WORD和EXCEL教程

6.插入超链接 在Word文档中插入超链接可以实现资源共享。选中要 插入超链接的文本，单击“插入”→“超链接”，弹 出“插入超链接”对话框，在“地址”栏中输入网址 即可。 7.插入脚注、尾注和批注 定位光标插入点，然后单击“插入”→“引 用”→“脚注和尾注”，在出现的“脚注和尾注”对 话框的“插入”栏中选择“脚注”或“尾注”单选框； “插入”后光标定位处出现引用标记，同时在页面的 底端出现注释分隔线；在分隔线下的窗口中输入注释 文本即可。 插入批注与插入脚注尾注的方法类似。定位光标，单 击“插入”→“批注”，在出现的“批注”区输入批 注文本即可。批注插入后，双击批注标记进入批注窗 格，可以修改批注；用鼠标指向批注标记，可联机阅 读批注内容。
4.插入文件 定位插入点，单击“插入”→“文件”，在弹出的“插 入文件”对话框中选择文件的“查找范围”，在文件列 表中双击欲插入文件名，即可在文档中插入保存好的文 件，实现多文档的合并。 5.插入公式 在有关数学内容的文档中有可能需要输入带有特殊符号 的数学公式， Word为此提供了公式编辑器。定位要插 入公式的位置。单击“插入”→“对象”，在弹出的 “对象”对话框中单击“新建”选项卡。选择“对象类 型”列表框中的“ Microsoft 公式 3.0 ”选项，如果 列表框中没有 Microsoft 的公式编辑器，则需进行安 装。单击“确定”按钮，弹出“公式”编辑器。在 “公式”编辑器中选择符号，输入变量和数字，以创建 公式。
2.单文档的多窗口显示 （1）用不同的窗口显示同一文档的不同部分：打开 需要显示的长文档，然后单击“窗口”→“新建窗 口”，这样屏幕上就会产生一个新的窗口 。新旧窗 口显示的是同一个文档（但它们显示在标题栏上的文 件名是不一样的），这时可以用滚动条的方法来让它 们显示同一文档的不同部分。 （2）用同一个窗口不同的子窗口显示同一文档的不 同部分：单击“窗口”→“拆分”，这时鼠标指针变 成一条横线．移动鼠标指针到确定拆分窗口的位置， 单击鼠标左键，当前的窗口就会被拆分为两个子窗口， 可以拖动滚动条让它们显示同一文档的不同部分。如 果要还原到原来一个窗口的状态，则单击“窗 口”→“取消拆分”即可。
4.撤消与恢复：单击“编辑”→“撤消”或单击“常 用”工具栏中的“撤消”按钮。恢复的方法可单击 “编辑”→“恢复”或单击“常用”工具栏的“恢 复”按钮。 5.查找与替换：单击“编辑”→“查找”，在弹出的 “查找”对话框中进行设置。
3.1.4 多文档、多窗口编辑
1.打开多个文档
打开多个文档的方法主要有两种： （1）一个一个地按照打开单个文档； （2）一次打开多个文档：单击“文件”→“打 开”，弹出“打开”对话框；按住<Ctrl>键，用 鼠标依次单击所有要打开的文档；单击“打开” 即可打开所有选中的文档。
打开文档 ：单击“文件”→“打开”，弹出“打开” 对话框；选择“查找范围”和“文件类型”，显示文 件列表，双击文件名即可。 关闭文档：单击“文件”→“关闭”，即可以关闭当 前活动文档。
3.1.3 文档编辑
1.文本的输入：在输入文本内容时，可直接从键盘输入，也可 通过“插入”菜单输入。在Word窗口的编辑区中会出现一 个闪动的光标，这个光标代表的是当前文本输入的位置。 2.文本的选取 ：文本操作时，先要选取欲操作的文本。见书 P81表3.2。 3.文本的复制、移动和删除：文本复制、移动和删除时 （1）复制：单击“编辑”→“复制”，或在选取的文本上单 击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“复制”选项，鼠 标定位至新的位置后，单击“编辑”→“粘贴”即可完成 复制操作 （2）剪切：单击“编辑”→“剪切”，鼠标定位至新的位置 后，单击“编辑”→“粘贴”即可完成文本的移动。 （3）删除：单击“编辑”→“清除”,或按Delete键即可删 除选中的文本。
