记录表格文件编号规则
公司记录和文件编号规定
1.编订目的本公司为了规范化质量流程，提升任务运营流转效率，以对接国际化质量管理为努力方向，为完善内部质量追溯管理，特编制此制度。
2.适用范围适用于公司记录和文件的编写编订及编号工作。
3.责任部门各执行部门及文件编写和流转部门。
4.制度细则4.1内外部文件的定义4.1.1外部文件：外部文件是指自公司外部的法律法规、规范、标准、或客户提供的规定、记录等，是公司从外部获得的文件。
4.1.2内部文件：内部文件是指本公司经营过程中产生的报告、文件、记录、制度等，如：标准操作指导书：SOP；标准检验指导书：SIP；标准管理程序：SMP；是公司内部产生的文件。
4.2记录编号规定4.2.1公司记录分为内部记录和外来记录。
4.2.2内部记录的设定格式为：QR + XX + XX + X/X记录缩写+部门编号+记录编号+版本号4.5文件编写格式的确认4.5.1公司文件和记录的刊头：采用仿宋字体三号，以保证字体标头清晰醒目。
表格内容采用单元格对齐方式为中心对齐，表格边框0.5磅。
行间距设置为单倍行距，同时设定为自动调整中文与数字的间距。
4.5.2公司文件的标题：文件内容中标题采用多级递进的编号方式，文字方向为左对齐，字体为宋体（标题）四号。
如：4.5.3公司文件的正文：采用宋体（正文）四号，行间距设置为单倍行距，段落首行缩进2个字符，文字方向从左向右。
页面布局设定为上下页间距2.54厘米，左右页间距设定为3.18厘米。
4.6文件编号管理4.6.1各部门负责本部门各类技术文件、工艺文件和管理规定的编制，如：体系部负责质量文件和外来文件的编制；研发部负责研发技术文件和工艺文件的编制；采购部负责采购制度和采购流程的编制等。
4.6.2各部门的文件编号顺序自主拟定，编号格式符合本文件要求即可。
部门内编制的文件应及时进行梳理，文件编号不得重复。
如部门文件编号在执行中发现重复应及时上报体系部进行核对并处理。
文件编号制度
文件编号KS-HR-ZD-1701河北 XXXX贸易有限公司发行版本A修订状态0文件名称公司文件编号制度页数第1页共2页1、目的：有效管理公司内部文件及表单等文件编号具有唯一性、统一性、识别性、控制性，达到信息资料可追溯性、可延伸性的有效运转。
2、使用范围适用于公司内部所有文件及表单记录文件的管理。
3、文件编号原则：3.1 文件编号原则一般文件编号由公司名称KS（XXXX）、部门、文件类型、文件编码组成。
3.2 文件编码格式※※——※※——※※——※※※※前两位为文件编写年号，后两位为文件编号。
标准文件类型代码部门代码（用于部门拼音字头字母大写/ 简称）公司名称简写4、部门代码部门简称代码表部门名称简称部门名称简称XXXX KS财务部CW人力资源部HR秘书处MS采购部CG YX地产部DC KTVTZ XYYB KXXY人力资源部董事长.日期日期文件编号KS-HR-ZD-1701河北 XXXX贸易有限公司发行版本A发行版本0文件名称公司文件编号制度页数第 2 页共 2 页5、标准文件类型代码及文件用语定义。
5.1 制度—— ZD要求大家共同遵守的办事规程或行动准则，短期内不会有大的更改，一般会于每年定期修订的文件。
例如：《员工手册》、《办公室管理规定》、《考勤管理规定》。
5.2 公文—— GW相关相互往来联系事务的文件，具有很强的信息传递功能。
例如：《关于 XXXX通报》、《有关 XXXX通知》。
5.3 标准作业表格—— BG公司正常运营各部门所需的各种标准作业表格。
例如：《入职登记表》、《离职申请表》5.4 记录—— JL记录周例会、月例会、部门会议、年度会议、临时会议等会议内容。
6、文件年号及文件编号例如： 2017 年的年号为 17，文件编号根据发布的文件的顺编号即可,例： KS-HR-ZD-1701。
7、发布文件标准格式7.1 河北 XXXX贸易有限公司——字号小三加黑，其它文字字号均为小四， 1.5 倍行距。
内控文件编号规则
流程及流程附件编码编制办法一、目的对流程及其附件进行有效的控制，以保证公司内控制度的有效实施，同时为内控制度执行情况提供依据。
二、范围适用于公司内控制度相关记录的标识、收集、编目、修改、归档、保存的控制。
三、职责（一）内控部负责建立并保存记录汇总表和记录表格底样。
（二）各部门负责本部门记录的收集、归档、保管和处理。
四、制订文档编码（流程及附件表格）文档编码的拟定以便于索引、查阅为原则。
流程文档主要为三级编码，相关表格文档在流程基础上增加一级编码，为四级编码。
各级编码间用“-”间隔。
