文件发放及管理制度
公司公文发放管理制度
公司公文发放管理制度第一章总则第一条为规范公司的公文发放管理工作，提高行政效率，规范公文的起草、审批、印发、分发等流程，特制定本管理制度。
第二条公文是公司内部及与外部单位、个人之间进行书面交流的载体，是规范公司日常工作、决策和指导各项工作的文件。
第三条公文发放管理工作应遵循快捷高效、规范有序、公平公正、倡导环保的原则，保障公司信息的准确、及时、完整传达。
公司全体员工应严格按照本管理制度的要求执行公文的发放管理工作。
第四条公文的发放涉及公司内部文件以及与外部单位的沟通交流，在该制度中特别强调对于机密文件及重要文件的管理规定，要求各部门在处理相关公文时要严格遵守相应的保密规定。
第二章公文的种类第五条公文的种类主要包括通知、通报、命令、文件、通函、函电、请示、报告等。
第六条公文的具体内容应当严格遵循公司相关规章制度和要求，避免使用夸张、个人情感等不符合规范的措辞。
第七条公文的格式应当统一规范，以便于员工阅读、理解和管理，不得出现错误、遗漏或混乱的情况。
第八条公文的抄送对象应当根据具体情况进行选择，抄送方应当严格执行抄送范围，不得私自扩大抄送对象。
第三章公文的起草第九条公文的起草应当由具有相关工作积累和专业能力的人员负责，确保公文的准确、清晰、简洁、得体，避免文字过多、表达不清等问题。
第十条公文的起草要求遵守相关法律法规，不得违反国家法律法规和公司规章制度。
第十一条公文的起草人员应当对公文的重要性、机密性有清晰的认识，保密的文件应当妥善处理，避免造成信息泄露。
第十二条公文的起草人员在撰写公文时应当准确填写文种、标题、日期、主题、正文等内容，确保公文的准确性和规范性。
第四章公文的审批第十三条公文的审批应当按照公司相关规定和程序进行，确保公文的合法性和准确性。
第十四条公文的审批权限应当与其涉及的内容、重要性相匹配，不得超越职权范围进行审批。
第十五条公文的审批程序应当严格遵守公司相关规定，不得私自变更、擅自操作。
文件发放管理制度
文件发放管理制度一、总则为规范文件发放管理，加强文件管理工作，提高文件利用效率，便于文件的查阅和使用，本制度制定。
二、适用范围本制度适用于公司内所有部门的文件发放管理工作。
三、文件发放的原则1、合理合法原则：文件发放必须合理、合法，保障文件的利用权和保密性。
2、服务原则：文件发放要以为员工提供服务为宗旨，为了员工能够顺利完成工作，提高工作效率。
3、审核原则：对于机密、重要文件的发放要进行审核，确保安全可靠。
四、文件管理责任1、公司领导层要对文件管理工作进行全面监督和管理，保障文件管理工作的有效开展。
2、各部门主管应严格把关文件发放，加强对文件的保护和管理，确保文件的安全和有效利用。
3、文件管理员要严格执行文件管理制度，对文件的存档和发放进行认真管理。
五、发放流程1、文件的发放应当经过申请、审核和登记的程序，确保文件的安全和信息准确可靠。
申请人需填写《文件发放申请表》，并附带所需文件的具体内容和用途。
审核人要对文件的申请进行核实，确定文件的使用性质和保密等级，做出相应处理。
之后将申请表交给文件管理员进行发放，文件管理员应进行登记，确定发放的文件内容和领取人。
六、发放管理1、普通文档的发放：一般的文件如通知、公告等，可以直接在办公室内提供打印机和复印机，供员工自行打印和复印使用。
2、机密文件的发放：机密文件的发放必须要求领取人出示相关的证明文件，如工作证、部门证明等，以确保文件的安全使用。
同时还需进行相关记录和备份，防止文件遗失。
3、重要文件的发放：对于重要文件的发放必须经过领导审核，并由文件管理员进行记录和跟踪，以确保文件的安全和可靠。
七、文件的返还和废弃1、普通文件的返还和废弃：员工在使用完文件后，应自行归还到办公室指定的位置，或者将文件放入废纸篓进行处理。
2、机密文件的返还和废弃：使用机密文件后，应立即进行归还，并由文件管理员进行记录。
对于废弃的文件应及时进行销毁。
3、重要文件的返还和废弃：使用完重要文件后，应立即进行归还，并由文件管理员进行记录。
图纸 文件发放管理制度
图纸文件发放管理制度第一章总则第一条为规范和加强文件的管理，提高文件发放的效率和准确性，根据相关法律法规和公司规章制度，制定本文件发放管理制度。
第二条本制度适用于公司内部所有部门和员工在文件发放过程中的管理工作。
第三条文件发放是指将文件按照规定的流程、程序和要求分发给相关部门或人员的行为。
第四条公司文件包括但不限于文件、公文、会议纪要、通知、通告等各类书面文件。
第二章文件管理流程第五条所有文件的发放均应按照下述流程进行：（一）文件拟稿：文件的内容、形式和格式应当结合具体情况认真拟定，并由相关责任人审核。
（二）文件审批：经拟稿人审核后，文件须提交至规定的审批人进行审批。
（三）文件签发：审批通过后，应当及时签发文件，并注明签发日期和签发人员。
（四）文件分发：签发后的文件应当按照设定的流程和程序进行分发，确保文件送达到指定人员。
（五）文件存档：所有发放的文件均需及时归档，便于查阅和管理。
第六条对于机密性较高的文件，应当严格控制发放范围和渠道，确保文件的安全性。
第三章文件发放责任第七条文件发放应明确责任单位和责任人员，确保文件发放的及时性和准确性。
第八条文件拟稿人应当准确填写文件内容和相关信息，确保文件的完整性和准确性。
第九条文件审批人应当审慎审核文件的内容和格式，确保文件符合相关规定。
第十条文件签发人员应当按照规定的程序和要求，签发文件并注明签发日期和签发人员姓名。
第十一条文件分发人员应按照规定的流程和程序，将文件送达到指定的人员，并填写相关记录。
第十二条文件存档人员应当及时将文件归档并建立档案，确保文件的安全性和便于查阅。
第十三条责任人员在文件发放过程中如有违规行为或失职行为，将按公司相关规定进行处理。
第四章文件发放管理第十四条公司应当建立健全文件发放管理制度，确保文件的安全性和准确性。
第十五条公司应当定期对文件发放工作进行检查和评估，发现问题及时纠正。
第十六条公司应当加强文件发放人员的培训和指导工作，提高工作效率和质量。
