建设单位资料主管个人年终工作总结(精)

个人年终工作总结

光阴荏苒, 岁月如梭，转眼间2013年悄然而至。回顾2012，有得也有失。在这将近一年的时间中我通过努力的工作，也有了点收获，临近年终，我感觉有必要对自己的工作做一个总结，目的在于吸取教训，提高自己，以力促把工作做得更好，下面我对自己一年来的工作进行简要的总结。

一、进一步规范了资料室收发文制度

收发文对于建设工程资料的管理是很有必要的，只有把收发文工作做

扎实了，才有源可循，才能做到快速查阅。之前，项目部收发文一直比较混乱，很多想法执行不下去。从今年年初开始，我的第一件工作就是重新建立收发文簿，并制定收发文标准。将收发文概括为五个分类，分为内部收文薄（主要针对公司内部各部门之间的文件传递、包括甲委部分的资料报告）、外部收文（包括各施工单位、监理单位，各单位分开订成册，这样便于查阅）、内部发文簿（主要针对给公司各部门的发文及项目部各专业工程师的变更发放，这样做有利于变更内容及时有效的传递）、外部发文薄（按各监理单位、施工单位分册装订）、传真及扫描件收/发文记录。收发文细化分类后，虽然工作量增加了，但真正做到了查阅简便，对

于咱们分包单位众多的特点非常实用。虽然在外部收文登记及扫描收发登记的执行上未达到理想的效果，但总体卓有成效。在收发文细化的基础上还规定了资料接收的标准，严格规定了涉及经济纠纷的文件要预先征得工

程师的认可方才收文签字，比如施工单位报送的联系单，过去只要是报送过来的文件不管内容如何全部照单收，这样很容易让项目管理被动。因此增加了对文件内容上的把关，同时还对文件格式及程序进行了一些调整，要求施工单位报给甲方的资料必须要有监理公司的审核、签字，发挥监理公司第三方监管的职能。

二、建立资料存档目录

资料室是项目部对内对外资料的关键窗口，不光要做好资料的收发

工作还得建立档案存档的目录，并在收文备注里注明文件去向。这样做的目的就在于有源可追朔、能够快速查询，并及时归档。我将项目部需存档的文件分为了五个大类，第一类为工程准备阶段文件，主要内容是项目立项、用地、勘察、测绘和设计及开工审批文件。第二类为现场管理资料，主要内容为各责任单位的资质资料、政府部门红头文件及质检部门的监督检查及回复、对内对外的会议纪要、监理例会纪要、外发通知、联系单（分为内部联系单、外发和外收联系单，并按联系在前回复在后存档）及其它往来函件等。第三类为施工技术管理文件，内容包括施工单位的施工组织设计、专项施工方案、监理单位的监理规划大纲、监理细则、图纸会审纪要、设计变更、甲委第三方检测报告、施工进度控制资料、质量控制资料、安全及文明工地管理资料及对监理和施工单位的考核与评分文件。第四类为工程经理管理类文件，主要内容为施工合同、现场签证、进度付款资料、

工程结算资料、支付证明、现场施工中项目部写的情况说明、材料认质认价单、工程扣款单等。第五类为竣工验收文件，内容为竣工验收过程中形成的文件，如施工单位的竣工验收质量自评报告、监理单位的竣工验收质量评估报告、单位（子单位）竣工验收记录、竣工验收各方评价表以及涉及各项专项验收所形成的结论性的文件等等。

这样，在现场管理过程中所产生的所有文件就系统的进行了分类，

打好了框架，存档的时候只需要按照目录归类整理即可，查阅的时候只需要按文件分类和分册目录就可以了。

三、建立电子档案目录

在文件分类管理的基础上建立了电子目录。针对比较容易引起争议

及查看频率高的文件要求不仅要做好每册的目录，还要求必须建立电子目录，目的在于方便在电脑上检索及防止因借阅的过程中文件丢失。比如设计变更、施工合同、工作联系单等，必须按地块、楼号分类并建立电子目录。

四、督促分包单位移交工程技术资料

整个项目最重要的一个特点就是分包单位众多。分包资料的接收、把

关和促成分包单位向总包单位移交资料至关重要。因此，这就要求我们的资料管理员不仅要懂得资料的分类、还得懂得各项分包资料应包含哪些内容、更要熟悉各专业工程质量验收规范，同时还得定期督促分包单位在完

工后及时移交技术资料。一方面对分包单位移交给建设单位的资料要进行把关，另一方面督促和协调分包与总包之间的交接。

土方工程均为村民承包，在技术资料收集环节是个真空。而我们资料

管理工作也根本插不进去。鉴于此，只得捡重点自己动手补一部分。一号地的地基验收槽记录基本收集齐全。

桩基资料截止目前为止，除一号地7号楼未移交外，其它的均已向总

包单位移交，二、三号地桩基资料一直在督催，收效甚微，截止目前还未移交。建议在工程结算环节考虑加入资料移交情况一项，旨在督催技术资料移交。

五、编制建设工程档案移交标准

为了规范对监理资料、施工技术资料的存档的接收标准，方便将来向

公司移交一整套内容符合规范要求、外观整洁美观的建设工程档案，闲暇时结合《建设工程文件归档整理规范（GB ／T50328-2001）》编制了《东城新一家置业有限公司建设文件归档整理》。从监理资料、施工技术资料的内容和范围、质量、外观、装订厚度要求等方面进行规范。为将来竣工验收后档案接收创造了先决条件。预计到年后发至各施工单位进行实施。

六、不足之处

对于建设工程资料的深度、广度，包括档案的管理及移交整个环节非

常熟悉，算得游刃有余。但现场资料管理环节比较欠缺。按照我的设想，

在现场管理的环节是配合公司例行检查和对监理单位、施工单位评价考核时才进行的，因此，在现场管理方面涉及比较少。在今后的工作中，考虑结合公司的流程适当增加对现场各施工单位、监理单位资料抽查，实行评比及奖罚制度。

七、建议

1、在工程结算的环节增加技术资料完成情况经资料室审核签字

的环节，这样做的目的在于督促施工单位及时地向建设单位和

总包单位移交技术资料，以防因资料不到位影响分部分项验

收，甚至竣工验收。

2、在前期资料形成的过程中，给项目部存一份。便于政府部门检

查的时候有资料可查，同时也是在办理监督验收手续时能够及

时的提供相应的文件，更是为将来竣工验收提交档案提前做足

功课。

3、建议在项目较多时考虑制定一套建设工程资料管理、存档制

度。

4、在员工的业务能力和综合素质上多提供一些参加培训和学习

的机会，尤其在一线工作的员工。

以上是我个人2012年年度工作总结，俗话说：“点点滴滴，造就不凡”，在接下来的2013年中，我将在资料口继续努力，不断总结经验，不断开拓