档案归档流程
文件、档案的分类整理及归档流程
-(一)归档文件定义“单位在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档保存的各种纸质文件材料。
〞(二)归档文件的整理“将需要归档文件，以件为单位发展装订、分类、罗列、编号、编目、装盒，使之有序化的一个过程。
〞(三) “事由〞“一件具体的事、一个具体问题，或者一段较严密的工作过程等。
如职务任免、晋升检察官等级或者召开一次会议。
〞(四) “件〞“件〞是指归档文件的整理单位，普通以每份文件为一“件〞。
普通来说，文件正本与定稿为一件。
正文与为一件。
转发文与被转发文为一件；来文与复文为一件，本单位复文与外单位来文为一件，本单位去文与外单位复文各为一件。
文件处理单有实质容的有批示或者办理情况的与文件为一件；原件与复制件为一件；报表、名册、图册等每册为一件。
会议记录一份为一件，可以装订成册来保存。
文件、档案的整理，要遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，以便于保管利用。
需要归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹含糊或者易退变的文件应予复制。
归档的文件所使用的书写材料、纸、装订材料等应符合档案保护的相关要求。
(一)文件、档案的装订需要归档的文件材料，要去除金属物，按件采用专用缝纫机装订或者专用包角粘连装订。
专用缝纫机装订位置在左侧，装订专用包角粘连装订位置在每份文件材料的左上角。
文件材料过厚可采用“三孔一线〞左侧装订方法发展装订。
普通来说，装订时正本在前、定稿在后；正文在前，在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；文件处理单在前，文件在后。
此外，对重要文件历次修改稿都需要留存的，定稿在前，历次修改稿按时间顺序挨次在后。
(二) 文件、档案的分类、罗列归档文件普通采用“年度—保管期限〞方法分类，即每个年度的文件按照其价值不同划分永久、定期两种，定期一般分为 30 年、 10 年。
在分类方案的最低一级类目保管期限，根据机关文件材料归档围，按文件性质、事由、办结时间先后顺序罗列。
档案归档流程及具体事务
档案归档流程及具体事务档案归档流程及需要做的具体事务是：1、档案收集。
关于档案收集，可以让公司各部门定期将需要保存的，且有保存价值的档案送至档案室或行政部，进行归档。
需要归档的文件必须是原件，而且需要盖章的必须要盖章，文件要有落款日期。
2、档案整理。
对于各部门移交的文件要先进行登记，然后进行整理、归类。
在整理过程中，若发现没有盖章、没有落款日期的要及时和移交者沟通进行更正。
3、档案价值鉴定。
不同的档案，重要性不一样。
关于档案的重要性，要进行价值鉴定，以便进行密级划分，确定保管期限。
密级一般可以划分为一级、二级、三级、四级等。
4、档案保管。
把要归档的每一份文件盖上档号章，填写上档号，装入相应的档案盒，进行保管。
5、档案编目和检索。
对于归档的文件要进行编目，录入电脑，以便后期提供利用时进行快速检索。
6、档案提供利用。
档案的保管是为了后期提供利用，任何人借阅档案，均需要进行借阅登记，并要及时归还档案。
我们公司的档案大体有四大类：一、科技档案。
就是公司的项目研发、发明专利、工程项目的设计、施工工艺流程、工程合同等。
二、人事档案。
就是公司在人事管理活动中形成的一些信息资料，包含个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况、奖励处罚、入职、离职、社会保障、以及人员的各类证件、劳动合同等资料。
三、文书档案。
就是公司在行政管理事务中产生的，也就是日常的行政资料。
四、财务档案。
财务档案是记录和反映公司经济业务发生情况的重要史料和证据，包含会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料。
由于财务档案的特殊性，公司的财务档案没有进入档案室，一直在财务室保管，很多企业的财务档案都独立保存在财务室。
2019-12-9。
档案工作八个流程
档案工作八个流程
1. 归档准备：在开始档案工作之前，需要准备好文件夹、标签、文件夹架、归档箱等档案管理工具。
同时，确定好归档的分类规则和流程。
2. 文档整理：将需要归档的文件整理出来，并按照分类规则进行分组。
可以根据文件的内容、日期、部门等进行分类。
3. 文件编目：对每个文件进行编目，即给文件分配一个唯一的编号，并在文件夹或标签上标明该编号。
可以使用数字编号、字母编号或组合编号等方式。
4. 文件归纳：将编目好的文件按照分类规则放入文件夹或归档箱中，并将文件夹或归档箱标明文件的分类和编号信息。
