新手必看+文书档案归档整理流程图
档案归档整理流程图
档案归档整理流程图齐全完整收集收集应归档的文件材料归档判断依照归档范围，慎决判断文件是否归档定文件去留准确客观确定归档文件的保管期限确定期限按部门分类方法科学、适用，分类保持相对稳定编制页码只编没有页码的部分不空号、不漏号装订便于保管利用用不锈钢钉或线单“件”装订顺序相对固定排序按期限—机构—时间三个层次排列盖档号章清晰、端正，件号不在每一“件”的上方空白重、准确处盖档号章电脑著录录入的内容尽可能详有关的的信息录入专用的细、准确档案管理软件装盒排架不同保管期限，不同机构按件号顺序装盒、上架的不要装入同一盒打印目录归档文件目录一式两份分保管期限按件号顺序打印归档文件目录编制检索写归档说明、装订成档案目录封面、背脊上的工具目录项目要填写完整档案管理规定一、档案管理(一)凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。
(二)文档管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。
(三)档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。
二、文书档案管理(一)归档范围1、行政综合类:包括重要的会议材料;制定的内部法规性、政策性文件;组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料;发展规划、工作总结汇报;政府机关颁发的重要文件。
2、组织人事\教育培训类:员工变动表、花名册、教育培训卡。
3、会计统计类:年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。
4、质量管理类:质量管理方面的制度。
5、技术类:产品及生产方面技术文档。
6、销售纪事类:公司大规模的销售活动纪事。
(二)文书的档案立卷1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数，均应齐全完整。
2、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正本与副本、印件与定稿、请示与批复，分类一起排列，不得分开。
3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷;没有复文，放在请示年立卷;跨年度的规划，归在文件所针对的第一年立卷;跨年度的总结，放在所针对的最后一年立卷，跨年度的会议文件，归在会议召开的年度立卷。
档案管理流程图
档案管理流程图档案管理流程总经理综合部分管领导综合管理部申请部门开始结束档案管理员对档案进行分类、排列、编号、编目移交文件准确无误后填写档案移交表。
登记归档检查将要归档的档案，清点后移交档案管理人员。
风险点：归档过程中对文件的数量、内容未仔细核对；文件分类不明确，造成归档文件内容与类别不符反馈相关问题须由法人审批在档案调阅登记簿登记。
综合部负责人签字档案管理员查找档案调阅（复印）档案归还检查档案并存档结束风险点：出现文件遗失的情况及保密文件的保密情况。
风险点：归档过程中未填写档案移交单，出现文件责任落实不明确的情况审批审批综合部档案管理员清点核查特别说明：1.黑色线为文件归档流程图2.蓝色线为档案借阅流程图档案管理风险防控表类别风险类型风险点风险等级主管领导职别责任部门防范措施负责人签字档案管理思想道德风险1.保密文件泄密；2.对档案的日常管理不认真；重大副总经理综合管理部档案管理员要加强日常档案管理工作的学习，认真管理公司档案，对于保密文件进行妥善处理，不以任何形式进行传播。
业务流程风险1、归档过程中对文件的数量、内容未仔细核对；2、归档过程中未填写档案移交单，出现文件责任落实不明确的情况；重大综合部档案管理员在归档过程中要按流程清点好档案数量，并在归档过程中填写档案移交单，落实文件责任。
岗位职责风险1、文件遗失；2、对归档文件造成损坏或出现缺页、折页；3、文件分类不明确，造成归档文件内容与类别不符；重大档案管理员应加强档案管理，避免发生文件的遗失及损坏，对于出现折纸、涂改等对文件造成损坏的情况及时进行处理，保证文件的完整性；加强行政知识，明确文件归档类别。
制度机制风险1、档案管理相关制度与实际操作可能存在冲突。
一般在制定档案管理相关制度时，要从实际出发，确保制度的合理性和科学性，加强制度的执行力。
档案管理流程及流程图
E. 离职人员在做好离职审批、离职交接和离职审计工作并清理个人欠款后，将所形成的文件送至人力 资源部，进行归档。
档案管 理专员
档案管 理专员
;..
