秘书实务 精品课件概述

案例阅读：
面试
某公司正在招聘新员工，面试只有一道题目，就是让每位参加面试的新人 谈谈自己对责任的理解。 对于这样一个问题，应聘者们都认为简单得不能再简单了。他们一个接一 个地出来，大家看上去都是胸有成竹的样子。 最后的结果终于出来了。但是出乎所有人的意料：谁都没有被录用，大家一起 落选了。 经理对前来查询的人说出了其中的原因：“其实，我们也很遗憾，我们很 欣赏各位的才华，你们对问题的分析是层层深入，语言简洁畅达，各位考官非 常满意。但是，我们的面试题不是一道，而是两道。遗憾的是，另外那道题你 们谁都没有回答。” 众人哗然：“还有一道题？什么题啊？” “对，还有一道题。你们看到躺在门边上的那个扫帚了吗？有人从上面跨过去， 有人甚至往旁边踢了一下，但就是没有一个人肯把它扶起来。” 经理最后说：“对责任的理解远不如做一件体现责任的小事，后者更能体现出 你的责任感。”
又非常注重自己的权威，不懂装懂，甚至因为自卑 心态而偏要显示自己，从而横插一手，导致瞎指挥。 （3）注重形式型领导 这种领导表面上非常忠于职守，但实际上墨守成规、 呆板顽固，甚至因此而不顾效率和效果。 （4）吝啬小气型领导 这种领导不仅斤斤计较个人得失，还喜欢占他人便 宜，对下属缺乏起码的体恤之心。 （5）生活不检点型领导 这种领导打扮时髦，但言语玩笑粗俗低级，甚至私 下对女秘书动手动脚。 （6）牢骚满腹型领导
秘 书 职 业 道 德
现 代 秘 书 实 务 的 规 律
秘 书 实 务 的 工 作 方 法
第三章 领会领导意图
一、了解你的领导 （一）了解你的领导的类型 1、不同管理风格的领导 （1）专制型领导 要求下级绝对服从和忠诚 （2）交易型领导 信奉公平原则，赏罚分明
（3）威慑型领导 “善用兵者，杀卒之半。”这种领导是残酷无情 的冷面杀手，很有权威。 （4）民主型领导 领导发动下级讨论，共同商议，集思广益，然 后决策。 （5）放任型领导 领导者撒手不管，下级想怎么干就怎么干，爱 干什么就干什么，完全自由。
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• 案例阅读： • 一切工作都是光荣的 • 1950年代初，一位名叫柯林的美国年青人，每天一大早就来到卡 车司机联合会大楼寻找做零工的机会。不久，百事可乐公司一家工厂 需要雇用一个擦洗车间地板的工人，没有其他人愿意去应征，但柯林 去了。柯林觉得，一个人不管做什么工作，总会有人注意的！所以他 打定主意，要做最好的擦地工人。 • 有一次，有人打碎了50箱汽水，把地板弄得到处都是黏乎乎的泡 沫。他很生气，但他还是耐着性子把地板抹干净了。 • 第二年，他被调往装瓶部，第三年，他升任副工头。 • 从这次经历中他悟到了一个重要的道理：“一切工作都是光荣 的。”在他的回忆录中他写道：“永远尽自己最大的努力，因为有眼 睛在注视着你。” • 许多年以后，全世界的目光都凝注到他身上——因为他就是美国 国务卿柯林•卢瑟•鲍威尔（Colin Luther Powell）。
第二节
秘书工作的性质、特点及应 具备的能力和职业道德
二、秘书实务工作的特点
秘书实务工作特点
中 介 性
综 合 性
灵 活 性
机 要 性
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第一章
秘书实务概述
第二节 秘书实务工作的性质与特点
微型案例 1、秘书与泡茶 2、一次考察，改变看法
秘书应具备的能力及职业道德
一、秘书应具备的能力
秘书实务工作的规律与方法
一、现代秘书实务的规律
1.秘书实务的规律的内容 （1）不同行业的秘书工作有各自的特殊规律 （2）不同工作范畴有各自的特殊规律 （3）经常性工作规范化、程序化的规律 （4）领导授意与秘书忠实、完整、准确表达相一致事务缠身的小阳
秘书实务工作的规律与方法
秘书对策： （1）对待专制型领导 要懂得尊重他的权威，如果提想法要注意策略。这种领 导比较直来直去，心思容易揣摩，下属只要尊重其意见， 按他的要求行事即可。 （2）对待交易型领导 这种领导遵循以实力至上原则，下属不用过多考虑人情 世故，关键是干出成果。 （3）对待威慑型领导 下属必须夹着尾巴过日子，千万别惹他，也别让他看你 不顺眼。 （4）对待民主型领导 你可以适当地提一些意见和建议，表现自己的能力，但 必须防止践踏他的权威。
Office Automation, 简称OA，是将现代化办公 和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。 办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室 中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务， 都属于办公自动化的领域。在行政机关中，大都把 办公自动化叫做电子政务，企事业单位就都叫OA， 即办公自动化。通过实现办公自动化，或者说实现 数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整 管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能 力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的 目的。
