上海市建设工程竣工档案编制规范

上海市2009 年建设工程竣工档案编制规范目录第一章总则⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯1 第二章验收报送工作程序⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯ 1 第三章建设单位职责⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯ 2 第四章归档文件质量要求⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯ 3 第五章档案整理基本要求⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯ 4 第六章声像档案的归档范围及编制要求⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯ 6 第七章电子档案的编制与报送⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯8附件：1. 建设工程竣工档案归档内容2. 地下管线工程竣工档案归档范围3. 园林工程档案归档内容4. 卷内目录、卷内备考表、卷盒、著录单式样第一章总则一、为规范本市建设工程竣工档案的编制、验收和报送工作，根据《建设工程质量管理条例》《科学技术档案工作条例》、《济南市档案条例》、《城市建设档案管理规定》、《济南市城市建设档案管理规定》及其它相关法律、法规和规定，制定本规定。

二、在本市行政区域范围内的建设工程竣工档案的编制、验收及报送工作应当按照本规定执行。

三、本规定所指的建设工程是指工业、民用建筑工程；市政基础设施工程；公用基础设施工程；交通基础设施工程；园林建设、风景名胜建设工程；市容环境卫生建设设施工程；地下管线工程；城市防洪、抗震、人民防空工程及有关的军事工程。

本规定所指的建设工程竣工档案（以下简称竣工档案）是指建设工程建设活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。

四、建设工程竣工档案包括工程前期准备阶段文件、施工文件、监理文件、竣工图、竣工验收文件、竣工测量资料、声像资料以及相关的管线竣工测量资料。

竣工档案必须真实地反映建设全过程，并按工程建设程序进行编制，达到完整、准确、系统的要求。

五、本市或区（县）城建档案管理机构负责相应的市或区（县）竣工档案的编制、验收及报送的管理工作。

第二章建设工程竣工档案验收报送工作程序一、建设单位在办理建设项目报建手续前，应到市城建档案馆查询施工地段的地下管线档案，并取得该施工地段地下管线现状资料。

在济南市建设项目审批小组办公室总受理窗口办理报建手续时，出具城建档案馆认可的地下管线现状资料，领取《建设工程竣工档案建档报送告知书》。

二、建设单位在办理建设工程施工许可证时，签订《济南市建设工程竣工档案移交合同书》三、建设单位在工程建设过程中接受城建档案馆对工程文件归档、立卷工作的监督、检查和指导，严格管理，按照建设工程竣工档案的归档内容和整理要求，及时收集、整理建设工程从立项到竣工全过程中形成的文件材料，确保竣工档案完整、准确、规范。

四、建设单位在组织工程竣工验收前，必须提请城建档案馆对工程档案进行预验收。

提请预验收时，建设单位应填报由市城建档案馆统一印制的《济南市建设工程档案预验收申请表》以及《房屋建筑工程（项目）级著录单》、《市政基础设施工程（项目）级著录单》、《城市管线工程（项目）级著录单》。

五、建设工程档案预验收合格后，由档案馆出具工程竣工档案认可文件，工程质量监督站对未取得工程竣工档案认可文件的建设工程，不予以办理建设工程竣工备案手续。

六、建设单位在竣工验收备案后三个月内，将包括竣工验收文件在内的全部竣工档案材料，按标准整理一套合格的竣工档案，附档案明细目录一式二份，报送市城建档案馆，由档案馆核发《建设工程档案接收备案单》。

七、建设单位不能在规定时间内移交竣工档案的，必须及时到城建档案馆申明原因，并填写《缓交工程竣工档案情况登记表》。

对逾期未报送竣工档案且未申明原因的建设单位，城建档案馆将按规定予以处罚。

第三章建设单位职责在建设工程文件材料的收集、整理、立卷、验收、移交工作中，建设单位应履行下列职责：一、在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等问题提出明确要求。

二、收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档。

三、负责组织监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作。

四、收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案。

五、在组织工程竣工验收前，应提请城建档案馆对工程档案进行预验收；未取得工程竣工档案认可文件，不得组织工程竣工验收；六、对列入城建档案馆接收范围的工程，工程竣工验收后3 个月内，向城建档案馆报送一套按规定归档、按标准整理符合要求的工程竣工档案。

