论现代秘书工作的发展趋势

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论现代秘书工作的发展趋势

【摘要】与时代发展相结合联系实际调查数据说明现代秘书工作呈现出女性化、职业化、科技化、服务对象多元化的发展趋势。

【关键词】秘书发展趋势

引言

现代秘书学理论认为，秘书是领导者、主事者身边的综合辅助者和公务服务者，是以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文办公办事等为主要职能活动的领导者、决策者的参谋助手。

正文

随着现代化的发展与时代的进步，具体来说也就是办公自动化和信息网络环境的全面普及,加上我国建立社会主义市场经济体制和WTO的加入,现代秘书工作加快了与国际接轨、与时代同步的进程。现代秘书与传统秘书呈现出不同的职业特点，传统秘书一般没有行业组织，对传统秘书的理论探讨欠缺，传统秘书“传、帮、带”培养模式，低学历普遍，能力层次低，手工操作低效率。而现代秘书有着专门的教育，工作办公自动化，工作效率高，能力要求更大。

因而现代秘书工作的宏观环境和微观环境都发生了变化，随之而来的也有着对现代秘书的更高要求以及多种发展趋势：女性化，职业化，科技话，服务对象多元化。

1、女性化

据1998年北京市主要报刊招聘广告中，招聘单位392家，有99％的普通秘书岗位提供给18—28岁之间的女性。有资料显示在美国300多万秘书中，99％是女性，男性只有4.25万人。无论是在经济发达的美国、欧洲、日本，还是我国的香港、台湾地区，女性化早已是秘书职业的一个普遍现象。而在公司秘书中，更是清一色的女秘书的天下。

女性从事秘书工作具有明显的优势，她们语言表达能力强，善解人意，心细手巧，在文函管理、通信打字、接待来访等秘书常规事务中，能够起到男性雇员无法代替的作用。由于秘书成为女性就业的首选职业，在美、欧、日和我国港台地区，都有许多专门培养女秘书的学校。虽然在我国党政机关秘书中，到目前为止仍然是男性略占多数，但是这种现象正在迅速改变之中。有统计资料表明，近几年公务员招考中，秘书职位的报考者和录用者女性都占80%以上。所以预计在未来十年之内党政机关公务员中女性秘书的比例将超过男性。

2、职业化

秘书工作职业化是社会发展到市场经济阶段的必然产物。在市场经济发达的国家和地区，秘书职业化的过程早已完成。在我国大陆，秘书工作职业化起步很晚，但发展很快。随着我国政治体制改革的不断深入，国家机构的精简，公务秘书人员相对减少，而且随着公务员制度电热推行和新的行政晋级加薪的实施，逐步脱离了官阶官位，出现了职业化的趋势。现代社会主要对商务秘书及公务秘书的要求扩大，而且这些职位的设置越来越多，他们的工作对政府及公司企业的有着重要作用。例如全国各地相继成立的秘书事务所，商务秘书中心，信息咨询公司，市场调查公司，文秘公司等，这些名称不一、规模大小不等、面向全社会提供秘书有偿服务的民营，私营性机构，以各种形式面向全社会提供全方位的服务，由此可以看出秘书职业化逐步形成，我国秘书正在实现从行政职位到社会职业的转化。

3、科技化

随着网络技术的发展，打印机、复印机、传真机、缩微设备的广泛应用，大大提高了工作效率。逐步实现办公自动化，同时也逐步引入信息论、控制论、系统论等原理对秘书工作进行科学管理。这一点也正是传统秘书与现代秘书的最大区分点。传统秘书更多的除了处理文件等还需要体力劳动，文件的传输往往需要亲自传递，而现代秘书

只需要用电脑就可轻松传递信息给各个部门。似乎现代秘书的工作更加轻松了，但是对现代秘书的要求也逐步提高了。现代秘书不仅需要冷静的头脑清晰的思路去处理事情，还需要对现代化办公设备的熟知更要熟练得运用。这对秘书人员从思想意识，组织观念到知识构成，智能要求，从心理品质、行为方式到工作方法，工作习惯等方面都提出了更高、更新的要求，促使秘书工作向科学化的道路发展。例如在美国秘书中1/3的人掌握了计算机编制技术，1/2的人因掌握了新技术而增加了工资。由此可以看出现代秘书向着科技化不断发展。

4、服务对象多元化

秘书工作主要是为了领导服务的，秘书工作的价值取决于秘书与领导者主辅配合的有效程度。能否发挥秘书的参谋职能是提高这种有效程度的关键，因而也决定秘书工作的价值和实现秘书自身价值重要途径。秘书是一个中间人，沟通上下级，成为各部门各人员各等级间的纽带。由于科技的不断发展，现在公司内部的一般部门均装有电脑，因此垂直分布的组织部门均设置秘书这工作职位，因为不管是顶端领导层抑或是部门总管都是公司的组成部分，每个部门的工作事宜都较纷繁复杂，现代秘书需要有着强大的人际关系网，需要面对形形色色的人，他们从事着不同的工作，来自不同的地方，有着不同的性格特点，

秘书与他们的交流会因为互联网而越来越多，联系并服务的人员会越来越广，因此秘书服务对象的多元化是由社会发展决定的。

结语

当然除了这些大趋势以外现代秘书还有更多的发展趋势，例如大众化，大到政府高层机关，小到商务企业，都可以看见秘书的存在；再者，年龄适中化也成为一种现代秘书的发展趋势，从各单位的招聘信息来看，23至35岁居多，年纪轻经验少，年纪大了家庭责任大，创新少。

对于21世纪的今天，随着社会的不断改革，科技的不断更新，秘书也在社会活动中起着日益重要的作用，同时，也正因为国家的这种进步，对秘书行业的要求越来越高。秘书教育的普及以及岗位需求也导致了现代秘书的社会竞争压力不断扩大。

参考文献：