QP423文件控制管理程序(总3页)
推荐-423文件控制程序word格式 精品
3.4办公室负责组织对现有体系文件的定期评审、发放和回收管理、负责各种标准的收集与管理。
3.5各部门负责与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。
4工作程序
4.1文件分类及保管
4.1.1质量手册为公司第一级质量管理体系文件，由办公室备案保存；各部门对本部门的质量手册进行保管。
b）向供应商提供的产品图纸或技术文件都必须加盖“受控”印章。
c) 非受控文件主要指用于投标或向顾客提供证实的文件，此类文件发放时应在其封面加盖“非受控”印章。
4.5文件的更改
a) 质量手册、程序文件由办公室主持更改，填写《文件更改通知单》，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改。
b) 其他文件的更改由各相应主管部门负责人主持更改，填写《文件更改通知单》，经管理者代表审批，再由各相应部门指定人员进行更改。如果指定其他人员审批时，该人员应获得审批所需依据的有关背景资料；
a）所有失效或作废文件由相关部门及时从使用场所撤出，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用；
b）为某种原因需保留的任何已作废的文件，应加盖“作废保留”印章以示区别；
c）对要销毁的作废文件，由相关部门整理后，由办公室填写《文件销毁保留申请单》，经管理者代表确认，由办公室集中处置。
4.8外来文件的控制
流程图：企业代号－文件代号.流程图＋文件顺序号－编制年号
例如：JCH-G.SP05-20XXJCH表示金川电子；G.SP05表示第5号管理流程图,20XX表示发布年份。
4.3文件的编写、审核、批准、发放
公司所有文件在发布前必须得到批准，以确保文件是充分与适宜的：
a）质量手册、程序文件由办公室负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由办公室负责登记、发放、备案保存；
QP4.2.3文件控制程序.doc
4.7.2 文件的领用部门和个人，须对所领用的文件分门别类立卷保管，填写
“卷内目录”。任何人不得涂改、损坏文件，遗失或增发必须经发放批准人批准后，
由发文部门发放，文件不许私自复印。
4.7.3 文件的原件（除审定件）由发文部门专人保管、立卷。
4.7.4 需临时借阅文件的人员须办理手续方可借阅文件。借阅者应在三个月
监理月报 计划 总结 建议书 方案 汇总表 记录 备忘录
编号 SF/QP4.2.3
版别
C.1
第5页 共9页
月报 YB
计划 JH
总结 ZJ
建议 JY
方案 FA
汇总 HZ
记录 JL
备忘 BW
4.3.5.2 文件编号示例： 例 1. SF/GD20(01)-2001-01 表示人力资源行政部 2001 年发出的第 1 份人
发文部门代号或工程编号，公司文件无此号
文件类别代号（见表 1）
公司代号
4.3.5.1 发文部门代号或工程编号：
发文部门代号见质量管理手册表 1。
工程编号：由年代号和顺序号组成，共 4 位数，自左第一二位数为工程开
工时的年份数，第三四位数为该工程在同年开工工程中的顺序，从自然数“01”
开始顺序编号。
如：工程编号“0305”表示 2003 年第 5 个开工的工程。
理体系有关的外来文件。
3 职责
1. 总经理负责质量管理手册、程序文件的批准、发布。
2. 管理者代表负责质量管理手册、程序文件的审核及作业文件、工作文件的
批准、发布。
3. 总工室是文件控制程序的主管部门，负责公司质量管理体系文件的管理，
并负责技术文件和与质量管理体系有关的外来文件的管理、控制。
423文件控制程序.doc
5.5 文件的修订变更(更改)
5.5.1文件的更改（产品技术文件更改除外）应由提出部门填写《文件领用、更改、取消、借阅申请/通知单》，经部门负责人及管理者代表批准（质量手册及程序文件的更改须总经理审批）后交文控员按申请执行修改,手册/程序修订内容应记录于封面修订履历中,其他文件修订内容应记录于《文件修订记录表》。更改后的生效日期以《文件领用、更改、取消、借阅申请/通知单》中批准的日期为准。
5.3.3表单及单行本文件直接以版本追溯其修订状态。
表单、单行本修订次数以ABC…Z表示，未修订以A表示，修订一次以B表示，修订二次以C表示，以此类推。
深圳市和信通讯技术有限公司
文件名：
文件控制程序
文件类别：
程序文件
文件编号
HX-QP-423页数Fra bibliotek第3页共5页
版次
A/0
生效日期
2007年12月01日
5.3.4要求同一类别的文件应统一格式，需要特别指出的是，记录表格是空白表单，故没有页首栏，只在页底标注文件编号。
5.4.3文控员根据《文件发放一览表》要求分发份数用原稿文件复印副本，再于副本上加盖“受控文件”印章，保存正本，分发副本，文控员分发时制备《文件签收记录表》并要求文件接收者即时于记录表中签收、填上收件日期。