5. 归档记录：对每个归档的文件进行记录，包括文件名称、编号、归档日期、归档位置等信息。
可以使用电子表格或档案管理系统进行记录。
6. 文件存储：将归档好的文件放置在专门的档案室或档案柜中，需要保证文件的安全和易于查找。
7. 档案检索：当需要查询某个文件时，可以根据文件的编号或关键词进行检索。
根据档案记录，找到文件的存放位置并取出。
8. 文件销毁：当文件达到保管期限或不再需要时，可以进行文件销毁。
可以按照规定的程序和流程进行文件销毁，包括销毁申请、审核、执行等步骤。
档案归档流程
档案归档流程
档案归档流程是指将文件或资料按照规定的标准和程序进行整理、分类、编目、装订、存储和管理的过程。
下面是档案归档流程的详细介绍：
一、整理资料
档案归档前，需要对文件或资料进行整理。
首先要对文件或资料进行分类，将同一类别的文件或资料放在一起。
然后对每个文件或资料进行检查，确保文件或资料的完整性和准确性。
二、编制档案目录
编制档案目录是档案归档的重要环节。
档案目录应当按照规定的标准进行编制，包括档案名称、档案编号、档案时间、档案责任人等信息。
档案目录的编制应当准确无误，便于查找和管理。
三、装订档案
档案归档后，需要对文件或资料进行装订。
装订应当按照规定的标准进行，包括装订方式、装订材料等。
装订后，应当对档案进行标识，包括档案编号、档案名称等信息。
四、存储档案
存储档案是档案归档的最后一步。
档案应当按照规定的标准进行存储，包括存储位置、存储环境等。
存储环境应当保持干燥、通风、防潮、防火等条件，以保证档案的安全性和完整性。
五、管理档案
档案归档后，需要进行档案管理。
档案管理应当按照规定的标准进行，包括档案借阅、档案调阅、档案销毁等。
档案管理应当严格遵守规定，确保档案的安全性和完整性。
以上就是档案归档流程的详细介绍。
在档案归档过程中，需要严格按照规定的标准进行操作，确保档案的安全性和完整性。
应届毕业生档案归档转递方式与流程
应届毕业生档案归档转递方式与流程
一、归档转递方式：
1.纸质转递：毕业生档案以纸质形式存储，并通过传统的邮寄、快递等方式转递给用人单位或者其他机构。
2.电子转递：毕业生档案以电子形式存储，并通过电子邮件、网盘等电子化途径转递给用人单位或者其他机构。
3.纸质与电子结合：在档案归档转递过程中，纸质档案与电子档案形式相结合，既提供了纸质档案的实物性，又兼顾了电子档案的便捷。
二、归档转递流程：
3.组织档案整理：学校档案管理部门收到毕业生的报到材料和资料表后，进行档案整理工作，包括整理、分类、归档等。
4.确定转递方式：学校档案管理部门与用人单位或其他机构协商，确定档案的转递方式，如纸质转递、电子转递或者纸质与电子结合。
5.完成档案转递：根据协商结果，学校档案管理部门将毕业生的档案进行转递。
如果是纸质转递，可以通过邮寄、快递等方式；如果是电子转递，可以通过电子邮件、网盘等方式。
6.档案接收确认：用人单位或其他机构在收到毕业生档案后，需要进行档案接收确认，确保档案的安全性和完整性。
7.档案存储与管理：用人单位或其他机构在接收到毕业生档案后，需要妥善存储和管理，保证档案的安全和可检索。
8.档案利用与更新：用人单位或其他机构在需要使用档案时，可以根据需要进行档案利用和更新，在保证档案的正确和完整的前提下，满足自身的用途。
以上就是应届毕业生档案归档转递方式与流程的详细介绍。
毕业生在办理档案转递时，需要按照相关流程和要求进行操作，并与学校档案管理部门和用人单位或其他机构保持及时的沟通和协调。
只有确保档案的安全和完整，才能更好地为个人的发展和用人单位或其他机构的需求服务。
档案归档整理流程
档案归档整理流程档案归档整理流程一、收集档案管理的第一步是收集工作。
为了确保档案归档齐全、完整并能有效利用，收集工作分为文件判断和确定期限两个步骤。
文件判断是指确定现有文件的归档范围，需要与各单位进行沟通和深入调研，根据实际情况划定合理的归档范围。
确定期限是根据文件的使用频率和重要程度等因素，划分对应的保管期限，并根据不同的保管期限进行相应的管理，主要体现在年度鉴定和保管期限到期后的销毁工作上。
二、分类根据归档文件范围和保管期限表，对收集到的文件进行细致的分类划分。
三、编制页码编制页码时要注意不漏页、不重页。
案卷封面、卷内目录、备考表不编页码，卷内文件在右上角开始标号，从“001”开始，遇到正反双面时，在反页左上角标出。
四、装订使用不锈钢钉逐件装订或者组卷装订，避免生锈腐蚀文件。
五、排序对于同一类别的文件按照时间的先后顺序排列。
六、档号标识对排列好的文件依次标出档号，做到不重复、不断号，保持档案编号的自然连续性。
七、著录著录是指对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程，著录是为了满足检索查找提供利用的需要。
八、装盒即同“组卷”，将具有相同联系的文件放置在同一盒子里，对于案卷（盒子）进行编号。