严格文件发放管理制度
严格文件发放管理制度第一章总则为了规范文件发放管理行为，提高工作效率，保障机密文件的安全性，特制订本制度。
第二章文件发放申请1. 申请人应当在文件发放前填写《文件发放申请表》，并经本人所在部门负责人签字确认。
2. 申请表应当包括文件名称、发放目的、发放数量、发放对象等信息。
3. 各部门应当设置专人负责收集、审核申请表，并将申请表交由机要部门处理。
4. 机要部门在收到申请表后，应当核实申请单位及申请人身份，并按照规定办理文件发放手续。
第三章文件发放权限1. 文件发放权限分为一般权限和特殊权限两种。
2. 一般权限：由机要部门负责人或指定人员进行发放。
3. 特殊权限：需经过领导或监管部门授权方可进行发放。
第四章文件发放操作流程1. 机要部门接到申请表后，应当按照申请表上的要求，将文件进行整理、复制或打印。
2. 发放人员应当核实发放对象的身份，并在《文件发放登记表》上填写发放记录。
3. 发放人员应当将发放的文件交由申请单位的指定人员签收，并在《文件发放登记表》上填写签收记录。
4. 机要部门应当定期清理《文件发放登记表》，核对文件发放记录。
第五章机密文件发放管理1. 对于涉密文件的发放，应当按照相关规定进行严格管理。
2. 涉密文件的发放需经过严格审核，由机要部门负责人或指定人员进行发放。
3. 发放人员应当对涉密文件的发放对象进行身份核实，并在《涉密文件发放登记表》上填写相关记录。
4. 涉密文件的存储、复制和传递，均应当符合相关规定，严格保密。
第六章文件发放记录管理1. 文件发放记录应当真实、准确、完整地记录每一次文件的发放情况。
2. 机要部门应当对文件发放记录进行统一管理，并定期进行清理和整理。
3. 发放记录应当保存一定期限，便于查阅和核对。
第七章监督检查及处罚1. 机要部门应当定期对文件发放管理制度进行检查，及时发现并纠正存在的问题。
2. 对于违反文件发放管理制度的行为，机要部门应当严格按照相关规定进行处罚。
企业内部文件发放及管理制度
企业内部文件发放及管理制度一、引言企业内部文件是公司日常运营、管理和决策的重要依据。
为了确保文件的安全、准确和高效发放，提高公司内部信息传递的效率，规范文件管理，制定本制度。
二、目的1.确保公司内部文件的安全、准确和高效发放。
2.规范文件管理，提高工作效率。
3.明确各部门、各岗位在文件发放及管理中的职责和权限。
4.促进公司内部信息的畅通传递。
三、适用范围本制度适用于公司内部文件的发放及管理，包括但不限于：1.各类通知、公告、通报等行政文件。
2.各类合同、协议、报价单等商务文件。
3.各类报告、报表、计划等业务文件。
4.各类制度、流程、操作手册等管理文件。
四、职责与权限1.行政部：负责公司内部文件的统一发放和管理，制定文件发放计划，监督各部门文件管理制度的执行。
2.各部门：负责本部门内部文件的接收、传递、归档等工作，确保文件安全、准确、及时地发放到相关人员。
3.员工：负责接收、阅读、执行公司内部文件，并按照规定进行文件的保管和归档。
五、文件发放流程1.发放申请：各部门根据工作需要，填写《文件发放申请表》，经部门负责人审批后提交行政部。
2.审批：行政部对文件发放申请进行审核，对符合规定的申请予以批准。
3.发放：行政部根据审批结果，将文件发放至各部门或相关人员。
4.签收：接收人收到文件后，需在《文件发放签收表》上签字确认，并按照规定进行文件的保管和归档。
5.归档：各部门根据文件性质和内容，将文件进行分类、整理，并按照规定进行归档。
六、文件管理要求1.文件保密：涉及公司商业秘密、个人隐私等敏感信息的文件，需严格按照公司保密制度进行管理。
2.文件保存：各部门应按照文件性质和内容，合理确定文件保存期限，并进行定期清理。
3.文件销毁：对于已过保存期限或无需继续保存的文件，应按照公司规定进行销毁。
4.文件借阅：员工因工作需要借阅文件时，需填写《文件借阅申请表》，经部门负责人审批后方可借阅。
借阅人需妥善保管文件，并在规定时间内归还。
文件发放与管理制度
文件发放与管理制度一、总则为规范文件的发放和管理工作，提高文件的传达效率和管理效果，制定本制度。
二、文件发放1. 文件的发放范围：本制度适用于全单位所有员工。
2. 文件的发放方式：文件的发放方式主要包括纸质文件和电子文件两种方式。
（1）纸质文件的发放：由办公室管理员定期将纸质文件送至各部门，部门主管负责将文件分发给相关人员，并在文件上签字确认。
（2）电子文件的发放：电子文件通过电子邮件、办公软件等方式分发给相关人员，接收人员要及时查收并确认。
三、文件管理1. 文件分类管理：根据文件性质、内容和保密等级将文件分为内部文件、外部文件、机密文件等，分别进行管理。
2. 文件存档管理：对于重要文件，要进行存档管理，确保文件的完整性和安全性。
存档文件要进行编号、分类、盖章、归档等工作。
3. 文件查阅管理：员工需要查阅文件时，应向相关部门办公室提出申请，经批准后方可查阅。
查阅完毕后要及时归还文件，并保证文件的完整。
4. 文件归档管理：文件归档要按照规定的流程和要求进行，确保文件的正确归档。
归档工作由专门的人员负责，定期进行归档整理工作。
5. 文件销毁管理：对于已失效、过期或无用的文件，应及时进行销毁处理，以保护机密信息安全。
文件销毁由专门的人员进行，销毁过程中需要保证文件的安全和完整性。
四、文件管理责任1. 部门主管对本部门的文件管理负责，要确保文件的及时发放、存档、查阅和归档等工作。
2. 办公室管理员负责文件的整理、发放和归档等工作，要保证文件的安全和完整。
3. 所有员工都要严格遵守文件管理规定，保护文件的安全和机密性，不得泄露文件内容。
五、文件管理制度执行1. 全单位各部门要认真学习和执行本文件管理制度，做好文件的发放和管理工作。
2. 定期开展文件管理制度的培训和检查工作，提高员工对文件管理制度的认识和执行力度。
3. 对违反文件管理制度的员工进行相应的管理和惩罚，确保文件管理制度的有效执行。
