业务方案举例—采购订单管理资料

业务编号PU001 业务名称采购订单管理

业务流程简

述采购业务员根据实际库存及生产计划情况与供应商签订采购合同，合同经主管审核后，送达供应商及采购合同管理人员，库管录入采购入库单时查询订单，入库后确认不能执行的，关闭订单的过程。

流程适用范

围

原材料及包装材料合同管理及执行情况

业务相关岗位

体岗位描述

供应商采购业务员

主管、采购合同

管理

总库入库管理

Y

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根据合

同发货

签订

采购

录入采购订

单

审核

采购

审核采购订单

参照订单采购入

库单

收货

执行？

N

关闭订单

结束

执行完毕？

N

Y

催货函

建议角色划分

涉及岗位名称执行角色涉及系统功能操作

手工审核订单高长明所有查询权限

采购订单管理李学贵1、录入采购订单

2、审核采购订单

3、关闭订单

4、订单所有查询权限入库单录入总库相应人

员

（以上人员

工作由尹静

丽代）

参照订单录入采购入库单

业务流程具体描述

具体描述1、各业务员与供应商签订采购合同；

2、各业务员将采购合同提交供应科长进行审核；

3、根据审核后的采购合同由采购合同管理人员录入采购订单，并对其进

行系统审核；

4、总库人员根据接收的验收报告单在采购系统中参照采购订单生成采购

入库单，无对应订单直接录入采购入库单，如果有对应订单的必须指定订单号，以便将订单与入库单关联起来；

5、合同管理人员可以为各业务员提供查询供货单位订单的执行情况，并

可发出催货函；

6、合同管理人员对于已经执行完毕的订单或由于某种原因不能执行的订

单进行关闭操作；

业务编号PU002 业务名称原料、包装材料采购入库管理

业务流程简

述描述供应部门根据需要进行货物采购，在货物到达后，办理质检手续，合格品办理入库的过程。

流程适用范

围

存货中的原材料、包装原材料及燃料中的石油气的采购

业务相关岗位

具外库质量管理科总库供应科

体岗位

描述

不合格 合格

建议角色划分

涉及岗位名称

执行角色

涉及系统功能操作

外库填写验收报告单

尹荣利、张丽君、陈键 无

外库化验申请单 尹荣利、张丽君、陈键 无

总库验收报告单录入

黄慧梅（原料）董趁心（包装物） 1、 接收外库的验收报告单 2、 在采购管理的采购入库单

中录入验收报告单并审核 3、 开具出库单

4、 总库根据业务员转来的发票及收料单附对应的验收报告单转供应科崔丽娟

业务员

赵俊扬、王勇、柴功有、1、 负责向相关供应商索取发

Y

根据订单收货 货物抽检

换货后重新入库

录入采购入库单

初步验收外观

验收报告单

化验申请报告

采购结算

收料单

采购（运费发票 录入采购发票

转财务到应付

王伟、徐平、高长明票

2、手工填写收料单并注明发

票号

3、将收料单及发票转总库供应科材料核算崔丽娟1、接收由总库转来的收料单

2、将其中所附发票录入采购

系统

3、在采购系统中进行采购结

算

4、将在系统中结算后的收料

单转交财务田红

业务流程具体描述

具体描述1、外库人员对收到的货物进行清点并做初步验收，如果不合格直接退

货进行换货。新货到后重新验收；

2、外库人员初步验收合格后填写验收报告单及化验申请单；

3、将验收报告单转总库人员在系统中录入采购入库单；

4、将化验申请单转总质量管理科以备检验货物使用；

5、货物由质检部门进行抽样检验；

6、检验完毕后，填写质检单；质检单随该货物一起领料出库。若检验

不合格，进行换货处理；

7、依据质检单的内容在系统中录入采购入库单；若本月货物的发票未

到，做暂估处理；

8、业务员向供应商索取发票后，填写收料单并明确发票号；

9、业务员将收料单及所附发票一并转交总库；

10、总库根据收料单及发票来确定对应的验收报告单；

11、总库将收料单及附件转供应科材料核算岗；

12、材料核算岗将收料单所附发票录入采购管理并根据收料单信息在采

购管理中进行结算。当月发票未到的入库单系统自动视为暂估；

13、供应科将收料单转交财务田红进行相应账务处理；

注意：辅助零配件库由财务人员填制、审核入库单。

业务编号PU003 业务名称备件及辅料采购入库管理

业务流程简

述描述行政科及动力科根据计划进行采购，在货物到达后，办理入库手续，及采购结算的全过程。

流程适用范

围

存货中辅助材料及修理用备件的采购

业务相关岗位

具体张跃、赵慧

设备动力库李

桂芬

厂长艾德建财务石银贵