主流程项目
最后下发给所需部门。
具体工作
对各部各项专兼职资料员进行定期指导培训
详 流程图
细 确定资料员名单 →拟定培训日期 →拟定培训内容 →通知相关资料员 →详细讲解培训内容 →作专业指导
工 关于此流程图的解释
作 流 程
对集团所属各部及各项目公司专兼职资料员进行名单确定，不定期的培训并拟定培训内容，利用 OA 系统或电话进行通知， 针对每个项目、资料员的特点进行培训，培训结束后下现场了解档案管理的状况并给予专业指导。
F. ..............................................................................................................................................职
务任命文件
面I.试...评....审....表...、....应....聘...登....记....表...、....简....历...、....学....历...证....明...、....身....份...证....、....资...格....证....书...及....其....他...经....历....及...资....历....证...明....等...资....料. 奖复印件。 惩材料
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档案管理工作流程
归档文件整理流程图
归档文件整理流程图
1． 确定整理环节 组织工作 2． 注重平时积累 3． 建立制度 4． 加强指导、监督和检查
文件鉴定
1． 原则和标准 2． 归档范围 3． 保管期限
整理与装订
1． 整理单位 2． 文件修整 3． 文件装订
分类与排列
1． 文件分类 2． 文件排列
文件的编号、编目、装盒
归档文件目录的格式（纸质文件） 归档文件目录的格式（纸质文件）
件号 责任人 文号 题名 日期 页数 备注
归档文件目录应单独装订成册并编制封面，封面如下图： 归档文件目录
全宗名称 年 度
保管期限ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ机 构
档案归档整理流程图
档案归档整理流程图档案管理规定一、档案管理(一)凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。
(二)文档管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。
(三)档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。
二、文书档案管理(一）归档范围1、行政综合类:包括重要的会议材料;制定的内部法规性、政策性文件;组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料;发展规划、工作总结汇报;政府机关颁发的重要文件。
2、组织人事\教育培训类:员工变动表、花名册、教育培训卡。
3、会计统计类:年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。
4、质量管理类:质量管理方面的制度。
5、技术类:产品及生产方面技术文档。
6、销售纪事类:公司大规模的销售活动纪事。
（二）文书的档案立卷1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数，均应齐全完整。
2、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正本与副本、印件与定稿、请示与批复，分类一起排列，不得分开。
3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷;没有复文，放在请示年立卷;跨年度的规划，归在文件所针对的第一年立卷;跨年度的总结，放在所针对的最后一年立卷，跨年度的会议文件，归在会议召开的年度立卷。
三、归档时间公司经营管理活动中的各种合同及常规性报表，根据各自不同的时限要求及时上缴总经理和人力资源部;其它各类档案如声像档案、活动档案、工程档案等由各部门暂时保管，月底统一汇总到人力资源部。
会计档案由财务部自行保管。
四、档案的借阅及销毁(一)借阅档案需按规定办理借阅手续，在规定的范围内查阅。
不得在档案上涂改、撕毁，并应及时归还。
（二）会计档案一律不准外借。
内部调阅应经财务负责人同意。
外单位因特殊需要，查阅有关会计档案时，应持正式公文，并经公司领导同意。
11文书档案管理工作流程图
风险三级
一般情况文档只在档案室查阅特殊情 况需要复印的应由档案员进行复印后 登记借出
档案的管理
外单位人员查阅档案须出具单位证明 写借阅登记表并在档案室查阅
归还时档案员应认真检查文件的 完整性及整洁情况
文 书 档 案 管 理 工 作 流 程 图
档案员每年3月底通知各部门 （人员）兼职档案员移交文档材料
风险一级 风险二级
档案的借阅、利用
档案员检查移交材料的完整性， 在确保归档材料齐全的情况下， 双方签字交接并填写移交清单。
需要查阅档案者，应由部门主管 领导批准，重要文书档案的查阅 需请示主要领导
文书档案归档流程参考PPT
④本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、 总结、综合统计报表等； ⑤本机关机构演变、人事任免等文件材料；