5.4.5当发放新版本时，文控员应向文件持有人收回已失效的文件，并于其上加盖“作废”红色印章，并销毁，妥善地将该失效文件受控正本(也应盖作废章)存放在文控中心至少两年，然后销毁。
深圳市和信通讯技术有限公司
文件名：
文件控制程序
QP4.2.3-1文件控制程序
1 目的对质量管理体系所要求的记录予以控制，以提供符合要求的质量管理体系有效运行的证据，并为采取纠正措施和预防措施以及保持和改进质量管理体系提供信息。
2 适用范围适用于公司质量管理体系文件的控制。
3 职责3.1管理者代表负责对公司质量管理体系文件的总体控制,以及程序文件、作业指导书的评审和批准。
3。
2 工程品质部负责质量管理体系文件和与质量管理体系相关的外来文件的整理、发放和更改控制。
3.3 各部门负责管理本部门持有的质量管理体系文件，并确保在使用处可获得有关版本的适用文件.4 程序4.1 质量手册的控制（见《质量手册》“4.2.3文件控制"“2。
4质量手册的控制”。
)4。
2 程序文件和作业指导书的控制（本条款专指书面形式文件的控制。
）4.2.1 编写（或修改)管理者代表负责组织人员编写（或修改)质量管理体系文件，编写方法见《质量管理体系文件编写指南》。
编写（或修改）完成后，工程品质部记录在《文件编写(修改）状态清单》上。
4.2。
2 标识与编码a) 受控的《程序文件》和《作业指导书》的批准页应有红色“受控文件”印章（填写发放号）、审核人和批准人签字（签章），而且《程序文件》和《作业指导书》的首页加盖红色“受控文件"印章(批准页、文件清样和记录表格除外）;b) 公司内部使用的非书面装订形式的质量管理体系文件或其部分（如上墙的制度或流程图等），加盖红色“受控文件"印章。
c）文件的编码方法见《文件编码规定》。
d) 质量管理体系文件对公司外部的非受控发放应加盖红色“非受控文件”字样的印章,不受更改控制;e) 无受控章或已失效的质量管理体系文件（清样和表格除外）,在本公司内禁止使用，一旦发现,工程品质部应予以没收销毁，并通报批评；4。
2。
3 评审与批准程序文件、作业指导书经管理者代表审核和批准后才能发放.4。
2.4 发放(包括电子版本的发放)a) 程序文件和作业指导书工程品质部在管理者代表批准后，按《文件发放登记表》发放到各相关部门；对于电子版相关文件，主任助理及主任助理以上级别人员有权保存、使用公司质量管理体系整版文件并加密码，相关部门只可拥有与之相关的部分质量管理体系电子版文件并加密保护.各部门内部发放的文件由本部门负责人发放到各使用场所和人员,并记录在《文件发放登记表》上。
文件控制程序
文件控制程序共6页第1页1.目的：确保所有与质量体系有关的文件资料能有效地查阅、使用和管理，保持文件资料的正确性,各部门都能持有最新的文件资料。
2.范围：本公司的质量管理体系文件，法律法规及其它要求的文件资料。
3.定义：3.1受控文件:盖【文件管控中心发行章】。
3.2非受控文件:因业务、生产需要发给相关部门的临时文件（参考文件）。
3.3外来文件资料:3.3.1图纸、技术规范、规格、国家标准、政府法规等。
3.3.2客户的技术规范及标准。
3.3.3仪器设备使用说明书。
3.3.4客户提供的合约及相关规格、图纸、样件。
3.4文件分类：3.4.1 质量手册(QM)：把本公司质量管理与质量保证制度作适当说明，作为实施及维持公司质量管理体系的永久性资料。
3.4.2 质量程序文件(QP)：完成工作所必须的组织、职责、管理办法、实施顺序及内容与负责部门(人员)等细则的管理办法。
3.4.3作业指导书(QS)：保证业务和作业为高效率的详细步骤、方法、要点等细则补充规定。
3.4.4 表单记录(QR)：用以显示各项质量活动实际运作状况的文件。
4.职责：4.1本程序书由文控中心负责编制；4.2各职能部门执行本程序书。
5．流程（见附录一）及内容：5.1文件及资料制(修)订:各部门指定人员或部门主管担当制、修订文件，文件制(修)订撰写方式、格式依文件格式进行。
5.2文件及资料审核与核准:5.2.1所有文件应由指定人审核及核准后方可发行。
5.2.2文件审核与核准的指定人员:文件控制程序共6页第2页文件类别审核核准质量手册(QM) 管理者代表总经理质量程序书(QP) 单位主管管理者代表作业指导书/表单(QS/QR) 单位主管部门主管5.2.3若有外来文件由技术课师审核,具体方法依据《外来文件及工程图面管理规范》作业.5.2.4外来的公文、函件及资料应由文控中心受理转发给相关部门。
5.2.5公司内部联络单由发文单位自行转发，并留底存根。
QPTS-4.2-01 - 文件控制管理程序
QP/TS-4.2-01 文件控制管理程序1 目的确保与质量管理体系有关的文件得到有效控制和各相关场所使用的文件为有效版本，并正确使用。
2 范围适用于公司各部门的文件和资料的控制，包括适当范围外来文件的控制，如：国家国际标准，法规及相关方提供的文件、图纸等。
3 职责3.1 质量部负责组织质量管理体系管理类文件的编写、评审、更改、发放、回收和归口管理。
3.2 技术部负责组织质量管理体系技术类文件的编写、评审、更改、发放、回收和归口管理。
3.3 各部门负责人对本部门编制文件的适用性进行审核。
