照片档案的收集整理与保管

（一）照片档案归档范围


1、机关单位：
（1）记录本单位重要会议、主要职能活动 和重要工作成果的照片 （2）领导人和著名人物参加与本单位、本 地区有关的重大公务活动照片 （3）本单位组织或参加重要外事活动的照 片 （4）记录本单位、本地区重大事件、重大 事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的 照片
片。

（四）照片档案的入册
按照片编号顺序将照片放入照片册。 岳阳市目前推荐使用的是定页式照片册 （原来还使用过活页式）。照片入册要按 照照片号顺序（即照片分类、排列顺序） 将照片固定在芯页上。

对于照片册放置不下的大幅照片，不 能折叠或者卷起存放，而要另外存放，但 与同一组照片一起编号。

（五）照片说明的填写
7-9张)、……

例2：按“保管期限”分类时，卷内照片 排列方法为：

永久—2009年度照片(第1-10张)、2010年
度照片(第11-25张)、2011年度照片(第26-27 张)……

30年—2009年度照片(第1-9张)、2010年 度照片(第101-25张)、2011年度照片(第26-27


（2）大幅照片说明
可另纸书写。一组联系密切的照 片中的大幅照片，应随该组照片一同
在册内编号，填写单张照片说明，并
注明存放位置。

2、组合照片说明的填写 一组（若干张）联系密切（如同一会议、同 一领导人视察、同一工程、同一文艺演出等）的 照片按顺序排列后，可拟写组合照片说明，其单 张照片说明可以从简。 组合照片说明 ：组合照片说明应概括揭示 该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明 的事项。 应在组合照片说明中指出所含照片的起止张 号和数量。如1-9号，共9张。
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说明：
对于照片册放置不下的大幅照片（底 片），可将其放入专用的档案袋或档案盒 中，按照片号顺序排列。如竖直放置，应 首先将照片固定在专用的纸板上，再放入 袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度 不宜超过5㎝。以竖直放置为宜。大幅底 片应在乳剂面垫衬柔软的中性偏碱性纸张 后，放入专用的档案袋或档案盒中。

（八）建立案卷目录 案卷目录项目包括照片号、题名、时
间、保管期限、备注等。

案卷题名的拟制：同文档案卷标题。 应概括案卷内全部照片的基本主题。如
“XX单位获得各类荣誉照片”等等。
三、照片档案的保管



1、要放在专用的档案柜（防磁柜）内，并 要保持适宜的温湿度，一般应控制在温度10℃21℃，相对湿度20%-50%，24小时内温度的周期 变化不应大于±2℃，相对湿度不应大于±5%。 有条件的单位应将照片档案数字化，刻录成光 盘。 2、照片册应竖放，不应堆积平放，以免堆 在下面的照片、底片受压后造成粘连。 3、每隔两年应对照片、底片进行一次抽样 检查，不超过五年进行一次全面检查。

（3）对反映同一内容的若干张照片， 应选择其主要照片归档。 （4）底片、照片、文字说明要齐全。 对无底片的照片应制作翻拍底片，对无照 片的底片应制作照片。
（5）底片和照片的影像必须相符。 （6）对存有真伪疑义的照片应采取措 施进行鉴定。


二、照片档案的整理




按照GB∕T11821—2002《照片档案管理规范》 进行整理。 （一）照片的分类 1、一般情况下，每年形成照片较多的单位， 在全宗内按保管期限—年度—问题分类。 即首先将照片分为永久、30年两类，再将每年度 的照片分到相应的保管期限中，同一年度的照片 再按问题分类。


（7）重大项目检查、验收、评比、评 审时的照片 （8）各类荣誉证书、合格证、奖状 （杯、旗）等照片 （9）先进集体、先进个人、劳动模范 的照片 （10）本单位参加或开展技术操作比 赛、重大文体活动的照片 （11）其他具有保存期价值的照片





（二）收集办法
1、从源头入手，档案工作人员平时 要注意调查了解本机关各项工作活动， 掌握形成照片的准确信息，与照片形成 部门和个人进行充分的沟通，督促他们 及时归档。 2、坚持“以我为主”的原则，即要 以本单位形成并反映本单位职能活动的 内容为拍摄、收集、归档的重点，做到 “你无我有，你有我精”，独具特色。

（三）照片档案归档时间 照片冲洗加工后及时归档。


一般不应跨年度。
（四）照片档案归档要求
（1）对属于归档范围的照片， 摄影者要自觉按照照片归档制度的要 求，在活动结束后及时将手中的照片 加注文字说明，向本单位档案室移交。 任何个人不得据为已有。 （2）凡是本单位组织宣传教育、 重大纪念活动，由电视台等新闻媒体 参与录制的，应及时联系，复制一套 归档保存。
张)……

（三）照片档案的编号 照片号是固定和反映每张照片在全宗 内分类与排列顺序的一组字符代码。

照片档案采用分册编号的方式，编号 格式为：全宗号-保管期限代码-册号-张号。 岳阳市的照片档案“保管期限代码”一般 用“目录号”表示。每个单位档案的目录 号都由本单位根据自己的分类编号办法给 定。具体请参见本单位目录号编排一览表。

