公司采购流程及管理制度

公司采购流程及管理制度

为规范公司采购工作，提供公司采购工作的计划性、科学性，保障公司生产和经营活动的正常进行，特制定本《采购业务流程和管理制度》。

1.目的

为保证公司日常办公事务及各现场工作的物资需要，提高采购工作的质量管理，特制定本管理规程。

2.范围

各部门工作所需的生产资料和辅料、小型机械和设备、备品备件、办公设备、办公用品、清洁用品、工服劳保用品、印制表格标牌以及工程所需的配件、材等.

3.职责

3.1 采购部负责对各类物资的采购工作.

3.2 财务部派专人负责需采购物资的复审工作.

4.程序

4.1各部门每月5日前将所需常规或急购物料按照品名、数量、规格、型号等项填列于《月度采购申请表》内，报部门经理初审签字后，转报分管领导签字核准，再经总经理签署批示后，由供应部及时与相关

的业务单位联系,落实物料、质量和价格, 并进行比较后，再及时组织物品的购入,物料到位后,及时发放有关部门或现场或通知有关部门领用，接收或领用人员必须签字；需入库的及时入库，并办理入库手续。

4.2对急购物品,使用部门可提出并填写《临时采购申请表》，采购部要按使用部门《临时采购申请表》要求的时间及时采购.(特殊情况可先购后批，并按采购流程补办手续),确保公司及各现场的正常运转.

4.3 对一些规格、型号、技术要求高的特殊配件和物资的购买,可请示总经理批准,委派技术人员共同外出配合购买,以便确认规格、型号、鉴别质量.

4.4 严格选择采购渠道,无论是否采用招标方式，均应选择至少三家以上供应单位，进行生产资质、质量、价格及供货期限等比较，不得擅自变更.

4.5 对一些单一品种物资的选择,也要本着质量好、价格合理、服务优良的原则,签订供应意向,以保证长期稳定的关系.

4.6对常规物品尽可能参照周期使用需求量,做到计划购买,防止库存积压.

4.7对一些大宗物资要索取“三包”手续,签订三包条款以保证包修退换的执行,必要时留10%尾款.

4.8对大宗物资的采购,必须由二人操作,并由财务部安排一人参与，从询价到落实,从质量到价格均由三人共同负责完成.

4.9采购部采购员要负责对物料使用随时回访,了解物料的使用情况,质量是否合格、优良,如发现质量问题,及时与供方联系退换,对确不守信誉、质量无保证的渠道,不再合作.

4.10为提高资金利用率,便于质量低劣物品的退换,对采购的物品尽可能采取延期付款的方式来制约.

4.11库管员要对物资质量把关,对手续、证件不齐或不合格的产品，有权拒绝入库或者在入库单上注明质量不合格的情况，确保对不合格物品的退换起到监督作用.

4.12采购部采购员要及时报帐,核销物品采买的手续,不许拖拉压票影响财务部结帐.

4.13对采购工作要有高度的责任感和事业心,对所分配的采买任务要认真负责、吃苦耐劳，提高工作效率,当日的工作当日完成,不拖拉,不借外出购物办私事,否则一经发现严肃处理.

4.14采购员要刻苦钻研有关业务知识,全面掌握各种物资的使用性能、使用部位、规格型号等,分析掌握市场行情,把握市场脉搏，做到心中有数、业务熟练，以保证最大限度的降低采购单价和成本. 4.15 采购员要认真填报《物料结算统计表》.

4.16 库管员应认真填写《物料入库单》，并经采购员、库管部门负责人三方签字交由采购部，作为报销依据。

4.17 树立敬业爱岗精神,遵守财经纪律,对所购进物品的质量、数量、价格等认真负责.

4.18杜绝损公肥私、中饱私囊,对营私舞弊、收受回扣或工作不负责任造成重大失误呵和经济损失者,由当事人负责赔偿,并处罚款,同时申报人事部立即与其解除劳动合同.

5.实施

5.1本流程和制度自公布后实施.

库房管理制度

.目的

为了加强对物资的管理、核算、监督物资的入库验收、在库养护、出库复核,特制定本管理规程.

2.范围

本规程对库房物资管理作了具体规定,适用于物资库管员.

3.职责

3.1 库管员负责库房物资的验收、养护、复核工作.

3.2.物资调拨员协助工作.

3.3.部门经理负责监督.

4.程序

4.1物资的验收入库

4.1.1采购员购回所需的物资后,应及时地把《采购申请单》、发货票和必要的规格型号数据、质量合格证、保修卡等连同物资一并交于库管员进行把关验收.

4.1.2库管员应从数量、规格、型号、质量包装、产地及价格等方面详细核对,对一些贵重物品,质量要求系数严、规格型号细的物品,可由库管员直接请工程技术人员验物.

4.1.3对一些确实无法提供合格证的产品,为了确保产品质量,库管员应填写《产品质量检验合格证明》,经技术员或使用人认可,部门经理核准方可入库.

4.1.4物资验收合格后,把发货票转交物资调拨员填写《入库单》.

4.1.5 库管员在办理完入库手续后,应及时反馈于请购部门,以备及时领用.

4.2 在库养护

4.2.1库管员应熟悉掌握物资的性能、特性、分类情况,妥善保管各种物资,并要分类上架存放,做到摆放整齐,仓位通畅,对不宜架存的物资要堆垛整齐,并采取防潮措施,便于发放.

4.2.2 对所管物资要熟悉存放位置,经常检查,防止霉变、生锈、虫蛀、鼠咬及差错事故. 4.2.3 实行物卡管理制度,卡物相符对位.

4.2.4 每天上班后要清扫库房卫生,做到物架、物资、地面无尘土、无污迹、无杂物.

4.2.5 对返回的废旧物资及时填《废旧物资回收清单》,以便统一处理.

对库存的物资,要经常分析库存结构,掌握库存动态,对超储积压物资要定期填列《超储积压物资报告单》,注明原因,呈报大厦总经理酌情处理.

4.2.6 对库存短缺的常规备用物品,按月列出《请购单》,补充库存.

4.3 出库核实

4.3.1 物资出库必须凭物资调拨员开据的《出库单》,凭票发物.

4.3.2 物品出库时,应对品名、数量、规格、型号再次核实,防止错发.

4.3.3因工作急需,对“物到票未到”的无价格物品,经经理认可后,可由对方打欠条,暂领走,待办理入库手续后及时转办出库手续.

4.3.4 库管员对逐项业务票据,对照核实无误后及时记入保管明细帐,如发现差错及时找有关人员纠正处理.

4.3.5 每月25日为月终结帐盘点日,必须逐类逐项实际盘查,物资调拨员协助并监督执行,如发生差错,,及时查找原因,落实纠正.

4.3.6 物资出入库单据,按月分类装订成册、编制号码,妥善保存备查.

5.监督执行

部门经理监督执行