泛微协同办公平台Ecology版本后台维护手册公文

公文流程
一、公文流程设置
1.1.2、公文流程设置
2、创建公文流程
首先我们需要创建一个基本的公文流程、包含了公文流转的每个节点，每个节点的操作者及出口，还有文公的流转单，即表单功能，在系统中我们有两种操作方式
•我们可以在流程引擎中完成流程表单、节点设置、节点操作者、流程出口这几个基础工作，然后在图1所示的公文流程页面点击【添加已有流程】，我们可以将在流程引擎中制作的流程添加进来，•点击图1中左侧流程类型树的根节点【路径设置】之后，右侧会有【新建】按钮，也就是我们可以直接在这里新建公文流程，如图2所示，设置的页面与流程引擎中的路径设置一致，流程表单还是需要在流程引擎中设计完成的。

图1
图2
3、公文设置
公文流程的基本设置完成后，还不能称作“公文流程”，因为与公文有关的设置还没有设置，查看公文流程列表菜单，如图3所示，流程管理分为了公文设置和流程设置，流程设置就是基本的流程路径设置，而公文设置才是与公文流程关联的设置，必须完成以下一些设置才算完成。

图3
二、过程设置
1.2.2、过程设置
1、过程设置分为两个部分，第一个部分就是将流程定义为公文流程，如图1所示，公文分为了发文、收文和签报三种，这是标准的分类，无需维护。

图1
2、在定义了流程的公文类型之后，发文、收文、签报的环节是不一样的，我们需要将这些环节与流程的节点进行对应，这样在前台的时候，用户在处理待办公文流程的时候，就可以根据这些公文环节进行查看了，如图2所示
图2
三、基础设置
1.3.2、基础设置
四、编辑模板
1.4.2、编辑模板设置
如图1所示，编辑模板设置方式与显示模板一样，区别只是模板本身的属性，只能在这里选中编辑模板，而不能选择显示模板。

图1
五、套红设置
1.5.2、套红设置
1、套红节点设置
套红节点决定了哪个节点将正文内容附上红头，以公文的格式展示出来，此功能通常设置在签发人签发节点之后进行，如图1所示，选中需要套红的节点就可以了。

图1
被选中的节点在打开公文正文的时候有套红按钮，点击套红后即可将公文红头模板与正文结合起来形成最终的公文。

注意两点：1、套红节点不套红是不能提交流程的；2、套红节点正文必须设置为查看，否则没有套红按钮；
2、套红模板关联
套红模板有两种方式，一种是默认模板，我们在基础设置中已经设置了一个目录，如图2所示，添加默认模板的时候只能选择关联在默认目录中的word显示模板，与其它目录管理的显示模板是不能选择的。

图2
通常一个公文流程只会关联一种公文类型，但是如果发文的过程是相同的话，我们可以将多个类型的公文集成在一个流程中，这就需要我们在公文表单中增加一个选择框，让用户选择需要发哪个类型的公文，每个选择框都可以关联一个目录，这样我们就可以通过选择模板的功能，绑定不同的红头模板了。

如图3所示选择框有6种类型，每个类型都可以对应一个套红模板，可以在这里直接创建模板或者重新选择模板，无论创建还是选择，都必须在指定的目录下进行。

创建好的公文也会存放在指定的目录下。

图3
3、模板数据对应
选择了模板之后还需要点击【模板数据对应】将流程中的数据与模板中的数据对应起来，这样做的目的是流程表单其实就是公文单，在实际公文档案管理中，公文单是需要附在公文原件上面的，而且公文单中的很多数据是要体现在发布的公文中的，这里的对应就是将流程表单中的数据赋值到红头模板中去。

如图4所示，只要将流程表单字段与红头模板中的书签对应就可以了，书签的设置会在【公文规范】-【正文模板】中进行介绍。

图4
六、文档属性设置
1.6.2、文档属性设置
文档属性设置与套红模板的应用设置有些相似，如图1所示，左半部分是文档属性字段，右半部分是流程字段，将表单中的字段与文档属性字段进行对应就可以了，如果无需对应的字段空着就行了。

图1
七、签章设置
1.7.2、签章设置
签章设置非常简单，如图1所示，列出了当前公文流程的所有节点，选择要在哪个节点进行盖章开启就可以了。

开启后在此节点打开公文正文，就会有是否签章的提示框,单击签章按钮，可以选择印章并盖章。

图1
八、打印设置
1.8.2、打印设置
打印设置与签章设置一样，只要选择流程中的哪个节点可以打印即可，如图1所示。

图1
九、痕迹设置
1.9.1、概述
公文在拟稿到发布之间会需要经过层层审批，并会对正文的内容作出修改，根据公文管理的要求，在存档的公文中必需包含原始的修改痕迹，即所有的修改痕迹都需要在正文中保留，当然发布出去的时候需要将修改痕迹隐藏，以最终版本展示。

1.9.2、痕迹设置
十、动作设置
1.10.1、概述
动作设置是用来改变公文状态的，因为公文在拟稿的过程中都处于草稿状态，这点可以在基础设置中进行设置，那么在套红签章发布后，文档不能还是草稿状态，否则其他用户是无法查看的，我们就需要将文档修改为“正常/发布”状态或者是“归档”状态，这样其他用户就可以查阅了。

1.10.2、动作设置
如图1所示，在动作设置中添加一行，
•字段：选择要改变状态的正文字段，只有与文档相关的字段才可以在这里显示，包括浏览按钮-文档、浏览按钮-多文档和附件；
•执行动作：选择我们要将目标文档变为什么状态的文档，通常选择“正常/发布”或“归档”中的一种；
•执行方式：选择是在出口处执行还是节点后执行；
•节点/出口：选择具体在哪里执行这个动作；
•退回时是否触发：当选择节点后执行的话，如果同时选中了退回时触发的话，那么退回公文流程也会改变公文的状态，所以通常情况下此选项是不选择的。

