会务工作会后工作要点

. . .. . .会务工作会后工作要点会后工作根据不同的会议类型和组织结构有着不同的要求，有些会议还要进行会议评估，其大致流程如图A所示：1送别与会人员和离会服务1.1致1)感各方对会议的帮助和支持：感与会者的参会，在会议闭幕时，就要集中对与会者表示感；在与会者离去后，还应通过一定的方式（打、发E-mail、寄信、赠送礼品、纪念品）再次对他们表示感，欢迎他们参加以后的会议（如果是系列会议的话）；感会议嘉宾、主持人、发言人、演讲者的与会；感政府有关部门的支持；感协办单位、赞助单位的支持；感其他单位或其他个人的支持。

2) 感会议工作人员的辛勤工作在会议结束的时候，应该对会议工作人员进行慰劳和感。

感的方式有：召开庆功宴会；发放会议补贴（会议预算应该有会议补贴这一项，在会议结束时，根据工作量的大小和工作质量的高低以及责任以及责任的轻重，给每位工作人员发放一定的现金作办为对大家为会议辛劳工作的补贴，使大家的辛劳能够得到物质上的安慰）；赠送会礼品。

1.2引导与会人员安全退场1)引导与会者退场：打开会议厅所有出口；先引导与会领导退场；若会场有多余通道，与会领导与其余人员应各行其道。

2)引导车辆驶离：会前应该做好泊车安排；尽量划区停车；领导车辆先行驶离；其他车辆按顺序依次驶离。

1.3离会服务离会服务工作主要包括以下几个方面的容：1)同与会人员清理结算账目会议一结束，会议的主办方就要安排同与会者结算会务费用，同时向缴费者提供相关发票。

结算的费用种类基本一致为：交通费用、住宿费用、会议费用，等。

一般来说会议费用的承担方式有以下3种：①由主办方承担全部费用的会议。

结算程序相对复杂，在发会议邀请函的时候就要做好准备，会议回执项目要设置齐全，并要求与会者准确填写个人信息，以免非参会人员参会，增加会议负担。

之后，会议主办方就可以按参会人数准备资金。

②主办方负担会务费，其他费用参会人员自理。

其他费用一般包括住宿费、交通费、餐饮费、旅游观光费。

有的会议旅游参观费也是主办方承担，一般来说与会单位之报销交通费和住宿费，其他不予报销。

一般会议组织者将餐饮费和住宿费一起计算，开具一发票。

会务组要在与会者离会前开好发票，或嘱咐与会者离会前去酒店前台结清账目开好发票。

③所有费用由与会者担负的会议。

这种会议一般由会议公司承办，会议组织者要为与会者开具以下发票：会务费，可报道时开具，也可先开收据；住宿费，一般先开收据，与会者离会时去酒店换取正式发票。

2)提醒与会者归还自己参会所借用物品，并确保自己不遗失物品。

3)发放回城票，安排送站人员一般与会代表报到时，请他们登记回程日期和回程车票；根据登记日期会务人员应提前联系订票机构订票；发放回程票的时间应该根据与会代表所定回程票的时间而定。

送站是会务组织方为与会人员所做的最后一环，也是展现会务组织方美好形象的重要一环。

会务组根据与会人员的职位、身份、年龄和身体状况及车辆承载能力，安排合适的人员和车辆送站。

如果是身份高的与会贵宾，则应由主办方领导亲自送站。

4)了解自带车辆、人员的返回日程，路线和油耗情况提前选定路线，给车辆加好油，并处理好特殊情况；要有危机预防意识，提醒安全驾驶，做好回访，确保安全回程。

万一出现突发事故，请示领导帮助解决问题。

5)做好暂留与会者的住宿和膳食安排暂留人员中有一部分可能是外地人员，有购物和旅游的需求，会务组织方，应尽力协助其满足需求；对于一些特殊要求请示领导后，尽量满足。

2会场清理与会费结算2.1会场清理2.1.1会场用具清理1)若是在本单位会议室开会，会务人员只需将会标、桌牌等针对本次会议的相关标志撤走，并恢复会议室原貌即可。

2)若是租赁会议室，那么清理工作就会更为复杂。

还清借用、租用的设备，如因特殊情况不能归还，应入库并交由专人保管；撤走会场的临时性布置，包括会标、彩旗、绿植等；清点会议用品、用具，能再次使用的归库管理；一次性用具和用品进行销毁；将会场中搬动过的桌椅恢复原样，并将地面、门窗清扫或擦洗干净；撤走会场外的会议标志如通知牌、方向标等；通知配电人员切断会场不再使用的电源，并通知服务人员关闭会场。

2.1.2会议文件清理会议文件的清理主要涉及文件的收集、整理、归档和销毁，这点将在下面的章节详细介绍。

2.2会费结算在会议的组织过程中，有多项费用需要等到会议结束才能进行结算和支付，如场地租赁费、设备租赁费和劳务费等。

会费结算时应当做到账款两清，准确无误；将相关票据、合同和账目妥善保管，防止混乱和丢失。

1)住宿费、会场租赁费等费用结算会议结束后，秘书应当及时同会场出租方结清会议的各项费用，主要包括会议室租赁费、设备使用费和会议期间的其他费用。

如果会议组织方承担所有费用，那么会议秘书要及时同酒店结清住宿费，并开具好发票，以便回单位进行财务决算。

需要注意的是，住宿费不包括使用房间的长途、客房酒吧、在酒店签单等费用。

会议主办方所收取的费用一般也不包括这些费用。

会务人员可以事先同与会人员交代清楚或让酒店撤掉这些服务。

2)和单位财务部门的决算预算经过领导审批过后，会务人员就可以到财务部门预支会务经费；会议结束后会务工作人员应该用财务人员，按会议预算计划，进行会议开支的财务决算；如果超出预算计划，需要说明充分的理由，才能够进行报销。

