行政部门如何做好事务管理

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通过学习本课程,你将能够:

●学会做好行政事务管理工作;

●明确行政事务管理的范围和原则;

●掌握行政事务管理的方法;

●提升行政事务管理的技巧。

行政部门如何做好事务管理

一、行政事务管理的范围

行政管理工作,尤其是在事务处理方面,事无巨细,范围很广。除了行政事务处理、办公事务处理、人力资源管理三大模块外,行政管理工作还有一些具体的事务:第一,电话、复印机、传真机管理;

第二,文书资料管理;

第三,办公用品管理;

第四,车辆管理;

第五,食堂管理;

第六,员工宿舍管理;

第七,办公室布局管理等。

二、行政事务管理的原则

行政事务管理有三个基本原则:

第一,目标统一,责权一致;

第二,分工协作,指挥统一;

第三,利益原则,精干高效。

三、行政事务管理的方法

行政事务管理的方法主要包括:

1.制度先行

面对细碎庞杂的事务性工作,可以用制度统一规范。首先要有制度,制度先行,而不是出了问题再定制度。

2.流程管理

在进行事务管理时,除了用制度管理外,还可以用流程化、标准化进行管理。

3.会议管理

行政部门要定期举办例会,通过会议进行管理,可能会做得更高效。

四、行政事务管理的技巧

1.电话、复印机、传真机管理

对于电话、复印机、传真机等最基本的办公设备的管理,要注意以下方面:

第一,指定专人负责;

第二,建立台账;

第三,遵守操作规程,定期维修和维护;

第四,仅限业务使用,严禁挪作它用;

第五,重视安全保密,防止泄密和信息丢失;

第六,具有成本意识。

2.文书资料管理

文书资料管理包含四部分:公文写作与保存、档案管理、信件管理、印章管理。

档案管理

档案的种类。档案包括文书档案、技术档案、会计档案、基建档案、人事档案、照片档案、录音录像档案、印章档案等。

档案的定义。档案是企业在经营和发展过程中,过去已经形成的具有保存价值的文字、图表、音像等各种形式的资料。

档案的特点。档案的特点主要有:第一,客观真实性,它是已经发生过的事实,因此客观真实;第二,原始性,档案为第一手资料,没有经过篡改;第三,知识存储性。

要点提示

档案的特点主要包括:

①客观真实性;

②原始性;

③知识存储性。

档案管理的原则。档案管理的原则主要包括:

第一,正确。正确指档案分类和存放正确,档案的分类不一样,查找效率也不一样。

第二,简明。简明除指档案存放分类正确,还指使用正确,即使分管档案者不在,其他人也可以按照分类高效使用。

第三,具有成本意识。档案分为短期档案、长期档案和永久性档案。短期档案一定时间后可以销毁,长期档案需要更多地时间保存,永久性档案则需要永久保存。无论是用档案柜还是用库房,档案保存都需要很多成本,因此要注意分类保存。一般来说,短期档案保存期限小于或等于15年,过了这个期限就可以销毁;长期档案保存期限为16年到50年,第51个年头这些资料就可以销毁;永久性档案,则永远不可以销毁。

表1 A、B类档案比较表

如表1所示,B类就是永久性档案,A类就是长期性档案。

档案管理的经验和方法。在企业管理过程中,档案管理的具体经验和办法都由行政统一进行:译稿、签发、保存、销毁。面对各种形式的档案,行政管理人员可以采用一些具体的办法、措施及经验:

第一,档案要保存“三稿”,即原稿、打印稿、复印稿;

第二,档案一般要按A4纸的尺寸进行保存,如果要保存的档案不够A4纸大小,就要粘贴在A4纸面上进行保存;

第三,进行分类管理,无论是纸制档案还是电子档案,档案分类要清晰,便于节约成本和定期维护;

第四,档案管理要具有六防意识,即防潮、防尘、防虫鼠、防霉变、防晒、防盗;

第五,档案管理要具备三个制度,即借阅管理制度、定期维护制度、销毁制度。

受天气影响,很多档案可能出现模糊不清的现象,因此应每两年进行一次档案维护。档案要根据销毁年限进行销毁,销毁过程应由这几个流程和步骤组成:首先由行政出具一个销毁册,然后由主管领导和主管上级签字认可,最后在指定地点由监销人监视,统一销毁。

信件管理

信件包含两个系统,邮政系统和电子系统。邮政系统包括各种报纸、杂志、包裹和物品;电子系统包括传真、邮件。

信件管理,尤其是邮政系统的管理方式比较简单,其管理流程为:接收,打开包装,进行登记,分类呈送。

印鉴和印章管理

印章的分类。常用印章分为法人章、财务专用章、公司公章三类。

财务专用章主要用于财务内部和外部的财务结算,在财务部进行保存和管理。

法人章由行政管理部门进行统一保存和管理。

公司公章的使用要遵循以下规则:第一,公司对外提供和发布的文件和资料,加盖公司公章;第二,公司与其他部门联合行文,对外发布的与公司相关文件和资料,加盖公司公章;第三,公司对外出具的证明和材料,加盖公司公章;第四,公司对外发布的一些财务数字和数据,加盖公司公章;第五,公司的章程和协议,加盖公司公章;第六,公司用于内部人员的任免、调动和聘用的文件,加盖公司公章。

印章的盖法。加盖印章时,要注意上不压正文,下骑年盖月。

印章的管理流程。印章的管理流程主要包括:第一,统一印制,公司公章都有统一印制的地方;第二,专人保管,如果出了问题,保管人要负全部责任;第三,统一销毁,公章需要销毁时,要上报,由主管领导签字,最后统一进行销毁。

3.办公用品管理

管理的内容

办公用品管理的内容包括:办公用品的采购、办公用品的发放和使用、办公用品的保管。

容易出现的问题

办公用品采购环节最容易出问题,因为小到低值易耗品,大到办公场地和办公大型设备的采购,都事关整个公司的成本费用。

一般来说,采购环节出现的问题主要有:

第一,事前控制政策不利;

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