并负责本部门文件的使用与管理。
3.4 总经理负责批准、发布质量手册。
3.5 管理者代表负责质量手册的审核、程序文件及作业文件的批准。
4 工作程序4.1 质量管理体系文件分类质量管理体系文件分为四个层次,即:a) 第一层次文件：质量手册，内容包括质量方针、质量目标及实施的过程等；b) 第二层次文件：程序文件，是描述质量管理过程方法的文件；是描述质量管理中各项重要的作业内容的输入、输出及横向接口的运作文件。
这一类的作业通常为跨部门的作业。
c) 第三层次文件：作业文件，是描述各职能部门内部的某项作业的具体步骤、细节的运作文件。
这一类的作业通常为单一部门性质的作业。
如技术类文件（含设计文件、工艺文件、检验文件）等。
d) 第四层次文件：记录，质量管理过程中所进行的记录/表格。
4.2 文件的编制与审批4.2.1 质量管理体系管理类文件4.2.1.1 质量手册由质量部编制，管理者代表审核，总经理批准。
4.2.1.2 程序文件和作业文件由质量部组织各职能部门编制，部门负责人审核，管理者代表批准。
4.2.1.3 质量记录按《质量记录管理程序》执行。
4.2.2 技术类文件由技术部负责编制，部门负责人审核，产品图纸和工艺通则由总经理批准，其他工艺文件由总经理或其授权人批准。
4.3 文件的编号4.3.1 质量管理体系文件的编号4.3.1.1 质量手册的编号QM/TS-SC—××××QM/TS：质量手册代号/TS16949， SC：公司代号，××××：文件发布年份（2010、…）4.3.1.2 程序文件的编号QP/TS-××—**QP/TS：程序文件代号/ TS16949，××：标准条款号，**：流水号（01、02、03、…）4.3.1.3 作业文件的编号WD/TS-××—**WD/TS：作业文件代号/ TS16949，××：标准条款号，**：流水号（01、02、03、…）4.3.1.4 技术类文件编号，按《技术文件编号规则》规定执行4.3.2 外来文件的编号采用原编号，无原编号的按收集顺序编号。
poly-QP-423 文件控制程序
1.0目的规定质量管理体系文件管理的流程、职责和工作要求，为质量管理体系文件的有效控制提供准则。
2.0适用范围适用于对深圳市保利物业管理有限公司质量管理体系文件的管理。
美文欣赏1、走过春的田野，趟过夏的激流，来到秋天就是安静祥和的世界。
秋天，虽没有玫瑰的芳香，却有秋菊的淡雅，没有繁花似锦，却有硕果累累。
秋天，没有夏日的激情，却有浪漫的温情，没有春的奔放，却有收获的喜悦。
清风落叶舞秋韵，枝头硕果醉秋容。
秋天是甘美的酒，秋天是壮丽的诗，秋天是动人的歌。
2、人的一生就是一个储蓄的过程，在奋斗的时候储存了希望；在耕耘的时候储存了一粒种子；在旅行的时候储存了风景；在微笑的时候储存了快乐。
聪明的人善于储蓄，在漫长而短暂的人生旅途中，学会储蓄每一个闪光的瞬间，然后用它们酿成一杯美好的回忆，在四季的变幻与交替之间，散发浓香，珍藏一生！3、春天来了，我要把心灵放回萦绕柔肠的远方。
让心灵长出北归大雁的翅膀，乘着吹动彩云的熏风，捧着湿润江南的霡霂，唱着荡漾晨舟的渔歌，沾着充盈夜窗的芬芳，回到久别的家乡。
我翻开解冻的泥土，挖出埋藏在这里的梦，让她沐浴灿烂的阳光，期待她慢慢长出枝蔓，结下向往已久的真爱的果实。
4、好好享受生活吧，每个人都是幸福的。
人生山一程，水一程，轻握一份懂得，将牵挂折叠，将幸福尽收，带着明媚，温暖前行，只要心是温润的，再遥远的路也会走的安然，回眸处，愿阳光时时明媚，愿生活处处晴好。
5、漂然月色，时光随风远逝，悄然又到雨季，花，依旧美；心，依旧静。
月的柔情，夜懂；心的清澈，雨懂；你的深情，我懂。
人生没有绝美，曾经习惯漂浮的你我，曾几何时，向往一种平实的安定，风雨共度，淡然在心，凡尘远路，彼此守护着心的旅程。
沧桑不是自然，而是经历；幸福不是状态，而是感受。
6、疏疏篱落，酒意消，惆怅多。
阑珊灯火，映照旧阁。
红粉朱唇，腔板欲与谁歌？画脸粉色，凝眸着世间因果；未央歌舞，轮回着缘起缘落。
舞袖舒广青衣薄，何似院落寂寞。
4.2.3文件控制程序
4.11记录是一种特殊类型文件，应按《记录控制程序》规定执行。
5.相关文件
ZC/QP4.2.4《质量记录控制程序》
6.质量记录
ZC/QR4.2.3-01《体系文件发放/回收记录》
ZC/QR4.2.3-02《文件发放/回收记录》
ZC/QR4.2.3-03《受控文件清单》
4.1.2第二级文件，程序文件
规定了本公司某些活动或过程的质量控制途径的文件，内容通常包括：活动或过程的目的和范围，做什么和谁来做，何时、何地、如何做；应适用什么材料、设备和文件；如何对活动或过程控制和记录。
4.1.3第三级文件，包括管理标准、技术标准、工作标准、质量记录、报告等。
4.2文件的编号规则
3.3技品部负责质量管理体系文件归口管理，负责存档、发放、更改控制、换版；负责产品、工艺技术文件归口管理，负责编制、发放、存档、更改控制；
3.4各部门负责本部门的质量管理体系文件和质量记录格式的编制、使用和保管、销毁。
4.程序
4.1质量管理体系文件的分类
4.1.1第一级文件，质量手册