六、附则本制度由办公室管理员负责解释，如有需要，可根据实际情况进行修订。
工程文件发放管理制度
工程文件发放管理制度一、总则为了规范和加强工程文件的管理，保障工程文件的安全性和完整性，促进工程项目进度和质量的提升，特制定本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于公司内所有工程项目的文件发放管理工作。
三、发放权限1. 文件的发放权限仅限于负责工程项目的相关部门负责人及项目经理。
2. 需要发放文件的人员须提供身份证明和相关授权文件，经审核确认后方可发放。
四、文件发放流程1. 申请：项目相关部门负责人或项目经理向资料管理部门提出文件发放申请。
2. 审核：资料管理部门审核申请人员的权限，确保其有发放文件的资格。
3. 发放：符合条件的申请人员领取文件，同时在文件上填写领取人、领取时间等相关信息。
4. 签收：领取文件的人员需在文件上签字确认，并在登记簿上有所记录，方可离开。
五、文件保管1. 文件发放后，项目相关部门负责人需妥善保管好文件，确保文件安全性和完整性。
2. 文件的使用范围仅限于项目相关部门内部人员，并未经允许不得向外传播。
3. 文件遗失或损坏需及时向资料管理部门报告，并重新办理申请手续。
六、文件归还1. 文件使用完毕后，项目相关部门负责人应当及时将文件归还给资料管理部门。
2. 归还时需经过检查确认文件的完整性，如有遗漏或损坏需进行记录并重新办理申请手续。
七、责任追究1. 未经允许私自发放文件的行为属于严重违规，责任人将受到相应处罚。
2. 私自更改发放文件内容导致不良后果的，责任人应当承担相应法律责任。
3. 未按规定归还文件或遗失文件，造成不良后果的，责任人应当进行赔偿。
八、附则1. 项目相关部门负责人应当认真履行文件管理的职责，做好文件的保管和使用工作。
2. 资料管理部门要加强对文件发放管理的监督和检查，确保管理制度的执行。
3. 本管理制度的解释权归公司资料管理部门所有，如有疑问或建议可随时咨询。
以上为本公司工程文件发放管理制度，希望全体员工认真遵守，确保文件管理的顺利进行，提高工程项目质量和进度，谢谢！。
公司文件发放管理制度范文
公司文件发放管理制度范文一、目的和原则为了加强企业内部文件的管理，保证文件的安全、准确和及时发放，特制定本管理制度。
本制度遵循公正客观、重点突出的原则，确保每一份文件都能按照既定流程高效流转。
二、适用范围本制度适用于公司内所有部门及员工，包括但不限于行政文件、财务文件、人事文件以及业务相关的各类文档资料。
三、管理职责1. 综合管理部门负责本制度的制定、修订和监督执行。
2. 各部门负责人负责本部门文件的申请、审核、接收和归档工作。
3. 信息技术部门负责电子文件管理系统的维护和技术支持。
四、文件发放流程1. 文件起草：根据工作需要，相关部门或个人负责起草文件，并填写文件审批表。
2. 文件审批：文件需经过部门负责人审核，重要文件还需上报至高级管理层审批。
3. 文件编号：审批通过的文件由综合管理部门进行编号，确保文件的唯一性和追溯性。
4. 文件复制与分发：根据文件的密级和重要性，选择合适的复制方式，并由专人负责分发至相关部门或人员。
5. 文件签收：接收文件的部门或个人需在文件签收簿上签字确认，保证文件的送达无误。
6. 文件归档：分发完毕后，原件由综合管理部门归档保存，电子版文件同步上传至文件管理系统。
五、文件保密与安全1. 根据文件的密级，对文件的存储、传输和销毁等环节采取相应的保密措施。
2. 对于涉密文件，限定知悉范围，非相关人员不得随意查阅、复制或传播。
3. 定期对文件管理系统进行安全检查，防止数据泄露或丢失。
六、违规处理违反本制度规定的个人或部门，将根据情节轻重，给予相应的警告、罚款或其他纪律处分。
七、附则本制度自发布之日起生效，如有未尽事宜，由综合管理部门负责解释和补充。
结语：。
行政文件发放管理制度
行政文件发放管理制度为了规范行政文件的发放管理，提高管理效率，促进工作顺利开展，特制定本制度。
一、发放对象行政文件的发放对象为本单位内部各部门和单位员工。
二、发放方式1. 行政文件可通过电子邮件、办公通讯软件、文件传输共享平台等电子方式进行发放，也可通过纸质文件进行发放。
2. 发放文件的紧急性和重要性应根据具体情况确定，必要时可通过专人递送或挂号信方式进行发放。
三、发放程序1. 发放人员应根据行政文件的内容和重要性确定发放对象，并按照相关规定在规定的时间内发放文件。
2. 在发放文件之前，应对文件进行审查，确保文件的准确性和完整性，避免错发、漏发等情况发生。
3. 发放人员应及时将发放情况报告给上级主管，确保上级主管对发放情况进行监督和跟踪。
四、保密要求1. 发放文件时应严格遵守保密规定，确保涉密文件只限于发放对象知晓，不得外泄。
2. 发放机密文件时，应根据机密等级确定发放对象和方式，遵守相关规定进行发放。
3. 发放人员应加强保密意识，确保行政文件的安全性，不得将文件外借或转发给无权限者。
五、管理及监督1. 由主管部门负责对行政文件的发放管理进行监督，确保发放程序规范、及时、准确。
2. 主管部门要定期对发放情况进行检查和评估，对不符合要求的发放行为进行纠正和处理。
3. 发放人员应按照相关规定履行发放职责，确保行政文件的发放工作顺利进行。
六、处罚规定1. 对违反发放管理制度的人员，将根据违规情节轻重给予相应的处罚，包括批评教育、警告、记过、记大过等。
2. 对严重违反保密规定的人员，将依法追究法律责任。
七、附则1. 本制度自颁布之日起生效，任何单位和个人不得擅自修改或违反。
2. 对于未尽事宜，应根据相关规定进行补充和完善。
3. 对违反本制度的行为，应及时通报并纳入档案，供相关部门查阅。
以上为本单位行政文件发放管理制度，为确保行政文件的及时、规范、保密发放，各部门及人员应严格遵守相关规定，确保工作有效进行。
公司文件收发及管理制度
公司文件收发及管理制度一、文件接收管理1. 所有外来文件必须经过前台登记，并由专人负责分发至相关部门。
2. 各部门需指定专人负责接收文件，并在规定时间内完成签收。