图1
正文规范
一、正文模板
2.2.2、编辑模板
编辑模板设置相对简单，切换到编辑模板页面，可以创建2种格式的编辑模板word编辑模板和wps编辑模板，最常用的还是Word编辑模板，我们在模板中填写完成内容后保存，然后在公文流程的编辑模板页面就可以选择到此编辑模板了。

图1(有待完善补图)
2.2.3、显示模板
2、模板关联
显示模板不是直接公文管理中设置的，如图2所示，显示模板是在子目录中设置的，然后在公文管理中，公文流程会选择目录，这样显示模板就与公文流程关联起来了。

图2
3、设置显示模板
我们可以在本机电脑上先设计好一篇word模板，然后在需要显示表单内容的地方添加书签，如图3所示，发文字号就是从表单中引入的，所以选中发文字号，然后添加书签，书签的名字可以自己取，为了便于辨认建议与模板中的名称一致。

这里需要注意两点，一个就是正文的标签必需设置为Content，第二个是设置了标签的文字在最终模板中是不会显示的，只显示对应字段的内容。

如图4所示，[标题]两个字在套红后显示的就是文档标题，而不会是标题两个字。

图3
图4
二、发文字号
发文字号是公文的一种编号规则，在系统中可以由流程的编号规则代替，所以这里的设置不常用到。

三、秘密等级
2.4.2、设置
秘密等级的设置非常简单，在秘密等级设置页面，点击【新建】按钮之后就输入秘密等级的名称后保存即可。

图1
四、公文种类
2.5.2、设置
在系统中设置公文种类比较简单，如图1所示，直接点击【新建】按钮之后输入公文种类的名称即可。

图1
五、紧急程度
2.6.2、设置
如图1所示，在紧急程度设置页面，点击新建按钮，输入紧急程度的名称后保存即可。

图1
六、主题词
2.7.1、概述
主题词字段是用来在公文流程中的，如图1所示，在公文流程的基础设置中有【主题词字段】的设置，设置后对应的表单字段就可以选择在后台【主题词】管理页面中设置的主题词了。

图1
2.7.2、主题词管理
1、点击【主题词】菜单后显示如图2所示
图2
•左侧为主题词的分类，右侧默认为分类列表；
•点击【新建】按钮可以创建分类；
•点击列表菜单【编辑】和【删除】可以编辑和删除选中的主题词；
•点击列表菜单【新建同级节点】后进入主题词创建页面；
•点击列表菜单【新建下级节点】后创建下级主题词，可以是分类，也可以是具体主题词。

2、在图2中点击【新建】按钮后显示如图3所示，【新建同级节点】和【新建下级节点】是一样的页面图3
•在主题词名称中输入主题词，主题词之间使用“、”进行分割；
•是否主题词是最关键的选项，这里决定了创建的是主题词还是主题词分类名称，选择“否”创建的就是分类，可以在【上级节点】中选择到，如果选择了“是”，创建的就是主题词，可以在公文流程中选择到。

3、在图2所示的页面中点击主题词分类名称后显示如图4所示
图4
•我们可以直接编辑这个主题词分类；
•点击【下级主题词】页面标签后显示如图5所示，我们可以在在这里创建下级主题词分类或主题词
图5
七、机构代字
2.8.1、概述
机构代字是在流程编号中使用，在流程编号规则中可以将表单中的机构作为流程编号内容的一部分，但是不可能以机构的名称显示在编号规则中，所以采用了代字的方式，以代字在流程编号中显示，此功能在公文流程中不常用到，因为公文的编号有另外专门的规则。

2.8.2、设置
如图1所示，选择左侧的机构树，在右侧对应的机构上填写上代字即可。

可以设置分部和部门的机构代字。

图1
八、收（发）文单位
2.9.1、概述
公文发布后都会有发布对象，很多都是外部单位或企业，而这些单位或企业相对是固定的，这样我们只要在这里设置好之后，在公文流转单中只要选择就可以了。

2.9.2、收发文单位设置
1、点击收(发）文单位菜单后显示如图1所示，左侧为机构树，右侧为收发文单位，在维护收发文单位的时候可以忽略左侧的组织结构树，对前台公文流程没有影响。

2、根据字段内容填写好之后保存即可，其中所属机构选任意系统中的机构即可，其中重要的是收发文员这个字段，可以做为流程节点操作者，比如集团公司发布了公文，采用触发子流程的方式触发下属公司的收文流程，那么收文流程的节点操作者我们就可以设置为收文员。

图1
九、过程定义
2.10.1、概述
公文可以分为发文、收文、签报三种类型，每种类型都有一套固定的环节，但是根据机构级别不同在一些步骤上还是有些区别，所以我们在这里可以给发文、收文、签报分别定义好整个的操作过程，这些操作过程可以图1所示的前台和后台展示
图1
2.10.2、过程定义
1、公文只分为发文、收文和签报，所以点击过程定义之后也只能见到这3个页面，点击【新建】按钮之后显示如图2所示，直接输入发文环节名称就可以了，如果有其它语言版本，可以再输入其它语言版本的名称；
图2
2、在添加了环节之后，在列表菜单中有【常用批示语设置】，点击后显示如图3所示，我们可以为这个环节添加常用的批示语，如在拟稿环节增加“请领导批阅”，在领导签发节点增加【同意签发】这样的短语，这样用户在前台操作公文流程的时候，在对应的节点签字意见中就可以选择使用这些常用短语了。

图3。