档案管理中存在的问题及改进方法

档案管理中存在的问题及改进方法
第十条 应归档的文件材料一般归档一份， 重要的和使用频繁的文件材料可根据需要确定 归档分数。
第十一条 文件材料归档时，由承办部门 填写归档材料移交清单，交接双方（指承办 部门和档案部门）根据文件材料移交清单清 点，核对无误后，在《档案交接登记表》上 签字，移交清单由交接双方各保留一份。
旨在解决本单位文件材料的归档范 围、归档时间、归档手续、归档基本要 求与类目划分编号等业务标准问题。
档案管理中存在的问题及改进方法
示例： ***文件材料归档办法
第一条 为规范本单位文件材料归档工作， 丰富、完善本单位档案信息资源，依据有关规 定，制定本办法。
第二条 本办法所称本单位文件材料，是指 本单位在生产、经营和管理活动中形成的各种形式 和载体的记录。
附件：文件材料归档范围及档案保管期限表
档案管理中存在的问题及改进方法
附件：文件材料归档范围及档案保管期限表
管理类:
序 号
基本 范围
责任部 保管
门
期限
1 本单位年度工作计划、总结
办公室 永久
2 本单位民主生活会会议记录、纪要
党总支 永久
3 党委评先创优文件材料
党办 长期
4 单位机要、文秘、保密、信访工作文件材料 办公室
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第八条 文件材料的归档时间 （一）本单位各职能部门形成的管理性文件 材料，一般应在办理完毕后的第二年上半年归档； （二）工业企业产品、非工业企业业务项目、 科研课题、基建项目文件材料在项目结束后三个 月内归档，时间长的项目可分阶段、分单项归档； （三）外购设备仪器或引进项目的文件资料 在开箱验收或接收后先登记，等安装调试完后， 随即与安装调试中形成的文件材料一起归档； （四）负责人和职工外出参加公务活动形成 的文件材料应在公务活动结束后即时交有关人员 归档；
档案管理中存在的问题 及改进方法
2020/11/20
档案管理中存在的问题及改进方法
二、企业档案在管理中存 在的共性问题及改进方法
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▪（一）存在的共性问题
主要集中在材料收集、档案整理、保管条 件等几个方面。 材料收集方面：材料不齐全，原因如下： （1）相关规章制度不健全不完善，导致收集工 作处于无序状态；或虽制定了“企业文件材料 归档办法”、“企业档案工作岗位责任制”、 “档案工作考核办法”等规章制度，但不切合 单位的实际情况，对单位文件材料收集工作没 有实际的指导意义。 （2）相关制度落实不到位。执行的力度不够， 导致档案工作职责没有落到实处。
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第一种 性质——型号分类法
使用性质 锻压设备 ………
型号
………
C616
来自百度文库
车床
C620
C630
设备档案
金属切削 设备
………
铣床
………
刨床
………
磨床
………
………
………
………
………
………
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第二种 工序——型号分类法
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4．科研档案二级类目按课题性质设置，三级 类目按课题设置（项目少不需要设置三级类目 的，其二级类目可直接按课题设置）。 5．基建档案二级类目按性质（或用途）设置， 三级类目按建筑项目设置。 6．设备档案 （设备档案的基本分类方法是型号分类法。根 据生产组织形式和设备类型的不同，设备档案 具体的分类主要有两种方法：
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（二） 档案二级及二级以下类目的设置 1．管理档案二级类目按年度（文件材料形
成年度）设置；三级类目按保管期限设置。 2．会计档案二级类目按其种类设置（财务
报告、会计帐簿、会计凭证、其它）设置；会 计帐簿、会计凭证、其它的下位类目（即三级 类目）按年度设置。
3．产品档案二级类目按产品系列（或种 类）设置；三级类目按产品型号设置（如果本 单位产品比较单一，产品档案二级类目可以按 产品型号设置）。
第六条 文件材料归档的基本要求 （一）归档文件的制作和书写材料应当有益于 长久保存，不得使用圆珠笔、铅笔、纯兰墨水、 红墨水、复写纸、热敏纸； （二）归档文件材料应当完整、准确、签批 手续完备；
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（三）归档文件材料应当经部门或项目负责人 审定；
（四）归档文件材料的整理应当系统、规范； （五）音像材料（包括照片、录音、录像等） 和实物要与文字说明一起归档；外文材料要与翻 译材料一起归档；电子文件要与纸质文件一起归 档。 第七条 文件材料的归档范围 本单位各类文件材料的归档范围及保管期限见 附件。
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▪（一）存在的共性问题
档案整理方面：
（1）没有分类办法 （2）有办法，但办法与实体分类不一致。
保管条件方面：
有些单位档案保管条件比较简陋，达不到 档案安全保管的基本要求。
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▪（二）改进的方法
1)制定文件材料归档办法和档案分类 编号办法 等制度、规定
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（五）会计文件材料在会计年度终了后归档， 由本单位财务会计部门保管一至三年，向档案部 门（办公室）移交；
（六）下列文件材料应随时归档： 1、没有及时归档的零散文件材料； 2、应归档的非纸质载体材料（指音像、
实物等特殊载体）； 3、其它临时活动中形成的文件材料。
第九条 归档文件材料的整理参照《归档文件 整理规程》（文件级）进行;
第三条 本单位各部门应当把文件材料的形 成、积累、整理和归档工作，纳入本部门的职责 范围，列入有关人员的岗位责任制。
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第四条 各部门担负文件材料积累、整理和 归档业务的人员应认真执行有关规定，确保文 件材料的完整、准确、规范和及时归档。
第五条 档案部门应及时深入各部门了解、 督促和指导有关人员做好文件材料的形成及应 归档文件材料的积累、整理和归档工作。
（1) 重要的
永久
（2) 一般的
短期
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示例：***档案分类编号办法
第一条 为科学地管理本单位档案，促进档 案信息资源的利用与交流，制定本办法。
第二条 档案分类 （一） 档案一级类目的设置 设置：管理档案、产品档案、科研档案、基建 档案、设备档案、会计档案、照片档案、实物档 案、音像档案九大类。