3会议纪要撰写会议纪要撰写的一般流程如图4-1所示：3.1会议纪要的概念和特点3.1.1概念会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文，是会议议定事项和重要精神，并要求有关单位执行的一种文体。

有的需要下发执行的会议纪要，可以“通知”形式发出。

3.1.2特点1)容的纪实性。

会议纪要如实地反映会议容，它不能离开会议实际搞再创作，不能搞人为的拔高、深化和填平补齐。

否则，就会失去其容的客观真实性，违反纪实的要求。

2)表达的要点性。

会议纪要是依据会议情况综合而成的。

撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。

重点应放在介绍会议成果，而不是叙述会议的过程，切忌记流水帐。

3)称谓的特殊性。

会议纪要一般采用第三人称写法。

由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向，常以“会议”作为表述主体，“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等就是称谓特殊性的表现。

3.2会议纪要格式会议纪要通常由标题、正文、主送、抄送单位构成。

标题有两种情况，一是会议名称加纪要，如《全国农村工作会议纪要》。

二是召开会议的机关加容加纪要，如《省经贸委关于企业扭亏会议纪要》。

会议纪要正文一般由两部分组成：1)会议概况。

主要包括会议时间、地点、名称、主持人，与会人员，基本议程。

2)会议的精神和议定事项。

常务会、办公会、日常工作例会的纪要，一般包括会议容、议定事项，有的还可概述议定事项的意义。

工作会议、专业会议和座谈会的纪要，往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。

3.3会议纪要的三种写法根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下几种写法：1)集中概述法。

这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。

这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。

如果会议的议题较多，可分条列述。

2)分项叙述法。

召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。

这种写法侧重于横向分析阐述，容相对全面，问题也说得比较细，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述。

这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。

3)发言提要法。

这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同容，分别加以阐述说明。

这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。

某些根据上级机关布置，需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法。

3.4有效撰写会议纪要3.4.1注意事项1)要突出中心。

2)注意吸收正确意见。

3)要条理化、理论化。

4)要忠于会议的实际容。

5)要认真做好会议记录，详尽地占有材料；并且要认真研究会议的精神，以便对材料正确取舍，合理删减。

3.4.2纪要要点1)行文风格：通过多次参会并观察领导针对不同事务的处理态度与方法，总结出领导的行为风格与个人偏好，使纪要成为“领导的声音”。

例如，领导倾向于执行力第一的狼性文化，会议纪要中就要善于使用“确保完成”“切实落地”“敢想敢干”等词汇对各项任务的执行力度加以强调。

2)在逻辑：逻辑问题主要分为两种情况：A.事先为领导准备了讲话材料，领导也完全按照材料思路布置工作，只需根据材料对纪要进行完善；B.事先没有总结讲话材料，领导根据员工汇报与各部门意见，综合考虑后给予工作布置，这也是出现较多的情况，此时领导有大致思路，但是可能存在相同事项重复说、换角度说，不同事项杂糅、逻辑词混用等情况，此时需要纪要员对公司业务有一定了解，并且事先对会议材料进行过预热，才能梳理领导的思路。

例如，有些领导在时间充裕的情况下，会使用总-分-总的结构进行工作布置，并且还会大量引经据典，甚至会提及如何做人等议程以外的话题，这时就需要对领导传递的信息进行过滤，抓住主要逻辑脉络。

3)主次分明：总经理主持的会议大多为公司层级会议，由各部门共同参与，因而会议纪要侧重宏观工作布置，强调高度与方向；而部门会议、项目会议则往往以某一议题为主，侧重对领导安排的细化与分解，强调可控与执行。

因此，对会议层级与规模的知悉是区分纪要容取舍的前提。

例如，在总经理的会议纪要中，往往需要对各部门的质询、项目反馈的过程进行弱化，而将重点放在总经理的最终讲话上。

领导可能会对某部门的意见表示赞同，也可能在某部门提出看似合理的意见之后不置可否，该选择那些容写入纪要，则是纪要员长久积累之后的微妙考量。

4)合理取舍：“未经叙述的事情从未发生”，纪要的本质也正是如此，会议中并不是所有结论都适合写入纪要，有的决议只能让参会人心领神会而不宜记录，有的则是这需要记录员对会场的利益关系、人际关系进行权衡后进行取舍。

例如，子公司提出与母公司不同的经营方针，子公司表示要在各个同级公司中拉开差距等等言辞就不合适出现在作为凭证的会议纪要中。

5)特殊情况：上市公司具有独立性，在资产、人员、业务等方面均需不受第三方平台的管控，因而在某一上市公司的纪要中不应出现另一上市公司的字样。

例如，当所在公司为上市公司，并且与并列上市平台存在不可避免的业务往来，或是受到第三方管控，此时就需在纪要中注意措辞，保持独立与合规。

6)纪要之外：会议纪要虽然是一项与纯文字的工作，但是作为职场人，尤其在国企这样人际关系占据重要地位的环境中，要认识到会议纪要的工作并不存在不可替代性，因而更重要的是与领导、直接上级的沟通和交流，在日常的工作中加深了解，明确他们的想法和习惯，懂得他们的拳法和套路，那也同样重要。