案卷除包含排列好的文件外还应包括案卷封面和备考表，案卷封面反映文件内容，备考表则对于案卷组卷情况进行说明，包括案卷包内容、日常使用、变更情况、组卷时间、组卷人和审核人等。
案卷封面置于文件前面，备考表置于文件之后，二者不进行页码的标识。
九、打印目录包括卷内文件目录和案卷目录，按照文件的保管期限进行区分汇总。
十、编制检索工具对准备好的各类目录进行整理，编制目录汇总表，提供日常利用。
以上是档案归档整理的具体流程。
1.清晰、准确的记录是非常重要的，因此必须确保件号不重复，同时录入的内容要尽可能详细和准确。
为了保证记录的准确性，可以使用电脑进行著录。
2.在装盒排架时，需要根据不同的保管期限和机构进行分类，避免将不同机构的文件装入同一盒中。
文件档案的分类整理及归档流程
文件档案的分类整理及归档流程文件和档案的分类整理及归档流程是组织和管理文件和档案的重要工作，它能够确保文件和档案的有序整理，方便查找和使用。
下面是一个较为详细的文件和档案的分类整理及归档流程。
一、文件和档案的分类整理1.首先，对于新收到的文件和档案，需要进行初步筛选，判定其是否需要归档。
一些常见的归档文件和档案包括合同、协议、报告、会议纪要等重要的商务文件。
3.接下来，对于每一类文件和档案，可以进行细化分类。
可以根据具体的子主题或具体的业务内容进行细分，以方便查找和使用。
4.在进行分类整理时，还需注意保持分类的一致性和统一性，确保同一类别的文件和档案都归属于相同的分类。
二、文件和档案的归档流程2.根据文件和档案的分类，按照一定的顺序将其归档。
可以根据一定的编号或字母进行归档，以方便查找和检索。
4.对于归档的文件和档案，最好编制一份目录或索引，以便于查找和使用。
可以根据分类和归档位置编制目录，也可以根据关键词编制索引。
5.定期检查归档文件和档案的完整性和准确性，及时更新或重新整理归档，确保文件和档案的有序性和可用性。
三、文件和档案的保存和保护1.确保文件和档案的存储环境符合要求，避免受潮、受热和受火灾等因素的影响。
2.对于重要的文件和档案，最好进行备份，以防丢失或损坏。
3.定期对文件和档案进行检查和整理，清理不必要的文件和档案，保持存储空间的合理利用。
4.对于不再需要的文件和档案，按照规定的程序进行销毁和处理，确保信息的安全性和保密性。
总结起来，文件和档案的分类整理及归档流程包括文件和档案的初步筛选、分类整理、归档存储和保护等环节。
通过科学合理的整理和归档流程，可以确保文件和档案的有序整理和管理，提高工作效率和便捷性。
同时，在整理和归档的过程中，还需注意保护文件和档案的安全和隐私，以确保信息的完整性和保密性。
个人档案归档流程
个人档案归档流程
个人档案归档流程包括以下几个步骤：
1. 根据个人情况准备相应材料，到人才中心开具调档函，并缴纳相关费用。
2. 拿到调档函后到档案存放的地方调取档案，档案要是密封的话可以本人携带。
3. 拿着档案回到人才中心后，交给办事人员，办事人员会检查档案中是否缺材料。
4. 如果检查出缺材料的话会让补齐，这时候有两种可能，一是档案退回，补齐后一起返回；二是档案办事人员收下，给开具一个《补充档案材料通知单》，把材料准备好后把要补的材料和通知单一起送回去即可。
5. 档案收下后，办事人员会开具一个《委托管理人事档案证明函》，这个是把档案存在人才中心的证明，需要保存好，若出现丢失、损毁等情况可以拿它讨说法。
以上信息仅供参考，如有需要，建议咨询专业人士。
新调入人员档案归档流程
新调入人员档案归档流程下载温馨提示:该文档是我店铺精心编制而成，希望大家下载以后，能够帮助大家解决实际的问题。
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档案收集及归档程序
档案收集及归档程序档案是我们日常生活和工作中不可或缺的一部分，它记录了许多重要信息和历史事实。
为了更好的管理和维护这些档案。
需要一个良好的档案收集及归档程序。
在档案收集及归档程序中，第一步是确定需要收集和归档哪些档案。
这需要针对不同机构和组织，建立相应的档案分类体系。
这个分类体系应该针对不同的档案类型和用途进行分类和编码，方便档案的归档和检索。
同时，还需要对档案的保密级别、保存期限等进行明确规定，以便后续的档案处理和保管。
第二步是收集档案材料。
档案材料种类繁多，涉及到各个领域，如政府行政、商业经营、文化艺术、教育、科技等等。
无论是电子档案还是纸质档案，都需要一个清晰明确的采集流程，以确保档案的完整性和准确性。
在采集过程中，需要对原始材料进行验收、索引，确保所有档案都得到正确地编号和文件名。
此外，还需建立相应的档案管理机构和专业管理人员，负责档案的维护和管理。
第三步是审定档案并进行归档处理。
在这一步骤中，需要对收集到的档案进行审定，并根据规定的存档期限，对档案进行归档处理。
