文件材料归档制度
文件归档整理档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司文件归档整理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案管理效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有文件归档整理工作，包括但不限于纸质文件、电子文件、声像文件等。
第三条文件归档整理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保文件归档齐全，不遗漏任何重要信息。
2. 真实性原则：归档文件必须真实反映公司工作情况，不得伪造、篡改。
3. 便捷性原则：便于档案的查找、利用和保管。
4. 安全性原则：确保档案在保管和使用过程中的安全。
第二章组织与管理第四条公司设立档案管理部门，负责文件归档整理工作的组织实施和监督管理。
第五条档案管理部门职责：1. 制定文件归档整理方案，并组织实施。
2. 指导各部门做好文件归档整理工作。
3. 负责档案的接收、整理、保管和利用。
4. 定期对档案进行清理、鉴定和销毁。
第六条各部门应指定专人负责本部门文件归档整理工作，并接受档案管理部门的指导和监督。
第三章文件归档整理要求第七条文件归档整理应遵循以下要求：1. 文件收集：各部门应按照归档范围，及时收集应归档的文件材料。
2. 文件鉴定：对收集到的文件材料进行鉴定，确定其保存价值。
3. 文件分类：根据文件内容、性质和保存价值，对文件进行分类。
4. 文件整理：按照分类标准，对文件进行装订、排列、编号、编目等整理工作。
5. 文件归档：将整理好的文件材料按照归档顺序，逐级归档。
第八条归档文件应具备以下条件：1. 文件材料齐全，无缺页、破损。
2. 文件材料分类准确，排列有序。
3. 文件材料编号规范，便于查找。
4. 文件材料编目完整，便于检索。
第四章档案保管与利用第九条档案保管应遵循以下要求：1. 档案室应保持整洁、通风、防潮、防虫、防尘、防盗。
2. 档案柜应按照档案分类、年代、编号等进行排列。
3. 档案管理人员应定期检查档案，确保档案安全。
第十条档案利用应遵循以下要求：1. 查阅档案需提前预约，填写《档案查阅申请表》。
文件材料归档制度的内容包括归档范围
文件材料归档制度的内容包括归档范围1. 归档范围是指文件材料归档制度所涵盖的文件类型和内容范围。
一般而言，归档范围包括各类纸质文件、电子文件以及其他形式的文件材料。
纸质文件包括各种纸质文档、合同、报告、信函等；电子文件包括电子文档、电子邮件、电子表格、数据库等；其他形式的文件材料可能包括录音、录像、照片等。
归档范围应根据组织的具体情况和业务需求进行明确规定，以确保重要的文件材料得到有效管理和保存。
2. 归档范围还应考虑到文件材料的价值和保管期限。
文件材料的价值可以分为永久价值和有限价值两类。
永久价值的文件材料是指具有长期保存价值和历史价值的文件，如重要决策文件、历史档案等，这些文件应该得到特殊管理和保护。
有限价值的文件材料则是指在一定时间后可以销毁或转移的文件，如合同过期后的备份文件等。
归档范围的设定应根据文件材料的价值来确定文件的保存期限和管理方式，以确保文件材料得到适当的处理和利用。
3. 在确定文件材料归档范围时，还应考虑到法律法规和组织内部政策的要求。
根据不同的行业和地区，对文件材料的归档要求可能存在一定的差异。
例如，某些行业可能需要对一些特定的文件进行强制性归档，如医疗机构对病历档案的归档要求。
组织内部政策也可能对文件材料的归档范围有所规定，如公司内部规定某些类型的文件必须进行归档。
因此，在设定文件材料归档范围时，应确保符合相关法律法规和组织内部政策的要求，避免可能的违规行为。
4. 归档范围还应考虑到文件材料的管理和检索的需要。
一个有效的文件归档制度应该能够方便地管理和检索所需的文件材料。
因此，在设定归档范围时，应考虑到组织内部各个部门和业务流程对文件材料的需求，确保文件材料能够按照一定的分类和索引方式进行管理和检索。
这样可以提高文件材料的利用价值和工作效率，减少不必要的时间和资源浪费。
总结：文件材料归档制度的归档范围是指制度所涵盖的文件类型和内容范围。
归档范围的设定应根据组织的具体情况和业务需求进行明确规定，同时考虑到文件材料的价值和保管期限、法律法规和组织内部政策的要求，以及文件的管理和检索的需要。
文件归档管理制度
文件归档管理制度•相关推荐文件归档管理制度（通用6篇）在现在社会，接触到制度的地方越来越多，好的制度可使各项工作按计划按要求达到预计目标。
那么拟定制度真的很难吗？下面是小编为大家收集的文件归档管理制度（通用6篇），希望对大家有所帮助。
文件归档管理制度1第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据集团公司有关规定，结合我集团的实际情况，特制订本制度。
第二条根据文件信息依赖存储介质的不同可将文件分为电子版文件和纸质版文件。
按性质种类区分：行政类〈有关规章制度、事项决策、通知、会议纪要等〉，业务类〈有关业务合同、客户函件等经营事项〉，人事类〈有关人员招聘、安排、奖惩等〉，技术类〈有关技术标准、工程技术文件等〉，其它类〈不宜归入上述各类的〉。