四级编码分别为：(一)一级编码：流程制订部门以流程制订部门名称的汉语拼音首写字母的大写表示，如财务部为：CW。
(二)二级编码：流程制订中心以流程制订中心名称的汉语拼音首写字母的大写表示，如结算中心为：JS。
(三)三级编码：流程编码指前述范围内的流程数量，用两位阿拉伯数字表示，顺序递增，范围为01-99。
(四)四级编码：附件表格编码指单一流程内所包含附件表格数量，用两位阿拉伯数字表示，顺序递增，范围为01-99。
各部门、中心编码对照表见附件1。
在具体业务操作中，根据业务量对每一份具体记录按以下规则进行编号：在该文件编码基础上加业务流水号。
示例：财务部结算中心第三号流程的编码：CW-JS-03；财务部结算中心第三号流程附件四的编码：CW-JS-03-04。
(五)流程及其附件需要修改时，由拟制部门负责填写《文件更改申请单》（见附件2），并将新表送交内控部，经总经理批准后实施修改。
内控部应及时更换流程及其附件底样，并通知使用者更改或替换。
(六)流程及附件封面、页眉填写要求1、文档封面统一增加：2、文档页眉统一增加：五、列出部门流程附件清单以部门为单位，列明各项业务流程所需附件清单，而且需根据业务特点明确保存期限、一式几联及保管责任人等（见附件3）。
六、本办法由？？负责解释，自发布之日起执行。
附件1：各级类别代码对照表：附件2：《文件更改申请单》附件3 《流程及其附件清单》。
文件排版及编号管理规定
1.0目的为了规范管理本公司的各种文件和记录，对其编号方法做出统一规定。
2.0适用范围适用于公司的所有文件与记录。
3.0内容3.1文件的编制格式3.1.1文件编制时，正文部分都要加上文件头用来明示文件信息，文件类别的填写请按照后附《文件类别对照表》中的文件类别进行填写，文件头中的具体设置参照附件。
（文件模板可以在OA系统的“模板”文件夹中下载使用。
）3.1.2文件编写条目按照以下格式。
1.01.11.1.11.1.1.12.0依此类推，层次分级最多不超过4级。
3.1.3文件页边距设置如下：竖版：上 1.8cm 下 1.5cm 左2.5cm 右1.8cm横版：上2.5cm 下1.8cm 左1.8cm 右1.5cm3.1.4文件正文字体为仿宋或宋体，字号13号，行间距为固定值20磅，数字序列字体为Arial，字号与正文相同，小标题可以加粗。
3.1.5文件文档为word文件，表单不限。
3.1.6页眉：1.5cm页脚：1.0cm页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。
3.2表格记录的编制格式3.2.1表格编制时，要加入公司标示，公司标示如下图。
图（1）集团公司logo标示公司所有下发的公文，logo图标均用带字母标识的，文件头模板可以在OA导航系统中下载3.2.2表格具体排版样式参照附件的样本设置。
3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋体，表头字号为16号，表格正文字号13号，表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为10号。
3.3文件的编号3.3.1公司、分厂及部门代码（详见附件）体系文件包含ISO9001质量体系文件，OHSAS18001安全体系文件，ISO14001环境体系文件。
3.3.2.1一阶文件（质量手册、安全手册、环境手册）X1-X2-01流水号：01—99文件类型标示： QM质量手册SM安全手册EM环境手册公司代码：参照附件说明：质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册，分公司质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。
文件编号原则
文件编号原则一般公司这样编号：一层文件：质量手册公司英文缩写+QM+序列号/版本号二层文件：程序文件公司英文缩写+QP+序列号/版本号三层文件：公司英文缩写+WI+部门编号+序列号/版本号四层文件：记录表单公司英文缩写+QR+部门编号+序列号/版本号一般开头是以公司名称拼音第一个字母组成：例三星SX－QM-001 QM质量手册文件QP程序文件WI三级文件WI-SOP产品?WI-SIP检验类QF四级文件记录表单类写文件要根据贵公司的流程来编写，下面有些例子？如何编写一.的作用1.确定了职责的分配和活动的程序，是企业内部的“法规”。
2.质量体系文件是质量体系审核的依据。
3.质量体系文件是企业开展内部培训的依据。
