文书档案整理PPT课件
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《文书档案管理》PPT课件
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收集工作的重要性
• 收集工作是档案工作的起点,是档案工作的第一 个环节,为文书档案工作提供了实际管理对象。 有了档案,档案室才能开展档案的整理、编目、 鉴定、保管、统计和提供利用工作。(前提和基 础)。
• 收集工作做的不好,档案工作的其他环节就无法 开展。
6
பைடு நூலகம்
收集工作的普遍性和全员性
• 每个岗位的工作都会源源不断地产生大量文件材 料,最后成为档案,这就决定了档案工作在机关 工作中的普遍性和全员性。每个科室的人员要根 据本科室的工作职能,清楚本部门一年做了哪些 工作,每项工作会产生什么文件,哪些文件应该 归档。不要应归未归,认为材料在自己科里放着 方便,这种做法与《档案法》实行集中统一管理 的要求是相违背的。
11
修订的重点
• 从永久、长期、短期到永久、30年、10年。从模糊的期限到明确的年份,便 于对到期档案进行处置。
• 与个人权益有关的档案调整为永久保管。如党团组织关系介绍信及存根,各 单位职工住房公积金汇缴清册。
12
机关文件材料归档范围
• 1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的, 对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价 值的文件材料;
• 2.本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务 性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿, 无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电 话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼 任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作 参考的文件材料;
• 3.同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不 需办理的抄送文件材料;
综合统计报表等;
15
• 5.本机关机构演变、人事任免等文件材料; • 6.本机关房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、
收集工作的重要性
• 收集工作是档案工作的起点,是档案工作的第一 个环节,为文书档案工作提供了实际管理对象。 有了档案,档案室才能开展档案的整理、编目、 鉴定、保管、统计和提供利用工作。(前提和基 础)。
• 收集工作做的不好,档案工作的其他环节就无法 开展。
6
பைடு நூலகம்
收集工作的普遍性和全员性
• 每个岗位的工作都会源源不断地产生大量文件材 料,最后成为档案,这就决定了档案工作在机关 工作中的普遍性和全员性。每个科室的人员要根 据本科室的工作职能,清楚本部门一年做了哪些 工作,每项工作会产生什么文件,哪些文件应该 归档。不要应归未归,认为材料在自己科里放着 方便,这种做法与《档案法》实行集中统一管理 的要求是相违背的。
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修订的重点
• 从永久、长期、短期到永久、30年、10年。从模糊的期限到明确的年份,便 于对到期档案进行处置。
• 与个人权益有关的档案调整为永久保管。如党团组织关系介绍信及存根,各 单位职工住房公积金汇缴清册。
12
机关文件材料归档范围
• 1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的, 对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价 值的文件材料;
• 2.本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务 性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿, 无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电 话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼 任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作 参考的文件材料;
• 3.同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不 需办理的抄送文件材料;
