文件材料归档制度

第一条为规范文件材料归档工作，丰富、完善档案信息资源，参照《工业企业档案分类试行规则》、《国有企业文件材料归档办法》和《机关文件材料归档不归档范围》等有关规定，结合本公司的实际情况，制定本制度。

第二条本制度所称文件材料是指本公司经营和管理活动中形成的各种形式和载体的记录。

第三条各部门应当把文件材料的形成、积累、整理和归档工作，纳入本部门的职责范围。

第四条担负文件材料积累、整理和归档业务的人员应认真执行有关规定，确保文件材料的完整、准确、规范和及时归档。

第五条档案室应及时深入各部门了解、督促和指导有关人员做好文件材料的形成及应归档文件材料的积累、整理和归档工作。

第六条文件材料归档的基本要求

（一）归档文件的制作和书写材料应当有益于长久保存，不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、热敏纸；

（二）归档文件材料应当完整、准确、签批手续完备；（三）归档文件材料应当经部门或项目负责人审定；（四）归档文件材料的整理应当系统、规范；

（五）声像材料（包括照片、录音、录像等）和实物要与文字说明一起归档；电子文件要与纸质文件一起归档。第七条文件材料的归档范围

凡是本公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。（一）上级机关（主要指国资委）文件材料应归档的有：

1.上级机关颁发的需要公司贯彻执行的文件材料；

2.上级机关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话。题词、照片和有特殊保存价值的DV等声像材料及登载相关内容的报刊。

3.其他文件材料。

（二）公司文件材料应归档的有：

1.公司颁发的（包括转发及其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。

2.公司的请求与上级机关的批复文件，各部门、下属公司的请求与本公司的批复文件；

3.公司及各部门的工作计划、总结、报告；

4.公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像

材料；

5.公司领导公务活动形成的重要文件、电话记录，从外单位带回的与公司有关的文件材料；

6.公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本；

7.反映公司经营和管理的专业文件材料，如产权交易、改制重组、资产处置、投资项目、证券、信贷、租赁、贷款、转贷等业务中产生的各种文件、资料、合同、样票等；

8.公司或公司汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机光盘等）；

9.公司及各部门、下属公司成立、启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料；

10.公司及各部门、下属公司制定的规章制度等；

11.公司的历史沿革（包括公司简介）、大事记、年鉴，反映公司重要活动、事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料；

12.公司及各部门、下属公司人事任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、调资退职、

退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的文件材料；

13.公司党员名册、报表；党、团关系的介绍信存根

14.公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、会谈记录、声像材料、有参考价值的材料、互赠礼品清单、工作来往文件等；

15.公司解决法律纠纷问题形成的文件材料；

16.公司或部门、下属公司与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；

17.公司固定资产登记，财产，物资、档案等移交凭证；

18.公司购置大型设备和装修装潢中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料。

（三）同级机关和非隶属机关文件材料应归档的有：1.同级机关和非隶属机关颁发的非本公司经营范围但需要执行的法规性文件；

2.有关业务机关检查本公司工作形成的重要文件；

3.同级机关和非隶属机关与本公司联系、协商工作的来往文件。

第八条文件材料的归档时间

(一)综合管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二

年上半年归档。

(二)资产管理项目文件材料，可分阶段、单项归档，也

可待项目全部完成后，第二年移交。

(三)公司职员外出参加公务活动形成的文件材料应在

活动结束后及时归档。

(四)会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理

归档，保管一年后向档案部门移交。

(五)电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文

件归档时间一致。

(六)磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料

应在工作结束后及时归档。

下列文件材料应随时归档：

1.没有及时归档的零散文件材料；

2.变更、修改、补充的文件材料；

3.公司内部机构变动或职工调动、离岗等留在部门或个人手中的文件材料；

4.公司产权变动过程中形成的文件材料；

5.其它临时活动中形成的文件材料。

第九条归档文件材料的整理参照国家、广西壮族自治区有关标准进行。

第十条应归档的文件材料一般归档一份，重要的和使用频繁的文件材料可根据需要确定归档份数。

第十一条文件材料归档时，由承办部门填写归档材料移交清单，重要项目文件材料归档时还应编写归档说明，并经过项目负责人审核签字。交接双方根据文件材料移交清单清点，核对无误后，在《档案移交（接收）登记表》上签字，移交清单由交接双方各保留一份。