工会财务财务软件功能介绍

集中式工会财务软件功能培训文档1数据备份与恢复1.1年度备份与恢复（报表处理系统与固定资产管理系统的备份与恢复功能按键在界面二级菜单栏）1.2账务处理系统的年度备份与恢复在系统管理的二级菜单栏点击“数据备份”浏览存放路径“保存”“备份”即可，而且每月记账都会提示备份，这个备份亦是年度数据备份，1.3年度数据备份备份范围是：当前处理系统年初到备份时的状态以及存在的数据。

1.4年度数据恢复首先弹出来的恢复口令为空，“确定”然后点击浏览路径，它会默认打开上次备份时的备份路径，这样我们能快速的选择我们要恢复的备份文件点击“打开”“恢复”1.5集中备份与恢复（在核算单位一级功能菜单，此能功能备份全面，适用于迁移数据）1.6点击“集中备份”选择存放路径，“保存”“备份”提示“备份前关闭账务&报表管理程序”这一点比较重要，保证备份的数据完整性。

1.7点击“集中恢复”点击路径浏览，在原电脑就会打开集中备份时的存放路径备份，在其他电脑上就要自行找你迁移的备份文件的存放路径，选择备份文件点击“打开”“恢复”提示“是否覆盖当前数据”“确定”恢复完成。

1.8集中备份范围（包含存在的所有账套，以及它们的所有年度数据以及它们的所有模块数据，是比较全面的备份）1.9分账套备份区别集中备份的地方是，集中备份对象是所有账套，且恢复时会覆盖所有账套（不管是否存在账套），分账套备份对象是所勾选的账套，恢复时，覆盖可选择的对应账套（也就是说需要自行先创建账套。

）1.10在更换安装电脑备份数据还有种方法，覆盖安装法1.11在安装的时候我们选择的安装路径默认是D:\GHCAIWU\这时我们可以将GHCAIWU这个文件夹压缩拷贝迁移到新电脑上，再解压到D盘，通过安装时选择路径以覆盖的此文件夹的方式安装，这种方式也能达到数据迁移的效果。

2 用户身份密码等忘记或变更2.1以“财务主管”身份，进入“用户权限管设置”（账务处理系统权限管理在系统管理第二菜单栏里面，报表处理系统和固定资产管理系统在主界面的第二功能菜单栏）2.2一般用户密码忘记（非财务主管）直接在“用户权限设置”界面进行选定用户删除、再添加此用户。

2.3财务主管密码忘记请联系客服人员请求技术支持，联系方式。

2.4变更会计等一般用户，添加新的会计，再将旧的会计身份改为一般用户2.5变更财务主管，使用旧的财务主管在此界面点击“增加”新的财务主管，再点击第一功能菜单栏的切换用户，使用新的财务主管进入此界面，对旧的财务主管进行删除，再添加旧财务主管的名，身份改为一般用户。

2.6旧的凭证不点修改，那么旧凭证的财务主管依然是旧财务主管，不会更新为新的财务主管，在创建新财务主管后，新录入的凭证，将获取新的财务主管的名字。

3 会计年度切换3.1账务处理系统-系统管理-会计年度切换；3.2报表处理系统-点击“年度”切换4 软件开通服务4.1每年都要缴纳服务费，（由安装月到明年此月为一个年限）缴纳账号为：4.2当你月结时，月结不了的时候提示你需要缴纳服务费4.3缴费后，联系客服人员提供技术支持告诉他软件编号（安装光盘上粘贴有）4.4或者打开账务处理系统-系统管理-设置软件服务序列号，复制此号，发给客服人员4.5并告知客服人员，我们的单位信息以及安装电脑可否外网（可外网可直接开通服务，不可外网需邮箱来传递升级包，安装升级包开通服务）5如何在记账年中增加明细科目5.1账务处理系统-日常账务-科目设置（此处可以进行科目的增删改）5.2增加只能增加明细科目（即在软件默认设置好的科目基础上增加下级科目）选定一个科目点击“增加子科目”即可添加其下级科目了5.3第一种情况增加的科目上暂未有发生额，可以直接选定科目给其增加子科目5.4第二种情况增加的科目上已经有发生额，同样进行上一步操作，系统会自动添加一个子科目，我们选择“确定”系统会将其发生额全部转存自动生成的子科目上。

（只有末级科目才能有发生额）5.5第三种情况增加的科目是以4开头的收入类科目&以5开头的支出类科目，会弹出对话框“是否将新建的科目加入到自动转账中去”这时我们选择“是”，若选择“否”，请参考6 设置自动转账凭证。

5.6选定科目点击“修改”可以进行科目名称修改，（没有发生额的科目还可以修改科目性质、余额方向（这两个不建议修改）以及是否进行部门核算（前提是在初始化时已经启用部门核算）还有221&222科目是否进行经费核算）6 设置自动转账凭证6.1当我们在12月生成自动转账凭证后，月结提示“未结转或结转不全面，按制度不能进行月结，是否暂不月结”我们选择“是”暂不月结6.2有可能我们粗心没有做自动转账凭证，那么我们做一次结转就好了6.3还有可能是我们做的结转不全面，这种情况一般就是添加了收支类子科目，在添加科目时没有选择将新增科目加入到自动转账列表中6.4不管哪种情况，我们可以先打开日常账务二级功能菜单的“科目余额表”查看有发生额的收支类科目是否存在余额，若都存在余额，那么就是没有做结转，若仅某新增科目有余额，那么就是没有结转完全。