3. 签收时，务必确认文件内容无误，并检查是否为所需接收的文件。
4. 对于紧急或重要的文件，应立即通知部门主管并优先处理。
二、内部文件发放1. 内部文件发放应由相关部门负责人审批后进行。
2. 文件发放前，需明确收件人、发放时间及文件的保密等级。
3. 发放文件时应使用公司统一的文件传递袋，并确保文件的整洁与安全。
4. 收件人收到文件后，应在文件签收簿上签字确认。
三、电子文件管理1. 所有电子文件应通过公司指定的电子邮件系统或内部网络平台进行发送和接收。
2. 电子文件的附件大小应控制在合理范围内，确保快速传输且不影响系统运行。
3. 对于涉密电子文件，应采取加密措施，并限定授权接收人员。
4. 电子文件的存档应按照公司档案管理规定执行，确保数据的安全与完整。
四、文件存档与保管1. 所有文件在处理完毕后，应根据文件性质分类存档。
2. 重要文件应存放于指定的保险柜或加锁的文件柜中，并有专人负责管理。
3. 定期对存档文件进行检查，确保文件的完整性和可追溯性。
4. 对于过时或无效的文件，应按照公司规定进行销毁或转移。
五、违规处理1. 对于违反文件收发及管理制度的行为，将根据情节轻重进行相应的处罚。
2. 如因个人疏忽导致文件丢失或泄露，责任人需承担相应的责任。
3. 对于屡次违规的员工，公司将视情况进行更严厉的纪律处分。
六、其他注意事项1. 全体员工应加强文件管理意识，提高工作效率。
2. 对于特殊或不常见的文件管理问题，应及时咨询上级或行政部门。
3. 本制度自发布之日起生效，由行政部门负责解释和监督执行。
企业发放文件制度管理制度
企业发放文件制度管理制度为规范和加强企业内部文件的发放管理工作，提高信息传递效率和保障文件的安全性，特制定本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于企业内部各级部门、各类文件的发放管理工作。
三、发放文件的要求1. 发放文件应当符合相关法律法规、企业规定和标准规范。
2. 发放文件应当具有真实性、完整性、准确性和及时性。
3. 发放文件应当根据需要加盖部门印章或经相关岗位审核批准。
4. 发放文件不得含有涉密信息。
四、文件的分类1. 根据文件的性质和用途，将文件分类为内部文件、外部文件和机密文件。
2. 内部文件是指供内部使用的文件，包括但不限于通知、公告、办公指引等。
3. 外部文件是指供外部单位或个人使用的文件，包括但不限于合同、协议、报告等。
4. 机密文件是指企业内部具有重要性的文件，需要严格保密，禁止随意外传。
五、发放文件的流程1. 发放者应当根据文件性质和用途确定文件类型和发放对象。
2. 发放者应当向部门领导提出发放申请，并经领导审核同意后，方可发放文件。
3. 发放者应当在发放文件之前，对文件进行审核、复核和签名确认。
4. 发放者应当选择合适的方式和渠道进行文件发放，如纸质邮寄、电子邮件等。
5. 发放者应当妥善保管文件的复印件、记录及相关流程文件，以备查证。
六、文件的接收和核对1. 接收文件的人员应当认真核对文件的真实性、完整性和准确性，如发现问题应及时向发放者反馈。
2. 接收文件的人员应当按照规定流程存储和保管文件，确保文件的安全性和保密性。
3. 接收文件的人员应当确保文件的使用和处置符合相关规定，不得私自泄露和外传。
4. 接收文件的人员应当定期清点文件库存，并向部门领导和相关人员报告情况。
七、文件的查阅和借阅1. 文件的查阅和借阅应当遵循公平、公正、公开的原则，不得私自篡改、涂改或毁损文件。
2. 查阅人员应当填写查阅记录，并经相关人员审核批准后方可进行查阅。
3. 借阅人员应当填写借阅申请表，并按照规定期限和流程借阅文件，逾期归还应承担责任。
文件管理及发放制度
文件管理及发放制度1. 文件管理的意义文件管理是组织内部必不可少的一项工作，它有助于确保文件的安全、完整和准确性。
文件管理的目标是确保文件的正确存储、组织和可检索性，以提高工作效率，减少错误和避免信息丢失。
2. 文件管理的原则在制定文件管理制度时，需要遵循以下原则：- 分类与归档：根据文件的性质和用途，对文件进行分类和归档，以便于管理和查找。
- 标准化命名：为文件制定统一的命名规则和格式，便于识别和搜索。
- 定期备份：定期备份文件，以防止意外损失或破坏。
- 权限管理：对文件的访问权限进行管理，避免未经授权的访问和篡改。
- 保密性措施：对于机密文件，采取相应的措施确保其机密性和安全性。
3. 文件发放制度文件发放制度是指组织内部对文件的分发和传递进行管理的制度。
其目的是确保文件的准确传递和及时处理。
文件发放制度应包括以下内容：- 文件申请：任何需要获取文件的人员都需要通过正式的文件申请程序提交申请。
- 文件审批：申请的文件需要经过上级审批，确保申请合理和文件使用符合规定。
- 文件发放：经过审批的文件将按照相关程序和规定发放给申请人员。
- 文件跟踪：对发放的文件进行跟踪和记录，确保文件的准确传递和及时归还。
- 文件归还：在文件使用完毕后，申请人员需要按照规定将文件及时归还。
4. 文件管理责任文件管理的责任应明确分配给相关人员，并建立相应的监督机制。
文件管理责任主要包括：- 文件管理员：负责文件的分类、归档和管理，确保文件的安全和完整性。
- 文件申请人员：负责按照规定提交文件申请，并妥善使用和归还文件。
- 文件审批人员：负责对文件申请进行审批，并确保申请合理和文件使用符合规定。
- 监督机构：负责监督文件管理的执行情况，及时发现和纠正问题。
5. 文件管理的改进与调整文件管理是一个持续改进的过程。
根据组织的需求和实际情况，可以随时对文件管理制度进行改进和调整。
改进和调整的主要方式包括：- 定期评估：定期对文件管理制度进行评估，发现问题并提出改进建议。
公司文件发放管理制度
一、总则1.为了规范公司文件的发放管理工作，维护公司正常的办公秩序，保证公司文件的安全和保密性，特制定本管理制度。
2.本管理制度适用于公司所有部门和员工，在公司文件的发放管理方面必须严格遵守本制度的规定。
