档案归档流程
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模竞赛结果的通知
15
六、著录
案卷： 关于对03届成人毕业生电子注册及在校生学籍变更有关情况的
报告 文件： ① 东北电力学院关于对2003届成人毕业生电子注册情况说明的
函 ② 东北电力学院关于保送2004年研究生教育学历证书电子注册
报表的函 ③ 东北电力学院关于成人在校生学籍变更有关情况的报告
一级类目，13 个类别，比如 还有XZ，DQ等
二级类目，学籍管 理相关
13
三级类目，文 件材料的编制 单位代码或者 项目代码
六、著录
案卷题名就是一个案卷的名称题目，它是以简练 准确的语言概括揭示卷内文件的内容与成分
案卷题名一般由五部分构成：
a) 责任者：标注责任者时一般要用全称或者通用的简称 b) 问题：同类性质的问题可适当概括，不同性质的问题应逐一
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二、立卷组合
❖ 立卷组合一般应以具体问题为主，兼顾其它 特征，使之联系紧密，问题单一，类型鲜明， 年度不混，保管期限准确
❖ 不相同的内容、时间、保管期限的材料不可 混合立卷
❖ 同一内容的文件材料组成一卷或数卷，每卷 一般不超过100页，特殊情况也最好不超过 200页
8
三、排列卷内文件材料
❖ 排序依据：重要程度或时间
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六、著录
❖ 以卷为单位，根据材料内容拟写各著录项目
a) 档号 b) 案卷题名 c) 编制单位 d) 编制日期 e) 保管期限
❖ 计算机录入
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六、著录
❖ 档号是档案的存址代码,固定档案的物理位置, 具有唯一性；
❖ 档号由全宗号 - 年度号 - 分类号 - 流水号组成； ❖ 比如：3-2010-JX1422-001
a) 批复、批示在前，请示、报告在后； b) 正件在前，附件在后； c) 正本在前，定稿在后； d) 转发件在前，被转发件在后； e) 上级通知在前，上报材料在后； f) 文字材料在前，图表在后； g) 非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后； h) 其它文件材料按时间顺序排列。
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ห้องสมุดไป่ตู้
四、修整文件材料
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七、打印
❖ 案卷封面一份 ❖ 备考表一份 ❖ 案卷目录两份 ❖ 文件目录两份 ❖ 案卷移交目录两份
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七、打印
❖ 案卷封面用纸
备考表用纸
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八、填写备考表
❖ 立卷人：组成本卷的责任者签名（兼职档案 员）
❖ 立卷时间：填写完成立卷日期 ❖ 检查人：由立卷部门负责人对案卷质量进行
检查后签名
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标明（小卷、薄卷） c) 名称：卷内文件的文种 d) 时间：卷内文件内容针对的时间，不是成文时间，用年度全
称 e) 介词、助词
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六、著录
案卷： 关于公布东北电力学院第五届英语竞赛和第
十届数学建模竞赛结果的通知 文件： ① 关于公布东北电力学院第五届大学生英语竞
赛结果的通知 ② 关于公布东北电力学院第十届大学生数学建
4
一、收集、分类整理
二级类目：对一级类目的进一步细分 JX12学科与实验室建设；JX13 招生；JX14 学籍管理；JX16学位；JX17毕业生； CK12会计报表；CK13会计帐簿；CK14会计 凭证； JJ11基本建设综合；JJ12工程项目
三级类目：单位代码
5
一、收集、分类整理
❖ 3、分问题--将分好类别的文件材料按其内 容所反映的问题、事物分开
JX14 学籍管理 学生学籍卡片;学生成绩总册; 在校学生名册;学生学籍变更材料; 学生奖励材料;学生处分材料; 关于学生学籍管理的规定;
6
一、收集、分类整理
4、分期限--将文件材料按照保管期限分开
a) 永久 b) 长期 c) 短期 d) 二十五年 e) 十五年
参考《东北电力大学各类档案归档范围及保 管期限表》确定
❖ 对有破损的文件材料要进行修补 ❖ 对较大的表格、图纸，要适当地折叠 ❖ 去掉档案文件材料上曲别针、书订、大头针
等易腐蚀的金属物
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五、编写页号
❖ 用铅笔为卷内文件编页号，无论单面或双面 只要有字迹，均应一面编写一个页号；
❖ 页号的位置在每面材料非装订线一侧的下角 （正面右下角，反面左下角）；
❖ 每卷文件材料为一个流水号，即1、2、…N
度； e) 跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度。 f) 法规性文件，归入公布或批准年度。
