《电子文件管理》试卷答案要点

《电子文件管理》试卷答案要点

2007.6.4考（4学分）

一、名词解释（每小题3分，共12分）：

1、电子文件：是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

2、职能鉴定法：重点分析文件形成者的职能、计划，所参与进行的活动及活动中的有机联系和业务的重要性。

3、电子文件宏观管理：是指文件和档案的行政与业务管理部门以电子文件管理为客体对象，运用法律法规、制度办法、规划、标准等对电子文件管理工作中的组织和人员加以指导和控制，并提供相应的技术和条件支持，以形成有效的运作机制和管理机制，使电子文件微观管理工作规范化和制度化，确保电子文件完整保存的历史责任得以实现。

4、数字档案馆：是指在信息高速公路、数字地球、国家信息化大背景下，现代档案馆运用技术革新，在信息载体、服务方式、利用方式等方面实现跨越。即从单个档案馆概念主体上说是一种实体档案馆，数字档案馆的建设归根到底就是档案馆的信息化。

二、简答题（每小题8分，共32分）：

1、建立电子文件管理学的必要性与可行性

建立电子文件管理学的必要性：（1）建立电子文件管理学是档案学专业人才培养的时代要求；（2）建立电子文件管理学，保护电子记忆，是档案工作的历史使命；（3）建立电子文件管理学是档案学理论和学科建设的内在需要。

建立电子文件管理学的可行性：（1）有大量的电子文件管理研究文献和较为成熟的理论为基础；（2）有我国电子文件管理实践的支持；（3）可借鉴国际上相关的管理理论、经验和方法。

2、电子文件著录的特点，电子文件著录与传统文件著录的区别

答：电子文件著录的特点：（3分）

（1）全要素；（2）全过程；（3）综合性；（4）多级性。

电子文件著录与传统文件著录的区别：（5分）

（1）著录的目的有所拓展；（2）著录的对象有所拓展；（3）著录的

时间发生了变化；（4）著录人员发生了变化；（5）著录的手段有所更新。

3、电子文件保护的特点，磁性载体保护的措施。

答：电子文件保护的特点：（1）电子文件的保护贯穿于电子文件整个生命周期；（2）电子文件的保护技术要求高，难度大；（3）结构的复杂性影响电子文件的真实性、完整性和系统性；（4）电子文件的内容信息安全是电子文件保护的重要内容；（5）电子文件保护的成本增加。（3分）

磁性载体保护的措施：（1）防止外磁场的影响；（2）控制好温湿度；（3）保持空气清洁；（4）避免强光；（5）防复印效应：（6）防止机械震动。（3分）日常管理维护工作的具体要求有：（1）载体的存放要求：磁性载体和光盘都应该垂直放臵，避免载体的变形和叠放挤压；保持磁盘和光盘盘片的平直，严禁折弯盘片。不能用手直接触摸光盘、磁盘盘面和磁带带面，应带非棉制手套。磁带、磁盘和光盘应放臵在专用的装具中，保证载体装具的洁净无尘。（2）载体的整理要求：定期对磁带进行倒带，缓解磁带的卷绕张力，避免磁带发霉和复印效应。（3）载体的清洁要求：不可随意擦拭或清洗盘片，如果盘片放臵时间过长，有灰尘可轻轻吹去；出现发霉现象，要用干净的药棉蘸高纯度酒精擦洗盘片裸露部分，边擦拭边翻转，然后放臵于清洁的环境中让酒精挥发干燥后再使用。（2分）

4、电子文件利用的特点，电子文件利用系统的构成。

答：电子文件利用的特点：（1）电子文件不再受“孤本”的限制，一份文件可供所有需要它的人共享；（2）电子文件具有良好的复用性，重复利用不会留下老化的痕迹；（3）电子文件利用可以采用交互式，为用户提供各种灵活的需求服务；（4）电子文件可以通过计算机网络进行远距离传输，使异地利用成为可能；（5）电子文件可以使利用者不受时间的限制，随时利用自己所需要的电子文件信息。（4分）

电子文件利用系统是指将电子文件利用的各个方面要素结合在一起，所形成的有机整体。构成电子文件利用系统的要素有：法律法规要素、电子文件信息要素、电子文件检索系统要素、电子文件用户要素以及电子文件利用安全防范要素。（4分）

三、论述题（16分）：

电子文件管理的指导思想和基本原则。

答：电子文件管理的指导思想：（1）辩证唯物主义是电子文件管理的根本指导思想；（2）电子文件与传统文件管理共存与互动的思想；（3）注意防止两种倾向。一种倾向是不顾主客观情况，认为电子文件将要取代纸质文件、档案，为迎

合潮流或解决库房狭小的需要，盲目地将大量纸质档案电子化。另一种倾向是认为电子文件的法律证据价值还未确立，而忽视对电子文件的管理，片面强调纸质文件的管理，让生成的电子文件处于失控状态，这种不作为的消极态度也会造成电子文件的无法弥补的流失，也是对历史不负责任的做法。（6分）电子文件管理的基本原则:（1）全程管理原则。全程管理原则是指根据电子文件的特点和管理要求，建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理与监控。（2）前端控制原则。所谓“前端控制”是指针对电子文件的管理，要从文件形成之时甚至形成之前（即电子文件管理系统设计阶段）就对文件形成一直到归档整个过程给予全盘规划，把可能预先设定的管理功能纳入系统之中，并在文件形成和维护阶段进行监督。前端控制将文件、档案看成同一事物的前后两个阶段，强调档案工作者要改变以往只关注“后端”的做法，将注意力放到“前端”。（3）真实性、完整性和有效性保障原则。电子文件的真实性是指电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。电子文件的完整性包括两个方面的含义：一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件完整齐全；二是每一份“电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损”。第一点就是一般文件管理的要求，第二点是电子文件的特殊要求。有效性是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。（10分）

四、课程论文（40分）：

论文题目自选，题目应是电子文件管理研究中的热点问题。论文字数3000字以上，结构合理，文句通顺，主题突出，论述有特色和创新性，论文格式、参考文献要规范。