综合统计报表等;
15
• 5.本机关机构演变、人事任免等文件材料; • 6.本机关房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、
文书档案整理(ppt42张)
⒐转发文与被转发文 转发文与被转发文是一份文件的不同部分,前者 往往包括贯彻意见及执行要求,后者则是具体内 容,它们在发挥文件效力方面难以分割,因此也 应作为一件。 ⒑报表、名册、图册 报表、名册、图册等一般每册(本)内容都相对 完整,具有独立的检索价值,因此应按照其本来 的装订方式,一册(本)作为一件。
归档章式样
5.编号
编号的项目 《规则》规定归档文件的编号项目包括:全宗号、年 度、保管期限、问题(机构)、室编件号、馆编件号。 也就是归档章上的内容。 全宗号 档案馆给予的一组数码。 年度 指归档文件的形成年度。填写时,应采用公 元纪年,以4位阿拉伯数字表示,不得简写。 保管期限 按照现行的国家档案局《关于机关档案 保管期限的规定》分为永久、30年、10年三种。 行政村为永久、定期。
件号:指室编件号。 责任者:制发文件单位全称或规范简称(有的采用文件签发人,是 错误的) 文号:文件字号。 题名:文件名称。题名过于笼统或无文件 的,要重新拟写。 日期:即文件形成时间。填写时,以8位阿拉伯数字标注年、月、 日,即前4位表示年,中间2位表示月,后2位表示日,月、日是1 位数的,在数字前补0。如2004年5月29日标注为20040529。 页数:即一件归档文件的总页数。 备注:说明缺页、密级等必须说明的问题。
.排列
①排列的原则事由原则 即同一事由的相关文件应当排列在一起。这里 的事由是一个比较原则性的概念,可以是指一 件具体的事,或一个具体的问题,或一段较紧 密的工作过程等。通过界定“事由”使密切相 关、参照性强的文件从实体上相对集中,可以 进一步体现出最低一级类目内归档案文件之间 的有机联系,方便检索利用。
归档文件目录式样
归档文件目录封面
文书档案整理方法步骤ppt课件
2、办文件、批示件、其他件可以相近问题相对
集中,然后按文件时间的先后顺序或者处理文件的
先后顺序排列。
2021精选ppt
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第六步 编号(编页)
盖归档章 在文件首页上端的居中位置、或 空白处盖规范的归档章并填写相关 内容。 盖章要清晰端正,填写齐全准确。
2021精选ppt
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1、编号:根据文件的排列顺 序给文件编制“室编件号”即: 从“1”开始编制流水号。
办公室
永久
38
2021精选ppt
7
直角装订法
2021精选ppt
8
7、归档文件目录由7列增加到了9列,并且须横向打 印
归档文件目录
序号
档号
文号 责任者
题名
日期 密级 页数 备注
2021精选ppt
9
二、云南省档案局文书档案 整理新思路
文书档案统一分为四大类: 发文件、办文件、批示件和其 他,且保管期限均为永久。
※(2)年度—期限法
2001年:永久(发、办、批、其)+30年 (发、办、批、其)+10年(发、办、批、其);
2002年:永久+30年+10年;
2003年:永久+30年+10年;
2021精选ppt
53
……
1、收集
归 2、鉴定
档
文 件
3、装 订
整
理
步 4、分类
骤
5、排列
齐全完整:平时收 集、年终收集、帐 外文件收集
电报、有编号的简报、信息等)形
成的材料。其正本文件+发文审批单
+文稿+附件(如:拟办意见、依据
材料、背景材料、有关材料等)为
归档文件整理简要说明PPT课件(12张)
2、打印备考表,如盒中文件有特殊情况,例有空号、 重号、丢失、缺损、要在 备考表中说明情况,整理人 填写就是各处室文书人员,检查人就是处室分管负责 人填写。
装订
1、三孔一线; 2、去掉金属物; 3、五页以内可粘贴。
填写档号章
档号章图示
全宗号 年 度 室编件号 机构名称 保管期限 馆编件号
档案汇总
5.负责对重点、危险部位和过程的监 控,落 实监控 人员, 组织对 监控人 员素质 和技能 的培训 及上岗 前的交 底;
6.对已发生的事故隐患落实整改,并 向项目 副经理 反馈整 改情况 。发生 工伤事 故,应 立即采 取措施 ,协同 安全部 门开展 事故的 应急救 援,并 保护现 场,迅 速报告 。
纸上之后才能归档 。
编页
一、保管期限分永久、定期(30年、10年)
分类完毕后,文件要求下齐和左齐,按件编页并填写 档号章。
二、正本、副本和第三套
整理齐全后按件编页,在文件右上角用铅笔编写页数。
三、收文
齐全后按件编页、在文件右上角编页,在左上角 (距上1公分,距右1公分)。
打印文件目录、备考表
1、归档文件目录表由档案室统一考盘,归档文件目录 一式三份;
汇总单填写
××××××处室名
