ISO制度及业务流程之档案管理程序

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公司档案管理制度与流程

公司档案管理制度与流程

公司档案管理制度与流程公司档案管理制度与流程是组织内部建立和管理档案的规范。

它包括了文档的创建、存储、分类、检索和销毁等环节,旨在确保公司的信息资产得到有效的保护和管理。

下面将介绍公司档案管理制度与流程的一般内容和操作步骤。

一、公司档案管理制度的内容1.档案管理政策:明确公司对档案管理的重视程度和管理目标,以及各级部门的责任和义务。

2.档案管理组织架构:确定档案管理的组织机构和人员职责,包括档案管理部门的设置和人员配备。

3.档案管理流程:确定档案的生命周期管理,包括档案的创建、整理、归档、检索、借阅和销毁等环节的操作步骤和要求。

4.档案管理指南:规范档案的命名、存储、分类和归档等细节操作,确保档案的安全可靠。

5.档案管理培训:制定相关培训计划,提高员工的档案管理意识和操作能力,确保档案管理制度的有效实施。

6.档案风险管理:制定档案的备份、灾难恢复和风险评估等措施,保障档案资料的安全性和完整性。

二、公司档案管理流程1.档案的创建与整理:根据公司日常运营和业务需要,及时创建和整理档案,确保档案的准确性和完整性。

2.档案的分类与归档:根据档案的内容和属性,进行分类和归档,设置档案编号和档案目录,方便后续的检索和管理。

3.档案的存储与保管:选择合适的媒介和设备,确保档案的存储安全和防火、防水的措施,制定存储时间和存储条件等规范。

4.档案的检索与借阅:建立档案检索系统,确保档案的检索准确和便捷,对于需要借阅的档案,制定相应的审批和借阅手续。

5.档案的销毁与归档:根据公司规定的档案保存期限,对已经过期的档案进行销毁,同时将符合要求的档案进行整理和归档。

三、档案管理流程的操作步骤1.档案的创建与整理:根据公司业务流程,及时创建和整理档案,确保档案记录的准确性和完整性。

2.档案的分类与归档:根据档案的属性和内容,对档案进行分类和归档,编制档案目录和编号,并在档案上加盖管理标识。

3.档案的存储与保管:选择合适的存储设备和环境,将档案按照规定的分类和编号进行存储和保管,确保档案安全可靠。

公司档案管理制度和流程

公司档案管理制度和流程

公司档案管理制度和流程一、公司档案管理制度的概述档案管理制度是指为了保证公司重要信息和资料的保存性、安全性和可查阅性,建立起一套科学合理的档案管理制度和操作流程。