4.质量体系文件使质量体系改进有一个基础。
二.质量体系文件的层次第一层:质量手册第二层:程序文件第三层:作业指导文件，通常又可分为:第四层:表格三.编写质量体系文件的基本要求a）系统性b）符合性c）协调性四.编写质量体系文件的文字要求a）职责分明，语气肯定b）结构清晰、文字简明、文风一致。
；c）遵循“最简单、最易懂”原则编写各类文件；五.文件的通用内容a）文件名称、编号；b）受控状态、版本号、分发号c）编制、审核、批准；d）生效日期；六.质量手册的编制a)质量手册的常见结构:l封面—公司的名称；—手册标题；—文件编号、手册版本、受控章及分发号；—起草人、批准人签名、生效日期；l颁布令—以简练的文字说明本公司质量手册已按选定的标准编制完毕，并予以批准发布和实施。
颁布令必须以公司最高管理者的身份叙述，并予亲笔手签姓名、日期。
l手册说明（适用范围）—适用的产品；—生产该产品的组织领域或区域；—手册依据的标准；l手册目录—列出手册所含各章节入题目。
l修订页—用修订记录表的形式说明手册中各部分的修改情况。
l定义部分（如需要）—首先使用国家标准中的术语定义；—对特有术语和概念进行定义。
l组织概况（前言页）—公司名称，主要产品；—业务情况、主要背景、历史和规模等；—地点及通讯方法。
文件序号规范
文件序号规范文件序号规范是指在文件管理中对文件进行编号的规则和要求。
文件序号是为了方便管理和查找文件而对文件进行的标识，可以根据一定的规范来进行编号，以便于组织和管理大量的文件。
1. 规范文件序号的长度：文件序号应该具有一定的长度，以避免编号重复和混淆。
通常文件序号的长度为3到5位数字，可以根据文件数量的多少和管理需要来确定长度。
如果文件数量较多，就可以考虑增加序号的长度。
2. 使用数字进行编号：文件序号通常采用数字进行编号，以便于按照顺序进行排序和查找。
文件序号可以从1开始逐一增加，也可以根据一定的分类方式进行编号。
例如，按照文件类型、日期、部门等进行分类编号，方便查找和管理。
3. 统一格式和命名规则：文件序号应该有统一的格式和命名规则，以便于识别和管理。
可以根据自己的需要和实际情况来制定格式和规则，例如在序号前面添加字母或领域表示，或者在序号后面添加文件主题或关键词等。
4. 编号和文件名的关联：文件序号应该与文件名进行关联，以便于快速找到需要的文件。
可以在编号后面加上文件名的一部分或关键词，或者在文件名中包含完整的序号，以便于从文件名中直接了解文件的序号。
5. 保持编号的唯一性：文件序号应该是唯一的，避免出现重复的编号。
可以通过建立一个编号管理表或数据库来记录已经使用的编号，以便于管理和查找。
6. 更新和调整编号：文件序号是根据文件的产生和修改进行更新和调整的。
当有新的文件产生时，应该根据规范进行编号；当文件发生变动或者重新分类时，也可以根据需要对编号进行调整。
7. 文件序号的存储和备份：文件序号是文件管理中的重要信息，应该进行存储和备份，避免丢失。
可以将编号信息在电子表格中进行记录，或者保存在文件夹的命名规则中，以便于随时查找和管理。
总之，文件序号规范是对文件编号进行统一规定和管理的要求，旨在提高文件管理的效率和准确性。
根据实际情况和需要，可以制定适合自己的规范，并严格按照规范进行文件编号和管理。
文件分类及编码规则
审批及颁发：部门签名日期起草质量保证部质量保证部主审质量总监会审生产管理负责人批准质量管理负责人颁发质量保证部分发：Copy-1 Copy-2 Copy-3 Copy-4 Copy-5 质量保证部质量控制部设备部技术部销售部Copy-6 Copy-7 Copy-8 Copy-9 Copy-10 行政人事部财务部安全环保部企管部注册部Copy-11 Copy-12 Copy-13 Copy-14 Copy-15 科技项目部采购部仓储部生产部一车间Copy-16 Copy-17 Copy-18 Copy-19 Copy-20 二车间三车间六车间七车间八车间Copy-21 Copy-22九车间十车间文件再审记录：第几次再审审核情况审核人/日期批准人/日期第次再审第次再审第次再审一、目的依照GMP要求，确立文件分类与编码规则，便于文件管理和追溯。
二、范围适用于文件分类与编码管理。
三、职责1 质量保证部负责文件体系的分类及编码规则，对各文件进行赋码。
2 各部门负责按照原则对文件进行分类管理；各部门起草文件时必须严格遵循文件编码的规定。
四、术语无五、内容1 文件分类1.1 一级文件:阐明公司内某一体系的方针，描述体系的文件。