6.5这时我们选择点击“日常账务第二菜单栏的设置自动转账凭证”选择“年末收入结转”或“年末支出结转”点击“修改”找到没有选定的科目，选定保存即可（注，选定末级科目）6.6我们删除之前生成的自动结转凭证（删除凭证请参考8 凭证修改与删除）再做一次自动结转凭证就可以通过月结了。

7 快速凭证7.1当你录入一张凭证之后，你认为这样的凭证会经常用到，可以点三级功能菜单的“存为快速凭证”7.2当你要录入已存入快速凭证的凭证时，在凭证录入界面直接点击“快速凭证”选择凭证，再录入凭证日期、单据数量、金额，即可保存7.3当你认为存的快速凭证，有的已经不常用了，可以在日常账务的二级功能菜单“设置快速凭证”进行增、改、删操作8凭证修改与删除8.1只能对未审核的凭证进行修改8.2制单人错误的凭证，可以通过登录正确的操作员对凭证进行“修改”“完成”重新获取制单人，保存所做的修改8.3金额，科目等其他录入错误，同上点击“修改”改好后点击“完成”保存8.4删除凭证直接找到那张凭证点击三级功能菜单的“删除”即可（凭证号在中间，会提示是否自动重新排序的，点“是”即可）8.5注：当点击“修改”后，此时的“删除”按键可以删除凭证选定的某行数据8.6当要修改的凭证已经审核-记账-月结，那么要通过反月结、反记账过程,再取消审核，才能改、删凭证。

9 反月结、反记账、取消审核9.1在账务处理系统-系统管理界面有“取消月结”“取消记账”功能；9.2根据我们数据的实际情况（本月已记账未月结点击“取消记账”，上月已记账月结本月未记账点击“取消月结”“取消记账”达到取消上月记账月结）选择功能9.3在“取消月结”功能可以连续取消月结（用于修改几个月前的数据，取消到要修改凭证所处的月份为止）9.4在“取消记账”功能，不能连续取消记账，只能取消当前所处月份的记账，取消记账功能可以勾选“同时取消审核”，来取消本月的所有已审核凭证的审核；9.5若没有勾选“同时取消审核”又要修改少量凭证，可以用审核人登陆系统，在“日常账务-凭证审核-挑选已审核凭证”找到要修改的凭证“取消本张签字”或者直接“全部不签字”9.6取消的审核才能对凭证进行修改、删除。

10 凭证打印10.1我们使用A4纸（默认）或者凭证纸（设置添加）打印凭证10.2在日常账务-凭证打印设置，选择格式打印（推荐）或套打（不讲解），选择每张纸打印几张凭证（默认选择的是A4纸纵向，两张凭证），再选择打印的格式（一般选择格式1）10.3我们在这个界面点击第三功能菜单的“打印设置”看到有“纸张设置”功能、纸张选择、是否横向打印、单双面打印等选择项；10.4如果我们采用自备凭证纸（空白纸）打印，我们选择“纸张设置”增加纸张，用直尺测量凭证纸宽（打印机进纸上边长）和纸高（打印机进纸侧边长）单位：毫米10.5然后选择我们添加好的纸张，“确定”“保存”再打印预览一下，看看样式是否合适；10.6样式合适后，我们点击电脑“开始”“设备和打印机”选择默认打印机，并添加打印纸张类型（自定义纸张类型），10.7打印出来的凭证感觉左侧想要留宽一些，好装订，我们在“打印设置里”取消自动居中，再“确定”，再在界面向右移动左边线，实现整体右移，别忘记“保存”；10.8当我们能打印出来一张漂漂亮亮的凭证后，我们再来看看凭证连续打印；10.9我们点击“日常账务-查询、连续打印”来实现连续打印11 账表、报表打印11.1打印普通明细账（日常账务第二功能菜单，其他账表雷同，不一一赘举），我们先选择有发生额的任意一个科目；11.2选择查询的范围，11.3在当前界面调制好打印设置（雷同凭证打印设置），打印预览看看，最好打印一张出来看看效果，确认可以后；11.4我们点击“连续打印”勾选“剔除发生额余额为零项”打印全部普通明细账；11.5打印“科目余额表”同似以上，只是筛选“剔除发生额余额为零项”位置有所变动；11.6打印“报表处理系统的报表”需要打开报表，计算后，进行“打印设置”“打印预览”“打印”。

12 报表报送12.1这个模块主要功能是向总工会报送决算表的，不需要报送的可忽略。

12.2在进入这个模块之前，提醒下，必须是报送已经年结的财务年度；12.3此模块在“工会财务软件”快捷文件夹中，我们上级打开“报表报送”12.4首选让我们选择“是否能连接外网”自行决定，能连外网，可以通过网络传送报表，不能连接外网的，可以生成一个文件，将文件发送给送工会即可。

12.5首先我们看看联网使用，“确定”我们进去了一个选择界面，看看能不能找到你所属单位，我们这选择“测试单位”选择登陆用户，进入。

注：第二次进入就不需要查找单位了，优先显示上一次选择的单位，后续步骤见下文；12.6不能外网的，我们选择单机使用，录入我们的单位名称，登陆系统12.7选择“报表报送”12.8点击“设置与财务软件连接”选择“工会集中式财务管理软件”12.9选择“报送账套与年度”；12.10我们设置好了之后，点击“创建”我们选择报表类型为年报，然后根据实际要求创建需要报送的报表；12.11创建的报表，我们点击“计算”得出数据；12.12然后点击“传送”联网版选择单位，以及用户“全部加入”“完成”12.13单机版选择存放路径（例：桌面）“保存”生成*.HBZ文件，将此文件发送给上级工会。