发文:鲁交×××号1—24号 其中鲁交×××号空号 鲁交××× 号重号 鲁交便函×××号1-×××号 其中鲁交便函×××号空号 收文:共123号一 其中×××号转发附在鲁交×××号文后
(整理人签字) 二O一O年 九月 九 日
山东省交通运输厅
1.认真执行安全技术措施及安全操作 规程, 负责对 施工班 组人员 及分包 方人员 进行有 针对性 的安全 技术交 底,履 行签字 手续, 并对规 程、措 施及交 底执行 情况经 常检查 ,随时 纠正违 章作业 ;
装订
1、三孔一线; 2、去掉金属物; 3、五页以内可粘贴。
填写档号章
档号章图示
全宗号 年 度 室编件号 机构名称 保管期限 馆编件号
档案汇总
5.负责对重点、危险部位和过程的监 控,落 实监控 人员, 组织对 监控人 员素质 和技能 的培训 及上岗 前的交 底;
6.对已发生的事故隐患落实整改,并 向项目 副经理 反馈整 改情况 。发生 工伤事 故,应 立即采 取措施 ,协同 安全部 门开展 事故的 应急救 援,并 保护现 场,迅 速报告 。
纸上之后才能归档 。
编页
一、保管期限分永久、定期(30年、10年)
分类完毕后,文件要求下齐和左齐,按件编页并填写 档号章。
二、正本、副本和第三套
整理齐全后按件编页,在文件右上角用铅笔编写页数。
三、收文
齐全后按件编页、在文件右上角编页,在左上角 (距上1公分,距右1公分)。
打印文件目录、备考表
1、归档文件目录表由档案室统一考盘,归档文件目录 一式三份;
汇总单填写
××××××处室名
发文:鲁交×××号1—24号 其中鲁交×××号空号 鲁交××× 号重号 鲁交便函×××号1-×××号 其中鲁交便函×××号空号 收文:共123号一 其中×××号转发附在鲁交×××号文后
(整理人签字) 二O一O年 九月 九 日
山东省交通运输厅
1.认真执行安全技术措施及安全操作 规程, 负责对 施工班 组人员 及分包 方人员 进行有 针对性 的安全 技术交 底,履 行签字 手续, 并对规 程、措 施及交 底执行 情况经 常检查 ,随时 纠正违 章作业 ;
事业单位文书档案整理培训课件2020.4.26
事业单位文书整理经验分享
➢归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内,根据一定的方法确定全 宗内归档文件先后顺序的过程。 ➢归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按时间结合事由排列。同一事由 中的文件,按文件形成先后顺序排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集 中排列。 ➢不过分强调事由原则,放弃重要性程度标准。
事业单位文书整理经验分享
➢2、一份文件有多个时间特征 包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、
发文和收文日期等等。分年度时,一般来说应以文件签发日期(即落 款日期)为准,据以判定文件所属年度。例如2009年形成的《2010年 工 作 计 划 》 , 应 归 入 2009 年 度 ; 2013 年 形 成 的 《2012 年 机 关 工 作 总 结》,应归入2013年;2011年制定,2012年生效的法律法规,应归入 2011年。
事业单位文书整理经验分享
归档文件收集范围
·机要室的机要文件(收文、涉密文件) ·单位以前用的公章 ·战略合作协议、合同 ·目标责任书 ·重大活动 ·声像、实物
事业单位文书整理经验分享
四、一般来说每份文件作为一件,通常:
(1)正文与附件(附件一般是指正文后注明的附件)为一件 (2)正本与定稿为一件 (3)原件与复制件为一件 (4)转发文与被告转发文为一件 (5)正本与翻译本为一件 (6)中文本与外文本为一件 (7)报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为文件附件时除外)
事业单位文书整理经验分享
➢1、跨年度形成的文件 (1)跨年度的请示与批复,一并归入批复年度;没有批复的,归入请示年度。
(2)跨年度转发上级机关或批转本机关(包括批转下级机关)的文件,一并归入批转、 转发年度。
(3)跨年度的表彰决定,考评结果、审计结论等文件,归入文件制发(签发)年度。 (4)跨年度的规划,归入规划(文件)制发(签发)年度。 (5)跨年度的总结,归入总结形成的年度。
文书整理归档方法和步骤(文书档案管理课件)
任务二 文书整理归档方法和步骤 (编制分类方案类目)
案例导入
2018年伊始,海天集:“该这些是我们公司去年一年积累的文件材料。你近期的主要工作就是 整理好这些文件,按照要求要在6月底前归档移交给档案室。”张珊面对这有几尺 厚的“文山”无从下手,在大学时也从没有亲自整理过,只好再去找老郑请教。老 郑交给她一份《海天集团公司文书整理归档制度》,笑着说:“你去仔细看看这 个制度,慢慢试着做做吧。需要时再来找我吧!”经过对这个制度的学习研究, 王瑾对文件整理工作有了清晰的思路,自信地拿起工具开始整理文件。