3.各部门负责人要切实贯彻执行本制度，加强对员工的培训和管理，确保公司文件的有效管理和使用。
二、公司文件的分类1.根据公司工作的不同性质和重要程度，公司文件可分为一般文件和重要文件两类。
2.一般文件：指公司日常办公中产生的文件，内容一般为工作通知、会议纪要、内部通知等。
3.重要文件：指公司重要的决策文件、合同协议、经营计划、财务报表等涉及公司核心利益和业务秘密的文件。
三、公司文件的编号和归档1.所有公司文件在发放前必须按照规定统一编号，编号规范为“部门-年份-序号”，如HR-2022-001。
2.公司文件的归档要按照文件的性质和重要程度分门别类，设立相应的档案室进行管理。
3.归档的文件要按照时间顺序进行整理，方便查阅和管理。
四、文件的发放和领取1.公司文件的发放必须经过负责人批准，未经批准不得擅自发放。
2.文件的发放要注明发放单位、时间和接收人，确保发放的准确性和完整性。
3.文件的领取要由接收人在文件上签字确认，并及时归档或妥善保管。
五、文件的保密和存储1.公司文件涉及公司的商业机密和个人隐私，必须严格保密，不得泄露给外部人员。
2.公司文件的存储要放置在安全的地方，避免受到损坏或丢失，对于重要文件要备份存储。
3.文件过期或不再需要时，要按照规定的程序进行销毁或归档处理，不得随意处理。
1.公司文件的传递和交流要采取安全可靠的方式，如内部邮件、电子文档、专用传真等。
2.对于涉及重要内容的文件，要加密传输或使用专用通讯工具，确保信息的安全性。
3.员工之间在文件传递和交流时要注意文明礼貌，不得恶意篡改或故意误解文件内容。
七、文件管理的监督和检查1.公司领导要对文件管理工作进行定期督查和检查，及时发现问题并及时处理。
公司文件收发管理制度
公司文件收发管理制度公司文件收发管理制度（通用7篇）在当今社会生活中，很多情况下我们都会接触到制度，制度是各种行政法规、章程、制度、公约的总称。
那么制度怎么拟定才能发挥它最大的作用呢？下面是小编帮大家整理的公司文件收发管理制度，希望能够帮助到大家。
公司文件收发管理制度篇1一、总则1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。
2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。
3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。
二、发文管理1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办部门拟稿，送办公室核稿，经办公室核稿后送总经理签发。
2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。
3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。
4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。
其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。
5、发文办理工作程序：（1）拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。
（2）核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。
（3）会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。
有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。
（4）签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。
签发公文时如有修改，应在原文上圈改并签署姓名和日期。
（5）发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容，并对待发文稿进行编注发文字号，确定份数后印制。
文件发放管理制度流程
文件发放管理制度流程一、总则为了规范文件的发放管理，提高文件利用效率，保护文件的安全和保密，制定本制度。
二、发放管理范围本制度适用于公司内所有类别的文件，包括纸质文件和电子文件。
三、文件发放方式1. 纸质文件发放：由文件管理员负责纸质文件的管理和发放，收到文件申请后，管理员根据文件权限和审批程序进行审核，然后盖章签字后发放给申请人。
2. 电子文件发放：由系统管理员负责电子文件的管理和发放，申请人向系统管理员提交电子文件申请，系统管理员根据权限设置和审批流程进行审核，然后通过邮件或系统消息的方式发放给申请人。
四、文件发放申请1. 纸质文件申请：申请人填写《文件发放申请表》，并附上相关材料，交给文件管理员进行审批。
2. 电子文件申请：申请人登录系统提交文件申请，在申请表上填写相关信息，等待系统管理员的审批。
五、文件发放审核1. 纸质文件审核：文件管理员对申请人提交的文件申请进行审核，包括核实文件权限、审批流程等，然后签字盖章发放。
2. 电子文件审核：系统管理员对电子文件申请进行审核，包括查看权限设置、审批流程等，然后通过系统进行电子文件发放。
六、文件发放记录1. 纸质文件记录：文件管理员对所有发放的纸质文件进行记录，包括文件名称、发放日期、发放人员等信息，并存档备查。
2. 电子文件记录：系统管理员对所有发放的电子文件进行记录，包括文件名称、发放日期、发放人员等信息，并留存系统数据库中进行备查。
七、文件发放管理制度的执行1. 文件管理员、系统管理员负责制度的执行和管理，确保所有文件的发放遵守规定。
2. 所有员工都要严格按照规定办理文件发放手续，不能私自发放文件或泄露文件内容。
3. 若有违反规定的行为，将视情节轻重进行相应的处理。
八、文件发放管理制度的改进1. 文件管理员和系统管理员不定期对制度的执行情况进行巡查和评估，及时发现问题并进行改进。