• ⑥本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性 文件材料； ⑦上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； ⑧同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复 函、批复等文件材料。
第三步：归档文件的分类
• 1、选择分类方法，编制分类方案：《归档文件整 理规则》提供了年度、保管期限、机构(问题)3种 分类方法，在机关档案室的实际工作中，常用的 分类方案有：年度——保管期限分类法；保管期 限——年度分类法（这2种为叙述方便暂且称为两 级分类法）；保管期限——年度——机构（内部 科室）分类法；年度——机构——保管期限分类 法；问题——年度——保管期限分类法等（这3种 为叙述方便暂且称为三级分类法）。
文书档案的实务操作
第一步：文件材料的收集
• 1、收集的要求： • （1）文件材料应当齐全完整，并符合长久保管
的质量要求。 • （2）文件材料应当精练准确，并反映立档单位
的主要职能。 • （3）档案机构要加强对收集工作的监督指导。 • （4）及时移交应归档的文件材料。
• 2．收集的范围和重点：
• 收集的范围和归档范围是一致的，重点是本机关 自己形成的重要文件材料，上下级机关和其它机 关针对本机关主管业务有密切联系的文件材料。
第二步：判断文件材料是否归档
• 1、立档单位依照《机关文件材料归档范围和文书档案保管 期限规定》（国家档案局令第8号），制定本单位《文件材 料归档范围和保管期限表》，依照此范围，剔除不应归档 的文件材料，剩下的就是本单位应归档的文件材料，必须 进行归档。不归档的文件材料主要有三方面的文件：
文件归档整理方法操作流程图
2、分别用红、黄、绿三色目录纸打印永久、长期、短期目录；
3、件号按顺序排列，打印的字迹清晰；
9、移交
将上年度归档文件目录、档案实体一起移交档案室
1、每年的三月底之前，将上年度归档的文件按保管期限、件号排列移交档案室；
2、除移交归档文件外，还需移交纸质归档文件目录一式三份（其中一份作为与档案室的交接凭据）、电子目录和在电脑上起草文件的电子版本（在局域网上提交或提交磁盘、光盘等）
归档判断确定期限电脑著录装盒排架打印目录编制检索工具收集应归档的文件材料判断文件是否归档确定归档文件的保管期限年度机构期限只编没有页码的部分用不锈钢钉或线单件装订按期限机构时间三个层次排列有关的信息录入专用的档案管理软件按件号顺序装盒上架归档文件目录一式两份写归档说明装订成档案目录依照归档范围慎重决定文件去留分类方法科学适用保持相对稳定不空号不漏号便于保管利用顺序相对固定清晰端正件号不重不空录入的内容尽可能详细准确不同保管期限不同机构的不要装入同一盒分保管期限按件号顺序打印归档文件目录目录封面背脊上的项目要填写完整单份文件归档整理方法操作简图流程二归档判断确定期限编制页码电脑著录编制检索工具处理完毕的文件逐件判断是否归档确定归档文件的保管期限只编没有页码的部分有关的信息录入专用的档案管理软件用不锈钢钉或线单件装订分保管期限按件号顺序装盒归档文件目录一式两份档案实体与目录于次年上半年移交档案室档案室检查验收实体与目录将档案实体装入档案柜中写归档说明装订成档案目录依照归档范围慎重决定文件去留准确客观不空号不漏号录入的内容尽可能详细准确清晰端正件号不重不空便于保管利用不同保管期限的文件不要装入同一盒中分保管期限按件号顺序打印归档文件目录同时移交相关文件目录的电子版本检查实体整理与目录是否规范按相对固定的机构顺序排列目录封面背脊上的项目要填写完整word完美格式控制措施与质量标准1每年的12月份由档案室通1收集的范围
档案管理流程及流程图
具体工作
对集团所有文书材料进行整理
流程图 详 细 收集 →分类 →组卷 →录入卷内目录 →编写案卷题名→装订 工 关于此流程图的解释 作 收集集团及分公司所有文书材料，按要求进行分类、组卷、录入卷内目录、编写案卷题名，最后装订成册。 流 程
-可编辑修改-
。
具体工作
文件借阅
借阅人填写《文件借阅申请单》—写清文件编号、文件名称、原/复印件、份数、借阅用途、密级程度、借阅原因、借阅人、借阅
B. 其它建档的资料，由人力资源部门相关人员在该事项完成后的七个工作日内，将相关材料装订，存 入该员工的人事副档。以发文形式生成的资料，应在发文日期后的十个工作日内存入人事副档。
C. 新入职的经理级（含部门第一负责人）及以上人员的副档，应在该员工入职之日起十五个工作日内， 将该员工副档送至总部人力资源中心，人力资源部门留存复印件以备查考。
（1.5）建立人事副档所需资料：
5.1 卷内目录（5.1.1） 5.2 招聘资料（5.2.1）
A. .............................................................................................................................................. 卷
聘资料
C. .............................................................................................................................................. 入
详 部门、借阅日期、归还日期—借阅部门主管领导签字—持签字齐全的借阅单到档案室借阅—档案管理员在文件目录中查找该文件的