制度的内容主要包括档案管理的目标、原则、职责、权限、流程和监督等要素。

二、档案管理原则1.科学性原则:档案管理必须基于科学的理论和方法,保证档案材料的整理、归档和查阅的科学性。

2.完整性原则:档案管理必须保证档案材料的完整性,通过制度和流程的规范,确保档案不丢失、不损坏、不失真。

3.知情权原则:公司内部的职工必须知晓档案管理制度和流程,知晓档案的查阅和利用方式,并且有权利了解自己的个人档案情况。

4.安全性原则:档案管理必须保证档案材料的安全性,制定保密措施和权限管理,防止档案材料泄露和损毁。

5.高效性原则:档案管理必须保证档案整理、归档和查阅的高效性,合理利用信息化技术提高档案管理效率。

三、公司档案管理的流程1.档案收集:对公司各部门的重要文件和资料进行搜集,进行分类整理。

2.档案归档:对搜集到的文件和资料按照一定的顺序进行整理,建立档案目录,并将其归档存储。

档案的命名、编制、装订和打印必须按照标准进行。

3.档案利用:公司职工需要查阅档案时,可以根据档案管理制度的规定,向档案管理部门提出申请,进行档案的查阅和利用。

查阅期限和方式需要规范。

4.档案借阅:当有其他部门或公司需要借阅档案的时候,需要进行档案借阅申请,待批准后方可借阅。

借阅期限和条件由档案管理部门制订。

5.档案保管:公司档案管理部门负责对档案进行保管,提供合适的环境和设备,防止火灾、水灾、腐蚀和盗窃等事件对档案造成损坏。

6.档案销毁:对于已经过期、无需保留的档案,需要进行销毁处理。

销毁必须符合公司的相关制度和法律法规的要求。

四、档案管理的职责和权限分工公司档案管理的职责和权限需要明确划分,确保档案管理工作的顺利进行。

档案管理部门负责全面管理公司的档案工作,各部门负责相关档案的收集、整理、归档、借阅和利用工作。

档案管理制度的流程与规范

档案管理制度的流程与规范

档案管理制度的流程与规范1. 档案管理制度的介绍档案管理制度是指为了科学、系统地管理和利用档案,保证档案的安全性、完整性和可访问性,制定的一系列制度和规范。

本文将介绍档案管理制度的流程与规范,以帮助组织建立健全的档案管理体系。

2. 档案管理流程2.1 档案收集与整理•确定档案收集范围:明确档案收集的范围,包括哪些文件需要收集作为档案。

•档案归档编目:对收集到的文件进行分类与编目,建立档案目录,方便查找与管理。

•档案整理与保管:整理文件、清除冗余信息,并按照规定的档案保管要求进行保管。

2.2 档案访问与利用•档案检索:建立档案索引系统,使用户可以按关键字或目录结构进行检索。

•档案借阅与传递:确定档案借阅的程序与规范,确保档案借阅的安全性与及时性。

•档案利用报告:统计档案利用情况,向上级报告档案利用情况和成果。

2.3 档案保护与安全•档案存储设施:确定档案存储设施的要求,包括温湿度、防火防水等要求。

•档案保护措施:制定档案保护的规定和措施,包括物理防护和信息安全防护。

•灾难防范与恢复:建立档案灾难防范与恢复机制,确保档案在突发灾害中的安全。

2.4 档案鉴定与审定•档案鉴定:对档案的真实性、合法性进行核查、确认和评估。

•档案审定:确定档案的保存期限和保密级别,并进行审批和签字。

3. 档案管理规范3.1 档案编目规范•文件编号:对每个文件进行编制唯一的编号,便于标识和检索。

•文件题名:准确、简明地描述文件的内容和性质。

•文件分类:按照一定的分类标准对文件进行分类,方便组织和管理。

•文件日期:记录文件的创建日期和修改日期,便于追溯操作历史。

3.2 档案存储规范•质量要求:存储设施要符合相关质量要求,确保档案的保存安全。

•温湿度要求:根据档案的种类和敏感程度确定合适的温湿度要求。

•防火防水要求:建立防火和防水设施,以保护档案免受火灾和水灾的损害。

•防尘防虫要求:采取措施保持档案室的清洁,预防尘埃和虫害的侵害。

档案管理程序(完整详细版)

档案管理程序(完整详细版)