定期
2——3
宣传工作会议材料
永久
2——4
宣传工作进展情况
定期
2——5
宣传工作经验材料
定期
三、组织部
3——1 上级机关有关指导组织工作的文件材料 永久
3——2 组织工作计划、总结
定期
3——3 组织工作报告
永久
3——4 下级机关上报的有关组织工作的材料 定期
3——5
组织工作进展情况
……
4
任务实训
海天集团公司下设独立子公司鲲鹏科技有限公司,公司主要从事软件设计。 公司成立之初为适应市场需要不断调整公司内设机构,从最初的3个部门, 调整为6个,又从6个缩减为4个。随着公司市场占有率不断扩大,近年来公 司内设机构一直稳定为7个。
1 初步整理
(1)依据分类方案类目做好平时的组卷工作
(2)组卷时,注意“件”判定、整理、排列、“件”装订、“件”编页号
◆ “件”整理 ■ 去除文件上易锈蚀的金属物。最主要的工作是除去普通的订书钉、 回形针、大头针等,防止时间长了生锈。
◆ “件”排列 特殊的“件”内排序,顺序如下: 正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后; 原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后; 复文在前,来文在后;汉文本在前,少数民族文字在后; 中文本在前,外文在后 。 有文件处理单的,可放在最前面作为首页。
案例导入
2018年伊始,海天集:“该这些是我们公司去年一年积累的文件材料。你近期的主要工作就是 整理好这些文件,按照要求要在6月底前归档移交给档案室。”张珊面对这有几尺 厚的“文山”无从下手,在大学时也从没有亲自整理过,只好再去找老郑请教。老 郑交给她一份《海天集团公司文书整理归档制度》,笑着说:“你去仔细看看这 个制度,慢慢试着做做吧。需要时再来找我吧!”经过对这个制度的学习研究, 王瑾对文件整理工作有了清晰的思路,自信地拿起工具开始整理文件。
定期
2——3
宣传工作会议材料
永久
2——4
宣传工作进展情况
定期
2——5
宣传工作经验材料
定期
三、组织部
3——1 上级机关有关指导组织工作的文件材料 永久
3——2 组织工作计划、总结
定期
3——3 组织工作报告
永久
3——4 下级机关上报的有关组织工作的材料 定期
3——5
组织工作进展情况
……
4
任务实训
海天集团公司下设独立子公司鲲鹏科技有限公司,公司主要从事软件设计。 公司成立之初为适应市场需要不断调整公司内设机构,从最初的3个部门, 调整为6个,又从6个缩减为4个。随着公司市场占有率不断扩大,近年来公 司内设机构一直稳定为7个。
1 初步整理
(1)依据分类方案类目做好平时的组卷工作
(2)组卷时,注意“件”判定、整理、排列、“件”装订、“件”编页号
◆ “件”整理 ■ 去除文件上易锈蚀的金属物。最主要的工作是除去普通的订书钉、 回形针、大头针等,防止时间长了生锈。
◆ “件”排列 特殊的“件”内排序,顺序如下: 正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后; 原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后; 复文在前,来文在后;汉文本在前,少数民族文字在后; 中文本在前,外文在后 。 有文件处理单的,可放在最前面作为首页。
文书工作与档案管理PPT课件
.
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(二)文书与档案的特点
文书
档案
1、法定的作者
1、系统性
2、法定的权威和效力
2、选择性
3、法定的程式性
.
3、保存性
19
(三)文书与档案的作用
文书
1、领导指导
档案
1、 查考依据
2、行为规范
2、 历史凭据
3、公务联系和知照 3、 科学研究
4、凭证记载
5、传递信息、宣传
教育
.
20
三、文书与档案的联系与区别
文书工作标
《文书工作与档案管理》是秘书专业、行政管理 专业的专业必修课程。
该课程主要讲授与学习文书与档案管理工作的基 本概念与一般知识和技能。
1、文书的种类,
2、文书的体式与稿本,
3、文书的形成;
4、文书的处理,
5、文书的整理与归档。
A、档案的收集与鉴定,
B、档案的整理与保管,
.
16
2、档案的类别
(1)文书档案
党政档案
人物档案
家庭档案
(2)科技档案 工程设计技术 地质 水文等
(3)专门档案 会计 地名 诉讼 艺术 教学等
还有:
声像档案 数字档案
.
17
二、文书与档案的性质、特点、作用
(一)文书与档案的性质
文书
档案
原始记录性
现实执行性
利用价值型
科学文化性
政治性、保密性、知识(信息)性
使用的、具有专用性 技术公文:
科研、生产、基建中形成并使用的图纸、图标、计 算材料等
按规范性货规范程度分:
法定公文和非法定公文。
.