具体内容主要包括上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件资料、合同、CAD图、效果图、预结算文件、财务帐套、资产配套的说明书、保修卡等。
第三条公文的签收1.公司所有文件(除领导或各部门订阅的办公文件外)均由办公室文秘登记签收、拆封。
在签收和拆封时，办公室文秘需注意检查封口，对开口和邮票撕毁函件应查明原因。
2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。
第四条公文的编号保管办公室文秘拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单"，作分类登记编号、保管。
2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室文秘进行登记编号保管，不得个人保存，如员工工作需要借阅的可复印或借用。
第五条公文的阅批与分转1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由办公室文秘分送承办部门经理和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送总经理(或分管副总经理)阅批后分送相关部门阅办。
为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。
2.一般性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。
单位文件材料归档制度模板
单位文件材料归档制度第一条总则为了加强单位文件材料归档工作，规范文件材料的收集、整理、归档和利用，确保文件材料的安全、完整和准确，根据《中华人民共和国档案法》和国家有关档案管理的规定，结合本单位实际情况，制定本制度。
第二条归档范围本制度适用于本单位在公务活动中形成的、具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件和其他介质文件。
具体归档范围如下：1. 上级机关、本单位发布的方针政策、法律法规、规范性文件、决定命令、工作计划、总结报告、会议文件等。
2. 本单位所属各部门在工作中形成的业务文件、统计报表、合同协议、考核评价、项目申报、科研成果、专利技术等。
3. 本单位内部管理文件，如人事管理、财务管理、资产管理、安全生产、保密工作、党建工作、群众工作、纪检监察等方面的文件。
4. 本单位与外部单位、个人之间的往来文件，包括函件、电子邮件、传真等。
5. 其他具有保存价值的文件材料，如照片、录音、录像等。
第三条归档要求1. 文件材料应当真实、完整、准确地反映本单位的业务活动和管理情况。
2. 文件材料应当遵循规定的格式和标准进行制作，文字表述清晰、规范，图像清晰、声音清晰。
3. 文件材料应当使用耐久、可靠的载体，确保长期保存。
4. 文件材料应当逐级归档，各部门、各分支机构应当在规定时间内将形成的文件材料向本单位档案部门归档。
5. 文件材料归档应当实行审批制度，归档前应当经过部门负责人审核、签字，重要文件材料还需经单位负责人审核、签字。
6. 文件材料归档应当填写归档目录，归档目录应当包括文件材料的名称、文号、作者、生成时间、归档时间、归档部门、档案编号等信息。
第四条归档流程1. 文件材料形成部门应当在文件材料生成后及时进行整理，确保文件材料的完整、准确、系统。
2. 文件材料形成部门应当在每年年底前将当年形成的文件材料整理完毕，并向本单位档案部门提交归档申请。
3. 本单位档案部门应当对归档申请进行审核，对符合归档要求的文件材料接收归档，对不符合归档要求的文件材料退回形成部门补正。
单位文件归档工作制度内容
单位文件归档工作制度内容一、总则为了加强单位文件归档工作，规范文件管理，保障文件的安全、完整和利用，根据《中华人民共和国档案法》和国家有关文件管理的规定，结合本单位的实际情况，制定本制度。
二、归档范围1. 单位制定的各类规章制度、政策文件、工作计划、工作总结、报告、请示、批复、通知、通报等。
2. 单位与其他单位签订的各类合同、协议、意向书等法律文件。
3. 单位召开的各种会议、研讨会、座谈会、庆典等活动的主要材料，包括会议议程、日程、讲话稿、会议纪要等。
4. 单位获得的各类荣誉、奖励、证书、奖杯、奖牌等。
5. 单位内部机构设置、人员编制、职务任免、员工招聘、培训、考核、奖惩等人事管理文件。
6. 单位财务预算、决算、审计、统计、资金收支、财产登记等财务 management documents.7. 单位科研项目、技术开发、技术改造、技术创新等科技管理文件。
8. 单位内部各部门和员工撰写的各类研究性、参考性、建议性报告。
9. 其他具有保存价值的文件材料。
三、归档时间1. 文件材料形成部门应当在文件材料制成后及时向档案部门移交归档。
2. 定期归档：每年年底前，各部门应当将当年形成的文件材料整理归档。
3. 紧急归档：对于重要且急迫的文件材料，应当在文件材料制成后立即归档。
四、归档份数1. 文件材料归档份数一般为两份，一份正本，一份副本。
正本由档案部门保管，副本由文件形成部门保管。
2. 对于重要文件材料，可以根据需要增加归档份数。
