办公室管理要点整理

第一节办公室管理发展概况

"办公室与管理"活动,远在古代氏族社会就已经存在了.

(一）我国现有的办公室,最早是在19世纪末20世纪初,随着西方文化潮流的东进而涌进中国的,所以,我国今天的办公室基本上是源于西方行政办公室的模式.

（二）现代办公室的主要特点:

○1信息化○2效率化○3多功能化○4现代办公室信息化的发展,使它很自然地

成为任一管理系统的信息中心.

渊源理论是泰罗的<科学管理原理>

第二节办公室管理在管理中的地位和作用

1.中心地位:"决策---执行---监督---反馈"——“一个龙头，三个部门”

作用:1办公室在横向关系的协调中,往往带有领导性质,体现一定社会组织系统的领导意图.2办公室又是一个单位的信息网络中心,是各种信息的交汇点和集散地.3办公室的中心地位,还体现在办公室工作的多向性上.

2.枢纽地位和作用推动各职能机构运转，处于整个单位管理系统中的总控制和总调度的地位

3.窗口的地位和作用:

○1办公室是一个单位领导机关的总出进口.

○2对于上下级和其它兄弟单位来说,是信息网络中心,处于联络站的地位,是

联络上下左右,沟通四面八方的"窗口".

○3办公室是沟通上下的咽喉,是联系左右的纽带,是传递信息的中枢,又是协

助领导决策的"外脑"和处理日常事务的手足.

第二章办公室管理的理论及方法

第一节办公室管理的理论依据

管理是指一定组织中的管理者,通过实施计划,组织,人员配备,指导与领导,控制等职能来协调他人的活动,使别人同自己一起实现既定目标的活动过程.(管理是决策,计划,组织,执行,控制的过程)

管理的目的是效率,管理的核心是人.

办公室管理即依据办公室内在活动机理,利用先进的科学技术,综合运用办公室中的人力资源,从而有效地实现组织目标的过程.

办公室管理四个要素:

○1明确的组织的目标;

○2服从自己目标的运转方式;

○3管理人员;

○4先进的科技管理手段.

办公室工作与管理的关系:

1.科学理论是一门系统地研究管理过程的普遍规律,基本原理和一般方法的科学.这个理论是从社会普遍存在的管理活动中概括出来的.办公室管理是管理学的一个分支.因此,管理理论为办公室管理理论的建立,提供了重要的理论依据.

2.首先,办公室工作管理引进现代管理理论的可行性,从现代管理理论角度看,管理具有普遍性.这些都说明,办公室工作与现代管理理论存在内在联系,这就为运用现代管理理论研究办公室工作打下了基础.

3.其次,管理理论与办公室工作管理的一致性.现代管理的核心和本质内容是对人

的研究和管理.从这个意义上讲,现代管理理论与办公室管理具有本质的相同.这也是建立办公室管理的重要依据.

第二节办公室管理原理

办公室工作管理具有综合性,辅助性,服务性三重属性.

职能即权限的具体规定性,它强调的是职责和功用.

办公室工作管理职能包括如下几方面:

○1指导职能;

○2参谋咨询功能("顺向"参谋咨询;"逆向"参谋咨询;"侧向"参谋咨询);获得信息和处理信息的方法和途径a获得实际面的信息b理论研究方面的信息c信息加工；参谋咨询工作主要包括：收集信息，协助决策，帮助制定目标实施方案。

○3管理服务职能;公文管理，内息处理，事务管理，搞好服务

○4协调职能;内容：统一步调，化解矛盾，合理安排。方位划分：纵向协调，横向协调，内部协调。方式划分：指令性协调，协商式协调，说服式协调，缓冲式协调，突发式协调。

○5监督职能，内容：检测进度检查质量，督办，排忧解难。

"三服务指导思想":为领导机关服务;为相关的各级部门和领导服务;为人民服务.

办公室管理的基本原则:

○1准确原则;○2速迅原则;

○3协调配合原则;○4密切联系群众原则;

○5一切从实际出发原则;○6保密原则;

○7办公室指导思想和基本原则,是办公室工作管理必须遵循的基本规范和准

则.只有掌握和运用这些指导思想和基本原则,才能在观察，认识和解决问题的过程

中,有明确的方向和基本依据,才能使办公室工作管理沿着正确的轨道不断前进.

办公室机构设置的准则:

○1科学合理原则

○2效率效能原则

○3层次管理原则

○4精简有力原则

第三节办公室工作管理方法

彼得.杜拉克于1954年发表了<管理实践>一书.首先提出了目标管理的思想.其基本思想为:

○1强调以目标为中心的管理即确立目标;

○2强调以目标网络为基础的系统管理;

○3强调以人为中心的主动式管理.

目标管理,是让主管人员和员工亲自参加目标的制定,在工作中实现"自我

控制"并努力完成工作目标的一种管理制度或方法.

目标管理的特征:首先,目标管理是参与和管理的一种形式;其次,强调"自我控制".再次,建立客观的考核标准.

目标管理的基本过程,概括说来包括目标的制定,目标贯彻，目标考核三个阶段。目标制定是目标管理的基础，过高过低都不行；目标贯彻强调“纵向到底，

横向到边”的目标分解原则进而建立目标实施网络。目标考核是指目标完成状况的考核。

沟通

沟通七要素：发循着，编码，信息，解码，接受者，反馈，噪音。

沟通特点：范围逐渐扩大，横向联系加强横向沟通增多，信息反馈在沟通作用下越来越多，手段趋于现代化。

沟通方式是指沟通时所采用的方法、技术、技巧。

正式沟通又可分为上行沟通、下行沟通和平行沟通。

协调

协调是最大限度地协调起来，步调一致，实现共同目标的手段。

协调功能有以下几个方面：

○1统一功能；○2导向功能；○3放大功能；○4控制功能；

经济社会思想领域的协调方法主要有：

○1经济政策法；○2计划控制法；○3调整纠偏法；○4教育新闻法。

组织系统关系方面的协调方法主要有：

○1目标导向法；○2沟通融汇法；○3协商启发法；○4利益制约法。

人际关系方面的协调方法主要有：

○1平等说服法；○2诚信联结法；

激励是办公室管理的核心问题。简单来说，激励就是调动人的积极性的过程。

人的动机是促使人产生行为的基本因素

激励的具体方法有很多：

○1目标激励法；

○2参与激励法；

○3期望激励法；(美国心理学家：弗鲁姆)