13
3.文书、公文、文件的联系与 区别
档案管理课件 七档案整理(第2、3节)
立档单位非根本性变化是指立档单位名称的 变更、职权范围的扩大或缩小、隶属关系的 改变、内部组织机构的调整、组织规模的扩 大或缩小、工作地点的迁移等,这些变化均 未引起立档单位实体独立性的改变,因此不 会导致全宗的变化。
四、全宗
(3)临时机构和派出机构档案的全宗归属 具有社会独立性的临时机构,其档案是否构 成独立全宗,应作具体分析。如临时机构存 在时间短,职能性质不重要,档案数量不多, 则可以不构成独立全宗而作为上级主管单位 全宗的一部分;如临时机构存在时间较长, 职责较重要,档案数量较多,则可以构成独 立全宗。
三、档案整理应注意的问题
(一)全面认识文件材料之间的有机联系。文件材料之间的
有机联系是相互交叉的,要分清主次。应根据单位的特点 和档案的数量、成分,协调好档案来源、时间、内容、形
式之间的主次关系和取舍关系。
(二)处理好档案整理工作与档案管理其他工作环节之间的 关系。便于保管和利用是档案整理工作,也是整个档案管 理工作的目的。必须加强档案整理工作与档案管理其他工 作的联系与配合,才能全面实现便于保管和利用的最终目 标。
分不同价值,便于保管和利用。
二、档案整理工作的原则
(一)整理档案必须遵循文件的形成规律 根据形成文件的内容特点和规律整理,才能 对档案进行恰当的分类与合理的组织;依据 形成文件的形式特点与规律整理,才能正确 的处理档案材料的特殊问题,在整理工作中 将文件材料内容和形式上的特点与规律有机 结合,才能使档案的分类、组合工作有效地 进行。
4.形式联系。指文件在载体、记录表达方式、文种等方 面的异同关系。 保持文件形式方面的联系 ,能把相同 载体、记录表达方式、文种的文件集中,便于按形式 上的特征管理和利用档案。
二、档案整理工作的原则
四、全宗
(3)临时机构和派出机构档案的全宗归属 具有社会独立性的临时机构,其档案是否构 成独立全宗,应作具体分析。如临时机构存 在时间短,职能性质不重要,档案数量不多, 则可以不构成独立全宗而作为上级主管单位 全宗的一部分;如临时机构存在时间较长, 职责较重要,档案数量较多,则可以构成独 立全宗。
三、档案整理应注意的问题
(一)全面认识文件材料之间的有机联系。文件材料之间的
有机联系是相互交叉的,要分清主次。应根据单位的特点 和档案的数量、成分,协调好档案来源、时间、内容、形
式之间的主次关系和取舍关系。
(二)处理好档案整理工作与档案管理其他工作环节之间的 关系。便于保管和利用是档案整理工作,也是整个档案管 理工作的目的。必须加强档案整理工作与档案管理其他工 作的联系与配合,才能全面实现便于保管和利用的最终目 标。
分不同价值,便于保管和利用。
二、档案整理工作的原则
(一)整理档案必须遵循文件的形成规律 根据形成文件的内容特点和规律整理,才能 对档案进行恰当的分类与合理的组织;依据 形成文件的形式特点与规律整理,才能正确 的处理档案材料的特殊问题,在整理工作中 将文件材料内容和形式上的特点与规律有机 结合,才能使档案的分类、组合工作有效地 进行。
4.形式联系。指文件在载体、记录表达方式、文种等方 面的异同关系。 保持文件形式方面的联系 ,能把相同 载体、记录表达方式、文种的文件集中,便于按形式 上的特征管理和利用档案。
二、档案整理工作的原则
文书档案分类与整理精品PPT课件
❖ 对齐方式 1、装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐, 便于将来翻阅利用。
2、采用左上角装订的,应将左、上侧对齐。
3、采用左侧装订的,应将左、下侧对齐。
❖ 装订方式和用品:常用的有三种 1、线装:缝纫机轧线 2、粘接式:包角 3、变形材料:不锈钢夹、燕尾夹、塑料夹 符合档案保护要求,降低成本、简便易行
短期:2001年办公室、人事处、管理处… 2002年办公室、人事处、管理处… 2003年……
五、归档文件的排列
❖ 是指在分类方案的最低一级类目内,根据一定的 方法确定归档文件先后次序的过程。 事由原则 结合时间、重要程度 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列
(一)同一事由内的归档文件排列 按文件形成时间的先后顺序; 按文件的重要程度排列。
1、区分全宗:将文件按不同的形成机关、组织或 个人分开,以避免不同机关形成的文件混合在一 起,反映了各单位历史发展的面貌。
2、全宗内档案分类:把一个单位内的全部档案按 其在来源、时间、内容和形式上的异同,分门别 类,并按照一定办法排列。
3、立卷:将归档文件按一定特征分门别类地组成 档案的基本保管单位——案卷。包括文件材料的 组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和装订等。
❖