五、归档要求和手续1. 文件材料应当齐全、真实、准确、完整，不得有遗漏、涂改、伪造、篡改等现象。
2. 文件材料应当分类整理，按照文件形成的顺序排列，编有序号，填写归档目录。
3. 归档的文件材料应当采用耐久性好的材料制成，确保文件材料的安全保存。
4. 归档手续：（1）文件材料形成部门应当指定专人负责文件材料的收集、整理和归档工作。
（2）文件材料经部门负责人审核签字后，向档案部门移交归档。
文件、材料收集归档制度
文件、材料收集归档制度一、引言文件、材料的收集和归档是组织或机构管理工作中非常重要的一环。
一个高效的文件、材料收集归档制度可以有效地帮助组织或机构管理相关信息，提高工作效率和管理水平。
本制度旨在规范和指导文件、材料的收集和归档工作，确保信息的准确性和及时性，以便于工作人员的查阅和使用，同时保护机构和个人的利益。
二、基本原则1. 公平公正原则：对于同一类型的文件、材料，应遵循统一的收集和归档原则，不偏袒任何个人或部门。
2. 及时性原则：文件、材料应及时进行收集和归档，以保证信息的准确性和有效性。
3. 保密原则：对于敏感或机密的文件、材料，必须严格保密，仅限有权人员查阅和使用。
4. 简化程序原则：尽量简化文件、材料的收集和归档程序，减轻工作负担，提高工作效率。
三、收集流程1. 领取文件、材料：相关工作人员按照规定的权限和程序领取文件、材料，并签署相关登记表。
2. 审查文件、材料：收到文件、材料后，工作人员应认真审查其完整性和准确性，并核对相关内容。
3. 编目登记：根据文件、材料的性质和内容，进行编目登记，包括文件名称、分类、来源、日期等。
4. 整理归档：文件、材料应按照编目登记的顺序进行整理和归档，确保文件的有序存放和易于查阅。
5. 标识和贴标签：对归档的文件、材料进行标识和贴标签，以便于工作人员快速查找和使用。
四、归档管理1. 存储环境：归档文件、材料应存放在干燥、通风、无尘的环境中，避免光线直接照射，防止损坏和变质。
2. 存储方式：文件、材料可以按照不同的分类进行存储，如按照年份或主题进行存储，便于查阅和统计。
3. 保管责任人：指定专人负责文件、材料的保管和管理，并定期检查文件的完整性和准确性。
4. 档案借阅：工作人员如需查阅档案文件、材料，必须填写借阅申请表，并经过相关审批程序，确认借阅目的和期限。
5. 档案销毁：对于已过期或不再具有参考价值的文件、材料，应按照规定的程序进行销毁和清理，防止信息泄露。
材料归档工作制度
材料归档工作制度一、总则第一条为了加强材料归档工作，规范档案管理，根据《中华人民共和国档案法》及有关法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条材料归档工作是指将本单位在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，按照一定的原则、程序和方法进行收集、整理、分类、归档、保管和利用的活动。
第三条材料归档工作应当遵循真实性、完整性、及时性、安全性的原则。
第四条材料归档工作由本单位档案管理部门负责组织协调，各有关部门共同参与，确保材料归档工作的顺利进行。
二、归档范围和内容第五条归档范围包括：（一）本单位制定的规章制度、政策文件、工作计划、工作总结、报告、请示、批复、通知、通报等文件材料；（二）本单位与外单位签订的合同、协议、备忘录等文件材料；（三）本单位召开的重要会议、庆典、活动的照片、录音、录像等材料；（四）本单位获得的荣誉、奖励、认证、评估等材料；（五）本单位员工的人事档案、工资档案、考核档案等材料；（六）其他具有保存价值的文件材料。
第六条归档内容应当包括：（一）文件的原件和复印件；（二）文件的电子版本；（三）与文件相关的图表、照片、录音、录像等材料；（四）文件材料的说明、注释、索引等辅助材料。
三、归档程序和时间第七条归档程序：（一）收集：各部门应当及时收集本部门形成的文件材料，并进行初步整理；（二）分类：将收集到的文件材料按照内容和形成时间进行分类；（三）归档：将分类后的文件材料按照归档要求放入相应的档案盒中；（四）登记：对归档的文件材料进行登记，填写档案目录；（五）保管：将归档的文件材料放置在安全、适宜的档案室或者档案柜中；（六）利用：建立档案检索系统，提供档案查询、借阅等服务。
第八条归档时间：（一）年度归档：每年年底前，各部门应当将本年度形成的文件材料整理归档；（二）项目归档：项目完成后，项目负责人应当将项目相关的文件材料整理归档；（三）特殊情况下，经本单位档案管理部门同意，可以适当延迟归档。
四、归档要求和管理第九条归档文件材料应当保证真实、完整、准确，不得篡改、毁损、丢失。
文件材料整理归档制度
文件材料整理归档制度一、背景与目的为了提高企业内部文件材料的管理效率，规范文件材料的整理归档流程，确保文件的安全保存和方便查找，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于企业所有部门的文件材料整理归档工作。
三、管理标准1.文件材料整理原则–文件材料应按照类别进行分类，确保归档的文件材料具有一致性和相关性。
–文件材料的整理应遵循时间顺序，确保归档的文件材料能够反映真实的时间线。
–文件材料应按照规定的格式进行整理，确保归档的文件材料具有一致的表现形式。