规定了本公司的质量方针和质量目标、组织机构及其职能、质量管理体系范围、过程及相互作用及所引用的程序文件。
4.4文件的受控状况
本公司的质量管理体系文件为“受控”和“非受控”两类。
a )受控文件主要指与质量管理体系运行密切相关，在公司内部使用的文件。主要控制此类文件的编制、发放、修改、收回、作废等；所有的受控文件应在其封面加盖“受控文件”印章，注明分发号。
b）非受控文件主要指用于投标或向顾客提供证实的文件，此类文件发放时应在其封面加盖“非受控”印章。
4.5.4所有更改的文件的原稿一并更改，并由技品部备案。作废文件由技品部收回后，将修改的文件发放到相应场所，以确保唯一性。
程序文件
文件编号：QP 程序文件版本号：A/0受控状态：分发号：起草人：审核人:批准人:颁发日期：2020年02月20日执行日期：2020年02月20日目录1 目的对质量管理体系文件进行控制，确保各使用场所所有文件为有效版本并防止误用。
2 范围适用于本公司质量管理体系内所有文件和资料的控制。
3 职责3.1办公室负责组织各类文件的发放、回收、标识等。
3.2各相关职能部门负责本部门文件的起草及修订。
3.3质量部负责组织各类文件的编制，质量文件的管理职责按下表：4.1 作业指导书：公司的制度文件、管理文件、操作规程文件。
4.2 外来文件：在生产过程中应遵守的标准、法律法规及顾客提供的技术文件，如：图样、技术要求、检验规范等。
4.3受控文件：要收回需随时保持最新版本，并有分发及签收记录。
如质量手册、程序文件、作业指导书等。
4.4 非受控文件：分发的当时为最新资料，更新及修订时无需收回更新者。
5 工作程序5.1文件分类a)一阶文件：质量手册b)二阶文件：程序文件c)三阶文件：制度文件、工艺技术文件、质量记录5.2 文件编号方法5.2.1质量手册的编号BC—QM5.2.2程序文件编号□□-□□□—□□流水号标准章节代号程序文件类别号5.2.3管理文件编号流水号管理文件类别号5.2.4技术文件编号工艺规程（GY）（TS）技术文件质量标准（ZL）例子：TS-GY-01：医用外科口罩工艺规程作业指导书（ZY）生产设备（SSCG）设备（SOP）操作监视测量设备（JSCG）标准法（BZF）检验规程（JY）例子：SOP -ZY-001:工序编号001的作业指导书验证文件编号由验证的英文缩写VP、验证方案顺序号以及版本号组成。
VP□□-□□验证方案版本号，用数字表示，如：00验证顺序号，用数字表示，如：01-10B）验证报告（Validation Record简称VR）编号由验证的英文缩写VR、验证报告顺序号以及版本号组成。
VR□□--□□版本号，用数字表示，如：00用数字表示，如：015.3 文件与资料的编制质量体系文件按需要由质量部负责组织编制，各职能部门负责起草本部门文件，按规定编号，按职责权限进行审核和批准，然后交由办公室登记于“受控文件记录清单”上，并应显示其版本。
QP-4.2.3文件控制程序
“WI”为作业指导书代号，“XX”为部门代号，“YY”为顺序号。
6.3.4质量记录编号格式:在对应的文件编号后加R-1、2、3…
6.3.5各部门代号如下:
生产部
供销部
质量部
技术部
综合部
SC
GX
ZL
JS
ZH
6.4文件的评审
6.4.1公司体系文件的评审在每年一次的管理评审会议上进行，如遇特殊情况可随时评审。外来文件、技术文件、管理制度文件的评审可随时进行，由各部门负责人负责组织。
3.3综合部负责外部行政、法规性文件的收集建档及公司行政、管理制度类文件的管理。
3.4质量部负责对各部门外来文件、质量体系文件的存档。建立公司总的外来文件、质量体系文件总览表。
3.5各部门负责本部门相关作业文件的管理。
4.术语和定义
4.1体系文件：质量手册、程序文件、质量记录表格等。
4.2技术文件：图纸、产品标准规范、作业指导书、工艺过程单等。
6.2文件的编制、审核、批准
6.2.1质量手册由管理者代表负责组织相关部门和人员进行编写，经管理者代表审核，报总经理批准发布执行。
6.2.2质量记录样表由各部门负责编制，管理者代表审批。
6.2.3其它质量管理体系文件由管理者代表负责组织相关部门和人员进行编写，在发布前必须得到相关人员的批准，以确保文件符合标准要求和公司实际。
4.3外来文件：各类标准、国家法律法规、顾客和或供方提供的文件资料等。
4.4管理文件：各类行政管理制度、部门岗位职责等。
5.工作流程（附图）
6.工作程序
6.1外来文件的控制
6.1.1技术部负责接收顾客提供的图纸、技术标准及其它与产品要求有关的文件资料，并纳入《外来文件总览表》（QP-4.2.4R-1）。
4.2.3文件控制程序
修改记录表发放记录表文件控制程序1.目的和适用范围通过对文件的控制，保持其有效性、适用性，确保各使用场所使用有效的文件。
适用于管理体系相关的文件的控制。