档案管理程序(完整详细版)
这个档案管理程序旨在提供一个可靠和高效的方式来管理文件
和文档以及相关信息。

该程序采用了简单的策略和易于操作的界面,方便用户操作。

功能
- 添加文件夹:用户可以添加自己的文件夹,方便存储和管理
相关文件。

- 添加文件:用户可以为每个文件夹添加文件,并添加标题和
描述,以便更容易地识别和管理文件。

- 搜索:用户可以搜索文件夹和文件,以快速找到所需文件。

- 备份:用户可以将所有文件和数据备份到云端,以防意外数
据丢失。

界面
程序的界面干净简洁,易于用户操作。

主要界面分为以下几个
主要区域:
导航栏
导航栏位于页面的左侧,其中包含所有文件夹的列表。

用户可以单击其中任何一个文件夹以查看其中的文件。

文件夹
所选文件夹的内容将显示在主窗口中。

用户可以在文件夹中查看和编辑文件,包括标题、描述和文件内容。

搜索
用户可以使用搜索框查找文件夹或文件名中包含指定关键字的所有项目。

备份
用户可以单击“备份”按钮将其所有数据和文件备份到云端,保证数据的安全。

总结
该档案管理程序提供了一个简单而有力的方法来存储、管理和查找文件,提高了工作效率,确保了数据的可靠性和安全性。

它的简洁界面以及易于理解和使用的功能都使其成为一个功能强大而方便的工具。

档案管理制度及流程

档案管理制度及流程

档案管理制度及流程档案管理制度及流程是指在一个组织或机构中,为了便于对重要文件和记录进行保存、查阅和利用,采取的一系列管理措施和流程。

下面是关于档案管理制度及流程的一个范例,供您参考。

档案管理制度一、档案的定义及分类1. 档案的定义:指通过文字、图像、声音等形式,记录和保存组织或机构活动、事务等相关的文件、记录和资料。

2. 档案的分类:按照内容、形式和用途等进行分类和归类,分为机密档案、重要档案、常规档案和无效档案等。

二、档案的归档及保管1. 归档流程:将文件、记录和资料按照一定的规则和标准进行整理、编号和装订,确保档案的顺序和完整性。

2. 保管措施:采取物理保管和电子保管相结合的方式,通过设立保管室和档案电子化系统,保证档案的安全和可靠性。

三、档案的查阅与利用1. 查阅流程:通过指定的查询授权和申请渠道,进行查阅和利用档案,确保档案的准确性和保密性。

2. 利用方式:根据不同的需要和权限,可以在档案管理系统中进行查找、打印、复制和下载等操作。

四、档案的销毁与淘汰1. 销毁流程:对于无效或过期的档案,按照规定程序进行销毁和淘汰,确保档案的无害化处理。

2. 销毁方式:采用物理销毁和电子销毁相结合的方式,防止档案的泄露和滥用。

档案管理流程一、档案的收集与整理1. 收集来源:将来自各个部门和岗位的文件、记录和资料进行收集,并进行备案。

2. 整理规范:按照制定的档案整理规范,对收集到的档案进行分类和归类。

二、档案的归档与保管1. 归档流程:进行档案的编号、装订和封存,确保档案的顺序和完整性。

2. 保管环境:建立适宜的档案保管室,保证温度、湿度和灰尘等因素对档案的影响最小化。

三、档案的查阅与利用1. 申请流程:通过指定的申请渠道和表格,进行档案的查阅和利用申请。

2. 授权核实:对申请人进行身份核实和权限审核,授权其进行档案的查阅和利用。

四、档案的销毁与淘汰1. 淘汰程序:根据档案的保管期限和规定,进行档案的淘汰和销毁。

iso文件资料管理制度

iso文件资料管理制度

iso文件资料管理制度第一节总则第一条为了规范ISO文件资料的管理,提高文件资料的使用效率和安全保密性,保证文件资料的完整性和可追溯性,特制定本制度。

第二条本制度适用于所有涉及ISO文件资料管理的部门和岗位,包括文件资料的生成、归档、查阅、修改、删除等全过程。

第三条文件资料管理的原则是:规范性、保密性、完整性、可追溯性、便捷性和持续改进性。

第二节文件资料的生成第四条所有ISO文件资料的生成必须遵守ISO/IEC的标准规范,确保文件资料的准确性、可靠性和权威性。

第五条文件资料的生成必须经过审查、批准和签署,确保文件资料符合组织的管理要求和技术规范。

第六条生成的ISO文件资料必须进行编号和归档,建立相应的档案清单和档案库。

第三节文件资料的归档第七条文件资料的归档是指将生成的ISO文件资料按照一定的规则和流程存储、管理和保护。

第八条归档文件资料必须按照文件的重要性和保密性确定存储位置和权限设定。

第九条归档文件资料必须设定定期检查和更新机制,确保文件资料的准确性和时效性。

第四节文件资料的查阅第十条文件资料的查阅是指根据需要获取和使用ISO文件资料的过程。

第十一条查阅文件资料必须遵守ISO文件资料的管理规范和权限要求,不得擅自查阅和传播文件资料。

第十二条查阅文件资料必须留下查阅记录,并确保文件的安全性和完整性。

第五节文件资料的修改第十三条文件资料的修改是指对已有ISO文件资料进行修订、更新或删除等操作。

第十四条对ISO文件资料的修改必须经过审查、批准和签署,确保修改的合理性和有效性。

第十五条修改文件资料必须保留修改前的版本和草稿,建立清晰的修改记录和跟踪机制。

第六节文件资料的删除第十六条文件资料的删除是指对已有ISO文件资料进行销毁或废弃等操作。

第十七条删除文件资料必须按照组织的规定和程序操作,不得擅自删除文件资料。

第十八条删除文件资料必须进行合理的销毁和处理,确保文件资料的安全和科学性。

第七节文件资料管理的监督与评估第十九条文件资料管理的监督是指对ISO文件资料管理过程进行监控和评估,确保文件资料管理的有效性和合规性。

档案管理制度及流程

档案管理制度及流程

一、目的为确保公司档案的完整性、准确性和安全性,规范档案管理流程,提高档案工作效率,特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理过程中。

三、职责1. 行政人事部:负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理。

2. 各部门负责人:负责本部门档案的管理工作,确保档案的完整性和准确性。

3. 档案管理员:负责档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

四、档案管理流程1. 档案收集(1)各部门在日常工作、活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表等,应按档案管理制度要求及时收集。

(2)收集的档案应真实、完整、准确,不得随意删减、篡改。

2. 档案整理(1)档案管理员对收集到的档案进行分类、编号、编目,建立档案目录。

(2)对档案进行数字化处理,方便查阅和利用。

3. 档案归档(1)档案归档前,档案管理员应进行审查,确保档案的完整性和准确性。

(2)归档的档案应按照分类、编号、编目要求进行排列。

4. 档案保管(1)档案保管员应按照档案管理制度要求,对档案进行妥善保管,确保档案的安全。

(2)档案保管员应定期检查档案的保存状况,发现问题及时处理。

5. 档案利用(1)档案利用者需填写《档案查阅申请表》,经审批后方可查阅档案。

(2)档案利用者应遵守档案管理制度,不得擅自复制、传播档案内容。

6. 档案销毁(1)档案销毁前,档案管理员应进行审查,确认档案无保存价值。

(2)档案销毁应按照规定程序进行,确保档案信息安全。

五、考核与奖惩1. 行政人事部定期对各部门档案管理工作进行检查,对档案管理工作优秀的部门和个人给予表彰和奖励。

2. 对违反档案管理制度的行为,视情节轻重给予批评教育、通报批评、经济处罚等处理。

六、附则1. 本制度由行政人事部负责解释。

2. 本制度自发布之日起实施。

档案管理程序(完整详细版)

