文件发放及管理制度

文件发放及管理规定

1 目的

1.1为加强公司文件档案、声像档案资料的管理工作，保证文件档案、声像档案的及时归档和妥善保管。

1.2统一规范文件的发放权限，增加公司文件保密程度，特制定本规定。

2 范围

本制度包括公司所有文件。

3 职责

3.1本公司文控中心负责本制度的拟定、审核及执行解释及档案资料的归档督促和日常管理工作；董事长/总经理负责本制度的批准执行。

3.2本公司各总监、部门经理及主管，为本制度的落实执行人，负责本制度的执行与监督。

4 规定内容

4.1 公司文件大致分：制度类、合同类、报告类、报表类、凭证类及技术类六个类别。

4.1.1制度类文件分为：规定、制度、办法、决定及方案等。

4.1.2合同类文件分：合同、合约、契约、协议及约定等。

4.1.3报告类文件分：请示、报告、申请、工作总结及工作计划等。

4.1.4报表类文件分：业绩统计报表、销售额统计报表、产能统计报表、品质统计报表及财务报表等相关统计报表。

4.1.5凭证类文件分：借条、请款单、费用报销单、差旅费报销单、送货单等。

4.1.6技术类文件分：作业指导书、操作规程、检验细则、工艺卡片及产品图纸等。

4.2制度类文件

4.2.1审批流程

4.2.1.1制定：制度类文件由各部门负责人安排相关人员根据工作需要进行制度的编制。

4.2.1.2审核：制度类文件编写完成后，由制度编制人交本部门最高负责人审核，审核完毕后，应在相关部门进行传阅，征询意见，会签《文件制度资料征询意见登记表》，直至无异议。

（注：仅需部门内部传阅征求意见时用《文件传阅记录表》）

4.2.1.3批准：部门最高负责人将审核后的制度类文件提交本公司总经理办公室，由总经理办公室将相关文件按类型分类整理后转交董事长/总经理确认；如涉及重大管理变革及其它原因需要由董事长/总经理召集相关人员召开小组会议讨论会签通过。

4.2.2发放流程

4.2.2.1发放：以公司名义下发的制度类文件，由文控中心负责下发及失效文件的收回，签发原件由文控中心负责整理立卷；以部门名义下发的制度类文件签发原件由其部门整理立卷，并复制一份交由文控中心备案后执行下发及收回失效文件的工作。

4.2.2.2执行：以公司名义下发的制度类文件，由人力资源部负责相关宣导、培训并跟进执行情况；以部门名义下发的制度类文件，由各部门负责人负责相关宣导、培训并跟进执行情况。

4.3合同类文件

4.3.1审批流程

4.3.1.1制定：合同类文件根据公司需要与客户或供方达成相关合作意向，由经办人与相关方进行相关合约初稿的协商拟定。

4.3.1.2审核：合同类文件初稿拟定后，由经办人提交部门负责人审核（合同协议类文件项目内容必须经法律事务负责人确定其合法有效性）。

4.3.1.3批准：经办人将经部门负责人审核后的合同类文件提交总经理办公室，由总经理办公室将相关文件按类型分类整理后转交董事长/总经理批准确认；与员工管理或利益有关的制度须经职代会通过；如涉及特殊或重大合约及其它原因需要由董事长/总经理召集相关人员进行合同评审通过。

4.3.2发放流程

4.3.2.1经批准后的合同类文件原件由财务部备份跟进应收、应付事宜，同时总经理办公室必须留底备份。

4.3.2.2由经办人根据合同类文件要求完成跟进事项。

4.4报告类文件

4.4.1报告类文件由各部门负责人进行审批并交由本部门专人负责存档，如需发放的报告则提交总经理办公室审批后，由文控中心负责发放。

4.5报表类文件

4.5.1审批流程

4.5.1.1制定：报表类文件由部门统计或财务人员根据原数据统计进行报表编制和统计分析。

4.5.1.2审核：报表类文件编制完成后，由制度编制人提交部门负责人审核。

4.5.1.3批准：部门负责人将审核后的报表类文件提交总经理办公室，由总经理办公室将相关文件按类型分类整理后转交董事长/总经理批准确认。

4.5.2发放流程

4.5.2.1总经理办公室将总经理签署后的报表类文件发回呈送人。

4.5.2.2呈送人根据总裁批准确认后的报表类文件视情况需要分发相关部门。

4.5.2.3部门负责人根据报表反映情况分析原因进行相应跟进措施。

4.6凭证类文件

按照财务部门要求的流程执行

4.7技术类文件

4.7.1审批流程

4.7.1.1制定：技术类文件由工程技术部门负责人安排相关人员根据工作需要进行相关文件的编制。

4.7.1.2审核：技术类文件编写完成后，由文件编制人提交部门负责人审核。

4.7.1.3批准：部门负责人将审核后的制度类文件提交技术总监批准确认；如涉及重大管理变革及其它原因需要由技术总监召集相关人员召开小组会议讨论会签通过。

4.7.2发放流程

4.7.2.1 发放：以公司名义下发的技术类文件，技术部门先将文件交文控中心备案，由文控中心负责执行下发及失效文件的收回工作，签发原件由文控中心负责整理立卷；以部门名义下发的技术类文件，文件原件由其部门整理立卷。复制一份至文控中心备案并由文控中心人员执行下发及失效文件的收回工作。

4.7.2.2用于打样的图纸，由技术部门加盖“受控文件”章，旁边注明“仅用打样”直接发放采购部打样，无需文控中心备案及发放。

4.7.2.3执行：以公司名义下发的技术类文件，由技术部负责人负责执行相关宣导、培训并跟进执行情况；以部门名义下发的技术类文件，由各部门负责人负责相关宣导、培训并跟进执行情况。

4.8 公司所有急件处理流程

4.8.1 当事人于急件提交时需用档案封存并用即时贴于档案正面左上角注明标明急件字样和签阅完成时间。

4.8.2 如上层部门领导不在情况则需及时打电话请示处理。

5 文件的借阅与清退

5.1各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需填写《借用/申请单》，经签字后有效。对有保密的文件须有总经理以上高级主管同意后方可借阅。

5.2 文控人员对于借阅文件应严格填写《借阅登记表》，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

5.3 文控中心对承办的文件应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本公司文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向上级报告。