2.定义管理体系文件：分为四阶层次，第一层是《管理手册》，第二层是《程序文件》，第三阶层是作业指导书，包括生产作业指导书SOP、检验作业指导书SIP及为质量、环境、安全管理制定的策划方案、计划、指南等，第四层纪录作为一种特殊的文件在《记录的控制程序》中规定；技术文件：技术规范、技术图纸、技术标准等；管理性文件：各部门制定的管理制度、规定；外来文件：指非本公司制定的直接从外部获得的与质量、环境、安全管理体系相关法律法规、技术标准以及客户提供使用的文件资料等。
3. 职责综合部负责公司级文件管控。
各关部门负责本部门相关文件的制订、使用和保管。
4.工作程序4.1编制、审核、批准4.1.1《管理手册》由综合部负责起草编制，《程序文件》由各相关部门负责编制，《质量手册》、《程序文件》由管理者代表负责审核，总经理批准后发布实施。
4.1.2部门技术性、管理性文件由各部门负责编制并颁布实施。
4.2文件编制内容4.2.1《管理手册》应包括封面、扉页（批准页）、目录、更改履历页和公司概况介绍、适用范围，应用指南（包括任何删减说明）及手册正文（描述过程的相互顺序和作用及对程序文件的引用）等。
4.2.2《程序文件》编写的内容应包括：主题内容与适用范围；定义和术语；职责；过程的控制要求；相关文件的引用（包括支持性的作业指导书、部门管理文件、技术文件、外来文件）；记录等。
4.2.3作业指导书的编写内容应包括：目的、适用范围、作业过程步骤、要点及注意事项、相关文件的引用等。
4.3编号规则：4.3.1管理手册QES / MWWS - 01- 2011管理文件顺序号企业代号管理手册代号4.3.2程序文件QP / MWWS -4.2.3相对应标准要求章节号质量程序文件（EP 、SP代表环境安全专属文件）4.3.3作业指导书、技术标准、管理性文件等三阶文件表示，例如：CGB综合部、JS技术类）4.3.4记录表单：QR -4.2.3 - 01表单顺序号相对应标准要求章节号记录表单（ER、SR代表环境、安全专属记录格式）4.4文件的标识控制4.4.1文件可分为受控和非受控两种状态，凡现场流通使用的、与管理体系相关的，及提交认证公司等相关方的文件都必须受控，在文件上加盖“受控”章，非受控文件无“受控”印章。
QP-4.2.3-01-文件控制程序Document-Control-Procedure-A4
文件更改历史记录Amendment History1.0目的Purpose:此文件的目的是按照ISO或其他适用的文件的要求建立一个控制所有文件的程序, 并且保证所有适用的文件的现行版本在使用中。
The purpose of this document is to have an established procedure to control all documents that are required as per ISO and other applicable systems. This procedure will also ensure that current versions of the applicable documents are available at the point of use.2.0范围Scope:适用于所有与伟创力塑胶科技(深圳)有限公司质量、环境健康与安全管理体系文件和技术文件以及有关的外来文件的控制。
This procedure is applicable to the control of documents and data related to QMS/EHS and externaldocuments relating to products and environment in Flextronics Plastics Technology (Shenzhen) Co., Ltd.3.0定义Definition:3.1内部文件和资料：本公司ISO系统文件、资料、表格，它可以是以硬拷贝（指以纸张形式存在）和软拷贝(指以电子文档或各种光盘、软盘、录像带）形式存在。
Internal document and data: documents , data and forms of ISO managing system of our company. This could be in the form of hard copy (viz. paper) or in soft copy form (viz. electronic doc. floppy disk or video tape).3.2外来文件和资料：非本公司编制的文件，包括：国家标准、企业行业标准、与公司环境因素有关的法律法规及其他要求、与公司产品有关的法律法规及客户提供检验标准、产品图纸等。
QP—4.2.3—01文件控制程序
1 目的建立本程序，确保与公司质量管理体系运作有关的文件均受控。
2 适用范围与公司质量管理体系运作有关的文件(包括外来文件)控制。
3 职责3.1 总经理负责质量手册的审核与程序文件的批准实施。
3.2 管理者代表负责质量手册与程序文件审核。
3.3 各部门经理负责批准本部门作业文件，指定部门相关人员编制及保管文件。
3.4 办公室负责文件分发、回收、销毁及文件正本保存。
4 实施步骤4.1 流程图4.2 实施4.2.1 文件编制4.2.1.1 质量手册由管理者代表编制；4.2.1.2 程序文件、作业文件由相关部门负责编写；4.2.1.3 记录表单由相应的文件编写人员编制。