2.文件材料归档流程–部门负责人应每周指派专人负责文件材料归档工作，并核实文件材料的完整性和准确性。
–归档人员应按照规定的分类体系将文件材料进行整理，并为每份文件材料编制索引，确保文件材料的易查找性。
–归档人员应确定合适的存储介质，保证文件材料的长期保存，并做好防火、防灾等安全措施。
–归档后的文件材料应记录详细的归档信息，并在系统中备案，确保文件材料的追溯性。
3.文件材料查阅权限–经过指定的主管部门审批后，归档人员方可提供文件材料的查阅，无权限人员不得私自查阅。
–有查阅权限的人员应填写查阅申请表，并在规定的地点和时间内进行查阅。
4.文件材料保密措施–归档人员应严格遵守文件材料保密制度，确保文件材料的机密性。
–归档人员应将涉及商业秘密和个人隐私的文件材料存放在专用的安全柜中，并实施权限管控。
四、考核标准1.归档工作的准确性和完整性–归档人员应按照规定的分类体系准确无误地整理文件材料，确保文件的完整性。
–归档人员应编制详细的索引，方便文件材料的查找和追溯。
2.文件材料的易查找性和追溯性–归档人员应按照规定的存储介质和归档流程，确保文件材料能够轻松找到。
–归档人员应记录详细的归档信息，并在系统中备案，方便文件材料的追溯。
3.文件材料的保密性和权限管控–归档人员应严格遵守文件材料保密制度，确保文件材料的安全性和机密性。
–归档人员应掌握查阅权限的管控，确保文件材料仅被授权人员查阅。
文件、材料收集归档制度(5篇)
文件、材料收集归档制度本机关在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。
(一)本级文件1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。
2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。
3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。
4、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。
5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。
6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。
7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。
8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。
9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。
10、电报、重要电话记录、机关工作日记。
11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。
12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。
13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。
14、已故人员资料。
15、重要的人民来信及处理材料。
16、本机关编辑、出版的书刊、资料样板。
17、本机关(包括上报和下批)干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。
(二)上级文件材料1、上级(包括各部门及派驻本机关的调查组、检查组、工作组，下同)有关本机关、本地区工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。
2、各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本机关、本地区时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。
3、上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。
文件材料归档制度模板
文件材料归档制度模板一、总则为了加强文件材料的管理和归档工作，确保文件材料的完整性、准确性和及时性，根据《中华人民共和国档案法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
二、归档范围1. 反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的文件材料；2. 本机关在工作中形成的具有保存价值的文书、会计、人事和其他专门文件材料；3. 声像、照片、电子等不同载体的文件材料；4. 其他应当归档保存的文件材料。
三、归档流程1. 文件材料的收集各部门应当及时收集在工作中形成的文件材料，包括文书、会计、人事和其他专门文件材料，以及声像、照片、电子等不同载体的文件材料。
2. 文件材料的整理各部门对收集到的文件材料进行整理，确保文件材料的完整、准确和有序。
整理工作应当符合国家档案局制定的《归档文件整理规则》的要求。