这个过程包括文件分类、条目编写、数码化转化、计算机存储等重要步骤，以确保档案的归档质量和数据的完整性。
它需要专业的档案管理人员，有着丰富的经验和技术，能够保证档案的完整性和可靠性。
第四步是档案存储。
档案存储需要考虑地点、方法、环境、防盗和安全等因素。
存储环境要保持清洁、干燥、通风、恒温、恒湿，且无臭味、风尘等污染物质。
同时还需要采用防火、防震、防盗等防范措施，以保证档案的完整性和安全性。
另外，还要制定详细的档案借阅与管理规定，明确了档案的操作流程与安全保障，确保借阅档案的人员来归还并妥善保管。
总之，一个完整、精细的档案收集及归档程序是确保档案管理质量和保证其真实性、完整性和可用性的首要保证。
档案作为历史遗留信息，是未来世代了解历史、发掘文化、探特色的重要依据，因此，我们要重视档案的管理和运行，以确保事物真正做到信息有据，历史可考，文化有传承，遗产得保护。
档案建档归档借阅流程
档案建档归档借阅流程档案建档归档借阅流程是指在一个机构或组织中建立、管理和使用档案的过程。
以下是一个典型的档案建档归档借阅流程的简要描述：1. 档案建立：在机构或组织创建一个新的档案时，需要先确定档案的种类和内容。
工作人员收集相关文件，整理并编制目录。
然后按照一定的顺序将文件归类存放。
2. 档案著录和归档：将每个档案的相关信息录入电子数据库或手工档案卡片中，包括档案编号、风格、文件名称、发文单位和日期等。
将文件放入适当的文件夹中，并进行标记。
3. 档案存储：选择合适的存储设备和环境来保存档案，如柜子、架子或电子存储设备。
确保档案的安全性和保密性。
4. 借阅申请：当有人需要查阅某个档案时，需要填写借阅申请。
申请中需注明借阅的目的和时间。
5. 借阅审批：工作人员审核借阅申请，确保申请符合规定条件，并核对借阅者的身份和权限。
6. 档案调档：根据借阅申请，工作人员根据档案编号和位置信息，找到所需档案并准备借阅。
7. 借阅记录：在借阅者借阅档案前，记录下档案的借出时间、借阅者的姓名和借阅目的。
这是为了方便后续跟踪档案的使用情况。
8. 档案借阅：借阅者按照规定的时间和地点借阅所需档案。
借阅者需要保证档案的安全，并不得私自更改档案内容。
9. 档案归还：在规定的时间内，借阅者将档案归还给机构或组织。
工作人员需要确认档案完整无缺，并登记归还时间。
10. 借阅审核和归档：工作人员对归还的档案进行审核，确认档案无损坏和丢失。
然后将档案重新归档到原来的位置。
11. 档案销毁：当某个档案不再需要保留时，根据相关规定进行销毁。
销毁前需要进行备案和审批，并进行相应的记录和报废。
以上是一个典型的档案建档归档借阅流程的简要描述。
具体的流程可能会因机构或组织的不同而有所差异，但总体上都遵循相似的原则和步骤。
档案归档的工作流程和步骤
档案归档的工作流程和步骤
一、编制移交案卷目录或归档文件目录
移交案卷目录或归档文件目录是机关文件处理部门编制的应向机关档案室移交档案文件的名册。
移交目录的作用是揭示应移交档案文件的内容和成分，统计案卷或文件的数量；
编制移交案卷目录或归档文件目录要一式三份，待履行完归档手续、机关档案室填入档号后，机关文书部门、移交部门和机关档案室各存一份备查。
二、撰写立卷或组件说明
立卷或组件说明是总结和介绍本年度机关立卷或组件工作、档案文件和机关基本情况的专用文件。
它是年度立卷或组件工作结束的标志之一，是编写机关全宗指南的主要依据和参考。
以下介绍立卷说明的拟写情况：
1.立卷说明的内容；
2.立卷说明的拟写方法。
三、移交与归档手续
1.档案文件的移交是立卷归档工作，也是文件处理工作的最后一个环节。
文件处理部门将档案文件及其相关材料交给机关档案室并办理完归档交接手续，立卷工作即告结束。
2.归档交接手续主要有以下内容：
①机关档案室对机关文件处理部门移交的档案文件以及有关材料的质量、数量进行严格的检查、清点、核对；
②经机关档案室检查、清点、核对无误后，双方即在档案文件移交目录的备考表上签字、盖章，并填明交接日期（移交目录由机关档案室退一份给机关文件处理部门留存备查；另两份由机关档案室保存使用）。
档案归档流程
档案归档流程一、收集、分类整理：参考《归档部门代码、分类号表》、按照《东北电力大学各类档案归档范围及保管期限表》将本部门的文件材料收集齐全。
分年度、分类别、分问题、分保管期限。
、先将文件材料按其形成或针对的年度分开。
一般文件归入文件形成年度。
跨年度的请示与批复，归入批复年度，无批复的请示归入请示年度。
跨年度的规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度。
跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度。
跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度。