管理处…永久、长期、短期
❖
……
2002年:办公室…永久、长期、短期
❖
人事处…永久、长期、短期
❖
管理处…永久、长期、短期
❖
……
❖ 2003年:……
❖
❖ 例2:2001年:党群类…永久、长期、短期 业务类…永久、长期、短期 行政类…永久、长期、短期 ……
2002年:党群类…永久、长期、短期 业务类…永久、长期、短期 行政类…永久、长期、短期 ……
《文书与档案管理基础知识》PPT 第二章 文书工作
传阅的注意要点:
有密级的文件,应严格按照保密工作的要求做好文件保密工作,即按 不同的密级要求限定传阅范围。
传阅文件要有时间限制,尤其对有办理时限要求的文件,更要严格控 制好传阅时间。
文件传阅完毕必须及时交还给办公室保管,不得随意存放在个人手中。
每份传阅文件,都要由文书部门在文件首页附上文件传阅单。凡传阅 人员都要在文件传阅单上签注姓名和日期。
(4)平级机关和不相隶属机关主送本机关的商洽性,涉 及重要答复和共同研究协作等问题的文件;其他需要贯彻 和承办的文件。
2.拟办的要求
拟定拟办意见的人应当熟悉党的方针政策和国家 的法律法规,熟悉本机关的情况,熟悉各个部门 的业务范围和相互关系,了解各个重要事项的办 理程序和处理重要业务的有关规定,在提出拟办 意见时,要全面考虑,使之科学、合理。并且做 到简明扼要。同时将拟办意见写在文件处理单 (见表2-4)“拟办意见”一栏内。
第一节 文书工作概述
2. 发文处理 发文是指由机关撰制并向外发出的一切文件。发文工作是
指各单位答复外单位来文或根据需要向外单位主动发出文 件的过程。发文工作主要包括撰写、印刷、发送等方面, 具体而言包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登 记、分发等程序环节。在现实工作中,可根据部门实际情 况作出微调。
1.拟办的范围
需要注意的是,不是所有的收文都要写拟办意见,只是那 些除了阅知之外,还需要具体处理的文件,才需要写拟办 意见,其范围包括:
(1)上级机关主送给本机关需要贯彻落实的文件。
(2)机关直属各部门祝颂本机关的情趣性或建议性文件、 重要计划、方案、财务预决算等。
(3)下级机关主送给本机关的请求性文件。
和记载文件的来源、去向,以保证文件的收受和处理。目 的是便于对收文数量进行统计以及今后的查考利用。登记 是文书工作中的一项重要环节和程序。
文书档案归档流程参考PPT
③本机关职能活动中形成的重要业务文件材料;
④本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、 总结、综合统计报表等; ⑤本机关机构演变、人事任免等文件材料;
• ⑥本机关房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性 文件材料; ⑦上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料; ⑧同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复 函、批复等文件材料。
第三步:归档文件的分类
• 1、选择分类方法,编制分类方案:《归档文件整 理规则》提供了年度、保管期限、机构(问题)3种 分类方法,在机关档案室的实际工作中,常用的 分类方案有:年度——保管期限分类法;保管期 限——年度分类法(这2种为叙述方便暂且称为两 级分类法);保管期限——年度——机构(内部 科室)分类法;年度——机构——保管期限分类 法;问题——年度——保管期限分类法等(这3种 为叙述方便暂且称为三级分类法)。
文书档案的实务操作
第一步:文件材料的收集
• 1、收集的要求: • (1)文件材料应当齐全完整,并符合长久保管
的质量要求。 • (2)文件材料应当精练准确,并反映立档单位
的主要职能。 • (3)档案机构要加强对收集工作的监督指导。 • (4)及时移交应归档的文件材料。
• 2.收集的范围和重点:
• 收集的范围和归档范围是一致的,重点是本机关 自己形成的重要文件材料,上下级机关和其它机 关针对本机关主管业务有密切联系的文件材料。
第二步:判断文件材料是否归档
• 1、立档单位依照《机关文件材料归档范围和文书档案保管 期限规定》(国家档案局令第8号),制定本单位《文件材 料归档范围和保管期限表》,依照此范围,剔除不应归档 的文件材料,剩下的就是本单位应归档的文件材料,必须 进行归档。不归档的文件材料主要有三方面的文件:
④本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、 总结、综合统计报表等; ⑤本机关机构演变、人事任免等文件材料;