主要包括：质量方针、质量管理手册、质量责任制、质量目标。
1.2 二级文件：主要描述为实施体系要素所涉及到的各职能部门的活动，或为完成某项活动而规定的方法。
包括：a）技术标准：包括工艺规程、质量标准、方案、报告等。
b）管理标准：包括计划、管理制度、清单、目录等，描述公司各主要过程的管理活动。
c）工作标准：包括部门职责、职务说明书。
d）工厂主文件。
1.3 三级文件：标准操作规程（SOP），描述各管理环节的操作要素和工作流程、具体的操作方法和步骤。
1.4 四级文件：记录、表格、合格证、图纸、标签、证书等。
2 文件编码2.1 文件分类编码应遵循以下原则：2.1.1 系统性：统一分类，统一编码。
文件编码管理规定
1.0 目的规范公司文件的管理，对文件的编号、版本、修订次数、部门代码等进行统一规定。
2.0 范围适用于公司质量手册(第一阶)、程序文件(第二阶)、外来文件及作业指导书(第三阶)、记录表格类(第四阶)、技术类文件（工位操作指导书、检验作业指导书、检验规范、工艺及技术部门的技术文件）编号的管理。
3.0 职责与权限3.1 品质部负责编制、修订、监督执行此规则，对文件编号进行统一管理。
3.2 各部门编制文件时，须按此规则进行编号或至品质部申请文件编号。
4.0定义4.1 文件：有意义的资料及其承载媒体。
如记录、规范、程序文件、图样、报告、标准等。
其媒体可以是纸张、磁盘、光盘或其他电子媒体、照片、样件或多项组合；4.2 受控文件：受文件版本变更控制的文件；4.3 非受控文件：不受文件版本变更控制的文件。
4.4 外来文件：国家的法律法规和标准；其它公司来的文件，包括管理规定和技术标准，工艺原则等；外部企事业单位的来文等。
5.0 内容5.1 文件类别代码一级文件：质量手册 QM二级文件：程序文件 QP三级文件：管理文件（GW）/工作文件（QI、IS等）四级文件：质量记录QR5.2文件的编码要求5.2.1 质量手册的编码：版本版次流水号（01-99）手册代码公司简称5.2.2 程序文件编码：版本版次流水号（001-999）程序文件代码公司简称 5.2.3 管理文件编码：/A.00 版本版次流水号（001-999） 部门代码 管理文件代码 公司简称 部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》 5.2.4 作业指导书5.2.4.1 作业指导书(QI)包括以下类型：工位操作指导书类、设备操作规程类、品质检验作业指导书类、仪器校正/使用规程类。
5.2.4.2 作业指导书编码方法：览表》5.2.4.3 作业指导书版次在每页的标题栏中注明：5.2.5 检验规范/标准5.2.5.1 检验规范/标准编码方法5.2.5.2 检验规范/标准版次在每页的标题栏中注明：5.2.65.2.6.1 工艺文件、物料清单、各类对照表的编码方法：产品类型该类文件顺序号 （001-999）必要时增加)文件使用部门代码文件编制部门代码技术文件代号（P1、P2、P3）（临时文件在代号前加“L ”）技术文件代号：P1——工艺文件；P2——物料清单；P3——对照表； 产品类型：电芯圆柱用Y 、方形用F 、软包用R 表示，Pack 统一用P 表示； 部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》5.2.6.2 该类文件版次在每页的标题栏中注明：5.2.7 图纸5.2.7.1原材料/产品配件图纸5.2.7.1.1原材料图纸的编码方法：(P4为原材料/产品配件图纸代码)产品类型流水号 （001-999） 文件编制部门代码图纸代号（临时文件在代号前加“L ” ）F 、软包用R 表示，Pack 统一用P 表示； 部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》；5.2.7.1.2在每页的标题栏中注明版次：5.2.7.2 工装图纸5.2.3.7.1工装图纸的编码方法流水号（001-999） 部门代码 工装图纸代码 公司代码部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.3.7.2 在每页的标题栏中注明版次：55.2.8.1电芯产品规格书5.2.8.1.1电芯产品规格书编码方法流水号（001-999）部门代码 电芯规格书代码 公司代码部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.8.1.2 在标题栏中注明版次：5.2.8.2 PACK 