法规性文件，归入公布或批准年度。
、将分年度的文件材料按十大类分开。
、将分类别的文件材料按其内容所反映的问题、事物分开。
、最后将文件材料按照保管期限分开。
二、立卷组合立卷组合一般应以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密，便于查找利用为原则。
同一内容的文件材料组成一卷或数卷，每卷不超过页。
三、排列卷内文件材料（按重要程度或时间顺序）：批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；上级通知在前，上报材料在后；文字材料在前，图表在后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；基建图纸按图的类别序号排列；其它文件材料按时间顺序排列。
四、修整文件材料对在装订线以外有字迹或破损的文件材料要进行加边、修补和裱糊。
对较大的表格，要适当地折叠。
去掉文件材料上的金属物,档案文件材料上不能留有曲别针、书订、大头针等金属物。
五、编写页号用铅笔为卷内文件编页号，无论单面或双面只要有字迹，均应一面编写一个页号。
页号的位置在每面材料非装订线一侧的下角，正面右下角，反面左下角。
每卷文件材料为一个流水号，即、、……。
六、著录、以卷为单位，根据本卷文件内容拟写各著录项目:档号:档号是档案的存址代码,固定档案的物理位置,具有唯一性。
档号由全宗号年度号分类号流水号组成中间用“”连接。
如：案卷题名:案卷题名即案卷标题，由立卷人自拟。
案卷题名应简明确切，结构完整，一般不超过个汉字。
档案归档制度及流程
档案归档制度及流程概述本文档旨在介绍档案归档制度及流程，以提供组织内部对于档案管理的指导和规范。
1. 档案归档的定义档案归档是指将重要的文件和记录组织、分类和存储在特定的档案库中，以便将来能够方便地检索、使用和保护这些信息。
2. 档案归档的目的- 保护重要的文件和记录，防止遗失、损坏或未经授权的使用。
- 提供便捷的检索和使用渠道，促进组织内部的信息共享与传递。
- 遵守法律法规和监管要求，确保组织的合规性。
3. 档案归档流程3.1. 档案分类根据档案的性质和用途，对档案进行分类。
常见的档案分类有：行政档案、财务档案、人事档案等。
3.2. 档案整理将归档的文件按照一定的规则进行整理，包括文件的排序、标注、编目等。
3.3. 档案存储选择适当的档案存储介质和设施，并按照一定的规则将档案存储起来，确保安全、可靠。
3.4. 档案检索建立档案索引系统，以便将来能够快速准确地检索档案。
同时，为了保护档案安全，应设定访问权限和审批流程。
3.5. 档案保护建立档案保护制度，包括定期备份、防火、防潮、防盗等措施，确保档案的安全性和完整性。
3.6. 档案销毁根据法律法规和组织内部的规定，对于无需保留的档案，采取合法的销毁措施，以确保信息的安全性。
4. 档案归档的责任档案归档是全员责任，但也需要明确相应的责任人和部门，以确保档案管理的顺利实施。
5. 档案归档制度的评估和改进定期对档案归档制度进行评估，根据实际情况和需求进行改进，以适应组织的发展和变化。
结论档案归档制度及流程是组织内部重要的信息管理工作，合理规范和有效实施的档案归档制度有助于提高组织的工作效率和信息安全性。
通过本文档的介绍，希望能为组织内部的档案管理提供参考和指导。
纸质档案的归档流程
纸质档案的归档流程是指将不再需要的纸质文件按照一定的标准和方法进行整理、分类、编目、装订、标注和存放的过程。
以下是一个典型的纸质档案归档流程：1. 收集和整理：- 收集所有需要归档的纸质文件，包括发票、收据、合同、报表、通知、信函等。
- 对文件进行整理，去除不必要的附件、复印件和不相关的文件。
2. 分类和排序：- 按照文件的性质、内容和用途进行分类，如财务文件、人事文件、营销文件等。
- 在每个类别内部按照时间顺序或文件编号进行排序。
3. 编制目录和索引：- 为每个类别编制目录，列出所有文件的详细信息，如文件名、日期、编制人等。
- 制作索引卡片或电子索引，方便检索和管理。
4. 文件装订：- 选择适当的装订方法，如骑马钉、胶装、线装等，确保文件不易散落和损坏。
- 装订时应注意保持文件的完整性和可读性。
5. 标注和贴标：- 在文件和装订册上标注必要的信息，如档案号、归档日期、保管期限等。
- 使用标签和颜色编码来区分不同的档案类别和保管期限。
6. 档案存放：- 将装订好的档案放置在适当的档案柜、架或箱中，确保存放环境符合标准，如防潮、防晒、通风等。
- 按照档案号或类别进行有序存放，便于检索和归还。
7. 定期检查和维护：- 定期对存放的档案进行检查，确保其状态良好，无损坏和遗失。
- 对过时或不再需要的档案进行销毁，按照规定的程序和期限。
8. 培训和指导：- 对负责档案归档的员工进行培训，确保他们了解归档流程、方法和标准。