• ⑥本机关房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性 文件材料; ⑦上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料; ⑧同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复 函、批复等文件材料。
第三步:归档文件的分类
• 1、选择分类方法,编制分类方案:《归档文件整 理规则》提供了年度、保管期限、机构(问题)3种 分类方法,在机关档案室的实际工作中,常用的 分类方案有:年度——保管期限分类法;保管期 限——年度分类法(这2种为叙述方便暂且称为两 级分类法);保管期限——年度——机构(内部 科室)分类法;年度——机构——保管期限分类 法;问题——年度——保管期限分类法等(这3种 为叙述方便暂且称为三级分类法)。
文书档案的实务操作
第一步:文件材料的收集
• 1、收集的要求: • (1)文件材料应当齐全完整,并符合长久保管
的质量要求。 • (2)文件材料应当精练准确,并反映立档单位
的主要职能。 • (3)档案机构要加强对收集工作的监督指导。 • (4)及时移交应归档的文件材料。
• 2.收集的范围和重点:
• 收集的范围和归档范围是一致的,重点是本机关 自己形成的重要文件材料,上下级机关和其它机 关针对本机关主管业务有密切联系的文件材料。
第二步:判断文件材料是否归档
• 1、立档单位依照《机关文件材料归档范围和文书档案保管 期限规定》(国家档案局令第8号),制定本单位《文件材 料归档范围和保管期限表》,依照此范围,剔除不应归档 的文件材料,剩下的就是本单位应归档的文件材料,必须 进行归档。不归档的文件材料主要有三方面的文件:
档案整理培训课件(PPT 82页)
行系统分类、排列、编号后,将每一份文件的
内容、形式特征及其编号登记下来,以备查找
利用和管理统计之需。
编目工作是档案人员按文件分类、排列的
结果逐类、逐件登录,也是对归档文件内容进
行标引、著录的过程,应做到准确、全面、详
细、深入,以适应档案管理现代化及计算机检
索的需要。归档文件目录有统一的格式,使用
文档一体化管理软件的单位,在软件中逐件输
8
文
书
﹡未装订的式样同一的表格,要求一份为一件整理。
档
案
的
整
理
9
文
第二步 文件的修整
书
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应
档 案
符合档案保护要求。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪
的
变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要 在保持原貌的前提下进行。
——需保管30年以上的文件要进行修整,保管10年以下
理
或不用就可以)。
⑥页数:填写每一件
归档文件中有图文页面的
总数(归档章上的总页 数)。
⑦ 备注:注释文件
需说明的情况包括密级、
破损、修改、补充、移出、 销毁等(一般情况下空
着)。计算机文档一体化 管理系统中,备注项内可
录入其他内容,如机构或
问题名称、事由、二级目 录。
25
文
常见的错误
书
档
案
的
整
理
26
书 档
且能反映文件内容的(正 案
题名) ,填写时照实抄
的
录;文件有正副题名的, 整
正题名能反映文件内容的, 理
副题名无须抄录;文件有
并列题名的,并列题名与
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②机构(或问题)分类法。按照文件形成的部 门(或文件材料内容所说明的问题(事由、主 题))进行归类。 ③保管期限分类法。按照归档文件的保管年限 进行分类。保管期限,就是规定的档案保管的 年限。 在实际工作中,往往需要将二种或三种分类法 组合成复式分类法才能保证分类工作的意义。
《规则》规定:年度分类法和保管期限分类法是复式分类法的 必选项,问题(机构)分类法是选择项。因此,归档文件的分 类方法实际上包括年度—问题(机构)—保管期限分类法、保管 期限—年度—问题(机构)分类法、问题(机构)—年度—保管 期限分类法、年度—保管期限分类法、保管期限—年度分类法等 五种。建议:在发文多的机关或乡镇采用年度—问题(机构)— 保管期限分类法,这是因为:使用这种分类方法,不用将永、 定期三种保管期限的档案分别单独排列,节约档案库空间。对 于发文数量少的单位和行政村,可将这一方案简化为年度――保 管期限两级分类,节约盒具和档案存储空间。
(三)“件”的整理方法与步骤
1.分类 ⒉装订 3.排列 4.盖归档章 5.编号 6.编目 7.装盒
1.分类
包括年度分类法、问题(机构)分类法、 保管期限分类法。
①年度分类:按照文件材料形成的年度进 行分类,每年形成的归档文件材料分为 一类。
