行政人员素质测评

行政人员素质测评第一节行政人员素质测评指标和测评方法一、行政人员基本素质构成（一）生理素质从生理素质方面来说，行政人员除了应具备良好的体质和旺盛的精力之外，还应在年龄、身高、视力、听力等个人身体条件方面达到一定的要求。

（二）心理素质1．个人能力行政人员的个人能力是影响其工作效率的基本心理素质，具体体现在以下两个方面。

(1) –般能力倾向行政人员应具备较好的行政职业能力，包括数量关系能力、常识判断能力、判断推理能力、言语理解与表达能力、资料分析能力等。

(2)特殊能力倾向首先，文书能力倾向即知觉速度与准确性是行政人员的必备能力之一。

其次，创新能力对行政人员工作效能的提高也很重要。

2．人格特征行政人员的人格特征主要体现在职业道德、职业兴趣、个性倾向三个方面。

(1)职业道德行政人员应忠于职守、恪守信用、严守秘密、善于合作、文明礼貌，并能够实事求是。

(2)职业兴趣职业兴趣倾向也会影响行政人员的工作效率。

以霍兰德职兴趣为例，行政人员的职业兴应倾向于常规型，顺从、谨慎、稳重、关注细节，喜欢从事稳定、系统、有秩序、有条理的工作。

(3)个性倾向行政人员的性格倾向应是内外向相结合，既活泼开朗又沉着冷静、既敏锐大胆又谨慎细心、既自信热情又自制勤奋。

（三）知识素质1．专业知识行政人员应掌握的专业知识包括行政管理知识、秘书学知识、公文写作知识、文书档案知识、会务及人际关系知识等，还应包括行政人员所在部门的具体岗位方面的专业知识。

2．相关辅助知识行政人员应对政治、哲学、语文、外语、数学、管理、统计、法律等各学科的知识都有一定程度的了解，甚至还包括历史、地理、艺术修养类知识。

3．专业技能知识行政人员还应具备熟练的专业技能才能胜任工作岗位，具体包括速记、打字、写作、文档编辑、归档、统计、办公自动，化等技能，有的高级行政人员还需具备驾驶技能。

二、确定行政人员素质测评要素根据行政人员的基本素质构成，可以分析如表9-1所列的测评要素。

表9-1 行政人员素质测评通用要素一览表三、选择行政人员素质测评方法行政人员素质测评方法可以分别从生理、心理、知识素质三个角度来考虑。

表9-2列出了行政人员素质测评通用的方法。

第二节行政人员素质测评行政人员一般包括行政秘书、前台文秘、文员、档案管理员等相关人员，主要从事一些文书、服务、协调及监督类的工作。

不同的行政岗位，其具体的岗位职责不同，要求行政人员应具备的素质水平也不同。

一、行政人员工作分析（一）分析行政人员的工作职责1．行政秘书工作职责政秘书的主要职责是协助管理人员的工作，保证企业业务的良好运转；负责协助企业形象维护与公关活动；负责企业文化建设；负责出差管理和印章管理。

其主要工作内容如表9-3所示。

2．前台文秘的工作职责前台文秘主要负责来客接待、企业总机管理、资料库管理等相关工作，其具体工作内容如表9-4所示。

3．行政文员工作职责行政文员负责处理办公室内的一些日常例行工作，如档案资料的整理与保管、传真文件的收发与登记、文件复印与打印管理、打字记录、校对核对、装订函件、通知联络等相关工作。