- 提供必要的指导和监督，确保档案归档工作的质量和效率。
遵循上述流程，可以确保纸质档案得到有效管理和保存，便于未来的检索和使用。
人事档案归档管理制度
人事档案归档管理制度人事档案归档管理制度是企业内部重要的管理规定，其目的是确保员工档案的完整性、准确性和机密性。
本制度包括档案归档流程、档案的分类与存储、档案借阅与归还、档案销毁等方面的规定。
通过建立健全的归档管理制度，可以提高人事档案管理的效率，保障员工信息的安全性。
一、档案归档流程1. 档案归档申请员工离职、转岗或者其他需要进行档案归档的情况，应及时向人力资源部门提交档案归档申请。
申请中应包括员工基本信息、申请理由、归档文件清单等内容。
2. 档案整理与审核人力资源部门收到申请后，将负责对员工档案进行整理与审核。
整理包括对档案文件进行排序、打印归档标签等工作；审核则是对档案材料的真实性、完整性进行检查。
3. 档案存储审核通过的员工档案将按照一定的分类规则进行存储。
档案室应具备良好的环境，通过温湿度控制、防火防潮等措施保证档案的安全与保存。
二、档案的分类与存储1. 基本档案基本档案包括员工的身份证明、雇佣合同、职称证书等重要文件。
这些档案应分类存储，并按照员工姓名或者档案编号进行编号，以便于查阅和管理。
2. 绩效档案绩效档案记录了员工在工作中的表现与评价。
根据评价内容与时间进行分类存储，方便对员工的绩效进行分析与评估。
3. 奖惩档案奖惩档案记录了员工在工作中的表现得失以及相关奖惩措施。
对于同一员工的奖惩档案，应按照时间进行排序，以确保查阅时的便捷性。
4. 个人简历个人简历是员工在不同阶段的教育和工作经历的记录。
个人简历的归档应按照时间顺序进行存储，以便全面了解员工的成长与发展。
三、档案借阅与归还1. 借阅申请员工在需要查阅某个档案时，应向人力资源部门提交借阅申请。
申请中应注明借阅的目的和时间。
2. 档案借阅记录人力资源部门将详细记录员工的档案借阅情况，包括借阅时间、归还时间等信息。
借阅者需保证档案的安全，不得私自复印、外借或泄露档案内容。
3. 档案归还员工在查阅完毕后，应及时归还档案。
人力资源部门将对归还的档案进行检查和记录，确保档案的完整性和准确性。
档案归档流程
档案归档流程档案归档是指将文件或记录按照一定的规则、方法整理、分类并储存起来，以便于日后查阅和利用。
档案归档流程的设计与执行对于组织和个人管理的高效性和信息安全至关重要。
下面将介绍一套通用的档案归档流程，以帮助您更好地管理和归档重要文件和记录。
一、文件分类与准备档案归档的首要任务是对文件进行分类。
根据文件的性质、用途或时间顺序，可以采用编码分类、主题分类或年份分类等方式进行。
在进行文件分类前，我们需要准备好归档所需的材料，如文件夹、标签、封装袋等。
确保材料的质量和数量满足归档的需要。
二、整理与排序在文件分类确定后，接下来需要进行整理与排序的工作。
将文件按照分类的规则整理，同时可以为每个文件加上序号或编号，以便于后续查找和管理。
在整理与排序的过程中，注意保持文件的整洁有序，并检查文件的完整性和准确性。
三、文件封装为了保护档案的安全性和耐用性，对整理好的文件进行封装是必要的环节。
可以使用透明的封装袋、塑料封装文件夹等封装工具进行操作。
在封装过程中，要注意封装袋或文件夹的尺寸要能够容纳整个文件，封装的胶带要牢固，并注意标注文件的名称和分类信息。
四、文件标识为了方便查找和管理档案，对归档文件进行标识是必不可少的一步。
可以使用标签、贴纸、印章等方式在文件封装袋或文件夹上标明文件的基本信息，如文件名称、分类、日期等。
标识的方式可以根据实际需要进行选择，但要确保标识信息的清晰可见。
五、档案存放与管理归档文件的存放和管理需要建立一套规范的流程和制度。
可以根据档案的重要性和保密性确定存放的地点和权限。
为每个档案设定编号或索引，并建立档案登记册或系统，记录档案的存放位置和借阅情况。
定期对存放的档案进行检查和整理，确保档案的安全性和完整性。
六、档案借阅与归还当有人需要查阅档案时，应按照事先约定的程序进行借阅。
借阅者必须填写借阅申请，并经过相关负责人批准后方可取阅档案。
借阅者在借阅期间需要妥善保管档案，不得私自更改或遗失。
档案归档及维护流程
档案归档及维护流程
一、概述
档案管理是组织内部核心运作的重要组成部分，有效的档案管理能够提高工作效率、便于信息查找并保护组织的重要信息资产。
档案归档及维护流程是档案管理中至关重要的一环，通过规范的流程来管理档案的归档、存储、检索和维护，保证档案的完整性和可用性。
二、档案归档流程
1. 档案收集
•确定需要归档的档案种类和范围
•按照规定的流程收集档案，包括纸质档案和电子档案
2. 档案分类
•对收集到的档案进行分类，建立明确的分类标准
•按照分类标准将档案归档到相应的存储位置
3. 档案归档
•确定档案归档的方式和格式
