加强学校档案信息化管理措施论文

加强学校档案信息化管理的措施

摘要：档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务，使档案管理模式从过去的以档案实体保管为重点向以档案实体这种主要形式向社会提供服务

为重点的转变过程。

关键词：学校；档案管理；信息化

中图分类号：g27 文献标识码：a

文章编号：1009-0118（2012）04-0124-02

随着信息时代的到来，信息化已成为当今世界发展的必然趋势，学校档案资源的信息化、规范化、社会化是社会进步的必然要求。学校档案资源信息化要以档案信息资源建设为核心，以信息技术在学校工作领域的应用为基础，以档案信息资源的社会共享为目标。加强档案信息化管理是加快学校档案现代化的客观要求，也是学校提高档案服务水平的必由之路。

一、档案信息化的定义

所谓档案管理信息化狭义理解是使有现实开发价值的档案内容数字化、传递网络化，不仅要发挥档案的凭证作用，更要注重发挥档案信息的功能。依据《全国档案信息化建设实施纲要》提出的全国档案信息化建设的目标和主要任务，在学校信息化改革中要本着统筹规划，统一标准，分级建设，安全保密的原则，加强档案信息化基础设施，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动档

案管理的数字和数据库建设。档案信息化建设具有广泛的内容，它包括了档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息化人才队伍的建设以及促进档案信息资源开发利用的政策。因此，不能简单地把各类档案的数字化、档案信息网络的建设等同于档案信息化建设，而应从多方面入手促进信息化建设。

二、档案信息化管理存在的不足

（一）档案信息化建设认识不足

1、从学校领导到教职工，甚至从事档案管理的工作人员对学校档案管理工作在思想上不够重视。一些学校领导片面地把精力和眼光投入到学校的经济效益和教学管理上，对学校档案管理工作关心甚少，支持不够；

2、一些人没有正确认识档案信息化建设的内涵，错误地认为信息化即单纯的数字化。数字档案馆虽然极大地拓展了传统档案馆的发展空间，补充、深化和发展了传统档案馆的职能，但是，档案管理信息化并不意味着能抛开过去的一切，多元化的管理方式才是传统和现代的正确结合。

（二）档案管理信息化的标准化建设有待加强

在我国，档案管理信息化的标准化建设还相对处于较低水平，档案信息的服务能力和共享性较差。一是由于学校在档案信息化建设方面有较大的随意性和分散性。我国的高校档案信息化建设缺乏统筹规划，行政主管部门之间缺少协调，多头管理，各有政策，造成了管理标准化的障碍。二是由于档案自身的复杂性造成了在管理

细节上，学校因工作需要建立的各个机构之间缺乏有效的协调机制。各机构之间各自为政，数据结构形式不一，通用性低。三是由于应用技术系统不断更新、换代和标准不断变化加大了档案管理信息化建设的难度。

（三）档案管理信息化人员素质有待提高

档案管理信息化飞速发展，必然对档案工作人员提出更高的要求。然而目前大部分学校在档案管理信息化人才队伍的建设上力度不够。在档案管理人员配置上，目前很多学校没有规范的章程和标准，工作人员偏少。一些学校甚至没有配备专门的档案管理人员，由从事其他工作的教职工兼管档案。在人员素质上，为数不少的学校通过内部调剂来补充档案人员，这些人员大多数是“半路出家”，没有系统的档案管理知识结构，没有接受过岗前培训，也很少有进修学习档案管理专业知识的机会。在人才结构上，既具备专业的档案管理知识，又能够熟练掌握计算机应用基础知识、网络技术知识、现代管理技术的综合型人才所占比例偏低。

三、加强档案信息化管理的措施

（一）面向未来，提高认识

大力宣传档案管理信息化建设的重要性，转变观念，积极为信息化建设提供服务。

1、领导要进一步重视档案信息化工作，档案工作人员也要主动积极地向领导汇报档案信息化建设的现状和问题，宣传学校档案的重要性，争取得到领导的支持，把档案管理工作纳入学校的发展规

划。加大对档案管理工作的投入力度，改善档案管理工作的环境。同时，增强广大师生的档案意识，利用各种各样的方式和途径宣传档案，介绍档案和档案法规，从而扩大档案工作的影响力。

2、要切实加强信息化基础设施的建设，配置计算机设备和信息采集设备；遵循“规范、先进、实用”的原则选择符合档案部门实际工作需要的档案管理软件，建起网络管理系统保证网络支持，以满足信息化建设的需要。

（二）统筹发展，规范标准

推进规范化标准的制定和执行，加强相关法制建设，实现档案信息资源共享。在档案管理系统建设中常常遇到过分强调本单位特殊性，管理方式不可更改的情况。这种无视标准化、拒绝采用标准的观念极其有害。档案信息化建设必须加强标准建设。具体措施有：

1、宏观调控。档案行政管理部门要立足于大局和长远的发展，在已有档案信息资源管理标准和规范的基础上，进一步完善档案信息化标准规范体系的建设并加强监督和指导，使档案信息化建设有章可循，这样从宏观上避免了各单位之间的不协调性。

2、内部协调。学校档案部门要积极参与电子校务建设。学校应当在电子校务建设的过程中注意档案关系系统和其他系统之间的

有效衔接，这样既可以方便电子档案信息的收集，也可以借助网络共享为其他部门提供高效率的服务。要达成这样的功能，离不开标准和规范。因此，学校在内部的各部门之间要切实按照国家已经颁布并执行的档案信息建设的标准规范，制定相关的数据编码标准和

数据传递标准等。

（三）着力提高档案标准化、规范化水平

要推进档案管理信息化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。首先，要有统一的上网目录标准。档案信息是一个内容十分丰富，形式极其复杂的信息源。要保证档案管理的规范性和人们轻松、快捷的在网上查档，就必须遵循一定标准。否则，就会影响利用者快速、准确的查阅档案。其次，建立规章制度。学校档案具有保密性。结合中等职业学校校的实际情况，必须建立一个涵盖档案信息资源、计算机全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法体系，如系统运行安全管理制度、电子文件管理制度，重要场所(如机房、库房等)的出入规则等，充分体现档案信息化管理的管理规划、管理方法和质量要求。

（四）提高档案工作者的素质，加强档案信息化人才队伍建设档案人员不应单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者。一个档案管理者必须有较好的基础知识、较高的专业知识及广泛的相关学科知识素养。只有具备一定的适应计算机技术和网络技术发展需要的基本技能，才能处理好档案信息的数字化和网络化，做好网络环境下的档案信息资源的开发。因此，必须大力加强对档案工作者的培训和再教育，普遍提高档案工作者的业务素质和知识水平，使档案工作者尽快了解和掌握新知识、新理论和新技能，不断扩大知识面，及时调整和完善自己的知识结构。同时在熟练掌握档案专业知识外，还要注意教育管理知识、公文写作知