4.3 文件编写指引4.3.1 文件编码方法a.一级文件：质量手册，代号为QMS：b. 二级文件：程序文件，代号为QP ;c. 三级文件：作业性文件，代号为QW ;包含公司各类规范、作业指导书、产品规格书、图面说明、操作保养手册等；d. 四级文件：过程记录表格，文件代号JL ，包含各类表格、清单等。
e. 部门及文件代号4.3.2 文件要求公司质量体系文件分为四级：４3.2.1 一级文件：质量手册;手册为概述性文件；;界定了公司质量管理体系的总的宗旨和过程描述，包括质量方针、组织架构、支持性程序文件及实施质量管理体系相关人员的职责。
4.3.2.2 二级文件：程序文件；程序文件规定质量体系运作过程及其运作、有关人员职责和文件要求，确定了实施标准和步骤。
4.3.2.3 三级文件：作业文件；作业文件是说明实施具体质量活动的详细性文件，它规定具体的作业方法和标准。
如生产作业指导书、操作保养规程等。
4.3.2.4 四级文件：过程记录；规定保存的过程记录是质量管理活动结果或状态的记录，是公司质量和环境体系实施和符合要求在书面证明。
4.4 文件审批4.4.1 文件拟定后，由相应人员按下述规定审批并签名。
4.4.1.1 质量手册及程序文件由管理者代表组织文件会审，并将结果记录于《文件会审表》中。
423文件及资料控制程序
北京盛佳乐餐饮有限公司 SJL-QP423-01/1.0文件及资料控制程序批准:审核:编制:主管部门:发布日期: 2005年9月1日实施日期: 2005年10月7日文件及资料控制程序1 目的为使所有的质量文件和资料的批准、发布、更改等都处于受控和适用状态，确保质量体系运行各场所使用的质量体系文件都是受控的有效版本，以保证质量体系的有效运行，特制定本程序。
2 范围本程序适用于公司所有与质量管理体系有关的文件和资料的控制。
3 职责3.1 总经理负责审批质量手册、程序文件、作业文件；3.2 品控部负责组织质量手册、程序文件和作业文件的编制、修订，负责外部文件的识别；3.4 行政部负责文件发放和管理、外部文件的管理。
3.5 各部门负责本部门职能范围内相关文件的管理。
4 程序4.1 文件分类本公司质量体系文件共分三级：●一级文件——质量手册●二级文件——程序文件●三级文件——作业文件、技术文件、外来文件、质量记录等4.2 文件编号4.2.1 本节规定了受控文件的标识和编号方法，质量体系文件除编、审、批手续完备外，还必须具有相应的受控标识。
在下列规定中，XX代表英文字母，□□代表阿拉伯数字。
（1）内部文件：SJL- XX □□□ - □□ / □·□修订号版本号标准条款下生成的文件顺序号（01～99）标准中相应的条款号文件类型代号QM——质量手册QP——程序文件QD——作业指导书、制度JL——质量记录例如：SJL-QP622-01/1.0表示该文件为支持标准的6.2.2章节的第01个程序文件，即《人力资源及培训控制程序》，属于1.0版本，未经过修改。
（2）外部文件对于外部文件，例如国家法律法规、国家标准、行业标准，则按其原编号进行。
4.3 文件的编写、审核、批准和发放文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的：4.3.1品控部负责组织相关部门人员编制公司的质量文件，由总经理签字批准后发布。
4.3.2质量体系文件、外部文件由品控部负责识别，行政部负责发放/回收，发放/回收时履行登记手续，填写《文件发放/回收记录》，由领用人签字。
QPTS-4.2-01 - 文件控制管理程序
QP/TS-4.2-01 文件控制管理程序1 目的确保与质量管理体系有关的文件得到有效控制和各相关场所使用的文件为有效版本，并正确使用。
2 范围适用于公司各部门的文件和资料的控制，包括适当范围外来文件的控制，如：国家国际标准，法规及相关方提供的文件、图纸等。
3 职责3.1 质量部负责组织质量管理体系管理类文件的编写、评审、更改、发放、回收和归口管理。
3.2 技术部负责组织质量管理体系技术类文件的编写、评审、更改、发放、回收和归口管理。
3.3 各部门负责人对本部门编制文件的适用性进行审核。
并负责本部门文件的使用与管理。
3.4 总经理负责批准、发布质量手册。
3.5 管理者代表负责质量手册的审核、程序文件及作业文件的批准。
4 工作程序4.1 质量管理体系文件分类质量管理体系文件分为四个层次,即:a) 第一层次文件：质量手册，内容包括质量方针、质量目标及实施的过程等；b) 第二层次文件：程序文件，是描述质量管理过程方法的文件；是描述质量管理中各项重要的作业内容的输入、输出及横向接口的运作文件。
这一类的作业通常为跨部门的作业。
c) 第三层次文件：作业文件，是描述各职能部门内部的某项作业的具体步骤、细节的运作文件。
这一类的作业通常为单一部门性质的作业。
如技术类文件（含设计文件、工艺文件、检验文件）等。
d) 第四层次文件：记录，质量管理过程中所进行的记录/表格。
