项目合同档案管理操作规程

项目合同档案管理操作规程

1．0 目的

规范各公司及项目合同档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。

2．0 适用范围

适用于各公司及项目合同档案的管理。

3．0 职责

3.1集团法律部负责本规程的组织实施和检查。

3.2各公司及项目合同专管员执行本规程。

3.3各公司及项目合同履行部门协助合同专管员执行本规

程。

4．0 程序要点及标准

4.1合同档案的定义

合同档案，是指公司在从事生产、经营、科技等活动中与自然人、法人或其他组织就设立、变更、终止民事权利义务关系而形成的合同或意向文书、信件、数据电文（包括电报、传真、电子数据交换的电子邮件）等可以有形地表示所载内容归档的所有文字材料。

4.2 合同档案资料包括：

4.2.1有关合同的项目计划文件、可行性报告、项目建议及上级有关批复文件；

4.2.2合同谈判会议纪要；

4.2.3对方营业执照（复印件）、税务登记证（复印件）、法人代表身份证明书、授权委托书、代理人身份证（复印件）以及其他有关文件；

4.2.4合同项目的增减凭证及我方人员的签证；

4.2.5合同纠纷处理的协议书、调解书、仲裁书、判决书；

4.2.6合同履约过程中的催货函、违约通知书和往来函件；

4.2.7合同的变更、解除协议书；

4.2.8其它有关材料。

4.3合同的编号

4.3.1 各公司及项目简称：以公司及项目第一个字识别，但集团公司第一个字有重名的，则以前两个字识别，如华际物业与华麟产业则其简称应为“华际”“华麟”；

4.3.2 部门简称：识别方法同上；

4.3.3 年份编号：引用年份序号——2000、2001、2002……

4.3.4 合同顺序号：采用阿拉伯数字，取3位有效数字——001、002、003……

4.3.5合同编号举例：

X

4.4合同档案的归档要求

4.4.1 合同档案的归档编号与合同编号相一致。

4.4.2每一份履行完毕的合同或不再履行的合同，或长期合同的每一阶段完成，各有关人员应及时将合同资料整理清楚，交承办人整理清楚，然后交法律事务部归档。

合同资料不得随意搁置、销毁、遗失。

4.4.3法律事务部对签订完毕的合同及承办部门所送的有关合同资料，应在五个工作日内审核完毕，确认无误后整理、并按机密程度专门归档。

送交人在移交合同文本及相关文件材料的同时,应附所交资料清单两份，送交人和接收人在资料清单上签名确认，移交清单由送交部门和法律事务部各执一份。

4.4.4法律事务部审核后如发现需统一建档的合同及文件资料有差缺，应立即通知送交人核对、补足，再行归档。

4.5 立卷与编制目录。

4.5.1 立卷：同一份合同的档案集中一个文件夹立卷：

a)为文件夹准备档案标贴纸；

b)在档案纸上打印出标准黑二号字体的档案类别名称，

其格式一般是由合同编号组成；

c)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（或文件夹）左侧

正面距项部3cm位置处，并排列在档案柜中或贴在文件；

d)将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存

放于相应档案盒（或文件夹）内。

4.5.2 编制目录

a)合同专管员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》；

b)每一份档案在归档时，均需将每份档案资料登记在《档

案目录》中。

4.6 合同档案保管期限

4.6.1 合同档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。

4.6.2 各公司及项目应依据合同履行情况及其它有关操作规程，对档案的保存价值进行鉴定并定出相关标准，但一般保存期不得少于合同履行完毕后3年。

4.7 合同档案的保管

4.7.1合同档案保管的工作要求是：

a)便于查阅；

b)保证合同档案的安全；

c)防止合同档案的损坏；

d)采取修复技术，延长合同档案寿命。

4.7.2 合同档案保管的责任部门及人员：

a)合同履行部门；

b)各公司及项目合同专管员。

c)财务部门保存合同文本原件。

4.7.3 档案保管程序：

a)各合同履行部门将合同的相关履行记录等需保管的合

同资料经文书处理程序后，移交给合同专管员；

b)合同专管员根据合同履行档案及移交来的资料在《合同

档案目录》上登记；

c)合同专管员定期将《合同档案目录》输入电脑，以便查

询；

d)合同档案原则上保管原件。

4.8 合同档案均为保密资料，保管人不得向无关人员泄露合同资料或相关内容。

4.9 合同档案的查阅权限

4.9.1 总经理可查阅公司所有的合同档案。

4.9.2 副总经理可查阅分管工作的合同档案。

4.9.3 部门负责人可查阅该部门所有的合同档案。

4.9.4 其他人员根据审批查阅有关合同档案。

公司人员如需借用或复印合同资料，必须持所在公司或部门的负责人书面签章的借用单，并按照资料的秘密程度报有关主管领导批准，否则法律事务部以及总公司（集团）办公室档案室等部门不得办理。

合同借用人必须对需借用的合同资料提交书面说明文书：

a）合同资料的借用用途；

b）合同资料的借用与返还时间；

c）其他须说明的借用情况。

公司的合同资料、合同信息是公司的商业秘密，任何人不得随意泄漏。

4.10 合同档案的查阅/借阅/复制

4.10.1 合同查阅/借阅/复制人在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。

4.10.2 合同专管员审核其查（借）阅资格：

a)权限内（经授权/审批）的按正常手续办理；

b)权限外的，查阅人应按《档案查阅/借阅/复制审批单》

要求办理审批手续。

4.11 在合同档案归还日期前，合同专管员应督促借阅人将合同档案完好交还。

4.12 合同档案的销毁

4.12.1 超过保管期限的合同档案，由合同专管员依据合同档案的保管期限，每年编制销毁计划及清单，报合同履行部门、行政部及集团法律部审批；

4.12.3审批同意后，由行政部、法律部指出3名监销人员（合同专管员、行政部秘书或文员、法务专员）将超过保存期限的合同档案销毁。

4.12.3 监销人员确认销毁合同文件无误签字后，选择安全地点销毁合同档案。

5．0 相关表格与记录

5.1 《合同档案目录》

5.2 《合同档案查阅/借阅/复制审批表》