3
一、收集、分类整理
❖ 2、分类别--将文件材料按照《东北电力大 学档案实体分类实施细则》中的各级类目 分开
一级类目：实体分类的最高层位，有十三 个类别，命名方式为拼音首字母。 党群类；行政类；学生类；教学类；科研 类；基本建设类；仪器设备类；产品生产 类；出版物类；外事类；财会类；声像类； 实物类。
基本步骤
❖ 一、收集、分类整理； 二、立卷组合；
❖ 三、排列卷内文件材料； 四、修整文件材料；
❖ 五、编写页号；
六、著录；
❖ 七、打印；
八、填写备考表；
❖ 九、装订；
十、移交归档和验收；
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一、收集、分类整理
❖ 收集：
a) 《归档部门代码、分类号表》 b) 《东北电力大学各类档案归档范围及保管期限表》
九、装订
案卷装订顺序: 案卷封面->卷内目录->文件材料->备考表
装订方法：三孔一线
20
九、装订备考表 文件材料 卷内目录 案卷封面
21
十、移交归档和验收
❖ 移交前需由本部门负责领导填写《部门领导 反馈意见一览表》
❖ 立卷部门向档案馆移交档案时，档案馆会依 据质量标准和规范进行验收，如有问题，档 案馆提出整改意见，并限期改正后方能移交 归档
❖ 整理：
a) 分年度 b) 分类别 c) 分问题 d) 分期限
大
小
2
一、收集、分类整理
❖ 1、分年度--将文件材料按其形成或针对的年 度分开
a) 一般文件归入文件形成年度（公元年、学年）； b) 跨年度的请示与批复，归入批复年度（无批复的请示归
入请示年度）； c) 跨年度的规划，计划，归入文件针对的第一个年度； d) 跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年
❖ 移交档案时必须履行交接手续，案卷移交目 录一式两份，交接双方签名，各执一份，以 备考查
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谢 谢！
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六、著录
案卷： 关于对03届成人毕业生电子注册及在校生学籍变更有关情况的
报告 文件： ① 东北电力学院关于对2003届成人毕业生电子注册情况说明的
函 ② 东北电力学院关于保送2004年研究生教育学历证书电子注册
报表的函 ③ 东北电力学院关于成人在校生学籍变更有关情况的报告
一级类目，13 个类别，比如 还有XZ，DQ等
二级类目，学籍管 理相关
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三级类目，文 件材料的编制 单位代码或者 项目代码
六、著录
案卷题名就是一个案卷的名称题目，它是以简练 准确的语言概括揭示卷内文件的内容与成分
案卷题名一般由五部分构成：
a) 责任者：标注责任者时一般要用全称或者通用的简称 b) 问题：同类性质的问题可适当概括，不同性质的问题应逐一
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二、立卷组合
❖ 立卷组合一般应以具体问题为主，兼顾其它 特征，使之联系紧密，问题单一，类型鲜明， 年度不混，保管期限准确
❖ 不相同的内容、时间、保管期限的材料不可 混合立卷
❖ 同一内容的文件材料组成一卷或数卷，每卷 一般不超过100页，特殊情况也最好不超过 200页
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三、排列卷内文件材料
❖ 排序依据：重要程度或时间
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六、著录
❖ 以卷为单位，根据材料内容拟写各著录项目
a) 档号 b) 案卷题名 c) 编制单位 d) 编制日期 e) 保管期限
❖ 计算机录入
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六、著录
❖ 档号是档案的存址代码,固定档案的物理位置, 具有唯一性；
❖ 档号由全宗号 - 年度号 - 分类号 - 流水号组成； ❖ 比如：3-2010-JX1422-001
a) 批复、批示在前，请示、报告在后； b) 正件在前，附件在后； c) 正本在前，定稿在后； d) 转发件在前，被转发件在后； e) 上级通知在前，上报材料在后； f) 文字材料在前，图表在后； g) 非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后； h) 其它文件材料按时间顺序排列。
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ห้องสมุดไป่ตู้
四、修整文件材料
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七、打印
❖ 案卷封面一份 ❖ 备考表一份 ❖ 案卷目录两份 ❖ 文件目录两份 ❖ 案卷移交目录两份
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七、打印
❖ 案卷封面用纸
备考表用纸