•将档案按照分类和归档规则存档，记录档案的存档位置和索引信息
三、档案维护流程
1. 档案检索
•根据需要，通过档案索引信息进行档案检索
•确保档案检索的及时性和准确性
2. 档案更新与修订
•对需要更新或修订的档案进行识别和审查
•确保更新后的档案替换原有档案，并相应更新索引信息
3. 档案备份与恢复
•定期对档案进行备份，确保档案安全性
•对需要恢复的档案进行及时恢复操作，保障档案的完整性和可用性
四、档案归档及维护流程的重要性
档案归档及维护流程的建立和执行能够帮助组织规范档案管理工作、提高信息资产的安全性和可靠性。
同时，有效的档案归档及维护流程也可以提高工作效率，减少档案管理过程中可能出现的错误和遗漏，为组织的发展和管理提供有力支持。
五、结语
档案归档及维护流程对于组织的档案管理工作至关重要，只有建立规范的流程并严格执行，才能确保档案的安全性和完整性。
同时，档案管理人员也需要不断学习和提升档案管理技能，与时俱进，适应信息化环境下的档案管理需求。
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九、装订
案卷装订顺序: 案卷封面->卷内目录->文件材料->备考表
装订方法：三孔一线
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九、装订备考表 文件材料 卷内目录 案卷封面
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十、移交归档和验收
❖ 移交前需由本部门负责领导填写《部门领导 反馈意见一览表》
❖ 立卷部门向档案馆移交档案时，档案馆会依 据质量标准和规范进行验收，如有问题，档 案馆提出整改意见，并限期改正后方能移交 归档
JX14 学籍管理 学生学籍卡片;学生成绩总册; 在校学生名册;学生学籍变更材料; 学生奖励材料;学生处分材料; 关于学生学籍管理的规定;
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一、收集、分类整理
4、分期限--将文件材料按照保管期限分开
a) 永久 b) 长期 c) 短期 d) 二十五年 e) 十五年
参考《东北电力大学各类档案归档范围及保 管期限表》确定
❖ 整理：
a) 分年度 b) 分类别 c) 分问题 d) 分期限
大
小
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一、收集、分类整理
❖ 1、分年度--将文件材料按其形成或针对的年 度分开
a) 一般文件归入文件形成年度（公元年、学年）； b) 跨年度的请示与批复，归入批复年度（无批复的请示归
入请示年度）； c) 跨年度的规划，计划，归入文件针对的第一个年度； d) 跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年
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六、著录
❖ 以卷为单位，根据材料内容拟写各著录项目
a) 档号 b) 案卷题名 c) 编制单位 d) 编制日期 e) 保管期限
❖ 计算机录入
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六、著录
❖ 档号是档案的存址代码,固定档案的物理位置, 具有唯一性；
❖ 档号由全宗号 - 年度号 - 分类号 - 流水号组成； ❖ 比如：3-2010-JX1422-001
模竞赛结果的通知
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六、著录
案卷： 关于对03届成人毕业生电子注册及在校生学籍变更有关情况的
报告 文件： ① 东北电力学院关于对2003届成人毕业生电子注册情况说明的
函 ② 东北电力学院关于保送2004年研究生教育学历证书电子注册
报表的函 ③ 东北电力学院关于成人在校生学籍变更有关情况的报告
❖ 对有破损的文件材料要进行修补 ❖ 对较大的表格、图纸，要适当地折叠 ❖ 去掉档案文件材料上曲别针、书订、大头针
等易腐蚀的金属物
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五、编写页号
❖ 用铅笔为卷内文件编页号，无论单面或双面 只要有字迹，均应一面编写一个页号；
❖ 页号的位置在每面材料非装订线一侧的下角 （正面右下角，反面左下角）；
❖ 每卷文件材料为一个流水号，即1、2、…N
度； e) 跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度。 f) 法规性文件，归入公布或批准年度。