档案管理程序(完整详细版)

档案管理程序(完整详细版)背景为了有效管理和组织公司的档案,我们需要建立一个完整的档案管理程序。

该程序将帮助我们确保档案的安全、准确和可访问性,以便提高工作效率和满足法律和监管合规要求。

目标我们的档案管理程序的目标是:1. 组织档案:建立一个系统化的档案管理系统,使得档案可以方便地被分类、存储和检索。

2. 保护档案:确保档案的安全性,以免丢失、损坏或被未经授权的人访问。

3. 提高可访问性:通过合适的授权机制,使得授权人员能够快速、轻松地访问到所需的档案。

4. 保留政策:制定合理的保留政策,确保档案的保留时间符合法律要求,并根据业务需求进行适当的销毁。

5. 与合规要求符合:确保档案管理过程符合相关的法律和监管合规要求,减少可能的法律风险。

档案管理程序的步骤1. 档案分类根据档案的性质、类型和重要性,对档案进行分类。

可以根据时间、部门、项目等因素来制定分类规则。

2. 档案存储确定适当的档案存储场所,例如文件柜、档案库等。

为不同的档案类别分配相应的存储位置,并确保存储环境符合档案保存要求。

3. 档案检索建立检索机制,使得授权人员可以快速找到所需的档案。

可以使用档案编号、文件夹标签等方式来辅助检索。

4. 档案访问授权制定档案访问授权策略,并为授权人员分配相应的权限。

确保只有授权人员能够访问敏感或机密档案,并记录档案访问的日志。

5. 档案保护采取适当的措施来保护档案的安全性,包括防火、防水、防盗等措施。

制定应急预案,以应对档案意外损坏或丢失的情况。

6. 档案保留和销毁根据相关法律要求和业务需求,制定档案保留政策。

定期评估档案的保留期限,并根据政策进行适当的销毁。

7. 档案管理培训为工作人员提供档案管理培训,使他们了解档案管理程序和相关政策。

提高工作人员对档案管理的意识和技能,确保程序的有效执行。

监督和评估建立档案管理监督和评估机制,定期检查档案管理程序的执行情况,并进行持续改进。

需要确保程序符合法律和监管合规要求,并满足业务需求。

ISO17025:2017档案管理程序

ISO17025:2017档案管理程序

档案管理程序ZLJC-2021-CX-030 版本:1/0 1.目的建立适合本中心实际情况、符合档案要求的档案管理制度,保证各类记录、资料的保密要求和方便检索,为管理体系和检测工作运行情况提供证据,特制定本程序。

2.适用范围适用于本中心各类文件、检测资料、记录、仪器设备档案、人员技术业绩档案的管理。

3.职责3.1综合科负责各类文件、记录、资料的归档和档案的管理;3.2综合科负责检测报告的归档管理工作;3.3设备管理员负责与仪器设备有关的档案管理工作;3.4各部门及人员负责在日常工作中的记录的保存和管理。

4.程序内容4.1分类本中心应将各类文件、记录、资料定期及时地归档,这些文件、记录、资料包括:(1)《管理手册》;(2)《程序文件》;(3)技术性文件、资料(如:各类作业指导书、标准、规范等);(4)仪器设备档案;(5)人员技术档案;(6)检测原始记录,检测报告/检测报告副本;(7)各类质量记录和技术记录,详见《记录管理程序》;(8)行政管理文件(包括本中心内部和外部文件);(9)本中心年度工作计划、总结、发展规划等;(10)科技项目(包括科研、技改)档案;(11)供应商、服务商记录、资料;(12)CNAS许可证书及附表;(13)其它需归档的文件资料。

4.2档案的管理4.2.1各部门和相关人员在其职责范围内整理需归档的文件、记录和资料后,交综合科文件档案管理员统一归档。

文件档案管理员应检查归档资料的完整性和规范性,对符合要求的资料应作交接签收手续,不符合规定的文件有权拒收直至符合要求为止。

一般一年集中收档一次,当年第一季度归档上一年度的资料;4.2.2本中心检测报告由综合科归档,执行《报告结果控制程序》;与仪器设备有关的档案资料由设备管理员直接归档,执行《设备管理程序》的相关规定;本程序所规定的相关要求同样也适用于报告和设备档案的管理;4.2.3文件档案管理员对接收的资料应进行分类、编目、登记、统计和必要的加工整理,记录于《归档登记表》。