产品规格书5.2.8.2.1Pack 产品规格书编码方法 流水号（001-999）部门代码 Pack 规格书代码 公司代码部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.8.2.2 在标题栏中注明版次：5.2.9 FMEA5.2.9.1 FMEA 的编码方法：□FMEA-□□□-□□□ 1 2 31：文件代号分DFMEA 和PFMEA 2：文件编制部门代码 3：流水号（001-999）5.2.9.2 在标题栏中注明版次：5.2.10 5.2.10.1 控制计划的编码方法：CP-□□-□□□ 1 2 31：文件代号（临时文件在代号前加“L ”） 2：文件编制部门代码 3：流水号（001-999）部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.10.2 在标题栏中注明版次：5.2.11 ECNECN-□□□-□□□ 1 2 31：文件代号 2：文件制订部门代号 3：流水号（001-999） 部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.12 检测报告编码方法NB □□□□-□□-□□□ 1 2 31：公司代码+年月份（比例2012.08月简写1208） 2：产品型号代码 3：流水号（001-999） 5.2.13 外来文件的编号：流水号（001-999）采用的年月号（2012年8月，记为1208）申请部门代码 外来文件代码 部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.14 表格编码方法：流水号（001-999）部门代码表格代码部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》；另：考虑到资源的合理利用，凡新版生效前已印制尚未使用之旧表格，可继续使用至完为止。
文件号编码规则
1. 目的对所有公司制度、部门文件、流程、部门表格、外来文件等文件进行编目、查阅、归档、保管和管理。
2. 适用范围适用于所有文件编号。
3. 定义3.1公司文件（制度、厂规、部门职责等由公司办公室编制发布、存档的文件）3.2部门文件（部门相关的运作流程、规定、岗位职责以等由部门编制，办公室发布。
部门之间的工作联络文件由部门发出，办公室存档）3.3.部门内部文件（部门内部相互联络的书面文件，部门存档）3.4外来文件（由政府机构、客户信息、采购报价等，由相应终端部门存档）3.5表格4.文件编号规则内容4.1公司文件编号由3部分组成：公司代号+年份+顺序号。
具体表示如下：1 2 3ZH XX XX表示文件顺序号，用阿拉伯数字表示，从“01”开始表示文件年份，用文件发布年份的后2位阿拉伯数字来表示表示公司代码，用ZH表示（固定）4.1.1公司代号如下：展昊—ZH，4.1.2文件年份代码如下：用阿拉伯数字表示，从08开始，以此类推下去。
4.1.3文件编号代码如下：用阿拉伯数字表示，从01开始，以此类推下去。
4.2部门文件编号由4部分组成：公司代码+部门代码+文件编号具体表示如下：1 2 3ZH XX XX表示文件顺序号，用阿拉伯数字表示，从“01”开始表示部门代码，每个部门都有自己的代码数字（固定）表示公司代码，用ZH表示（固定）4.2.1公司代码如下：展昊—ZH，4.2.2部门代码公司代码—101；生产代码—201；品质代码—301；工程代码—401；采购代码—501；办公室代码—601；仓库代码—701；市场代码—8014.2.3文件顺序号代码用阿拉伯数字表示，从01开始，以此类推下去。
4.3部门内部文件部门内部文件编号由4部分组成：公司代码+部门代码+细化代码+文件顺序号4.3.1公司代码（ZH）和部门代码（同上）不变；4.3.2细化代码该内容只适用于部门内部一些文件传递、表格使用等，如一些表格文件在进行细化时使用该后缀代码，各个部门使用时可自行编入，要求用英文尽量人性化通俗易操作。
文件编号及格式编制规定
文件编号：文件编号及格式编制规定版次：受控状态：1.0目的对本公司质量管理体系文件、记录进行编号和格式规定，确保本公司质量管理体系文件的一致性。
2.0适用范围适用于本公司所有部门3.0职责3.1技术质量部负责编制质量管理体系文件、记录编号及格式规定，审核质量管理体系文件、记录编号及格式规定。