2. 插入分隔符 分隔符主要包括分页符和分节符。插入分隔符可 以更灵活地设置页面版式，使页面设置与文档内 容有机结合。文档未充满一页面需要分页时，可 以人工插入分页符。定位插入点，单击“插 入”→“分隔符”，在弹出的“分隔符”对话框 中选择“分页符”单选项即可。 如果一篇文档中 需要采用不同的页边距、页面边框或页眉页脚等 格式，就必须插入分节符。单击“插入”→“分 隔符”，在弹出的 “分隔符”对话框中选择“分 节符”，然后进一步选择“分节符类型”即可。
（1）键盘输入方式：用键盘直接输入即可。时间和日
期可以是任意的，不受系统时间的限制，所以也不 会自动更新。 （2）静态方式：将光标移动到要插入时间或日期的位 置，单击“插入”→“日期和时间”，弹出“日期 和时间”对话框。在“可用格式”列表框中选择需 要的日期或时间格式。单击“确定”，当前系统的 日期或时间就会按选定的格式插入到文档中。 （3）自动更新插入方式：是指把日期和时间插入文档 后，日期和时间还会随着系统时间的改变而自动更 新，在打印文档时，打印出的总是当前的日期和时 间，这适用于通知、信函等文档类型。具体的操作 步骤和静态方式类似，不同的是要在“日期和时间” 对话框中选中“自动更新”复选框。
3.页面格式化 （1）页面设置：页面设置主要包括页边距设置、纸张设置、版 式设置等，其中页边距和纸张设置是最重要的，合适的纸张、 合理的页边距将使文档显得更为美观。单击“文件”→“页 面设置”，在弹出的“页面设置”对话框中单击“页边距” 选项卡可设置页边距；在 “页面设置”对话框中单击“纸张” 选项卡可设置纸张大小和类型。 （2）背景：背景显示在页面最底层，合理地运用背景会使文档 活泼明快，使阅读者有一种美的享受。单击“格式”→“背 景”，单击其子菜单。在子菜单中的调色板上单击需要的颜 色块，即可为文档设置该颜色作为背景。 （3）页面边框：单击“格式”→“边框和底纹”，在弹出的 “边框和底纹”对话框中单击“页面边框”选项卡即可。
（4）边框和底纹：当需要对文档中的部分文本或段 落添加边框时，可先选定要添加边框的文本， 单 击“格式”→“边框和底纹”，在弹出“边框和 底纹”对话框中单击“边框”选项卡设置边框； 单击“底纹”选项卡设置底纹。 （5）分栏：分栏排版可以提高文档的阅读速度，也 可以使文档版式生动活泼。选定文本，单击“格 式”→“分栏”，在弹出的“分栏”对话框中选 择“栏”数、各栏“宽度”及栏与栏之间的“间 距”，再选择是否添加“分隔线”即可。
3. 插入文本 文本框是一种可以在其中独立地进行文字输入和 编辑的图形框，在文档中适当地使用文本框，可 以实现一些特殊的编辑功能，它就像一个盛放文 字的容器，可以在页面上定位并调整，利用文本 框还可以重排文字和向图形添加文字。 将光标置于需要插入文本框的文档中，单击“插 入”→“文本框”，将弹出一个子菜单，在子菜 单中选择一种排版方式（如横排），会在文档中 弹出画布。在画布中单击鼠标左键，适当放大所 创建的“文本框”，即可在其中输入文字。右击 文本框边框，在快捷菜单中选择“设置文本框格 式”也可以修饰文本框，如设置阴影、边框、填 充颜色或背景等。
（4）动态效果： Word还可以为文本设置动态效果，以获得文字在 屏幕上的动态显示效果。选定文本后单击“格 式”→“字体”，在弹出的“字体”对话框中单 击“文字效果”选项卡可设置文本的动态效果。 （5）中文版式效果： 单击“格式”→“中文版式”，可以设置如书 P84表3.3所示各种字体效果。
2.段落格式化 段落是文本、图形、对象或其它项目等的集合。 （1）段落对齐、缩进和间距：单击“格式”→“段 落”→“缩进和间距”，在弹出的“段落”对话框中 单击“缩进和间距”选项卡可进行设置。 （2）换行和分页：Word中可以通过控制换行和分页精确 地控制段落格式，在控制换行符和分页符时主要使用 “段落”对话框的“换行和分页”选项卡。 （3）段落格式复制：选取原段落后的回车符，单击“常 用”工具栏中的“格式刷”工具，然后刷过目标段落 的回车符，被刷段落立即采用原段落格式。双击“格 式刷”，原格式可以多次复制，直至再次单击“格式 刷”。