这种领导时常有发不完的牢骚，秘书常成为其倾诉 对象，从而可能在情绪上受到影响。 （7）反复无常型领导 这种领导点子太多，变化太快，秘书时常疲于奔命。 甚至还有的领导当面夸你，背后损你，非常势利， 琢磨不定。 （8）爱管闲事型领导 你的大事小事他都要管，过于热心，影响你的私人 生活，让你感到有压力。 （9）摇摆不定型领导 这种领导显得优柔寡断，左右摇摆，瞻前顾后，让 秘书工作无从下手，增加工作负担。
二、秘书实务的工作方法
（一）抓主要矛盾的方法 （二）妥善处理各种工作的方法 （三）从群众中来到群众中去的方法
秘书实务工作的规律与方法
二、秘书实务的工作方法
（一）抓主要矛盾的方法 1．ABC分类处理方法 秘书应根据事情的轻重缓急，将工作分成ABC三类，并依次 按照由A至B再到C的顺序处理。 A类－－紧急且重要 B类－－紧急不重要 C类－－不紧急重要 2．秘书必须有计划地使用时间
秘书应具备的能力及职业道德
二、秘书的职业道德
忠于职守 、尽职尽责 自觉履行各项职责 恪守信用、严守机密 努力塑造职业形象 服从领导、当好参谋 发挥好辅助作用
实事求是、勇于创新 科学发挥主观能动性
秘书的职业道德
遵纪守法、廉洁奉公 坚决杜绝以权谋私
谦虚谨慎、兢兢业业 真诚践行奉献精神
刻苦学习，努力钻研 全面提升思想觉悟
（2）优柔寡断型 这种领导常因思虑过度而错过决策良机，想法良 好但行动不足，易产生焦虑感。下属容易不满或 看穿上司心态而阳奉阴违。有时虽能快速行动， 但时常将事情搞砸。 （3）强求自信型 这种领导充满自信，凡事即使勉强也不打退堂鼓， 不足之处可能是太过强求，周围反对声音不会小。 （4）性格粗犷型 这种领导凡事大大咧咧，可能还会健忘，但一般 胸怀宽广，不斤斤计较。 （5）作风细腻型 观察、考虑问题细心周到，非常体贴下属，但可 能缺乏冒险精神。
（3）对待强求自信型 按照领导计划好的去做就行，但领导想法很多， 效率要求高，你的工作压力大，应有心理准备。 （4）对待性格粗犷型 领会这种领导的意图较容易，但秘书要比较细心， 做工作计划要详尽。 （5）对待作风细腻型领导 要长期观察，慢慢领会领导意图，最重要的方法 是观察。 （6）对待理想型领导 秘书做好本职工作即可。
（6）理想领导型 这种领导性格完美无缺，有冲劲且细心周到，面对重大 问题能应对自如，但非常少见。
秘书对策 （1）对待安全保守型 这种领导非常小心谨慎，不轻易流露想法或意图，秘书 要细心观察，听其言，察其行，领会其意图。 （2）优柔寡断型 这种领导时常朝令夕改，秘书领会其意图要有耐心，同 时尽量向其提供更多可供他决策参考的东西，使其能减 少优柔寡断。
（2）对待实干型领导 秘书要脚踏实地地工作，领导或许更强调的是秘书 的实干能力而非参谋能力。 4、不好领导的类型 （1）专断型领导 这种领导不愿接受下属的民主建议，但又不能拿出 合理有效的决策，走向了刚愎自用的极端。而专制 型领导虽然也缺乏民主决策的作风，但个人能力很 强，喜欢独自拿主意，以保证决策效率。 （2）无知型领导 这种领导对自己领导的行业缺乏专业性了解，但
办公软 件的使 用与操 作 OA系统的 使用与操 基本智能 作
敏锐的 观察能 力
判断 与 执行能 力
理解与 洞察能 力
思维能力 快速的
阅读与 写作能 力 自我舒 压与学 习能力
秘书应具 备的能力
分析能 力
组织能力 适应与 协调能 力
信息收集 与资源整 合能力
灵活的 应变能 力
交流与沟 通能力
办公室OA系统
•
同事们逐渐发现，王非只接受主管领导直接下达的工 作任务。在这几个月里，他渐渐失去了同事的信任和领导 的期望，有些工作还拖了公司的后腿。最后，公司辞退了 王非。
秘书实务工作的规律与方法
一、现代秘书实务的规律
1.秘书实务规律的定义 秘书实务的规律，是指秘书 工作运作实践中，不同业务 范畴中特有的规律，它是不 同业务工作中固有的、本质 的、稳定的关系和联系，是 秘书工作一般规律在秘书活 动特定领域的体现。 电子教案模版配色（3）
秘书对策：
（1）对待专断型领导 凡事只要他想插手，你就放手让他去做。 （2）对待无知型领导 分别对待：重要的原则性问题，可直接阐明观点， 据理力争；无关大局的一般性问题，可灵活对付， 尽量避免正面冲突和矛盾激化。 （3）对待注重形式型领导 最好将你的意思，依“形式”的原则去做，表面上 依规定进行，事实上按自己的意思做。另外，若有 可能，建议另觅良枝。
3．合理使用零碎时间方法 电子教案模版配色（3）
第一章
秘书实务概述
本章小结
秘书实务概述
秘书实务的 内容
秘书实务的性 质与特点
秘书的能力及 职业道德
秘书实务的 规律与方法
秘 书 实 务 的 含 义
秘 书 实 务 的 内 容
秘 书 实 务 工 作 的 性 质
秘 书 实 务 工 作 特 点
秘 书 应 具 备 的 能 力
（5）对待放任型领导 区分类型： 在马大哈型的领导手下干活会因为某些员工的偷 懒和懈怠而增加秘书的工作负担； 另一种是表面不管不问，实际在暗自观察员工动 态，秘书还是小心翼翼工作为妙。