三级秘书证必看考点知识点

会议筹备方案的拟订

内容：1确定会议的主题和议题2名称3议程4时间和地点5所需的设备和工具6会议文件的范围以及文印或复制工作7与会代表的组成8经费预算9住宿和餐饮安排10会议的筹备机构与人员分工。作用：确保会议的周密组织、服务质量和沟通协调到位、确保领导的意图得以贯彻执行。

电话会议（适用于规模不大办公地点相对集中的企业）交流信息的特点1方便灵活准备时间短回复迅速是电子通信会议中花费最少的，更能激发创造性思维容易修正自己的特点2缺少身体语言，难以进行互动交流缺少文本难以传递大量细节信息3为了提高电话会议的效率可搭配使用其他通信方式4适用于分公司不远规模不大的企业

电话会议信息工作要求 1准确发出开会信息，说明是否设分会场强调准时到会2认真发放会议书面信息材料3合理安排会场信息传输设备4按时接通电话5互相通报出席情况6做好会议记录

视频会议特点1实现了声音图像同时传送打破了空间的限制2节省时间费用3交流效果好4局限初始准备时间较长投入成本高没用面对面的互动效果交流不够深入广泛要求1发出开会信息2分发文件信息资料3布置会场4设置于检查会场信息传输设备5做好会议信息准备6采用先集中后分散的形式7汇总情况信息

※组织视频会议的方法1视频会议的会场 2 做好会场布置工作配备和检查设备3设备维护4为减少租用通信线路的时间5 节约费用远程会议筹备方案特点 1远程会议具有节省时间和金钱,能与电话服务机构商定使用录音带做永久记录,且交流更加直接,简短的优点。2远程会议筹备方案拟定时,应预

先了解提供电信会议服务公司的

服务业务,并提前一周与电信会议

服务公司预约,明确提出自己的要

求,并提前将下列内容告诉电信服

务公司：（会议日期、会议起止时

间、会议参加人数、与会者的电话

号码、主持人姓名等。3会议程序、

议程及其他材料必须提前寄给与

会者，以便他们有时间准备会议讨

论）4远程会议筹备方案中要有专

人负责检查远程会议设备是否齐

全和正常摆放是否符合要求

会务机构分工的要求：会务机构分

工主要指定会议组织部门和人员

落实.会务机构的各部门需明确各

息的任务和要求.具体要求:1要根

据会议的规模和类型组织人员队

伍2会务机构要分工明确、责任到

人3加强协调，定期沟通

会议筹备方案的制定程序1组建

会议筹备委员会 2分成筹备小组

3形成筹备方案 4领导审核方案

检查会务筹备情况检查内容：会议

准备是否充分、会议期间能否排除

各种干扰、环境条件与用品准备、

文件材料的准备情况、会场布置情

况的检查、会议保卫工作检查以及

其他。

方法 1听取会议筹备人员的汇报

（听取汇报的领导加强前期调查；

对汇报材料的准备要侧重困难和

问题；汇报时间正当；对薄弱环节

及时调整加强）2会前现场检查:

确保所有事项条理清晰；注意气

味；树立入场登记台；佩戴徽章名

牌；准备接待休息室. 检查结果

的形式:书面.口头.协调会

检查会议筹备情况的工作程序:

开会检查的程序1会议筹备机构

对会议准备情况进行自我检查 2

会议领导小组确定汇报会的时间

和地点并发出协调会通知 3召开

协调会并在会上现场解决问题 4

汇报会后对检查中发现的问题予

以催办和落实.现场检查的程序1

指定现场检查的路线和确定现场

检查的重点并通知有关筹备部门

2制作检查单，以便记录和汇总3

按照既定的检查重点逐一现场核

对并明确记录4对未达要求的整

理出整改和修订意见并予以纠正

※新闻发布会的注意事项1确定

新闻主题，选择发布良机2挑选媒

介单位、落实宴请范围3确定会议

主持人，精选发人4处理好应回避

的问题制定各种应变措施

※庆典活动组织工作重点 1.前期

调查研究 2.精心策划准备 3.选择

最佳时机4.邀请嘉宾光临5编排

活动程序6 安排其他活动7善后

工作处理

对检查所发现问题的纠正1首先

分析问题的性质和范围确定其对

会议的质量的影响程度 2找出产

生问题的原因寻找解决问题的方

法3在人财物方面为纠正偏差做

好相应准备4责任到人抓紧落实

将纠正结果通报

会议文件审核内容与工作程序:

内容：1审核会议文件的准确性和

完整性2具体内容（审核会议文件

与会议主题的关系，审核会议文件

是否存在与国家和组织的方针、政

策、法规相冲突的内容，审核会议

内容是否经过调查研究、是否与实

际相符，提交会议讨论的文件是否

进行了会商，审核会议文件是否做

到了中心突出、观点明确、条理分

明、事实准确）

工作程序1起草该文件的秘书就

内容进行自审 2主观秘书进行

初审 3如内容涉及部门较多，要

进行会审 4审核修改后主要领导

或主管领导进行终审

与领导沟通有关会议事宜1原则：

时间性原则、及时性原则、全面性

原则。2方法:定期向领导提交书

面报告；有会议负责人定期向领导

口头汇报；领导亲自参加会议，其

他途径3程序：明确会议目标：明

确会议领导与各小组的任务；明确

会议涉及范围；会议工作所要求的

质量标准；会议要达到的阶段性目

标；制定目标时留出意外情况时

间；明确沟通会议有关事宜的方法

和途径：确定沟通的时间地点与会

人员；检查沟通所用各类文件资

料；向领导汇报会议筹备情况和进

展；听取领导指示；将记录送给领

导。注意事项 1对领导的指

示和双方讨论的结果尽快落实部

署2坚持与会议主管领导保持定

期沟通并将落实情况及时向领导

反馈3在会前会中会后不同时期

沟通中要突出各自的重点

会议应急方案的内容

1.会议中可能出现的问题：人员问

题场地设备资料健康与安全

与会者情绪与会者返程行为 2.

明确问题出现时负责解决的会议

工作人员 3.处理会议突发事件的

方法：同上

会议应急方案的工作程序：1预测

情况 2准备应对备选方案3讨论

会议紧急情况 4确定会议应急方

案注意事项：住宿安排要妥善、

餐饮服务要周到、医疗卫生工作要

有备无患、交通保障应落实到位、

会议通讯服务力求标准稳定可靠

迅速、娱乐生活要丰富多彩、会议

值班要制度健全，人员要坚守岗位

提示会议按计划进行：原则：认

真倾听，最少限度打断谈话；树立

自信心，确信自己能对任何冲突产

生积极影响；消除交流障碍；强调

问题；使用精湛的人际交流技巧。

工作程序1了解议题和议程2准时

宣布开会3有效引导议题（会议

开始前明确开始和结束的时间保

证及时开会散会；议题开始前，规

定讨论范围并保证平等发言；议题

结束后简单总结并宣布结束。）

会议经费的监督方法：报告和会

议、授权与自我控制、质量、损益

平衡表、比率分析、审核时要逐项

细审。会议经费使用的程序:1申

请经费2主管领导审批3财务部审