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八、填写备考表
❖ 立卷人：组成本卷的责任者签名（兼职档案 员）
❖ 立卷时间：填写完成立卷日期 ❖ 检查人：由立卷部门负责人对案卷质量进行
检查后签名
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标明（小卷、薄卷） c) 名称：卷内文件的文种 d) 时间：卷内文件内容针对的时间，不是成文时间，用年度全
称 e) 介词、助词
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六、著录
案卷： 关于公布东北电力学院第五届英语竞赛和第
十届数学建模竞赛结果的通知 文件： ① 关于公布东北电力学院第五届大学生英语竞
赛结果的通知 ② 关于公布东北电力学院第十届大学生数学建
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一、收集、分类整理
二级类目：对一级类目的进一步细分 JX12学科与实验室建设；JX13 招生；JX14 学籍管理；JX16学位；JX17毕业生； CK12会计报表；CK13会计帐簿；CK14会计 凭证； JJ11基本建设综合；JJ12工程项目
三级类目：单位代码
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一、收集、分类整理
❖ 3、分问题--将分好类别的文件材料按其内 容所反映的问题、事物分开
JX14 学籍管理 学生学籍卡片;学生成绩总册; 在校学生名册;学生学籍变更材料; 学生奖励材料;学生处分材料; 关于学生学籍管理的规定;
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一、收集、分类整理
4、分期限--将文件材料按照保管期限分开
a) 永久 b) 长期 c) 短期 d) 二十五年 e) 十五年
参考《东北电力大学各类档案归档范围及保 管期限表》确定
❖ 对有破损的文件材料要进行修补 ❖ 对较大的表格、图纸，要适当地折叠 ❖ 去掉档案文件材料上曲别针、书订、大头针
等易腐蚀的金属物
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五、编写页号
❖ 用铅笔为卷内文件编页号，无论单面或双面 只要有字迹，均应一面编写一个页号；
❖ 页号的位置在每面材料非装订线一侧的下角 （正面右下角，反面左下角）；
❖ 每卷文件材料为一个流水号，即1、2、…N
度； e) 跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度。 f) 法规性文件，归入公布或批准年度。
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一、收集、分类整理
❖ 2、分类别--将文件材料按照《东北电力大 学档案实体分类实施细则》中的各级类目 分开
一级类目：实体分类的最高层位，有十三 个类别，命名方式为拼音首字母。 党群类；行政类；学生类；教学类；科研 类；基本建设类；仪器设备类；产品生产 类；出版物类；外事类；财会类；声像类； 实物类。
基本步骤
❖ 一、收集、分类整理； 二、立卷组合；
❖ 三、排列卷内文件材料； 四、修整文件材料；
❖ 五、编写页号；
六、著录；
❖ 七、打印；
八、填写备考表；
❖ 九、装订；
十、移交归档和验收；
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一、收集、分类整理
❖ 收集：
a) 《归档部门代码、分类号表》 b) 《东北电力大学各类档案归档范围及保管期限表》
九、装订
案卷装订顺序: 案卷封面->卷内目录->文件材料->备考表
装订方法：三孔一线
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九、装订备考表 文件材料 卷内目录 案卷封面
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十、移交归档和验收
❖ 移交前需由本部门负责领导填写《部门领导 反馈意见一览表》
❖ 立卷部门向档案馆移交档案时，档案馆会依 据质量标准和规范进行验收，如有问题，档 案馆提出整改意见，并限期改正后方能移交 归档
❖ 整理：
a) 分年度 b) 分类别 c) 分问题 d) 分期限
大
小
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一、收集、分类整理
❖ 1、分年度--将文件材料按其形成或针对的年 度分开
a) 一般文件归入文件形成年度（公元年、学年）； b) 跨年度的请示与批复，归入批复年度（无批复的请示归
入请示年度）； c) 跨年度的规划，计划，归入文件针对的第一个年度； d) 跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年
❖ 移交档案时必须履行交接手续，案卷移交目 录一式两份，交接双方签名，各执一份，以 备考查
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谢 谢！
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