3. 文件材料的移交各部门将整理好的文件材料移交给档案部门，档案部门对移交的文件材料进行接收和登记。
4. 文件材料的归档档案部门对接收的文件材料进行归档，归档工作应当符合国家档案局制定的《档案著录规则》和《档号编制规则》的要求。
四、归档时间文件材料的归档工作应当及时进行，一般应当在文件材料形成后的三个月内完成。
对于特殊情况下需要延长的归档时间，应当向档案部门提出申请，并经档案部门同意。
五、归档要求1. 文件材料应当真实、完整、准确，不得遗漏、篡改、毁损；2. 文件材料应当有序、规范，便于查阅和管理；3. 文件材料应当使用耐久、可靠的载体，确保文件材料的长期保存；4. 文件材料应当注明来源、日期、作者等基本信息，便于查阅和鉴定；5. 文件材料应当归档齐全，不得遗漏重要文件材料。
六、档案保管1. 档案部门应当对归档的文件材料进行妥善保管，确保文件材料的安全、保密和防火防盗；2. 档案部门应当定期对归档的文件材料进行检查、修复和复制，确保文件材料的完整和可用；3. 档案部门应当对归档的文件材料进行鉴定，确定文件材料的保管期限和销毁期限；4. 档案部门应当对归档的文件材料进行统计和检索，提供档案查询、借阅等服务；5. 档案部门应当对归档的文件材料进行研究和利用，发挥档案的价值和作用。
文件材料归档制度
文件材料归档制度
一、归档范围
1.凡公司在各种工作活动中形成的，具有查考利用价值的文字、图表、声像等各种载体的历史记录均属归档范围具体可分为文书档案、会计档案、科技档案、声像档案和专门档案等门类。
2.属归档范围的文件材料，任何个人不得据为己有。
3.反映公司历史面貌的大事记、报刊、杂志及其剪报等资料，也应归档。
4.公司在建设生产中编制的各种报告、设计、施工图纸、各种批复文件、认证资料、大型设备测定报告及其它检测报告等。
二、归档时间
1.文书档案：应于工作结束后及时移交档案管理人员，由档案员统一立卷归档。
2.科技档案：基建档案应以工程项目为单位，竣工验收后立即归档；设备档案应于购买开箱后及时归档。
3.声像档案：可采用随时归档的方法，不定期向档案管理人员移交归档。
4.专门档案（主要指上述第4项）：按专门档案管理有关规定的时间进行归档。
三、归档要求
1.归档的文件材料必须完整、准确、齐全。
2.每一会议、专题、事件、项目、课题的文件材料应分别集中立卷。
本级重文件及其上级、同级直接针对性的文件应合一立卷，永久保存；其它文件则分级立卷，长期或短期保存。
3.归档文件材料要求纸张完好，字迹清楚，不得使用铅笔、圆珠笔或复写纸书写。
4.文书档案、科技档案、声像档案、专门档案由档案员按规范进行收集、整理、立卷、归档，并编写案卷目录及全引目录。
文件材料整理归档制度
文件材料整理归档制度文件材料整理归档制度是企业或机构为了解决文件材料存储和管理问题，规定的一套标准化的工作程序。
其目的是为了确保文件材料的安全性、准确性、可用性、方便检索及提高工作效率。
文件材料是企业或机构的重要资源，合理整理归档能有效增加知识的积累和利用，降低运营风险，提高管理效率。
因此，制定文件材料整理归档制度对企业或机构管理至关重要。
文件材料整理归档制度的基本要求1.制度规范，明确各项操作的标准和步骤。
要求员工在操作过程中按照制度进行工作。
2.依据实际情况制定规范，可分为硬装案卷和电子档案，以及对应的存储、维护流程。
3.遵循安全原则，保障文件材料的机密性、完整性和不可篡改性，避免文件材料被泄露、丢失或损坏。
4.施行分类归档，文件材料分门别类进行整理，能够方便员工快速地查找和管理文件材料，减少查找时间，提高工作效率。
5.设定有效期，对于不需要长期保存的文件材料，要设定有效期并予以销毁，节约存储空间，避免无效文件的拖累。
6.审核备案，对于需要保存的文件材料，要在相应部门进行审核备案，确保文件材料的真实性和有效性。
具体步骤1.文件材料整理归档前，先进行筛选：清除冗余或不必要的文件，将可估价有价值的文件分类排除。
2.按照文件材料性质和类别进行分类，根据各分类进行编号，做一个目录，方便查阅。
3.按照文件材料的格式将他们按日期、先后关系和内容细分，进行归档，标注文件材料来源和处理方式。
4.要对文件仓库进行规范化管理，包括环境整洁与防虫、防潮；以及防火、防盗等安全措施的保护。
5.文件材料的存储设备需定期的保养与维护，当存储设备出现故障或不能使用的情况下，须迅速进行查找并处理。
6.针对不同类型、不同重要程度、不同保密程度的文件材料，采取不同的保密措施。
实践案例一家研究院的文件材料管理流程为：以内容为标准进行分类，并按照文件编号进行存放。
在保证安全条件下将数据存储在硬盘驱动器中，充分保障了文件材料的安全性。
医院文件材料归档管理制度
一、总则为了规范医院文件材料的归档管理，确保文件材料的完整、准确、安全和有效利用，提高医院管理水平和效率，特制定本制度。
二、归档范围1. 本院各部门、科室在日常工作中形成的文件材料，包括但不限于以下内容：（1）行政文件：通知、报告、请示、批复、函等；（2）业务文件：医疗、护理、药品、财务、设备等业务工作文件；（3）会议文件：会议记录、纪要、决议等；（4）人事文件：人员调动、招聘、培训、考核、奖惩等文件；（5）其他文件：反映本院主要职能活动和基本历史面貌的文件材料。