4.0工作程序4.1质量手册的编号规定HC / QM质量手册XX4.2程序文件的编号规定HC / QP —××程序文件XX4.3管理及操作性文件编号规定HCYL—×××—××—×××文件流水号职能代号（见4.3.1）文件分类（见4.3.3）医疗4.3.1 职能代号“JZ”——技术质量“SC”——生产采购“SB”——设备“RL”——人力资源“BG”——办公室“YC”——营销“JL”——计量（监视和测量设备）4.3.2文件分类“SOP”——标准操作规程“SMP”——标准管理规程“STP”——技术、质量标准“SOR”——记录“CE”——CE技术文件“QR”——确认“YZ”——验证4.4产品确认资料编号HCYL –YZ/QR /×××—×××确认或确认流水号产品名称首位字母（大写三位）验证/确认资料医疗4.4.1第一个确认资料编号为001，第二个验证/确认资料编号为002，……依次排序表示如：灭菌确认为公司第一个验证/确认资料为001，包装确认为第二个验证/确认资料为002，……依次排序表示4.4.2方案为每个验证/确认的001，报告为每个验证/确认的002。
如：导尿包灭菌验证如果为公司的第一个验证，验证方案编号为HCYL-YZ/DNB-001-A，验证报告为HCYL-YZ/DNB-001-B；导尿包包装验证如果为公司的第二个验证，验证方案编号为HCYL-YZ/DNB-002-A，确认报告为HCYL-YZ/DNB-002-B，……。
文件编号管理规定
Date:14/07/01 文件版本A/0 Page 1/71.目的：为规范公司文件、表格的编写、修订、审批和管理流程，以确保文件的规范化和系统化，满足管理要求。
2.定义文件分类：公司文件分可控文件和非可控文件二大体系，可控文件按四级管理2.1一级文件：管理手册；简述本品质系统如何满足国际标准要求。
代号用QM表示2.2二级文件：程序文件；规定何人，于何时，在什么地方做什么事。
代号用QP表示2.3三级文件：作业文件,包括工作指示或流程、作业指导书、车间管理办法、仓库管理办法、文件和资料编写导则、产品标识细则等,用WI表示2.4四级文件：表单、记录，用以收集数据，传递信息，控制作业流程或证明及作业流程执行所留下的记录.代号用QR表示非可控文件分外来文件、其他行政管理公司发文及公司协议、技术资料等等。
2.5公司各部分代号如下：行政部---XZ 财务部---CW 办公室---BG 采购部---CG 生产部---SC扣带部---KD 包装部---BZ 打磨部---DM 收发中心---SF 开料机---KL钻床部---ZC 锣床部—LC 啤压部—BY数控机床—CNC 工模部—GM电加工—DJ 后勤部—HQ例如三级文件—图纸管理规定文件表头可设置为图纸管理规定WI-JS-01Date:14/07/01 文件版本A/0 Page 1/13.管理程序3.1第一级文件（QM）编写管理体系手册由管理者代表或管理者代表组织编写，手册的格式不固定，但必须符合如下的要求：a、手册要参考ISO9001《质量管理体系要求》和ISO14001《环境管理体系要求及使用指南》编制；b、手册的编号为QM，由文控员进行统一编号。
c、手册有版本和生效日期的控制，其首次版本为A/0版，生效日期为手册发行日期；d、手册中使用的公司名称必须与注册名称相同；3.2 第二级文件(QP)编写程序文件（QP）的编写程序文件由相关的文控员负责组织编写。
必须符合如下要求：Date:14/07/01 文件版本A/0 Page 2/7a、程序文件有版本和生效日期的控制，其首次版本为A/0版，生效日期为文件发行日期；c、程序文件中必须包含修订记录；d、程序文件编号格式为：QP- X.X。
文件编号规则
文件编号规定
1 公司码
本公司全称为“广州粤迅物业管理服务有限公司”，文件编号规定中的公司码取公司名称中“粤迅”的拼音开头的大写字母“YX”。
2 文件类别码
文件类别码取其英语的简称，即质量手册规定为“QM”，程序文件规定为“QP”，其他三级文件（工作指引与操作规程等）规定为“WI”，各质量记录用的表格规定为“FM”。
3.序号码
同要素文件的编制顺序，序号码取两位数，从01开始。
4.部门码
部门码按以下规定进行或取部门名称两个字的汉语拼音的声母组成：
5.质量手册的编号
质量手册的编码以“公司码-文件类别码”形式进行，即YX-QM
6.程序文件编号
程序文件的编号方式按“公司码--文件类别码--序号码”进行。
例如：《文件编码程序》的编号
YX-QP-01
序号码，文件编制顺序
文件类别码
公司码
7.三级文件的编号
三级文件的编号按“文件类别码-部门码-序号码”方式进行。
格式举例：
WI-RS-01
序号码，文件编制顺序，表示为该部门编制的第一份文件；