注意:一般按照文件材料的成文日期(落款时 间)归类。 跨年度的几个日期的文件材料,按照以下办法 归类:成文日期与收文日期跨年度,文件材料 归入后一年度;法规性文件的成文日期与批准 日期跨年度,归入后一年度;计划、总结、预 算决算、统计报表等文件材料,成文日期与其 内容针对的日期跨年度,归入文件形成年度; 几份文件合为一件时,以装订时排列在前的文 件时间为准。
⒐转发文与被转发文 转发文与被转发文是一份文件的不同部分,前者 往往包括贯彻意见及执行要求,后者则是具体内 容,它们在发挥文件效力方面难以分割,因此也 应作为一件。 ⒑报表、名册、图册 报表、名册、图册等一般每册(本)内容都相对 完整,具有独立的检索价值,因此应按照其本来 的装订方式,一册(本)作为一件。
注意:同一层次不能出现两个分类标准。 上位类应包含下位类,同类之间是平行关系(按照 问题分类后,就应该再有机构分类,按照机构分类 后,就不应该出现问题分类)。 关于零散文件:将零散文件放入相应类别归档文件 的最后,并在备注栏中说明,或将零散文件与所属 事由中相关文件装订为一件,在归档文件目录备注 栏中说明
⒒来文与复文 来文与复文是对联系密切的来往性质的文件材 料的概括性表述,也包括去文与复文,从文种 上看包括请示与批复、报告与批示、函与复函、 通知与报告等。根据检索需要的不同,此类文 件可以作为一件,也可分别作为一件。
⒓正文与文件处理单 文书处理较规范的单位,文件在运转过程中一般 都附有文件处理单。文件处理单真实地记录了文 件的办理过程,是归档文件不可分割的重要组成 部分,应与文件作为一件。(说明:信息化程度 高的单位,短期保管的发文建议不再走纸文书审 签批程序)
文书档案整理
省档案局经科处处长 曾修伦
交流问题
一、概念与范围 二、“案卷”的整理方法 三、“件”的整理方法 四、两种整理方法比较
一、概念与范围
1.文书档案的概念 2.农村文书档案范围 3.文书档案整理
1.文书档案的概念
文书档案,又称管理性档案,是指机关、 团体、企业、事业单位及其他社会组织 在领导和管理等活动中形成的具有保存 价值的文件。
“区分不同价值”是指依照《机关档案归档和不 归档范围》和《文书档案保管期限表》的规定, 区分归档范围内不同文件的价值,划定不同的保 管期限。对于保存价值大、保管期限长的文件重 点整理和保管;对保存价值小保管期限短的文件, 根据条件区别对待;对无保存价值不须归档的文 件,则予以销毁。
(二)归档文件的整理单位
2.农村文书档案的范围
乡镇文书档案 党群工作类文件、人大工作类文件、行政事务 管理类文件、编制人事劳资类文件、社会事业 工作类文件、城建土地环保类文件、经济发展 财贸类文件、政法保卫类文件
行政村文书档案 党群村务类文件、综合治理类文件、社会保障 类文件、农业管理类文件、企业管理类文件
3.文书档案整理
整理单位:件 对“件”和“为一件”的确定,原则上,
整理的单位应为“自然件”,即单份文 件,一般以每份文件为一件。遵循文件 的形成规律,保持文件之间的有机联系, 区分不同价值,便于保管和利用。”
⒈会议文件的确定:按内容(问题)分别确定为件。 ⒉会议记录:以会议各类各为一件。如党组会议记录、 行政会议记录等。 ⒊调查处理事项:一文一件。 ⒋信息简报:每期为一件。 ⒌请示与批复:一般为一件,分开时各为一件。 ⒍文件正本与不同稿本:一般来说,文件的正本与定稿 为一件,但定稿过厚不易装订的,也可单独作为一件; 重要文件如法律法规、重要标准、规范等须保留历次修 改稿的,其正本与历次修改稿(包括定稿)各为一件。
文书档案的整理工作,就是按照一定原 则对档案实体进行系统分类、组合、排 列、编号和基本编目,使之有序化的过 程。
三、“件”的整理方法
(一)整理的原则 (二)整理单位 (三)“件”的整理方法与步骤
(一)“件”整理的原则
遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系, 区分不同价值,便于保管和利用。
“遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联 系”是指在操作时,将归档文件按照不同年度、 不同问题(机构)等文件形成过程中的客观规 律进行相对集中,维护不同文件间的有机联系; 在最低一级类目内排列文件时,按“事由原则” 将同一事由形成的文件集中排列在一起,使文 件间的有机联系得以充分体现。
⒎正文与附件:附件是指附属于正文之后的其他 文件材料,作为正文的补充说明或参考材料,如 附带的图表、统计数字、正文批准或发布的法规 性文件等。一般来说,正文与附件为一件;如附 件数量较多或不厚装订时,也可各为一件。 ⒏原件与复制件 对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文 件(如热敏传真件、铅笔圆珠笔书写的重要文 件),以及使用中出现破损的文件,应复制后归 档。复制件应与原件作为一件。