2. 外部单位发送给本院的文件材料，包括但不限于以下内容：（1）上级机关颁发的文件；（2）同级机关和非隶属机关的文件；（3）下级单位报送的文件；（4）与本院业务相关的其他文件。
三、归档程序1. 文件材料的收集与整理：各部门、科室在文件材料形成后，应及时收集、整理，确保文件材料的完整性和准确性。
2. 文件材料的审核与鉴定：文件材料收集整理后，由档案管理部门进行审核与鉴定，确定其归档价值。
3. 文件材料的归档：经审核、鉴定合格的文件材料，按照规定的时间、程序和标准进行归档。
4. 文件材料的编号与编目：归档文件材料应按照统一的标准进行编号和编目，便于查阅和管理。
5. 文件材料的保管与维护：档案管理部门负责归档文件材料的保管与维护，确保文件材料的安全、完整和可用。
四、档案的保管期限1. 永久保存：反映本院主要职能活动和基本历史面貌，对本院、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案。
2. 长期保存：反映本院一般工作活动，在较长时间内对本院工作有重要参考价值的档案。
3. 短期保存：反映本院一般工作活动，在一定时间内对本院工作有参考价值的档案。
五、档案的查阅与利用1. 档案查阅：本院各部门、科室和个人需查阅档案时，应向档案管理部门提出申请，经批准后方可查阅。
2. 档案利用：档案管理部门应根据档案的保管期限和利用价值，对档案进行合理的利用。
六、附则1. 本制度由医院档案管理部门负责解释。
文件材料整理归档制度[1]
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文件材料整理归档制度概述文件材料是组织内部运作的紧要构成部分，也是组织与外部单位交流的基础。
良好的文件材料整理归档制度可以帮忙组织更好地存储、管理和运用这些文件材料。
本文档将就文件材料整理归档制度的核心内容进行认真阐述。
文件材料整理1.定期清理：为避开文件材料的混乱和过期，每个部门应定期进行文件清理工作。
实在时间间隔可以依据部门实际情况决议，但一般建议为季度或半年。
2.标准规范：为了使文件材料归档更加标准化，每个部门应当订立相应的归档标准和规范。
这些标准和规范可以包括文件的命名规定、存储格式、文件权限等。
3.分类整理：文件材料应当依照内容和形式进行分类整理。
形式上可以分为纸质和电子两类，内容上可以依照时间、地点、类型等进行分类。
在归档时，应当对材料进行关键字标记，便于后续查找和使用。
文件材料归档1.确定归档范围：在确定文件材料是否需要归档时，应当考虑它的紧要性、保密程度和长期保存价值。
对于需要归档的文件材料，应当明确归档范围和所属部门。
2.归档程序：归档程序包括分类、编目、编号、标识等。
在归档前应当先进行信息登记和编目工作，对全部文件材料进行全面的归档准备。
3.归档后的维护：归档之后，对文件材料进行维护工作也特别紧要。
维护工作包括整理、修补、备份等，以保证文件材料的完整性和长期保存价值。
文件材料使用1.查阅程序：为了便利用户查阅文件材料，应当建立查阅程序和机制，确保用户能够便利地查找和使用文件材料。
2.文件借阅：在需要使用文件材料时，可以进行文件借阅。
借阅前应当填写借阅申请表，并被授权人完成审批签字后方可借阅。
附：文件材料归档的相关工具文件材料归档需要常规性的工作程序和相应的工具，以下为供给几种常用工具：1.文件归档箱：为较小的材料进行归档使用。
2.文件柜：为中等大小的材料进行归档使用。
3.数字化仓库：为较大且回收需要比较频繁的材料进行归档使用。
结论为了更好地管理和运用文件材料，建立完善的文件材料整理归档制度是至关紧要的。
学校文件材料归档制度
一、目的为了加强学校文件材料的管理，确保文件材料的完整、准确、安全，提高文件材料的使用效率，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于学校各部门、各单位、各学院及全体教职工。
三、归档范围1. 学校党委会、校长办公会、教职工代表大会等会议记录及决议；2. 学校制定的规章制度、发展规划、工作计划、总结报告等；3. 学校与上级部门、外单位签订的协议、合同、备忘录等；4. 学校各部门、各单位、各学院上报的各类报表、统计资料；5. 学校教职工的职务任免、职称评定、考核、奖惩等材料；6. 学校招生、就业、财务、资产、基建、设备等管理方面的文件材料；7. 学校对外宣传、交流、合作等方面的文件材料；8. 学校认为需要归档的其他文件材料。
四、归档要求1. 文件材料应当完整、准确、真实，具有保存价值；2. 归档的文件材料应当按照文件类型、时间顺序、内容类别等进行分类；3. 归档的文件材料应当标注文件编号、文件名称、文件来源、文件日期等信息；4. 归档的文件材料应当装订整齐，使用统一规格的档案盒；5. 归档的文件材料应当进行编号、登记、归档，并建立档案目录。
五、归档程序1. 文件材料收集：各部门、各单位、各学院在文件材料形成过程中，应当按照归档范围进行收集，确保文件材料的完整；2. 文件材料整理：对收集到的文件材料进行分类、整理，填写档案目录；3. 文件材料鉴定：对整理好的文件材料进行鉴定，确定其保存价值；4. 文件材料归档：将鉴定通过的文件材料按照规定程序进行归档；5. 文件材料保管：对归档的文件材料进行妥善保管，确保其安全、完整。