表9-5列出了行政文员的主要工作内容。

表9-5 行政文员工作职责一览表（二）分析行政人员的任职资格1．行政秘书的任职资格根据行政秘书的主要工作职责，表9-6列出了行政秘书主要的任职资格。

2．前台文秘的任职资格根据前台文秘的工作职责，其任职资格如表9-7所示。

表9-7 前台文秘的任职资格一览表3．行政文员的任职资格根据行政文员的基本工作职责，其基本素质和技能应达到如下六项要求。

第一，工作主动、细致、热情，具有优质服务的观念和强烈的工作责任感。

第二，具有一定的协调能力。

第三，工作中具备较强的保密意识。

第四，具有较宽的知识面，具备较强的学习能力和表达能力，能从事基本的文书工作。

第五，了解公司产品的基本知识及部门具体业务所要求的基本技术知识。

第六，熟悉通用办公设备的使用及简单维护，精通常用办公软件的使用和基本的电脑操作与维护。

中英文打字不少于80字／分钟。

（三）行政人员测评要素的构成根据对行政人员基本素质构成及任职资格的分析，可得出各类行政人员的测评要素，如表9-8所示。

二、基于招聘目的的行政秘书素质测评方案XX公司营销部方经理的行政秘书赵小姐升任总经理的行政助理，因此营销部经理的行政秘书职位就出现了空缺，需要招聘一位新的行政秘书接替赵小姐的工作。

公司人力资源部王经理通过各种渠道刊登了招聘广告，很快收到了18份简历。

王经理通过分析每份简历，挑选了合适的12人进行电话访谈。

访谈是用英语进行的，淘汰了五位英语能力较差的应聘者，另有两人已获得其他公司的聘用，这样，只剩下五人获得了进一步的甄选资格。

从这五人的简历和前次电话访谈来看，她们的能力比较相当。

王经理该如何从她们当中选一人呢？一、组建素质测评工作小组王经理的首要工作就是组建此次素质测评的工作小组。

经过挑选，王经理选择营销部方经理、晋升的赵小姐、人力资源部招聘主管费先生三人与自己组成测评小组，负责确定素质要素、评估打分、实施素质测评、撰写测评报告等具体事项。

二、建立行政秘书测评指标体系（一）初步确定行政秘书的胜任素质首先，通过分析行政秘书的工作职责和任职资格，制定“秘书人员行为事件访谈表”（表9-9），对公司在职秘书进行访谈，以收集行政秘书人员的胜任素质。

表9-9 秘书人员行为事件访谈表其次，整理行为面谈记录，并将面谈结果进行编辑，初步确定出行政秘书人员的胜任素质。

表9-10即为经过编辑后初步确定的行政秘书胜任素质一览表。

表9-10 初步确定的行政秘书胜任素质一览表（二）调查素质要素的重要程度，确定最终测评要素首先，四位测评人员根据各个要素对行政秘书胜任岗位的重要程度，在“行政秘书素质测评要素重要程度评分表”（如表9-11所示）上对其独立评分。

表9-11 行政秘书素质测评要素重要程度评分表表，以便计算每个要素的平均得分（如表9-12所示）。

接着，将这些要素的得分排序，取前12项要素作为此次行政秘书素质测评的要素，并对每个要进行简单的解释，对其行为表现进行高分标准定义，以便于施测时对被测人员的表现进行评价。

最后，根据汇总表中的得分计算这12项要素的权重，最终确立行政秘书的素质测评指标体系表（如表9-13所示）。

表9-13 行政秘书素质测评指标体系注：表中“平均得分”一列的数字源于表9-12；“权重”一列的数字源于加权平均法的计算结果，即用每个要素的得分与所有要素得分之和相除所得。

三、选择测评方法，编制测评工具（一）选择测评方法根据上述具体测评要素的特点，并综合考虑各种测评方法的优劣，王经理决定运用实际操作测试、文书能力测试及面试法来实施测评。

这三种方法与测评要素的对应关系如表9-14所示。

（二）编写文书能力测试题文书能力属于速度测试，而非难度测试，是由一系列的字符、数字等视觉符号构成，主要题型有词表对照，字符替換，字符核对（定位），数字核对（定位），字符置换、计算与区间核对，字符双向替换，同符查找这七种。