部门类别码，表示为人事部的文件；
文件特征码，表示为三级文件；
8.质量记录表格的编号
质量记录表格的编号按“文件类别-部门码-序号码”方式进行，规定版次码从A～Z的顺序进行，修改次数从1,2,3,4……依次进行。
质量管理体系文件编号规则
1 目的与使用范围为规范质量管理体系文件的编号，便于日常管理工作，特制定本编号规则。
本编号规则适用于质量管理体系的所有文件.1 文件编号规则2.1 《质量手册》和程序文件编号规则X X X X /□□2.1.1《质量手册》代号为“QM ”（英文为“quality manual ”）。
公司《质量手册》的编号为“XXXX/QM0001-2001”。
2.1.2 程序文件代号为“QP ”（英文为“quality procedure ”）。
如《不合格品控制程序》的编号为“XXXX/QP0000-2016”。
2.2 管理类工作文件编号规则按照《公司内部文件编号编制规则》（XXXX/ZD0000-2016）执行。
2.3 工艺类工作文件编号规则按照《工艺文件的编号方法》（AAA001）执行。
2.4 技术类文件编号规则按照《XXXX 企业技术标准编号办法》（XXXX/ZD00000-2016）。
3 质量记录表格编号规则3.1 一般质量记录表格编号规则质量记录的代号为“QR ”（英文为“quality record ”）Q R □□-□□□-□如：《文件控制程序》（文件编号“XXXX/QP0001-2001”）中《文件更改申请表》的质量记录表格编号为“QR01-003”。
当该记录表式发生变化时，表格编号为“QR01-003-A”。
3.2 借用的外来表格和外用的表格可不予编号。
4 文件的格式见《公文处理办法》。
1本制度由XXXX提出2本制度由XXXX归口并解释3本制度起草人：4本制度修改人：5本制度（A/0版）自年月日起实施67（此文档部分内容来源于网络，如有侵权请告知删除，文档可自行编辑修改内容，供参考，感谢您的支持）8。
文件编码规则
XXX有限公司文件编码规则QWXX-XX-001编制：审核：批准：执行日期:XXX有限公司文件编码规则QWXX-ZB-0011.目的为对产品质量体系所涉及的文件实施有效的控制，确保在使用处可获得适用文件的有效版本，特制定本办法。
2范围质量手册，程序文件，管理办法和记录表格。
3职责质量管理处负责管理文件编码规则的制定，各部门负责按照文件编码规则的执行。
4 内容4.1 文件编码方法4.1.1质量手册：QM-XX-XXXX手册年代“2007”公司名称的汉语拼音首字母大写QM代表质量手册4.1.2程序文件程序文件编号从01开始，顺序编号程序文件所在标准章节号程序文件类型QP代表程序文件，XX代表XX公司4.1.3管理办法、规范类：QWXY--01部门文件编号从01开始，顺序编号文件所属部门代码QW代表三级文件，XX代表XX公司4.1.4管理表格记录记录表格编号从001开始，顺序编号记录表格所属部门代码QR代表记录表格，XX代表旭XX公司4.2部门代码：编制原则是以部门名称前两个声母为准，若下级部门有相同代码则增加第三个字的声母进行区别，文件管理部门发放文件时给发放部门盖受控号章，各部门代码及受控号如下表：4.3文件版本号文件版本号按A、B、C----;文件更改状态号为0、1、2、3、----4.4.文件编制结构4.4.1质量手册按ISO/TS16949要求中的条款排列顺序编订各章节与项目并明确体现章节内项目所对应的程序文件。
适当时可以自行增减部分章节。
4.4.2程序文件一般可采用如下格式进行编写：1.目的2.范围3职责4控制流程5内容6相关文件7使用表单4.4.3管理办法及作业指导书类文件管理办法的编写由使用部门制订，按程序文件格式样板编制，作业指导书的格式可以由编写部门自行定制。
具体内容与实际操作相符且有效，以易于阅读，使用为标准。
4.5管理内容各部门在编制管理文件及记录表单时，向质保部提出文件编号申请，由质保部统一给定编号。
文件编号规则操作规程
文件编号规则操作规程
《文件编号规则操作规程》
一、目的
本规程的目的是为了规范文件编号的使用，确保文件管理的顺利进行，提高工作效率。
二、适用范围
本规程适用于公司内部所有文件的编号管理。
三、文件编号规则
1. 文件编号由数字和字母组成，以便于快速识别和检索。
2. 文件编号的格式为“分类代码-年份-编号”，例如：“HR-2022-001”。
3. 分类代码根据文件的内容进行分类，例如：“HR”代表人力资源文件，“FIN”代表财务文件等。
4. 年份为文件创建的年份。