第四章归档文件质量要求一、归档文件材料应该包括：从建设项目立项开始，直到工程竣工，形成的符合归档内容、有价值的建设工程文件材料。

二、向城建档案馆报送的档案材料应为原件。

工程档案必须同时向其它部门移交报送，其归档材料与城建档案馆收集的归档内容发生冲突的，原件由城建档案馆保存。

城建档案馆提供档案文件材料原件的复制件，并加盖城建档案馆证明专用章，效力等同于原件。

如工程竣工档案原件确实无法报送城建档案馆保管，由城建档案馆将其工程全部竣工档案制作成缩微片，城建档案馆保存缩微片，效力等同于原件。

三、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

四、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

五、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易退色的书写材料，如：红色墨水、纯兰墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

六、工程文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章、手续完备。

七、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4 幅面（297mmх210mm ）。

凡小于A4 幅面的，可由A4 幅面纸以衬托法衬托，大于A4 幅面的应折叠成A4 幅面。

八、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。

计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

九、竣工图的制作要符合国家规范要求，并加盖“竣工图”标志章。

（一）工程施工过程中，完全按图施工，无变动者，可在原施工图上加盖“竣工图”标志章。

（二）在施工过程中有一般性设计变动，能在原施工图上修改补充，且不影响图面质量的，可用碳素墨水笔对变更部位进行扛改或划改。

采用修改施工图作为竣工图的方法时，应当注明变更依据及内容，修改、说明和注记应在适当空白处，不得与原施工图内容重叠，不能破坏原施工图的内容。

如图纸局部变更图应按国家规范绘制，然后附在原图后。

在修改过的施工图上加盖“竣工图”标志章。

（三）凡是工程项目改变施工图结构、工艺平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3 的，应按国家有关规范重新绘制竣工图，加盖“竣工图”标志章。

十、竣工图章的基本内容应包括“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。

竣工图章中所列各项签署者应为第一责任人。

竣工图章尺寸为：50mmх 80mm 。

图例如下：竣工图施工单位编制人审核人技术负责人编制日期监理单位总监现场监理十二、竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。

十三、不同幅面的工程图纸，应采用手风琴式折叠法统一折叠成A4 幅面（297mmх210mm ）,图标栏露在外面。

第五章档案整理的基本要求一、立卷的原则、方法和卷内文件排列（一）立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

（二）一个项目建设工程由多个单位工程组成时，项目级综合文件材料应独立组卷，工程文件按单位工程组卷。

（三）工程文件应按工程准备阶段文件、竣工验收文件、监理文件、施工文件、竣工图顺序排列。

（四）文字材料按事项、专业顺序排列。

同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

图纸材料按建筑结构、给排水、暖、电气设备等专业排列组卷，组卷时应保持各专业材料的相互联系和完整。

同专业图纸按图号顺序排列。

既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

（五）案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。

（六）案卷不宜过厚，一般不超过40mm 。

二、案卷的编目（一）卷内文件均按有书写内容的页面编号。

每卷单独编号，页号从“1开”始。

（二）页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。

折叠后的图纸一律在右下角。

（三）成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。

（四）案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

（五）卷内目录的填写。

卷内目录序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1 依次标注。

责任者：填写文件的直接形成单位和个人。

有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。

文件题名：填写文件标题的全称。

日期：填写文件形成的日期。

页次：填写文件在卷内所排的起始页号。

最后一份文件填写起止页号。

（六）卷内目录排列在卷内首页之前。

（七）卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。

（八）卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。

（九）案卷封面的内容应包括：档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。

（十）案卷题名应简明、准确地提示卷内文件的内容。

案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。

（十一）编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。

（十二）起止日期应填写案卷内文件形成的起止日期。

（十三）卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用70g 以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4 幅面。

三、案卷装订、装具（一）文字材料必须装订。

装订应采用线绳三孔左侧装订法，一般距左侧20mm ，装订线不得压字，要整齐、牢固、便于保管和利用。

文字材料每卷不得超过30mm ；图纸单独立卷，一律不装订，每卷厚度可分为20mm 、30mm 、40mm ；既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。

（二）装订时必须剔除金属物。

（三）卷盒的外表尺寸为310mmх220mm ，厚度分别为20mm 、30mm 、40mm.（四）卷夹的外表尺寸为310mmх 220mm ，厚度为20-30mm 。

（五）卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。

（六）案卷脊背的内容包括档号、案卷题名。

第六章声像档案归档内容及技术规范一、声像档案的归档范围在我市行政区域内，新建、改建、扩建的体量在3000 平方米以上的单体建筑、成片改造及新建小区、城市规划区内市政基础设施及管线敷设、重点工程等均应向济南市城建档案馆报送一套完整的声像档案。

总投资在五千万元人民币以下的工程项目，报送工程照片档案；总投资在五千万元（含五千万元）人民币以上的工程项目，除报送工程照片档案外，还应当报送专业级录像档案。