安全生产文件及档案管理规定

【目的】明确安全档案的建立内容及原则。

【适用范围】本制度适用于安全档案的管理，安全档案是公司总档案的重要组成部分，是公司安全管理基础工作的重要组成部分。

【职责】

1.生

【内容】

1.总则。

1.1.安全档案坚持“实事求是，真实可靠，集中保管”的原则。

1.2.安全档案的任务：建立真实可靠的安全档案，服务于公司统一管理，服务于安全生产管理，便于领导决策。

2.文件材料的形成、归档。

2.1.根据需要，重要文件以“红头”文件形成由领导签发并加盖公章。办公室签批、发放、记录，并将原件签发卡片，“红头文件”存入档案。

2.2.职业安全健康管理体系所形成有关记录，按职业安全健康管理体系“记录表格”和“文件”规定保存归档。

2.3.各部门有关职业安全健康上报材料、文件、表格，应复印保存（或形成电子版本）。

3.档案管理

3.1.对档案分类编号、管理由办公室档案员负责，档案管理应本着整齐、规范、便于查阅的方针。

3.2.存于档案的所有文件、图件应编写目录或清单，以便查阅。

3.3.安全档案主要有安全文件、安全记录、安全教育、培训、责任状等，并按档案管理制度定期将重要档案存入公司总档案室。

3.4.公司重要安全档案日常由安全环保部门负责编制、管理，并按“档案管理制度”定期将重要档案存入档案室。

3.5.档案室提交安全档案时，应办理“安全档案移交手续”，编制安全档案移交清单3.6.档案保存的形式有：文字书面版本、电子版本、照片录像等。

3.7.档案室必须有专门的库房，并具有良好的卫生环境和防盗、防火、防潮、防有害生

物危害的安全措施。

3.8.根据国家和有关部门的规定，档案员或兼职档案员应编制档案保管期限表，档案保管期限分为永久、长期、短期三种，确定保管期限的基本原则是：

3.8.1.对企业有长远利用价值的档案应永久保存；

3.8.2.对企业一定时间内有利用价值的档案分别是长期和短期保存；

3.8.3.凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

4.档案销毁

4.1.档案销毁必须慎重，销毁前要填写“销毁文件清单”，经单位负责人批准，报分管领导审批同意后进行。

4.2.档案销毁至少要二人进行，必要时保卫人员应进行看护，档案销毁采用碎裂填埋或燃烧法，燃烧时应做好防火工作。

5.档案管理现代化

5.1.档案管理应利用现代化管理方法，逐步实现以计算机为主，实现缩微技术和先进的监控装置，通讯设施和办公自动化管理手段。

6.档案借阅

6.1.绝密安全档案：需经总经理批准，机密档案、一般档案需经副总经理和办公室主任批准。

6.2.档案材料原则上不出档案室门，供在室内阅读，必须借出时须办理借阅手续。6.3.借阅人员应保证借阅案卷完整、安全，不得转借、折叠、圈点、涂改、损坏，密件内容未经许可不得摘抄和泄密，借还档案时，双方应当面点清，详细检查。

6.4.外单位调阅档案时，须经总经理或分管付总经理同意，并办理借阅手续。

6.5.凡属外借档案，借阅人应及时交回，如未按期交回，档案员应进行索要。索要无果或档案损坏应汇报领导，按档案管理制度进行处罚或追究其责任。

7.档案保密

7.1.档案室必须做到人走上锁，所有的柜箱要关闭锁好。

7.2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不对任何人乱说乱讲。

8.职责（档案员）

8.1.积极学习档案法规，熟悉档案管理业务。

8.2.做好档案资料的前期控制，及时回收各单位的档案，并编制清单，使本职责范围内的档案资料不丢失、漏交。

8.3.保管好档案，使档案资料无霉料、虫蛀现象。

8.4.做好档案的分类管理、借阅管理，不出差错，保持档案室的卫生清洁，无火灾发生

8.5.严格遵守保密制度，禁止闲杂人员进入档案室。

9.附则

9.1.本制度自制定之日起施行，本制度解释权在公司安环部。附：安全档案存储一览表