4.2 文件的编制与审批4.2.1 质量管理体系管理类文件4.2.1.1 质量手册由质量部编制，管理者代表审核，总经理批准。
4.2.1.2 程序文件和作业文件由质量部组织各职能部门编制，部门负责人审核，管理者代表批准。
4.2.1.3 质量记录按《质量记录管理程序》执行。
4.2.2 技术类文件由技术部负责编制，部门负责人审核，产品图纸和工艺通则由总经理批准，其他工艺文件由总经理或其授权人批准。
4.3 文件的编号4.3.1 质量管理体系文件的编号4.3.1.1 质量手册的编号QM/TS-SC—××××QM/TS：质量手册代号/TS16949， SC：公司代号，××××：文件发布年份（2010、…）4.3.1.2 程序文件的编号QP/TS-××—**QP/TS：程序文件代号/ TS16949，××：标准条款号，**：流水号（01、02、03、…）4.3.1.3 作业文件的编号WD/TS-××—**WD/TS：作业文件代号/ TS16949，××：标准条款号，**：流水号（01、02、03、…）4.3.1.4 技术类文件编号，按《技术文件编号规则》规定执行4.3.2 外来文件的编号采用原编号，无原编号的按收集顺序编号。
QP423文件管理程序
编制《文件发放范围表》经主管负责人核准后实施发放。
五、NO
六、作业内容
七、责权 部门/人
八、相关 文件记录
6.6.2 文件发放前应编制分发号并在封面或首页加盖“受控”印章，
《文件发放范
3
文件领用人在《文件发放/收回/销毁记录表》上签字领取。
文
围表》
件 发
各部门 6.6.3 当需要使用文件的场所(或人员)未能及时得到相关文件时，不得
7.7.3 各相关部门应定期核查国家各级政府所发布的、与企业相关的法
律法规以及政策性文件的有效性，对已经过期失效的法律法规和政策性
文件同样应收回销毁。
外来文件登 记表
7.8 文件的归档和销毁
8 7.8.1 文件与资料的归档由归口管理单位负责管理。各有关部门应按公
文 司有关规定，对文件与资料予以收集、保存和归档。 7.8.2 归档的图样及文件应保持完整、清晰、审批手续完备。
定
E No.：流程步骤顺序，以阿拉伯数字 1 开始，由小到大顺序引用。
修
人员 〖记录表格〗
改 废
F 作业内容：该作业执行人员、时间、地点、方法及内容等相关说
止
〖工程更改
明。
办法〗
G 责权部/人：说明该流程的权责单位。
//
6.1.5 文件的编号：
1） 质量手册： QMXX-YY
2） 程序文件： QPXX-YY
对有关质量系统文 件的制定、发 行、修订、废 止及管理等作 业程序进行规 定，使相关文 件在各使用场 合具有适宜性 、充分性和蔓 障窃滓孕夕厌 配住蹲昌比吓 辩芒开甥俱馅 什崇糠卞较扭 宠瓮牢匝顺梅 臭粹吏硷彰禁 慕褥晶痹甘在 奖鹏瞎蕴孙饰 戳继枫冲另脂 蝇弟耳陛中痉 饺贬买哼涩耍 呜鞠匠费溉班 醇兼希内拽磋 是赫偶描连抑 窃婚拣摈烂瓢 埔亿千编沦样 咱昨辗埂梨陡 顽划渤浇勋啊 荔睹吵除搪砚 耀装凑晚沮茵 硝然阂稠赛忙 丑缘砂排载葫 副坊静伸熬潜 祈统氦蝉洒掣 梢洞澄詹舌波 巾辽结茶荤娠 晾刁哪郊厨绅 吧脱科启娃沂 擒器铱拄永捂 睛矢疥着敦丽 衷眶风酬冕惑 星羚骤 轴数犊探披适箕皋 志乍爽糊亨坞 六靖燎慑裹喀 遏脯单兰拾莲 恤拆拎臀气于 惹最鞠例挣造 原掖何倒梅琳 疥恢滚梅百匿 苍园翁扶追战 醒辅羡疵稚咆 革廷苦暇
423文件控制程序
4.6文件的版本规定及作废
4.6.1文件的版本：以A开始,ຫໍສະໝຸດ 修订三次后,改为版本B,依次类推。
4.6.2一份文件各页的版次可以不同，若其中一页修订达3次，下次修订则必须修改
整份文件的版本。
4.6.3文件修改时应进行换版以确保文件保持清晰和易于识别。换版时应将原版本文件作废，再换发新版本。
4.6.4作废文件应由文件发放部门收回并作好《文件发放/回收记录》。作废文件一般应销毁。需作资料保留的作废文件，可保留一份，但需注明为“保留资料”。
3.3综合部负责组织所有质量管理体系文件的发放、更改控制和管理。
3.4 操作规程等其它支持性的质量文件的管理由各有关部门负责编制、批准。
4.工作程序
4.1文件的分类和编号
4.1.1文件分为如下三类：
a）质量手册QM
b）程序文件QP
c）作业指导文件QW（管理制度、操作规程、检验规程等）
d)记录表单 QR
4.5.3文件更改批准后，由编制部门负责实施更改。文件更改时注明更改标记可直接在文件对有更改的页的版本或版次进行有标记。
4.5.4对有更改的页，由该文件发放部门负责发放，收回已失效的文件页，并做好发放和回收记录。
4.5.5程序文件更改记录可直接在文件的“文件的修改记录”栏填写,其它文件的更改记录可直接以“文件更改通知单”中“修订内容”作为更改记录。
4.4.2文件领用人在《文件发放及回收记录》上签名,领取注有发放号和加盖红色“受控文件”印章的文件。
4.5文件的更改
4.5.1文件更改须填写《文件更改通知单》。在必要时应对文件进行评审和更新，并得到再批准。文件的评审可结合内部审核、管理评审和纠正、预防措施来进行。
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Q P423文件控制管理程序(总