ISO9002全套制度及业务流程之文件管理程序

ISO9002全套制度及业务流程之文件管理程序

ISO9002全套制度及业务流程之文件管理程序1.目的及范围:建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、储存等程序,确保公司文件得到及时准确的处理与安全有效的运转。

该程序适用于以上环节所涉及的有关部门及个人。

2.职责:2.1总经理室负责公司文件管理的总协调及总监督,并受理各部门有关文件延误的投诉;2.2各部室资料员负责文件管理的具体工作,即收发、登记、传递、用印、立卷、归档与销毁等。

3.工作流程:3.1 文件分类:3.1.1通用文件:指公司在生产经营活动中普遍使用的文件,分为内部文件、外来文件与外送文件。

A. 内部文件:即公司制作的只在公司内部使用的文件。

如请示单、报告、工作联系函、通知、会议文件、周记、制度文件等B.外来文件:即公司收到的由外单位制发的文件。

如法律法规、政府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等C. 外送文件:即公司制作的对外发出的文件。

如对政府、供方、顾客、公共事业单位发出的文件等3.1.2 专用文件:指只在公司一定工作部门或者业务范围内使用的专门文件。

分为技术文件、财务文件、人事资料、合同文件与签价单与决算资料等。

A.技术文件:即以图纸为核心的工程建设专用文件。

如报批文件、标准图集、内业资料、图纸等。

B.财务文件:即在公司会计工作中形成与使用的会计核算专业材料。

如会计凭证、帐簿、报表及有关的财务报告等。

C.人事资料:即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。

D.合同文件:即在公司生产经营活动中与外单位签定的具有法律效力的文件。

如各类工程合同、设计合同、售楼合同等。

E.签价单:即审计核算部在签价认价时专用的文件。

F.决算资料:即审计核算部在办理工程结算审核过程中产生的文件。

3.1.3 记录:即公司各项质量活动留下的记录,是一种特殊类型的文件。

如合格供应商名录、培训记录、各类签到表、登记表等3.2 总要求:3.2.1 文件处理务必做到及时、准确、安全。

档案管理制度及程序

档案管理制度及程序

一、目的为了规范公司档案管理工作,确保档案的完整、安全、准确和高效利用,提高档案管理水平,特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司各部门、各岗位的档案管理工作。

三、档案管理制度1. 档案收集(1)各部门应按照职责分工,负责收集本部门业务范围内形成的各类档案资料。

(2)档案收集应包括纸质、电子、声像等多种形式。

(3)档案收集时应确保档案的完整性和准确性。

2. 档案分类(1)档案分类应遵循国家档案分类标准,结合公司实际情况进行分类。

(2)档案分类应明确各类档案的归档范围、保管期限和密级。

3. 档案整理(1)档案整理应按照档案分类、编号、装订等要求进行。

(2)档案整理应确保档案的完整、准确、规范。

4. 档案归档(1)档案归档应按照档案分类、编号、装订等要求进行。

(2)档案归档时应填写归档登记表,并由归档人、审核人、保管人签字。

5. 档案保管(1)档案保管应按照档案密级、保管期限和保管要求进行。

(2)档案保管应定期进行检查、清点,确保档案安全。

6. 档案利用(1)档案利用应按照档案密级、保管期限和利用范围进行。

(2)档案利用应填写档案借阅单,并由借阅人、审核人签字。

7. 档案销毁(1)档案销毁应按照档案密级、保管期限和销毁要求进行。

(2)档案销毁前,应进行鉴定,并填写销毁清单。

四、档案管理程序1. 档案收集程序(1)各部门收集档案资料后,应及时报送档案室。

(2)档案室对收集的档案资料进行分类、整理、立卷。

2. 档案归档程序(1)档案归档前,由归档人填写归档登记表。

(2)档案室对归档的档案进行审核、编号、装订。

(3)档案室将归档的档案移交保管人。

3. 档案保管程序(1)档案室对档案进行分类、编号、上架。

(2)档案室定期对档案进行检查、清点。

4. 档案利用程序(1)档案借阅人填写档案借阅单。

(2)档案室对借阅的档案进行审核、登记。

(3)档案借阅人归还档案时,档案室进行验收、登记。

5. 档案销毁程序(1)档案销毁前,档案室进行鉴定,并填写销毁清单。

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档案管理制度及流程
目的:为确保公司档案文件的完整性、齐全性、规范性,特制定本公司档案的立卷、归档、文件夹整理、利用、销毁等管理制度及流程。