六、归档管理1. 学校设立档案室，负责全校文件材料的归档、保管、利用等工作；2. 档案室应当配备专职或兼职档案管理人员，负责档案工作的具体实施；3. 档案管理人员应当熟悉档案管理业务，掌握档案管理法规，提高档案管理水平；4. 档案室应当建立健全档案管理制度，定期对档案进行清理、鉴定、销毁等工作。
文件材料整理归档制度
文件材料整理归档制度
第一条应当归档的文件材料必须由机关各科室或承办人
员收集齐全，交档案室或档案人员，进行整理、归档、集中管理，任何个人都不得据为已有或者拒绝归档。
第二条各科室办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，包括党群、行政、人事、财会等工作的各种门类和载体的文件材料以及与业务工作有关的材料，均属于归档范围。
第三条文书档案其他门类和载体的档案按有关规定，由经办人员整理立卷、定期移交归档。
第四条归档文件材料向档案员移交时，须当面清点检查，同时附归档材料移交清单，办好一切交接手续。
第五条归档文件的整理，以每份文件为一件。
原件与复制件为一件。
批复与申请、请示为一件。
报表、名册、图册按其原来的装订方式、一册(本)为一件。
同一问题的来文和复文(包括请示与批复、报告与批示等)可为一件。
会议记录、未装订式样的统一的表格、可组合在一起为一件。
第六条归档文件按件装订，装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；文件处理单在前，正文在后。
去掉金属钉根据件内文件的厚薄，装订时以文件的左侧和左上角为装订的边和角。
第七条编号：归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编制归档号，归档号是在文件整理过程中，体现归档文件类别，排列顺序的一组数字、字符的集合。
包括全宗号、年度、保管期限、件号、页数等项目。
在文件首页上端居中的空白位置加盖归档章。
第十条归档文件目录应装订成册并编制封面。
归档文件目录分保管期限装订。
声象材料要用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、内容和责任者。
文件、材料收集归档制度模版（3篇）
文件、材料收集归档制度模版第一章总则第一条目的和依据1.1 为了规范公司文件、材料的收集和归档工作，保证文件、材料的安全、完整和易于检索，提高工作效率和知识管理能力，制定本制度。
1.2 本制度的制定依据有：公司相关管理制度、法律法规等。
第二章收集范围和方式第二条收集范围2.1 公司文件和材料的收集范围包括但不限于：计划、报告、合同、协议、凭证等各类文件和材料。
2.2 公司文件和材料必须符合收集要求，与公司业务运作相关，能够提供有效的信息支持。
第三条收集方式3.1 公司文件和材料的收集方式包括但不限于以下几种：(1) 纸质文件收集：通过纸质方式收集并归档，包括纸质文件的文件夹、文件柜等；(2) 电子文件收集：通过电子方式收集并归档，包括电子文档的文件夹、电子档案管理系统等；(3) 录像、录音等媒体文件收集：通过相应设备将媒体文件进行记录和归档。
第四章归档要求第四条归档标准4.1 公司文件和材料的归档标准包括但不限于以下几个方面：(1) 根据文件和材料的类型、属性进行分类归档；(2) 采用科学合理的编号方式，确保文件和材料易于辨识和检索；(3) 根据文件和材料的重要性和保密级别，确定合适的存储位置和权限控制。
第五条归档流程5.1 公司文件和材料的归档流程如下：(1) 收集文件和材料：按照规定的收集方式，收集并核实文件和材料的准确性和完整性；(2) 分类归档：根据文件和材料的类型、属性，在归档系统中进行分类归档；(3) 编号：采用科学合理的编号方式，将文件和材料进行编号，并记录在归档系统中；(4) 存储和管理：根据文件和材料的重要性和保密级别，将其存放在相应的位置，并进行权限控制；(5) 更新和维护：定期对归档文件和材料进行更新和维护，确保其有效性和可用性。
第六章归档管理第六条责任人员6.1 公司文件和材料归档管理的责任人员包括但不限于以下几个方面：(1) 文件管理员：负责文件和材料的收集、归档和管理工作；(2) 系统管理员：负责电子归档系统的维护和管理；(3) 安全管理员：负责文件和材料的保密和安全控制。
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文件材料归档制度
第一条为规范文件材料归档工作，丰富、完善档案信息资源，参照《工业企业档案分类试行规则》、《国有企业文件材料归档办法》和《机关文件材料归档不归档范围》等有关规定，结合本公司的实际情况，制定本制度。
第二条本制度所称文件材料是指本公司经营和管理活动中形成的各种形式和载体的记录。
第三条各部门应当把文件材料的形成、积累、整理和归档工作，纳入本部门的职责范围。
第四条担负文件材料积累、整理和归档业务的人员应认真执行有关规定，确保文件材料的完整、准确、规范和及时归档。
第五条档案室应及时深入各部门了解、督促和指导有关人员做好文件材料的形成及应归档文件材料的积累、整理和归档工作。
第六条文件材料归档的基本要求
（一）归档文件的制作和书写材料应当有益于长久保存，不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、热敏纸；