2. 根据实际情况及时完善文件管理制度，不断提高文件管理的科学化和规范化水平。
文件资料发放管理制度
文件资料发放管理制度一、总则为规范和加强文件资料的管理，提高效率和安全性，特制定本制度。
本制度适用于全公司所有文件资料的管理工作。
二、文件资料发放的范围公司文件资料发放的范围包括但不限于以下内容：1. 公司内部文件资料，包括各部门制定的文件、通知、规章制度等；2. 公司外部文件资料，包括合作伙伴提供的资料、政府部门发布的相关文件等；3. 公司员工个人资料，包括员工档案、薪酬福利资料等。
三、文件资料发放的原则1. 保密原则：文件资料发放应严格按照公司的保密规定进行，确保公司机密信息的安全性；2. 快捷原则：文件资料的发放应及时快捷，满足员工、合作伙伴等的需求；3. 规范原则：文件资料发放应符合公司相关规定，遵循文件资料管理制度的要求；4. 责任原则：文件资料的发放应由指定的责任人进行，确保发放的准确性和完整性。
四、文件资料发放的程序1. 文件资料申请：员工、合作伙伴等需发放文件资料的人员应向公司相关部门提交书面申请，说明需求及用途；2. 文件资料审批：公司相关部门应对申请进行审批，确认申请人员的身份及需求；3. 文件资料查找：经审批后，公司相关部门应按要求查找文件资料，并确认资料的完整性和准确性；4. 文件资料发放：确认文件资料无误后，相关部门应将文件资料发放给申请人员，并做好记录。
五、文件资料发放的管理1. 文件资料管理人员应加强对文件资料的管理，定期检查文件资料的存放情况，并及时更新备份；2. 文件资料管理人员应根据文件资料的重要性和保密级别进行分类存放，并确保安全可靠；3. 文件资料管理人员应建立完善的发放记录，包括发放时间、发放内容、发放人员等信息，以备查阅；4. 文件资料管理人员应根据需要定期对文件资料进行清理和整理，确保文件资料的及时更新和有效使用。
六、文件资料发放的监督1. 公司领导应加强对文件资料发放工作的监督，确保文件资料的发放符合规定；2. 公司相关部门应定期对文件资料发放工作进行检查和评估，发现问题及时处理；3. 公司员工应积极配合文件资料管理人员的工作，遵守公司相关规定，保护文件资料的安全。
财务部门文件发放及管理制度
财务部门文件发放及管理制度一、引言在当今社会，财务管理是企业发展的核心环节，而财务部门文件的管理与发放则是保障财务管理顺利进行的关键。
为了确保财务信息的准确性和安全性，提高财务工作效率，制定一套科学、合理的财务部门文件发放及管理制度势在必行。
本制度旨在规范财务部门文件的发放、传递、归档等环节，确保财务信息的安全、准确和及时。
二、文件发放原则1.权限原则：文件发放应遵循权限原则，即按照公司内部管理制度和岗位职责，明确各部门、各岗位对财务文件的查阅、使用权限。
2.需求原则：文件发放应根据实际工作需求进行，确保相关人员能够及时获取所需财务信息，提高工作效率。
3.安全原则：文件发放过程中，应确保财务信息安全，防止信息泄露、篡改等风险。
4.保密原则：涉及公司核心商业秘密的财务文件，应严格按照公司保密制度进行发放，确保信息安全。
三、文件发放流程1.文件制备：财务部门应根据工作需要，制备相关财务文件，包括报表、凭证、分析报告等。
2.审批流程：文件制备完成后，需经过相关负责人审批，确保文件内容的准确性和合规性。
3.文件发放：审批通过后，财务部门应根据权限原则和需求原则，将文件发放至相关部门和岗位。
4.文件签收：接收部门或岗位应指定专人签收文件，并确保文件安全、完整地传递至相关人员。
5.文件使用：相关人员在使用财务文件过程中，应严格遵守文件使用规定，确保信息准确、安全。
6.文件归档：文件使用完毕后，应及时归档，便于日后查阅。
四、文件管理要求1.分类管理：财务部门应按照文件类型、内容、用途等对文件进行分类管理，便于查找和使用。
2.安全保管：财务部门应采取有效措施，确保文件在存储、传递、使用过程中的安全，防止丢失、损坏、泄露等情况发生。
3.定期检查：财务部门应定期对文件进行清查，确保文件齐全、完好，并对发现的问题及时进行整改。
4.档案管理：财务部门应建立健全档案管理制度，对归档文件进行编号、登记、保管，确保档案的完整性、连续性和可追溯性。
文件发放管理制度范文
文件发放管理制度范文文件发放管理制度范第一章总则第一条为了规范公司内部文件的发放管理，提高工作效率，保护文件安全，特制定本管理制度。
第二条本管理制度适用于公司内部所有文件的发放管理。
第三条公司内部文件发放应遵循公平、公正、公开的原则，确保文件的合规性和安全性。
第四条文件发放的主要任务是确保文件按照明确的要求和流程发放给指定的人员，并记录文件的流转情况。
第五条文件发放应尽量采用电子方式，减少纸质文件的使用，提高工作效率和信息安全性。
第六条公司设立文件发放管理岗位，由专门的人员负责文件的发放、管理和归档。
第二章文件发放流程第七条文件发放应按照以下流程进行：一、申请发放：文件发放人员根据工作需要，向文件发放管理岗位提交发放申请，包括发放对象、发放数量等信息。
二、审核审批：文件发放管理岗位对发放申请进行审核，核实申请的合法性和必要性，经确认后提交给审批人员审批。
三、发放执行：文件发放管理岗位根据审批结果进行文件的发放，包括电子发放和实物发放两种方式。
四、发放记录：文件发放管理岗位对每一次文件发放进行详细记录，包括发放时间、发放人员、发放对象、发放数量等。
第八条发放申请应包括如下内容：一、发放对象：申请发放文件的人员或部门。
二、发放数量：需要发放的文件的份数。
三、发放理由：申请发放文件的原因和目的。
四、发放方式：电子发放或实物发放。
第九条电子发放的流程：一、文件发放管理岗位根据发放申请，通过电子邮件或公司内部通讯工具发送文件给发放对象。
二、发放对象收到文件后，需确认收到并在文件附件上签名确认。
三、发放对象将签名确认后的文件附件再次发送给文件发放管理岗位，作为文件的收回证明。