以达到快速地查阅及使用现有档案文件节省时间并提高工作效率。

范围:本细则适用于ESINO各部门。

一、档案定义及审批权限:
1.1 档案:档案是指公司从事经营、管理工作中形成的,对企业和社会有利用与保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式与载体的历史记录。

包括纸档和电子档文件。

1.2 借阅:本流程所指借阅为广义借阅,包括查询、借阅、复印等利用方式。

1.3 档案管理部门:公司规定某个部门执行整个公司的档案管理,一般是行政人力资源部或文件管理部门。

1.4 档案分级定义:
1.4.1 一级档案:保密等级为一级,对公司经营或风险价值影响重大的档案资料
1.4.2 二级档案:保密等级为二级,对公司经营或风险价值影响较大的档案资料。

数据和档案管理程序新版CNAS ISO17025程序文件

数据和档案管理程序新版CNAS ISO17025程序文件

数据和档案管理程序1目的为了规范档案管理,保障工作记录的完整性,机构实施档案工作制度,建立本程序。

2适用范围本程序适用于机构的各类档案和记录。

3职责3.1质量部:负责档案管理工作。

3.2档案管理员:3.2.1负责档案室的管理:规划、存储;3.2.2建立档案清单(台账);3.2.3监督档案的借阅管理工作。

4工作程序4.1档案保存4.1.1档案的分类:序号档案类型档案细目文件内容分档规则1项目档案——·合同、合同技术文件·检测技术方案·合同评审记录一个项目一档2报告档案——·检测报告、中间结果·委托单、见证单、产品/材质证书·原始记录一份报告一档3设备档案——·设备档案卡、·采购合同、发票、·说明书、合格证、光盘、·检定校准记录、·期间核查记录、·使用记录·维修记录、启停用记录、报废记录一机一档4文件档案文件原件·文件原件·作废文件(仅留一份)·文件制订修订废止申请表·文件发放回收记录表一文一版一档政策法规·政策法规·文件制订修订废止申请表一文一档序号档案类型档案细目文件内容分档规则标准规范·标准规范·文件制订修订废止申请表一本一档5人员档案——·人员信息表·履历表(简历)·学历证书(毕业证、学位证)·资格证书(职称、执业资格)·劳动合同·人员培训记录·上岗授权记录/证书·(重要岗位)任命文件一人一档6书籍档案——·图书一本书籍一档7体系档案资质证书·资质证书原件一套证书一档资质申报·(变更、扩项)材料汇编一年一档管理评审·管理评审记录一次记录一档内部审核·内部审核记录一次记录一档教育培训·教育培训记录一次记录一档质量监督·质量监督记录一次记录一档质量控制·质量控制记录一次记录一档外部监察·外部监察记录一次记录一档样品流转·收样记录·养护间出入记录·样品间出入记录·样品留样记录·样品处置记录·样品流转单一季一档设备借还·设备出入库记录一月一档实验环境·环境条件监控记录一月一档8视频监控——·实验室视频监控离线存储盘·现场检测视频监控离线存储盘一盘一档9其他档案——·其他不属于上述类别的档案,暂归于此类一份记录一档4.2档案清单(台账)4.2.1档案管理员负责建立、维护、更新档案清单(台账)4.2.2档案清单(台账),按照档案的分类,分为8个子清单:①项目档案、②报告档案、③设备档案、④文件档案、⑤人员档案、⑥书籍档案、⑦体系档案、⑧视频监控、⑨其他档案。

ISO9001档案管理制度

ISO9001档案管理制度

档案管理制度颁发部门:分发部门:生效日期: 有效期:年1 目的为规范公司档案管理工作,加强档案业务建设,发挥管理职能,根据《中华人民共和国档案法及其实施办法》《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》《企业档案工作规范》等有关规定,结合公司实际,特制定本制度。

2 范围本制度适用于公司档案管理工作。

3 规范性引用文件3.1 外部文件:中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法实施办法关于加强和改进新形势下档案工作的意见(中办发[2014]15号文件)企业档案工作规范(DA/T 42—2009)公司文件材料归档范围和档案保管期限规定(国家档案局令第10号)3.2 内部文件:文件管理制度会计档案管理办法4 定义4.1 公司档案公司档案是指公司各部门在生产、科研、经营管理等活动中形成,具有保存和查考利用价值的各种载体的原始记录。

4.2公司档案工作公司档案工作是针对档案资料进行一系列科学有效的专业性管理活动。

包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等业务工作,以及围绕各项业务开展的相关管理工作。

4.3 公司档案管理原则公司档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案完整与安全,为公司各项业务提供高效服务。