（二）归档文件材料应当完整、准确、签批手续完备；（三）归档文件材料应当经部门或项目负责人审定；（四）归档文件材料的整理应当系统、规范；
（五）声像材料（包括照片、录音、录像等）和实物要与文字说明一起归档；电子文件要与纸质文件一起归档。
第七条文件材料的归档范围
凡是本公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
（一）上级机关（主要指国资委）文件材料应归档的有：
1.上级机关颁发的需要公司贯彻执行的文件材料；
2.上级机关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话。
题词、照片和有特殊保存价值的DV等声像材料及登载相关内容的报刊。
3.其他文件材料。
（二）公司文件材料应归档的有：
1.公司颁发的（包括转发及其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。
2.公司的请求与上级机关的批复文件，各部门、下属公司的请求与本公司的批复文件；
3.公司及各部门的工作计划、总结、报告；
4.公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像
材料；
5.公司领导公务活动形成的重要文件、电话记录，从外单位带回的与公司有关的文件材料；
6.公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本；
7.反映公司经营和管理的专业文件材料，如产权交易、改制重组、资产处置、投资项目、证券、信贷、租赁、贷款、转贷等业务中产生的各种文件、资料、合同、样票等；
8.公司或公司汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机光盘等）；
9.公司及各部门、下属公司成立、启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料；
10.公司及各部门、下属公司制定的规章制度等；
11.公司的历史沿革（包括公司简介）、大事记、年鉴，反映公司重要活动、事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料；
12.公司及各部门、下属公司人事任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、调资退职、
退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的文件材料；
13.公司党员名册、报表；党、团关系的介绍信存根
14.公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、会谈记录、声像材料、有参考价值的材料、互赠礼品清单、工作来往文件等；
15.公司解决法律纠纷问题形成的文件材料；
16.公司或部门、下属公司与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；
17.公司固定资产登记，财产，物资、档案等移交凭证；
18.公司购置大型设备和装修装潢中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料。
（三）同级机关和非隶属机关文件材料应归档的有：1.同级机关和非隶属机关颁发的非本公司经营范围但需要执行的法规性文件；
2.有关业务机关检查本公司工作形成的重要文件；
3.同级机关和非隶属机关与本公司联系、协商工作的来往文件。
第八条文件材料的归档时间
(一)综合管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二
年上半年归档。
(二)资产管理项目文件材料，可分阶段、单项归档，也
可待项目全部完成后，第二年移交。
(三)公司职员外出参加公务活动形成的文件材料应在
活动结束后及时归档。
(四)会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理
归档，保管一年后向档案部门移交。
(五)电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文
件归档时间一致。
(六)磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料
应在工作结束后及时归档。
下列文件材料应随时归档：
1.没有及时归档的零散文件材料；
2.变更、修改、补充的文件材料；
3.公司内部机构变动或职工调动、离岗等留在部门或个人手中的文件材料；
4.公司产权变动过程中形成的文件材料；
5.其它临时活动中形成的文件材料。
第九条归档文件材料的整理参照国家、广西壮族自治区有关标准进行。
第十条应归档的文件材料一般归档一份，重要的和使用频繁的文件材料可根据需要确定归档份数。
第十一条文件材料归档时，由承办部门填写归档材料移交清单，重要项目文件材料归档时还应编写归档说明，并经过项目负责人审核签字。
交接双方根据文件材料移交清单清点，核对无误后，在《档案移交（接收）登记表》上签字，移交清单由交接双方各保留一份。