第十条实物发放的流程：一、文件发放管理岗位根据发放申请，将实物文件交予发放对象，要求发放对象在发放记录簿上签字或盖章确认。
二、发放对象收到实物文件后，务必保管妥善，严禁私自复制、泄露。
三、发放对象在文件使用完毕后，需及时归还给文件发放管理岗位，并在发放记录簿上签字或盖章确认。
公司文件发放管理制度
公司文件发放管理制度第一章总则为规范公司文件的发放管理，加强文件管理工作，提高文件管理效率，便于及时获取公司文件信息，维护公司信息资产，特制定本制度。
第二章适用范围本制度适用于公司内所有部门、各级领导和员工。
第三章文件发放管理1. 文件的发放方式（1）纸质文件：应采用正式文电、交接单、传达单等方式交接发放。
发放前应当先核对文件的内容、分发对象、发放数量、发放时间等信息。
（2）电子文件：采取通过企业邮箱、内部通讯工具等电子设备发送电子文件。
发送前应核对电子文件内容、接收对象，确保文件发送正确、目标明确。
2. 文件的接收管理（1）接收人员应当对接收的文件内容进行核对，确认文件的完整性和正确性，并在接收单上签署确认。
（2）接收人员如对文件有异议和不清楚的地方，需及时与发放人员联系，确认并处理。
3. 文件的归档管理（1）纸质文件：接收人员应将收到的文件按照规定的分类标准进行整理、归档。
保证文件的整齐有序，易于查找。
（2）电子文件：接收人员应将电子文件按照规定的文件夹进行整理、归档。
确保文件的分类清晰，易于检索。
4. 文件的保管管理（1）纸质文件：各部门设定专人对文件进行保管，保证文件的安全完整。
（2）电子文件：已做好数据备份工作，确保重要文件的安全性。
5. 文件的销毁管理（1）纸质文件：根据文件保留期限，定期销毁不需要保存的文件，避免文件过多导致混乱。
（2）电子文件：根据文件保留规定，定期清理电子文件，确保电子文件不占用过多的存储空间。
第四章文件管理流程1. 重大文件发放公司重大文件的发放应在领导同意下由文件管理者负责，确保文件的及时、准确发放。
2. 普通文件发放普通文件的发放由文件管理者根据文件的内容、接收对象和意义决定，保证文件的及时性和准确性。
3. 文件管理的监督由公司设立文件管理监督岗位，对文件的发放、接收、归档、保管和销毁等环节进行监督，确保文件管理工作的规范性和有效性。
第五章文件管理的责任1. 文件管理者文件管理者应负责公司文件的发放、接收、归档、保管和销毁等工作，保证文件管理的规范性和有效性。
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文件发放及管理规定
1 目的
1.1为加强公司文件档案、声像档案资料的管理工作，保证文件档案、声像档案的及时归档和妥善保管。
1.2统一规范文件的发放权限，增加公司文件保密程度，特制定本规定。
2 范围
本制度包括公司所有文件。
3 职责
3.1本公司文控中心负责本制度的拟定、审核及执行解释及档案资料的归档督促和日常管理工作；董事长/总经理负责本制度的批准执行。
3.2本公司各总监、部门经理及主管，为本制度的落实执行人，负责本制度的执行与监督。
4 规定内容
4.1 公司文件大致分：制度类、合同类、报告类、报表类、凭证类及技术类六个类别。
4.1.1制度类文件分为：规定、制度、办法、决定及方案等。
4.1.2合同类文件分：合同、合约、契约、协议及约定等。
4.1.3报告类文件分：请示、报告、申请、工作总结及工作计划等。
4.1.4报表类文件分：业绩统计报表、销售额统计报表、产能统计报表、品质统计报表及财务报表等相关统计报表。
4.1.5凭证类文件分：借条、请款单、费用报销单、差旅费报销单、送货单等。
4.1.6技术类文件分：作业指导书、操作规程、检验细则、工艺卡片及产品图纸等。
4.2制度类文件
4.2.1审批流程
4.2.1.1制定：制度类文件由各部门负责人安排相关人员根据工作需要进行制度的编制。
4.2.1.2审核：制度类文件编写完成后，由制度编制人交本部门最高负责人审核，审核完毕后，应在相关部门进行传阅，征询意见，会签《文件制度资料征询意见登记表》，直至无异议。
（注：仅需部门内部传阅征求意见时用《文件传阅记录表》）
4.2.1.3批准：部门最高负责人将审核后的制度类文件提交本公司总经理办公室，由总经理办公室将相关文件按类型分类整理后转交董事长/总经理确认；如涉及重大管理变革及其它原因需要由董事长/总经理召集相关人员召开小组会议讨论会签通过。
4.2.2发放流程
4.2.2.1发放：以公司名义下发的制度类文件，由文控中心负责下发及失效文件的收回，签发原件由文控中心负责整理立卷；以部门名义下发的制度类文件签发原件由其部门整理立卷，并复制一份交由文控中心备案后执行下发及收回失效文件的工作。
4.2.2.2执行：以公司名义下发的制度类文件，由人力资源部负责相关宣导、培训并跟进执行情况；以部门名义下发的制度类文件，由各部门负责人负责相关宣导、培训并跟进执行情况。
4.3合同类文件
4.3.1审批流程
4.3.1.1制定：合同类文件根据公司需要与客户或供方达成相关合作意向，由经办人与相关方进行相关合约初稿的协商拟定。
4.3.1.2审核：合同类文件初稿拟定后，由经办人提交部门负责人审核（合同协议类文件项目内容必须经法律事务负责人确定其合法有效性）。
4.3.1.3批准：经办人将经部门负责人审核后的合同类文件提交总经理办公室，由总经理办公室将相关文件按类型分类整理后转交董事长/总经理批准确认；与员工管理或利益有关的制度须经职代会通过；如涉及特殊或重大合约及其它原因需要由董事长/总经理召集相关人员进行合同评审通过。
4.3.2发放流程
4.3.2.1经批准后的合同类文件原件由财务部备份跟进应收、应付事宜，同时总经理办公室必须留底备份。
4.3.2.2由经办人根据合同类文件要求完成跟进事项。
4.4报告类文件
4.4.1报告类文件由各部门负责人进行审批并交由本部门专人负责存档，如需发放的报告则提交总经理办公室审批后，由文控中心负责发放。
4.5报表类文件
4.5.1审批流程
4.5.1.1制定：报表类文件由部门统计或财务人员根据原数据统计进行报表编制和统计分析。