1．词表对照要求被试人员将题目中的五个词与词表中的词进行对照，找出被包含在词表中的词的个数。

例如：例题的答案是两个，“开采”和“主要”这两个词被包含在词表中。

2．字符替换要求被试人员根据由简单汉字、阿拉伯数字与英文字母组成的对应表，将给出的汉字替换成数字和字母的形式。

例如：根据下表写出汉字组合“平之义王上”的对应形式。

3．字符核对（定位）要求被试人员根据已有的表格将字母组合定位。

例如：在下表中分别找出“ECGA”、“CGAE”、“GECA”的位置。

例题的答案依次是“乙[2]”、“丙[3]”、“丙[1]”。

4．数字核对（定位）要求被试人员根据已有的表格将数字定位。

例如：例题的答案依次是“B [4]”、“A[3]”、“B [1]”、“B[3]”。

5．字符置换、计算与区间核对先给出两种表格，表a是被横竖两条直线分割成的九个区域，每个区域内有一个数字；表b给出的是数字区间的划分。

要求被试人员根据表a，将给出的区域符号中的数字相加，将得到的数字与表b核对，找出的区间标号即为答案。

例如：（1）（2）例题(1)所示的三个区域符号代表的数字分别是4、5、7，三个数的和为16，其在表b中所属区间为[3]，所以答案为3；依此法，例题(2)的答案为2。

6．字符双向替换给出的字符表中是上下对应的两排汉字、数字与英文字母，对应的一组字符可以互相替换。

要求被测人员根据此表，判断给出的两组字符之间相对应的正确数目。

例如：根据下表判断“木4太S”与“9毛尺8”相对应的正确数目。

两组字符中只有“4—毛”、“太—尺”替换准确，所有答案为2组。

7．同符查找要求被试人员找出这两组字符中相同字符的个数，“个数”即为正确答案。

例如：找出下列两组字符中相同字符的个数：(1)太开Y天——开人Y大；(2)木ERT——本DEW。

例题(1)中只有“开”、“Y”两个字母相同，例题(2)中只有“E”相同，所以上述两题的答案依次为2和1。

（三）编制面试提纲针对测评要素设计相应的面试提纲，以便有针对性地观察被测人员的素质水平。

面试提纲如表9-15所示。

表9-15 行政秘书素质测评面试提纲四、实施行政秘书素质测评此次行政秘书素质测评分两部分开展。

第一部分为实际操作测试和文书能力测试，第二部分为面试。

（一）实际操作测试和文书能力测试首先，组织所有的应聘人员参加实际操作测试，考查办公软件的运用能力、文档处理的熟练程度、打字速度，以及将速记的内容转成相应的文件的能力。

其次，组织应聘人员参加文书能力测试。

王经理宣布完测试指导语和注意事项后，即可开始测试。

这两个测试均在电脑上操作，其评分过程比较客观、公正。

（二）面试及评分面试的过程由人力资源部王经理主持，所有测评人员可以在“被测人员面试表现评分表”（表9-16）上进行简单的记录，以备评分参考。

在条件允许的情况下，可以将面试的过程用摄像机录下来，以备评分时讨论用。

待五位被测人员的面试评分表都收齐后，统计所有测评人员分别对被测人员A、B、C、D、E的评分，并将所得的分数一一填入“被测人员测评成绩汇总表”（表9-17），这样既方便比较单项能力，也方便比较综合能力。

例如，被测A在“举止仪表”这一要素上得分分别是90分、88分、82分、80分，求算术平均数得85分，因此被测A在“举止仪表”上的最终得分为85分，将其填入表9-17中。

从综合得分来看，被测C得分最高，是此次招聘中的最合适人选。

但是从各个要素的得分来看，被测C的言语理解与表达能力、协调能力两方面的得分依次是78.5分和77.4分，说明其在这两方面的水平有待提高，在入职成长期间需要接受有针对性的培训和训练，以便更快地适应营销部的行政秘书工作。

六、跟踪素质测评结果被测C入职后，人力资源部王经理委托方经理继续观察其在工作中的表现，评估其素质水平和相应的能力是否符合素质测评结果，以便进一步修正测评指标体系、改进测评技术，从而提高本公司人员素质测评工作的质量和水平。