4.4公司档案管理机构公司档案管理机构是公司各类档案管理的责任部门,包括:XX部、XX部、XX部和XX部。

5 管理职责无7流程描述无8 管理内容8.1各部门应将文件材料的收集、整理工作纳入本部门年度工作计划,将文件材料归档要求纳入管理制度和工作流程,将档案工作完成情况纳入部门和有关人员的职责。

8.2 各部门应当按照“谁形成、谁归档,谁主管、谁负责”的原则及时收集、立卷整理,定期向公司档案管理机构移交档案,任何部门或个人不得拒绝归档。

8.3 产品定型、科研成果鉴定、建设项目竣工验收、设备仪器开箱验收及项目引进等,没有完整、准确、系统的档案不得验收或鉴定。

8.4 员工离职或调动时,必须清退应归档的文件材料和借阅的档案,方可办理有关手续。

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25.档案管理程序
1.目的和范围:建立公司档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序,确保公司档案完整、齐全、高质,档案资源得到妥善保管、有效利用和持续补充。

该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。

2.职责:
2.1 公司档案按统一领导、分级管理的办法进行组织管理,即图书档案室(隶属人力资源部)负责公司档案的总体管理,
部门资料员负责本部门的立卷归档工作,图书档案室对各部室进行业务上的指导、监督和检查。

2.2 鉴于财务档案的特殊性,公司财务档案(包含各类合同)由财务计统部自管,图书档案室提供存放点。

使用时,由财
务计统部指定专人调档。

2.3 鉴于人事档案的特殊性,公司人事档案由人力资源部人力资源口自管,人力资源部经理指定专人按集中管理、严格保
密的原则进行管理。

3.流程:
3.1 档案分类:
3.1.1 文书档案:即在公司管理过程中产生的有保存价值的普发性内外部文件。

3.1.2 基建档案:即以竣工图为核心的在工程建设过程中形成的专业材料。

3.1.3 财务档案:即在公司经济活动中产生的会计凭证、帐簿和财务报告等具有保存价值的会计核算专业材料。

3.1.4 人事档案:即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。


3.1.5 经营销售档案:即公司房产经营销售活动中产生的具有保留和存查价值的历史记录,如合同评审记录、商品房预售
合同、客户档案、市场调研资料、楼盘宣传资料等。

3.1.6 客户服务档案:即公司在提供客户服务过程中形成的具有保留和存查价值的历史记录,如客户投诉记录、处理方案、
落实反馈记录、客户满意度调查与分析记录等。

3.1.7 对外联络档案:即公司在项目报批报建过程中形成的具有保留和存查价值的历史记录。

如政府和公共事业单位的批
文、文件和专题会议纪要等。

3.1.8 声像档案:即在公司生产经营活动中形成的有保存价值的、以音像或图象记录在特殊载体上的并配有文字说明的历
史记录。

3.2 具体管理:
3.2.1 立卷归档:
A.流程:
B .要求: a .各部室向图书档案室移交档案时,均需附上移交清单一式两份。

移交时,交接双方据此进行清点签收,
并各自保存一份。

(移交清单即文件清单)
b. 各部室向图书档案室移交档案时要做到种类齐全、份数完整,图书档案室不接收未经系统整理的零散文件。

c.文件在各部室保存阶段,要注意保持字迹清晰、份数完整,防止发生霉变等。

复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应
重新复印存档。

d.各部室可根据实际工作需要保存文件,但向档案室移交档案时,则应按规定的归档范围进行。

a)总经理室:会议纪要、董事会文件、诉讼文书、项目策划与年度计划文件、有关公司送交的文件、各部门送交的文件、外来文件、外送文件、大事记等;
b) 人力资源部:人事行政发文、企业设立与登记材料、员工的人事资料(应聘表、编制表、工资单、培训记录等)、内
部刊物等;
c) 工程材料部:前期文件、施工文件、竣工文件、竣工图和声像材料(亦即内业资料、竣工资料、设备说明书等);其
中前期文件由工程部负责收集,竣工图由施工单位负责编制;文书如外送文件、外来文件、有关人员出差带回来的文件等;
d) 财务计统部:财会档案见第三层次文件《财务档案管理程序》;
e)审计核算部:决算资料、签价单、外送文件、外来文件等;
f)经营销售部:合同评审记录、售楼合同、协议、广告宣传资料、客户资料、市场调研资料、外送文件、外来文件等;
g)设计研发部:工程地质勘察报告、方案设计图纸和说明、扩初设计图纸和说明、勘察设计报告及招标文件(标书、合
同等)、工程设计概算说明、各项目往来文件(传真、工作联系函等)、施工设计图纸和说明、设计变更、设计合同、外送文件、外来文件等。