4.5.1.2审核：报表类文件编制完成后，由制度编制人提交部门负责人审核。
4.5.1.3批准：部门负责人将审核后的报表类文件提交总经理办公室，由总经理办公室将相关文件按类型分类整理后转交董事长/总经理批准确认。
4.5.2发放流程
4.5.2.1总经理办公室将总经理签署后的报表类文件发回呈送人。
4.5.2.2呈送人根据总裁批准确认后的报表类文件视情况需要分发相关部门。
4.5.2.3部门负责人根据报表反映情况分析原因进行相应跟进措施。
4.6凭证类文件
按照财务部门要求的流程执行
4.7技术类文件
4.7.1审批流程
4.7.1.1制定：技术类文件由工程技术部门负责人安排相关人员根据工作需要进行相关文件的编制。
4.7.1.2审核：技术类文件编写完成后，由文件编制人提交部门负责人审核。
4.7.1.3批准：部门负责人将审核后的制度类文件提交技术总监批准确认；如涉及重大管理变革及其它原因需要由技术总监召集相关人员召开小组会议讨论会签通过。
4.7.2发放流程
4.7.2.1 发放：以公司名义下发的技术类文件，技术部门先将文件交文控中心备案，由文控中心负责执行下发及失效文件的收回工作，签发原件由文控中心负责整理立卷；以部门名义下发的技术类文件，文件原件由其部门整理立卷。
复制一份至文控中心备案并由文控中心人员执行下发及失效文件的收回工作。
4.7.2.2用于打样的图纸，由技术部门加盖“受控文件”章，旁边注明“仅用打样”直接发放采购部打样，无需文控中心备案及发放。
4.7.2.3执行：以公司名义下发的技术类文件，由技术部负责人负责执行相关宣导、培训并跟进执行情况；以部门名义下发的技术类文件，由各部门负责人负责相关宣导、培训并跟进执行情况。
4.8 公司所有急件处理流程
4.8.1 当事人于急件提交时需用档案封存并用即时贴于档案正面左上角注明标明急件字样和签阅完成时间。
4.8.2 如上层部门领导不在情况则需及时打电话请示处理。
5 文件的借阅与清退
5.1各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需填写《借用/申请单》，经签字后有效。
对有保密的文件须有总经理以上高级主管同意后方可借阅。
5.2 文控人员对于借阅文件应严格填写《借阅登记表》，按时归还。
任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
5.3 文控中心对承办的文件应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本公司文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。
(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。
如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向上级报告。
5.4 各部门应指定一位责任心强的员工负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。
6 文件的收、发及存档管理制度
6.1外来文件要随收、随登、随送，个人代接文件必须交本部门负责人统一办理。
6.2领导或承办人对传阅件停留时间不得超过两天，阅后签字送文控中心存档。
6.3文控管理人员应确保档案的机密与安全，对档案材料要认真鉴别、分类，做到编排有序，目录清楚，装订整齐。
6.4为确保档案的机密性和完整性，非工作人员不得进入档案室，不得在档案室做与档案管理无关的工作。
不得存放与档案材料无关的其它杂物。
6.5必须确保档案的原有面貌，任何人不得改动档案的内容。
6.6严格执行档案传递制度，做到转入档案及时登记编号，转出档案须经领导批准，密封加盖公章后通过机要部门寄出。
6.7应及时收集装订与档案有关的材料，做到不漏装，不错装，按规定分类装订成册。
6.8来访查档人员，须持有关单位证明，经领导批准后方能查档，档案管理人员必须严格遵守保密制度，不得向无关人员泄露或向外人公布档案内容。
6.9档案管理人员要认真学习档案管理知识，熟悉档案管理业务，不断加强改进和完善档案管理制度和方法，使管理更加科学化。
注：1、文控中心在外来文件接收外来文件，审核是否存档，对需存档的外来文件必需盖“外来文件章”。
2．本公司技术类的文件原件必需加盖“重要文件”章。
3．文控中心在发行所有文件时必需盖“发行章”后方可发行使用，使用部门以最新的发行日期为准，不得擅自复印。
7 文件的使用格式、受控、发放、更改及签核制度
7.1各部门使用的文件格式及表格表头、字体、字号、统一按照企划部规定格式，不得擅自更改。
7.2 各部门需外印刷的表格，则由使用部门提出初稿，由企划部VI复审后方可外印刷。
7.3各部门凡对品质产生影响的表单、公司文件中出现的表单及本部门认为不可取消的表单必需送文控中心编号受控，并将电子档交于文控中心存档备案。
7.4各部门如有需要新增、更改文件内容或表单格式、内容需填写《文件新增/更改申请表/文件更改申请表》单，注明更改前及更改后的内容，若新增或更改的文件/表单影响到相关部门，并要求相关部门主管会签及意见后方可新增/更改。
7.5所有受控文件、表单的权限核准均按照“权限核准制度”执行，相关制表/审核/核准人员需仔细确认。
8 文件遗失、擅自更改惩罚规定
8.1文件遗失应及时报告文控中心，并填写《文件补发登记表》，由总经理签字后再补发。
由于保管不利，造成文控人员的重复工作，由丢失部门承担。
8.2对于遗失直接责任人给予扣当月绩效考核分5分，一年度累计次数超过10次直接责任人及部门主管公告处罚。
8.3对于公司已经发放的制度或表格，各部门要严格遵守，不得擅自更改或者自制，一经发现即扣当月的绩效考核分。
对文件擅自更改并造成严重品质事故，按“品质事故处罚规定”实施。
8．4如需试运行的文件相关部门主管传阅后将意见填与“文件传阅记录表”中，便于制作部门修改，传阅时间不得多于2个工作日。