆明）外所有部门；本规定不含固定资产购置、差旅、公关费用报销。

3.职责

报销人：负责提供完整的报销凭证，对拟报销费用的真实性承担责任。

部门经理：负责本部门所发生费用的真实、必要、合理性的审核。

财务部会计：负责审核费用报销手续是否完备，票据是否合法、合规、合乎逻辑和完整有效。

财务部经理：

负责公司有明确费用标准的报销审批。

负责事先有签呈报告且报销金额在报告范围内的报销审批。

负责其他费用报销的审核。

分管副总：经总经理授权，负责公司日常经营所发生费用报销的审批。

总经理：负责副总经理所发生费用报销的审批。

4.内容

审批原则

严格执行逐级审批，超出审批权限时自动转入上一级领导审批。

各级人员做出审批后，如审批事项违反公司制度、或有可能严重伤害公司利益，财务部有权拒绝执行，但应及时告知对方并向总经理汇报。

所有与费用有关的签批单交财务存档，以备审核。

特殊情况可先报总经理（或其授权人）同意后先行支出，核销时补充审批手续后方可办理。

单据要求

粘贴规范

报销人须按财务部要求，把发票、车票、验收单等按从左到右的顺序整齐、均匀粘贴在“粘贴薄”上并在右上角注明附件张数及金额，不得杂乱；其中发票

的奖票部分应剪除、不规则的票据应剪齐，不能将发票代码、号码剪掉或粘贴时遮盖。

单据粘贴须逐张顺序粘贴（大一点的单据从右到左，小点的单据从下到上）单据间距离至少参差5mm，以便清点张数，加总金额；同类性质的单据尽量在一起，单据应粘贴整齐，以不超出费用报销单为准。

票据规范

内容完整：车票、住宿票、运费、餐费、印刷费及物品费用等，必须凭符合税务规定的合法票据，过期或假发票一经查出界定为无效发票将不给予报销。单据要有名称、编号；填制日期；接受单位名称（如“抬头”）；经济业务的内容；经济业务的实物数量；单价和金额；填制单位名称和经办人签字等要素。手续齐全，合规合法：发票必须符合财税部门规定（要有税务局监制章或行政事业收据）；一式多联的发票，只能以“报销联”办理报销；金额计算必须正确，大小写金额必须相符；发票大、小写金额涂改、错误，视同废票。

真实有效：报销所提供的原始单据必须真实，与开支内容相符。车票及住宿票，必须按批准的最短的出差线路，凭起止地或当地的有效票据报销。如出现用甲地发票报乙地住宿，或发票时间与报销单不吻合等现象，均视同废票。

报销时限

各项费用发生后，报销人应在7个工作日内完成报销手续；当月内无正当理由而未报销的，按应报总额的1%·天罚款。

行政部日常备用金，应在每月10号前核销、备充。

凡发生借支但费用尚未核销的人员，不得再次借支。

替票管理

除购买食品、零星物品外，白条、收据不能作为报账依据，确实无发票，经总经理批准后可用其他有效票据填报。

确因遗忘开具发票、发票遗失、零散采购无法开具发票等情况，可填具《替票说明》（附件1），经上级签字证明后按报销程序办理。

定额费用（如车辆补助费、规定差旅费或凭票领取的费用），须提供税务认可的有效票据，否则财务部不予审核支付。

费用细则

办公费：指日常工作消耗的文具用品、纸张、色带、墨盒、办公用单据等费用。综合部应在充分比价的基础上，尽量选择1-2家固定供应商，公司以转账等方式支付。

各部门应在每月10日前，填报《办公用品需求表》（附件2），由综合部汇总，实行月度集中采购。

福利费:指公司员工本人结婚、近亲丧事（详见公司《福利管理规定》），本人因病住院等公司给予的慰问金。

业务招待费：指因业务需要而发生的交通、住宿、餐饮、娱乐、礼品等费用（详见公司相关管理规定）。

总经理直接下级需要业务招待费支出时，应事先向总经理报告；其余部门或人员应事先向分管副总报告。

业务招待费报销时，须附《业务招待费清单》（附件3）。

公司指定签单点发生的业务招待费，应由公司指定签单人签单，其他人签单一律不予报销。

业务招待费的发生不得拆分逐次报销,否则，一经发现将对责任人按已报销金额1-3倍处罚。

汽车费：指公司自有车辆的油费、停车费、保险费、修理费、路桥费、停车费，不含违规驾驶等的交通罚款。

水电费：指公司办公及仓储场所的水、电费用。

会务费：指公司因业务需要召开会议所发生的场地/车辆租用费、摄像费、资料费及与会人员的交通、食宿等各项费用。会议主办责任人员应事先申报费用预算签呈，经批准后借款。

租赁费：

指公司因业务需要发生的租赁费用，包括仓储、办公地点、员工宿舍的租赁支出。

公司为昆明以外员工提供住宿，包括房租、中介、物业费及押金，其余由住宿人承担。

经理及以上人员如另外租住，公司除承担中介、物业费外，按1000元/月标准核销房租。

市内交通费：指公司员工因公在市内办事所发生的交通费。

员工在市内公干时以公共交通工具为主，按实际票据报销；确因事情紧急需要发生出租车费用，由部门经理向公司分管领导报告，报销时由分管领导签字批准。

市内交通费车票如出现连号，报销人应注明实际情况，否则财务部直接按单趟实际发生数审核报销。

其他

通讯费：指公司支付的座机话费、宽带费用，及按规定可以报销的员工个人手机话费（详见公司相关管理规定或文件）。

运杂费：指公司因送货产生的动输费用，包括各种托运费。

修缮费：指公司办公及仓储场所的日常水、电等维修费用。

装修费：指公司办公及仓储场所发生的装修支出，包括材料、人工等费用。邮寄费：由销服部归口统一办理、核销。

培训费：指公司为提高员工素质、新员工的就业培训或开展业务等需要支出的与培训有关的费用。员工经批准参加外地单位举办的培训活动发生的培训费据实报销，其中住宿费按照培训通知执行，交通费与餐补按出差标准执行（详见公司相关管理规定）。

企业文化建设费：指公司报刊图书订阅，组织团队活动等发生的费用。此费用由综合部归口统一办理、核销。

宣传广告费：指公司因会议或宣传需要制作字幅、宣传画册（片），及公司各种广告宣传发布费用。此费用由综合部归口统一办理、核销。

劳保用品：指员工宿舍内公司应提供的生活用品，及公司日常生活、清洁用品费用。此费用由综合部归口统一办理、核销

其他未列费用科目，按公司相关管理规定、文件、通知执行。

5.罚责

恶意虚报

报销人恶意虚报费用，一经查实，处虚报金额1-5倍罚款并立即开除；根据其性质，公司保留包括追究法律责任在内的权利。

票据不合规、不符逻辑、存在明显缺陷但虚报费用成功，造成公司损失且无法弥补的，由虚报人所在部门经理承担50%，财务部会计及经理各承担30%、20%（附件4《罚款通知单》），直接从工资中扣除。

部门内一年出现2起（含）以上虚报费用事件，除按上述标准处罚外，立即撤销部门经理职务。

因财务部人员工作疏忽，造成公司损失（如多付）且无法弥补的，由出纳及会计各按80%、20%承担，直接从工资中扣除。

6.附件

附件1《替票说明》

替票情况说明