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一、收集、分类整理
❖ 2、分类别--将文件材料按照《类的最高层位，有十三 个类别，命名方式为拼音首字母。 党群类；行政类；学生类；教学类；科研 类；基本建设类；仪器设备类；产品生产 类；出版物类；外事类；财会类；声像类； 实物类。
a) 批复、批示在前，请示、报告在后； b) 正件在前，附件在后； c) 正本在前，定稿在后； d) 转发件在前，被转发件在后； e) 上级通知在前，上报材料在后； f) 文字材料在前，图表在后； g) 非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后； h) 其它文件材料按时间顺序排列。
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四、修整文件材料
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七、打印
❖ 案卷封面一份 ❖ 备考表一份 ❖ 案卷目录两份 ❖ 文件目录两份 ❖ 案卷移交目录两份
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七、打印
❖ 案卷封面用纸
备考表用纸
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八、填写备考表
❖ 立卷人：组成本卷的责任者签名（兼职档案 员）
❖ 立卷时间：填写完成立卷日期 ❖ 检查人：由立卷部门负责人对案卷质量进行
检查后签名
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❖ 移交档案时必须履行交接手续，案卷移交目 录一式两份，交接双方签名，各执一份，以 备考查
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谢 谢！
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一、收集、分类整理
二级类目：对一级类目的进一步细分 JX12学科与实验室建设；JX13 招生；JX14 学籍管理；JX16学位；JX17毕业生； CK12会计报表；CK13会计帐簿；CK14会计 凭证； JJ11基本建设综合；JJ12工程项目
三级类目：单位代码
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一、收集、分类整理
❖ 3、分问题--将分好类别的文件材料按其内 容所反映的问题、事物分开
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二、立卷组合
❖ 立卷组合一般应以具体问题为主，兼顾其它 特征，使之联系紧密，问题单一，类型鲜明， 年度不混，保管期限准确
❖ 不相同的内容、时间、保管期限的材料不可 混合立卷
❖ 同一内容的文件材料组成一卷或数卷，每卷 一般不超过100页，特殊情况也最好不超过 200页
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三、排列卷内文件材料
❖ 排序依据：重要程度或时间
基本步骤
❖ 一、收集、分类整理； 二、立卷组合；
❖ 三、排列卷内文件材料； 四、修整文件材料；
❖ 五、编写页号；
六、著录；
❖ 七、打印；
八、填写备考表；
❖ 九、装订；
十、移交归档和验收；
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一、收集、分类整理
❖ 收集：
a) 《归档部门代码、分类号表》 b) 《东北电力大学各类档案归档范围及保管期限表》
一级类目，13 个类别，比如 还有XZ，DQ等
二级类目，学籍管 理相关
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三级类目，文 件材料的编制 单位代码或者 项目代码
六、著录
案卷题名就是一个案卷的名称题目，它是以简练 准确的语言概括揭示卷内文件的内容与成分
案卷题名一般由五部分构成：
a) 责任者：标注责任者时一般要用全称或者通用的简称 b) 问题：同类性质的问题可适当概括，不同性质的问题应逐一
标明（小卷、薄卷） c) 名称：卷内文件的文种 d) 时间：卷内文件内容针对的时间，不是成文时间，用年度全
称 e) 介词、助词
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六、著录
案卷： 关于公布东北电力学院第五届英语竞赛和第
十届数学建模竞赛结果的通知 文件： ① 关于公布东北电力学院第五届大学生英语竞
赛结果的通知 ② 关于公布东北电力学院第十届大学生数学建