h)对外联络部:联络函、活动计划、外送文件、外来文件等。

i)客户服务部:客户投诉记录、处理方案、落实反馈记录、客户满意度调查及分析记录等。

3.2.2整理上架:
A. 流程
B .要求:
a. 卷内文件的排列应条理系统。

文书档案按时间顺序依次排列,具有密切联系的文件应依一定的次序排列在一起,即批
复在前、请示在后;正件在前、附件在后;基建档案的卷内排列顺序为文前图后。

b. 不同保存价值的文件应分开组卷。

c. 凡有文字部分的均应打上号码(采用打号机,正面右上角,背面左上角)。

d. 文件材料装订前应剔除金属物。

e. 图纸采用手风琴式折叠法,规格为30cm×21cm;装订边应加垫纸以使左右平整并注意露出图标。

3.2.3 保管:
A. 库房管理:
a. 库房应集中布置、自成一区,不堆放与档案资料无关的物品,不从事与库房管理无关的活动;库内档案必须按顺号上
架,不得错架、乱架;
b. 除档案员外,非档案人员不得随意出入库房,确需进库的(如维修库房或设备等),则须有档案员陪同并相伴始终;
c. 库房设有中央空调、除湿机、温湿度测量仪和消防喷淋等设备,档案员要定期检查,以确保以上设施的安全有效;
d. 随时注意库房温湿度的具体指数,务必使温度保持在140C~200C,相对湿度50%~65%;
e. 档案入库前要进行严格的检疫工作,特别注意检查易于生虫的部位;同时对档案必须进行定期的防疫检查,有计划、
分期分批地对档案进行翻动;
f. 每月中旬定期对库房进行清扫擦拭,包括擦洗密集架、地面、门窗等,特别是对一些小角落、缝隙要进行清洁消毒以
防害虫滋生;
g. 档案员离开库房时应随手锁门,并注意检查库房门窗的紧闭性;
h. 公司采用移动式密集架作为档案装具。

档案按部室存放,密集架的编号及档案的存放顺序为自门口起,从左自右,从
上到下。

B. 流动中的安全防护:
a. 档案在库房外未被使用时,不允许长时间摊放在桌子上,而应及时放入库房或专用的柜子中锁好,更不准擅自带离
规定的使用场所;
b. 未经许可,利用者不得将所借档案转借他人,以防泄密;
c. 未经许可,利用者不得擅自拍照、抄录、复印;
d. 尽量减少档案原件在同一使用人手中的滞留时间,以防因档案外借时间过长而出现的泄密现象。

3.2.4 提供利用:
A.加强基础工作:
a.编制必要的全引目录和案卷目录,为档案用户提供必要的检索工具;
b.安装使用快捷便利的档案管理软件,提高查档效率;
c.开辟阅览室,向档案用户提供档案信息。

B.开展查借服务:
a.借阅:
a)公司内部人员借阅档案的,须填写《档案借阅登记表》,阅毕及时归还;归还时,管理人员必须当面清点档案页数,之后再入库;
b)非公司人员借阅档案的,须持有关单位介绍信,并经公司相关部门主管同意后方可借阅;
c)借阅者必须爱护所查阅的档案,不得在档案上涂改、勾划、圈点或做其他各种标记;不得撕去档案内页;
d)借阅者不得在阅览室吸烟、大声喧哗。

b.借出:
a)档案使用人如需借出档案,须填写《档案借出登记表》,并按规定于1周内归还,不能及时归还的,经档案员同意可办理续借手续;归还时,档案管理人员必须当面确认档案完整性后方可入库。

b)非公司人员若需借出档案,须持有关单位介绍信,并征得公司相关部门主管同意后,方可借出;
c)借出人员须妥善保管好档案,不得遗失、抽换、拆散、涂改、转借,并负有保密的完全责任。

c.复印:
a ) 档案使用人若需复印档案资料的,须经档案员同意;
b ) 图纸资料若需借出复印的,须经档案员同意并严格控制复印份数。

3.2.5 销毁:
A .流程:
B . 要求:
a . 准备销毁的档案材料在未批准前应单独保管;
b . 批准销毁的档案可送造纸厂作原料或用碎纸机销毁,严禁将需要销毁的档案作其他用途,更不允许出卖。

c.档案销毁时,须有两人以上监销,并在销毁清册上签字以示负责。

4.相关文件:
4.1 《**集团档案管理办法》之《档案保管期限表》
4.2 《**集团人力资源管理体系》之《人事档案控制程序》
4.3 《财务档案管理制度》
5.相关表单:
5.1 文件清单/移交清单(具体见《文件管理程序》)
5.2 档案借阅登记表
5.3 档案借出登记表
5.4 档案销毁清册
**/房地产有限公司档案借阅登记表页号:
**/房地产有限公司档案借出登记表页号:
**/房地产有限公司
档案销毁清册页号:。

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