（2）字号和字形：改变字号的目的通常是为了将不 同层次的文字从大小上区分开来。例如，文章中 标题的字号通常要比正文的略大一些，而表格中 的字号要小一些。改变字形可将文字设置为粗体 或斜体。选定文本后单击“格式”→“字体”， 在弹出的“字体”对话框中单击“字体”选项卡 可设置字号和字形。 （3）间距和缩放：Word提供了间距缩放功能，可以 通过此项功能调整文档的外观、提高可读性。选 定文本后单击“格式”→“字体”，在弹出的 “字体”对话框中单击“字符间距”选项卡可设 置间距和缩放。
3.1.2 文档的建立与管理
新建文档：单击“文件”→“新建”后，再单击右边 任务窗格里的“空白文档”命令来创建新的文档。 保存文档：在菜单栏上单击“文件”→“另存为”,在 弹出的“另存为”对话框中设置“保存位置”、“文 件名”，选择“保存类型”为“Word文档”，然后单 击“保存”，即可以新文件名保存文件。如果该文档 已经保存过了，则可直接单击工具栏上的“保存”按 钮。
3.1.5 页面排版 1.字符的格式 字符格式包括字体种类、字符大小、字形、颜色以 及各种修饰效果等，字符格式的编排决定字符在屏 幕上和打印时的显示形式。对一个文档的不同内容 使用不同的字体和字形，可以使文档的层次分明、 结构清晰，让阅读者一目了然，从而便于抓住重点。 （1）字体：在文档中适当地改变字体，可以使文章显 得结构分明、重点突出。选定文本后单击“格 式”→“字体”，在弹出的“字体”对话框中单击 “字体”选项卡可设置中文字体和英文字体。
第3章 中文Office应用
3.1 3.2 3.3 3.4
中文字处理软件 Word 电子表格软件 Excel 演示文稿制作软件 PowerPoint Office中的数据共享与信息交换
3.1 中文字处理软件Word
3.1.1 Word工作界面 3.1.2 文档的建立与管理 3.1.3 文档编辑 3.1.4 多文档、多窗口编辑 3.1.5 页面排版 3.1.6 插入操作 3.1.7 图形与表格操作 3.1.8 长文档处理 3.1.9 常用工具 3.1.10 文档打印
（4）改变文字方向：选定文本，单击“格式”→“文 字方向”，在弹出的 “文字方向”对话框中的“方向” 栏中选择一种合适的竖排格式，在“应用于”下拉列表 框选择“整篇文档”或“插入点之后”即可。 （5）插入页眉和页脚：页眉页脚是文档的辅助信息， 它们通常包含文档的说明、章节名、标题、页数、页码 和日期等等。在文档中，可以用同一个页眉和页脚，也 可以在文档的不同部分使用不同的页眉和页脚。比如在 文档的开头或某一章节的开头用特殊徽标作页眉；奇数 页使用章节名作页眉；偶数页使用文档名或说明作页眉 等。单击“视图”→“页眉和页脚”，可对文档设置页 眉和页脚。
3.1.6 插入操作 1.插入日期、时间和特殊字符 在输入文本时，有时需要输入一些特殊的字符， 如日期、时间和特殊符号等，特殊符号是指键盘 上没有的符号，如㊣、长破折号(一)、省略号 („)或不间断空格等，以及国际通用字符，如 “ě ”和“℃”。向文档中插入日期和时间有三 种方式：键盘直接输入方式、静态方式和自动更 新方式。
3.1.1
Word工作界面
1. Word的工作界面
Word2003的工作界面
2源自文库启动和退出
启动： 方法一：单击“开始”→“所有程序”→“Microsoft Office” →“Microsoft Office Word 2003”。 方法二：在任何窗口中，双击Word文档，都可启动 Word并同时打开所选文档。 退出： 方法一：单击Word窗口标题栏右侧的“关闭”按钮。 方法二：按Alt+F4组合键可以方便地退出Word。
（6）首字下沉 ：设置段落“首字下沉”可以使得 段落内容更加醒目。定位光标，单击“格式”→“首 字下沉”，在弹出的“首字下沉”对话框中选择“位 置”、“字体”、“下沉行数”等属性即可。 （7）项目符号和编号：项目符号指的是提纲式文档 的前导符，如黑点、方块等；项目编号指的是系列性 文本前面的序号。使用项目符号和编号可以使文档结 构清晰，层次分明，使读者易于阅读，便于比较。选 定段落，单击“格式”→“项目符号和编号”，在弹 出“项目符号和编号”对话框中分别单击“项目符号” 或“编号”选项卡即可。