（五）填写卷内目录
以一组或一张照片为单位填写卷内目 录。其项目有：照片号、题名、时间、底 片号、页号、备注等项目。

如果是一组照片，照片号可以用连接
符号“～”连起来，如“1～5”。

（六）填写卷内备考表
卷内备考表项目包括：本卷情况说明、 立卷人、检查人、立卷时间。 卷内备考表应放在卷内最后位置。



题名：应简明概括、准确反映照片的基本内 容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。 参见号：是指与本张照片有密切联系的其他 载体档案的档号，如101-4-12（文书档案） 摄影者：一般填写个人，必要时可加写单位 文字说明 ：综合运用事由、时间、地点、 人物、背景等要素，概括揭示照片影像所反映的 全部信息；或仅对题名未及内容作出补充。

本卷情况说明：填写卷内照片（底片） 缺损、补充、移出、销毁等情况。对照片 （底片）立卷以后发生或发现的问题，应 由有关的档案管理人员填写说明，并签名、 标注时间。

（七）填写照片册背脊 照片册册脊的项目包括：全宗号、保
管期限、起止张号、册号。有的地方的照
片册背脊项目包括：全宗号、目录号、册 号（案卷号）、起止张号、年度、保管期 限等。
照片必须填写文字说明，否 则会查找不到。


照片说明分为单张说明和组合
说明。



1、单张照片说明的填写 （1）、单张照片说明的格式及示例如下：

题 名：X市市委书记XXX到市档案局馆调研 照片号：193-7-8-41 参见号：193-1-152-70（文书档案） 时 间：20010405 摄影者：张三 文字说明：2001年4月5日，X市市委书记XXX （左二）在市委常委、市委秘书长XXX（左三） 陪同下，到市档案局馆调研。
后，先将同一问题（同一次活动）的照
片集中，再按时间先后顺序排列。

例1：按“保管期限—年度”分类时， 卷内照片排列方法为：

永久—2010年—岳阳市档案工作会议
(第1-6张)、岳阳市民生档案工作会议 (第
7-9张)、……

永久—2011年—岳阳市档案工作会议 (第1-6张)、岳阳市民生档案工作会议 (第




（5）记录本地区地理概貌、城乡 建设、重点工程、名胜古迹、自然风 光以及民间风俗和著名人物的照片
（6）本单位获得的各类荣誉证书、 奖状（杯、旗）等的照片 （7）获得省级以上先进个人、劳 动模范等奖励的本单位工作人员照片 （8）其他具有保存价值的照片



2、企事业单位 （1）本单位召开的重要会议照片 （2）中央、省、市领导来视察、检 查工作的照片 （3）本单位在生产、建设、科研、 经营等重大活动中形成的照片 （4）本单位工程建设、单位面貌等 照片 （5）产品和重要设备照片 （6）重大事故照片



组联符号：同组中的每一张照片均应在单 张照片说明的左上角或右上角标出组联符号。 组联符号按组依次采用“①”（第一组）、 “②”（第二组）… 例：1--①、2--①、3--①、4、 5、 6-②、7--②、8--② 表示第1、2、3张属于第一 组；第6、7、8属于第二组 组联符号不宜越册。 组合照片说明可放在本组第一张照片的上 方，也可放在本册所有照片之前 。


3、每年形成照片非常少的单位， 在全宗内按保管期限分类，甚至可以
不分类，只按时间顺序排列即可。

分类方案示例如下： 照片档案： 永久
30年

4、跨年度且不可分割的照 片（如积存照片），也可按保
管期限—问题—年度分类 。

（二）照片的排列
在分类方案的最低一级类目内，按 “问题—时间“方式排列。即照片分类




组合照片总说明示例： 题 名： X市市委书记XXX到市档案局馆调研



照片号： 193-7-8-41～44，共4张
参见号 ：193-2010-办公室-永久-7（归档文件）
时
间： 20100405
摄影者： 张三 文字说明：2010年4月5日，X市市委书记XXX （左二）在市委常委、市秘书长XXX（左三）陪 同下，到市档案局馆调研。

照片档案“册号”即照片档案“案卷
号”，指在某一全宗某一保管期限内照片
册的排列顺序编号。每个保管期限内的册
号都从“1”开始编。

张号是照片在册内的排列顺序编号。 每册内的张号都从“1”开始编。

档号示例：
193-7-8-41指的是：193号全宗 （岳阳市档案局），第7号目录（照片

档案永久），第8册（卷），第41张照



分类方案示例如下： 照片档案：永久：2009年：


领导活动类 重要会议类 …… 2010年： 领导活动类 重要会议类 …… 30年：2009年： 领导活动类 重要会议类 …… 2010年： 领导活动类 重要会议类 ……

2、每年形成照片较少的单位，在全宗内按 保管期限—年度分类。 分类方案示例如下： 照片档案： 永久： 2009年 2010年 …… 30年： 2009年 2010年 ……
照片档案的收集 整理与保管
一、照片档案的收集

照片档案的概念：照片档案是指国家机构、 社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止 摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记 录。 照片档案的构成：传统照片由底片、照片和 文字说明材料三部分组成。数码照片没有底片， 但需保存好电子版的照片档案，并且在电子版的 照片上也要加说明。