5. 编号为每个分类下的文件逐年递增的序号。
四、文件编号操作规程
1. 文件编号的生成和管理由文件管理人员负责。
2. 每个文件在创建时，应当立即分配编号，并在文件封面、标题或文件夹上标注文件编号。
3. 文件编号不得更改，如有特殊情况需要更改编号，需经过文件管理员和相关领导的批准。
4. 文件编号记录应当保存在电子文档和实体文件两种形式中，以便于备份和查找。
5. 文件编号应当定期进行归档和整理，确保文件编号的连续清晰。
6. 文件编号的使用规则应当通过培训和文件管理手册等方式向员工进行宣传和教育。
五、附则
1. 违反本规程的行为将受到相应的处罚，包括但不限于口头警告、书面警告、停职或开除等。
2. 本规程的解释权归公司文件管理部门所有，如有任何疑问，请及时与文件管理人员联系。
六、生效日期
本规程自发布之日起生效。
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项目开发建议书 项目开发预算报告 项目开发计划书 设计输出必备图样和
技术文件清单 设计更改评审表 设计评审记录表
样件评审单 设计确认报告
项目总结 采购申请单 合同评审记录表
… …
KFKY KFLX FKFA JSTZ
SJGG YJCS SCTZ ZLFF LLSQ CGHT ZLSQ … …
项目开发可研报告 项目开发立项申请书 项目开发方案说明书
编号： 版本： 修订： 页码：第4页
共4页
示例3： SCD6.0ZLFF201210011表示2012年10月发布的第十一份SCD6.0MW资料发放表。 注：各类产品可通用的文件，其编号省略“产品代码”。 5.2 产品代码
产品代码由大写字母和阿拉伯数字组成，如MY1.5、MY2.0、SCD3.0、SCD6.0等此处位数 不定，具体要求由产品型号定。 5.3 文件分类识别代码
产品件分类识别代码 产品代码 示例1： MY2.0SJGG201112001表示2011年12月发布的第一份MY2.0MW设计更改单。 示例2： SCD3.0JSTZ201111015表示2011年11月发布的第十五份SCD3.0MW技术通知单。
记录表格文件编号规则
技术通知单
设计更改单 样机测试报告 试产通知书 资料发放表 领料申请单 采购合同审批单 图纸/技术资料申请表
… …
5.4 时间代码 时间代码用六位阿拉伯数字表示，在文件分类识别代码之后，前四位表示年份，后两位
表示月份，如：201111表示2011年11月份。 5.5 流水号
流水号用三位阿拉伯数字表示，在时间代码之后。
c) 每一份记录表格文件均应单独编号，遵循一件一号的原则，不得重复。当某一份记录 表格文件由数页组成时，每页的文件编号相同。
4 编号原则 记录表格文件编号力求简单、明了，直观地反映产品机型及记录表格文件的类别。
5 编号方法 5.1 记录表格文件的代号组成
记录表格文件的代号组成为：产品代码+文件分类识别代码+时间代码+流水号，具体编 号排列分布如下：
文件分类识别代码位于产品代码的后面。文件分类识别代码用汉语拼音字母表示，如： JSTJ表示技术通知单；SJGG表示设计更改单；KFLX表示产品开发立项申请书等。具体见表1。
表1 文件分类识别代码
代码
记录表格文件名称
代码
记录表格文件名称
KFJY KFYS KFJH WJQD
GGPS SJPS YJPS SJQR XMZJ CGSQ HTPS … …
工作指引
`
编号： 版本： 修订： 页码：第1页 共4页
记录表格文件编号规则
盖有受控印章时，文件为 有效版本，未经书面许可， 不得私自复印或翻印。
编制： 审核： 批准： 实施日期：
日期： 日期： 日期：
版本 章节
记录表格文件编号规则
编号： 版本： 修订： 页码：第2页
共4页
更改记录
更改内容简述
更改人 日 期
——0～9阿拉伯数字；——A～Z拉丁字母；——．圆点。 3.2 编号的基本原则：
a) 记录表格文件在存档之前要进行取号编号，并经确认，不得重复编排和遗漏，记录表 格文件的文件编号不得缺少。
b) 遵循 JB/T 8823《机械工业企业计算机辅助管理信息分类编码导则》中的相关规定， 本标准编号原则采用十进位分类编号办法。
记录表格文件编号规则
编号： 版本： 修订： 页码：第3页
共4页
1 目的 本标准规定了瑞德兴阳新能源技术有限公司研究院记录表格文件编号的基本原则、一般
要求、代号组成和编号方法。 2 适用范围
本标准适用于瑞德兴阳新能源技术有限公司研究院所有记录表格文件编号。 3 基本要求 3.1 记录表格文件的编号采用下列字符：