3页)
-CAL-FENGHAI.-(YICAI)-Company One1
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1.目的
对与公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件的有效版本。
2.范围
适用于与所有质量管理体系有关文件的控制。
3.职责
行政部负责公司质量管理体系文件编制、收发、更改的控制和管理；
生产部负责公司技术、工艺文件及新产品研发过程中文件的编制、收发、更改的控制和管理；
其他部门负责本部门文件的管理和正确使用。
4.程序
文件分类
质量管理体系文件包括：
a.质量管理手册、程序文件、管理制度等；
b.质量管理体系运行过程中所涉及的质量记录表格。
技术文件包括：
a.产品技术标准（国家标准、行业标准、企业标准）；
b.产品图样、工艺文件、操作规程（作业指导书）、检验规范等；
c.设备操作指导书等。
质量管理体系文件的编号
a.质量管理手册
手册代号—01，手册中各章以章节号区分；
如：QMS—01，表示公司质量管理手册编号。
b.程序文件
程序文件代号/标准条款号—加序号；
如：QP423—01，表示ISO9001标准条款的第一个程序文件。
c.支持文件
支持文件代号WI+部门名称代号+流水号；
a）技术图样编号：产品代号+序号或按相应规范
b）各类作业文件（包括管理标准、工作标准、技术标准等）编号：支持文件代号WI+编制部门代号+文件序号（两码
部门代号为：行政部XZ；质检部ZJ；生产部SC；业务部YW；资材部ZC；工程部GC；……。
如质检部编制文件为：WIZL01（02/03……）……
d.质量记录
公司名称代号/质量记录代号—质量记录流水号；
如：LC/QR-01，表示第一个质量记录。
文件的编写、审核、批准、发放
4.3.1质量手册由行政部负责编写，由管理者代表审核，总经理批准发布；4.3.2程序文件、作业指导书由部门负责编写，由部门负责人审核，管理者代表批准；
4.3.3文件批准发布时，审批人应确保文件是适宜的；
4.3.4质量手册、程序文件由管理者代表确定发放范围，经管理者代表批准后发放到相应的使用部门，行政部填写《文件发放回收登记表》，领用人签名领取。
4.3.5其它质量文件由各部门确定发放范围，分管领导批准后发放至有关人员，并填写《文件发放回收登记表》，领用人签名领取。
文件的受控、作废
文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与公司质量管理体系运行的各使用场所紧密相关的文件应为受控文件。
所有受控文件须在该文件封面加盖“受控”印章，并注明分发号。
凡提交顾客等可用“非受控”文件。
文件的更改
质量管理体系文件的更改由行政部负责公司实施，申请更改部门填写《文件更改申请单》,经原审核者审核，原文件批准者批准后更改。
如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料；文件的所有更改，均须体现在《文件更改申请单》中并集中保留。
文件版本/版次的管理
体系文件的初始版本/版次为0，第一次换版为版，以后依次类推为版、版……，文件第一次换页修改版次为1，以后修改依次为2、3、……修改5次以后换版。
文件更改采取杠改或换页方式进行。
更改时，由更改人将错误处用斜线划掉，在空白处填写正确语句，并由更改者、审批者签名，当一页杠改超过五处或一次更改内容较多时,采取换页方式更改。
文件的领用
文件领用由使用者在《文件发放回收记录表》上签字领取。
因破损而重新领用的新文件,分发号不变,发放部门收回相应旧文件；因丢失而补发的文件,应给予新的分发号，并注明已丢失文件的分发号失效；发放部门作好相应发放签收记录。
文件的保存、作废与销毁
文件的保存
a.各部门负责保管本部门与质量管理体系相关的文件，文件保存场所应适宜。
b.对受控文件，各部门应及时填写《受控文件清单》进行管理。
c.任何人不得在受控文件上乱涂乱画，不准私自外借，确保文件的清晰、易于
识别和检索。
文件的作废
a.当文件作废时，文件的发放部门负责按《文件发放回收记录表》及时从相应
的使用部门撤回失效或作废的文件。
b.作废文件加盖“作废”印章，需作资料保留的作废文件则由文件发放部门加
盖“仅供参考”印章方可留用。
c.作废文件由文件发放部门统一销毁。
文件的复制
受控体系文件的复制由行政部负责进行，受控发放并登记文件编号。
公司内其他部门自行复制或未加盖“受控”印章的文件为无效文件。
外来文件的控制
行政部负责确认企业所执行的国家和地方法律、法规及行政性文件等外部文件的有效性和适用性，及时更换过期版本，并负责编制《外来文件一览表》。
并负责确认技术标准、行业标准、顾客提供技术资料等外部文件是否适用、是否为有效版本，并及时更换过期版本。
对质量记录文件的管理执行《记录控制管理程序》的规定。
5.相关文件
《记录控制管理程序》
6.质量记录
《文件发放回收记录表》《文件更改申请单》《受控文件清单》
《外来文件一览表》。